CRM dành cho tổ chức phi lợi nhuận: Hướng dẫn dành cho người mua

Phần mềm CRM dành cho tổ chức phi lợi nhuận là một hệ thống được thiết kế riêng biệt để các tổ chức từ thiện quản lý, tinh gọn hóa các hoạt động gây quỹ và thu hút sự tham gia. Nó hoạt động như một cơ sở dữ liệu trung tâm, lưu trữ và tổ chức thông tin về nhà tài trợ, người ủng hộ, tình nguyện viên, nhân viên và các bên liên quan khác. Đây là một phần không thể thiếu trong bộ công cụ công nghệ gây quỹ của tổ chức!

Các tổ chức phi lợi nhuận sử dụng các công cụ liên quan để tổ chức dữ liệu tốt hơn, quản lý mối quan hệ với người ủng hộ hiệu quả hơn và thực hiện các hoạt động gây quỹ thành công và hiệu quả hơn.

Bạn đang tìm kiếm để mua CRM lần đầu tiên hoặc đang cân nhắc nâng cấp hệ thống, thì bạn đã đến đúng nơi!

Đánh giá nhu cầu CRM cho tổ chức phi lợi nhuận của bạn

Trước khi đưa ra lựa chọn CRM, việc cân nhắc các nhu cầu của tổ chức là điều cần thiết.

Đối với các tổ chức phi lợi nhuận nhỏ:

• Một CRM với quá nhiều tính năng phức tạp có thể không cần thiết ở giai đoạn này. Phần mềm phức tạp không chỉ tốn kém hơn mà còn đòi hỏi nhiều thời gian và công sức để triển khai và duy trì.
• Thay vào đó, hãy tập trung vào việc đảm bảo các tính năng cơ bản - chẳng hạn như hồ sơ nhà tài trợ toàn diện và các công cụ gây quỹ trực quan - cho phép bạn kết nối tốt hơn với đối tượng của mình.

Đối với các tổ chức lớn:

• Có thể cần tìm kiếm giải pháp cung cấp khả năng tùy chỉnh cao. Các tổ chức lớn thường có nhu cầu về công nghệ quy mô lớn hơn cùng đội ngũ phát triển để quản lý nó.
• Khả năng mở rộng là một yếu tố quan trọng khác. CRM bạn chọn nên có khả năng phát triển cùng tổ chức khi bạn tiếp tục thu hút người ủng hộ. Nếu không, bạn sẽ sớm phải tìm kiếm giải pháp mới.

Do đó, điều quan trọng là phải tìm ra sự cân bằng.

Ngoài ra, bạn nên xác định những điểm yếu trong CRM hiện tại hoặc chiến lược quản lý dữ liệu của mình. Điều này có thể bao gồm nhập dữ liệu thủ công, khả năng báo cáo hạn chế hoặc khó khăn trong việc theo dõi tương tác với nhà tài trợ. Đánh giá trước những thách thức này sẽ giúp bạn tìm kiếm các tính năng và chức năng cụ thể trong phần mềm mới mà bạn chọn.

Một số CRM thậm chí còn cung cấp các công cụ như quản lý thành viên, tình nguyện viên hoặc lập kế hoạch sự kiện. Tuy nhiên, giống như hầu hết các khía cạnh của phần mềm CRM, các tính năng bạn nhận được sẽ phụ thuộc vào nhà cung cấp bạn hợp tác.

Hãy dành thời gian để đánh giá các nhu cầu cụ thể của bạn, ưu tiên các tính năng chính, sau đó tìm kiếm nhà cung cấp có chức năng bạn mong muốn.

Hãy nhớ rằng: Mặc dù phần mềm CRM có thể mang lại lợi ích cho bất kỳ tổ chức phi lợi nhuận nào, nhưng tốt nhất là tìm giải pháp phù hợp với các mục tiêu và ưu tiên riêng của tổ chức.

Nghiên cứu các lựa chọn phần mềm quản lý nhà tài trợ

Khi bạn đã biết mình đang tìm kiếm gì, hãy bắt đầu khám phá các nhà cung cấp tiềm năng phù hợp với nhóm của bạn. Phần mềm CRM là một khoản đầu tư đáng kể, vì vậy việc nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi ký hợp đồng là rất quan trọng.

Thu hẹp phạm vi tìm kiếm:

• Để thu hẹp phạm vi tìm kiếm, chúng tôi khuyên bạn nên lập danh sách các lựa chọn khả quan hàng đầu. Bạn thậm chí có thể tạo một bảng ưu nhược điểm để giúp sắp xếp suy nghĩ của mình!

Đánh giá các nguồn tin khác nhau:

• Sau đó, việc xem xét các bài đánh giá và nghiên cứu điển hình là rất quan trọng. Việc tham khảo ý kiến thứ hai sẽ luôn hữu ích - đặc biệt nếu ý kiến đó đến từ một tổ chức đã sử dụng phần mềm.
• Nhiều nhà cung cấp cũng cung cấp bản demo theo yêu cầu hoặc video hướng dẫn sử dụng phần mềm, điều này có thể hữu ích trong giai đoạn này của quá trình.

Lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp:

• Cuối cùng, bạn sẽ muốn lập danh sách ngắn các nhà cung cấp có dịch vụ và tính năng phù hợp với nhu cầu của mình. Sau đó, hãy so sánh và đối chiếu danh sách các CRM tiềm năng của bạn dựa trên các tiêu chí được liệt kê bên dưới.

Các yếu tố cần cân nhắc trong quá trình lựa chọn CRM

Việc đưa ra quyết định phần mềm phù hợp cho tổ chức phi lợi nhuận của bạn phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Chúng tôi khuyên bạn nên cân nhắc các yếu tố thiết yếu này và xác định lựa chọn phù hợp nhất.

Tích hợp

Một CRM mạnh mẽ cần có khả năng kết nối liền mạch với các công cụ khác mà bạn sử dụng và tự động lấy dữ liệu từ các nguồn này và hơn thế nữa:

• Công cụ quyên góp: Tích hợp công cụ quyên góp cho phép CRM của tổ chức phi lợi nhuận kết nối trực tiếp để nhận và theo dõi các khoản quyên góp, giúp đơn giản hóa quy trình quyên góp, tăng cường bảo mật và lòng tin của nhà tài trợ, đồng thời cho phép các tổ chức dễ dàng theo dõi hoạt động gây quỹ.
• Công cụ marketing: CRM của bạn có thể chứa một số chức năng marketing và thu hút cơ bản, nhưng phần mềm marketing chuyên dụng có thể mở rộng đáng kể tầm nhìn của bạn. Khi cơ sở dữ liệu nhà tài trợ của bạn tích hợp với các công cụ marketing, việc kích hoạt các thông điệp được cá nhân hóa và phân nhóm đến từng nhà tài trợ thông qua nhiều kênh truyền thông sẽ trở nên dễ dàng.

Nhưng không phải tất cả các CRM đều dễ dàng tích hợp với tất cả các nền tảng gây quỹ, vì vậy hãy chắc chắn kiểm tra với nhà cung cấp của bạn trong quá trình mua hàng. Bên cạnh đó cần lưu ý là một số tích hợp, mặc dù có sẵn, nhưng có thể mất nhiều thời gian và tiền bạc để cấu hình.

Chức năng

Mặc dù CRM có sự khác biệt lớn về phạm vi cung cấp, nhưng bất kỳ hệ thống quản lý dữ liệu nào bạn cân nhắc cũng nên có các tính năng chính sau đây:

• Hồ sơ nhà tài trợ chi tiết: Theo dõi mọi thứ, từ thông tin nhân khẩu học đến lịch sử tham gia — cung cấp cái nhìn toàn diện về những người ủng hộ của bạn. Bạn càng có nhiều thông tin, thì thông tin liên lạc của bạn càng có liên quan và thu hút.
• Báo cáo dữ liệu: Tạo các báo cáo chuyên sâu khác nhau, bao gồm tổng quan toàn diện và báo cáo cá nhân chi tiết. Chưa kể, cấu hình các báo cáo tùy chỉnh để nhận thông tin chi tiết cụ thể cho tổ chức.
• Tự động hóa email: Cân nhắc khả năng gửi các chiến dịch email tự động đến các nhà tài trợ trong cơ sở dữ liệu của bạn. Ngoài ra, hãy tùy chỉnh hoạt động tiếp cận để phản ánh cách tiếp cận được thiết kế riêng và thương hiệu phi lợi nhuận nhất quán.
• Phân loại danh sách: Tạo các thông điệp được cá nhân hóa và có liên quan cao với các chức năng phân đoạn danh sách. Xây dựng và kích hoạt hoạt động tiếp cận đến các nhóm cụ thể dựa trên các tiêu chí khác nhau như nhân khẩu học, lịch sử cho, nhà tuyển dụng, mức độ tham gia, v.v.

Giá cả

Thật không may, việc gây quỹ tốn kém và phần mềm gây quỹ cũng không ngoại lệ. Do đó, điều quan trọng là phải thiết lập một ngân sách rõ ràng - và ghi nhớ nó khi bạn chọn CRM.

Hãy nhớ rằng: giá được liệt kê trên trang web của nhà cung cấp thường không phản ánh toàn bộ khoản đầu tư. Hệ thống quản lý nhà tài trợ có thể có các chi phí ẩn, chẳng hạn như số lượng hồ sơ, phí xử lý thanh toán và dịch vụ đào tạo và hỗ trợ.

Giao diện người dùng (UI)

Giao diện người dùng (UI) trực quan và dễ sử dụng đóng vai trò quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả tổng thể của CRM. Một giao diện được thiết kế tốt sẽ nâng cao sự hài lòng của người dùng, cải thiện năng suất và hiệu quả, giảm thời gian học hỏi và khuyến khích tổ chức áp dụng rộng rãi.

Do đó, bạn nên tìm kiếm giải pháp cung cấp giao diện người dùng sạch sẽ, tổ chức tốt với hệ thống điều hướng rõ ràng và thiết kế trực quan. Chưa kể đến việc nó giúp đơn giản hóa các hoạt động và tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại để tinh gọn luồng công việc!

Nếu bạn có thể dùng thử phần mềm trước khi cam kết, hãy đảm bảo lưu ý đến trải nghiệm người dùng khi bạn khám phá cơ sở dữ liệu.

Lưu trữ đám mây vs. Lưu trữ tại chỗ

Có hai loại hệ thống chính liên quan đến cách bạn truy cập CRM của tổ chức phi lợi nhuận: lưu trữ đám mây và lưu trữ tại chỗ.

Phần mềm CRM lưu trữ đám mây được truy cập qua Internet thông qua cổng đăng nhập trực tuyến. Nhân viên thường có thể sử dụng phần mềm từ bất kỳ máy tính, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh nào. Nhiều CRM đám mây thậm chí còn có ứng dụng di động! Điều này lý tưởng cho các tổ chức cần vận hành phần mềm của họ khi di chuyển (chẳng hạn như trong các sự kiện và cuộc họp với nhà tài trợ). Nó cũng cho phép bạn cung cấp cho người dùng các cấp quyền truy cập khác nhau.

Phần mềm CRM lưu trữ tại chỗ ngược lại, được cài đặt trực tiếp trên máy tính tại văn phòng của tổ chức phi lợi nhuận. Đây là giải pháp truyền thống hơn, chỉ có thể truy cập từ một thiết bị duy nhất ở một vị trí cố định. Loại phần mềm này thường được sử dụng bởi các tổ chức lớn hơn có nhiều tài nguyên để cài đặt và bảo trì hệ thống. Giải pháp lưu trữ tại chỗ nhìn chung an toàn hơn phần mềm đám mây và do đó, một số tổ chức phi lợi nhuận nhất định - chẳng hạn như các tổ chức chăm sóc sức khỏe - phải sử dụng vì mục đích bảo vệ dữ liệu.

Đọc thêm: Lựa chọn Cloud hay On Premise ?  Hãy nhìn vào doanh nghiệp mà bạn đang muốn trở thành !

Bảo mật và quyền riêng tư dữ liệu

CRM của tổ chức phi lợi nhuận xử lý nhiều thông tin nhạy cảm của nhà tài trợ và những người ủng hộ tin tưởng rằng bạn đang xử lý chúng một cách an toàn. Do đó, quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu nên đóng vai trò then chốt trong quá trình ra quyết định.

Nói tóm lại, việc bảo vệ thông tin nhà tài trợ, duy trì tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu và bảo vệ chống lại các vi phạm bảo mật tiềm ẩn là trách nhiệm quan trọng của bất kỳ tổ chức nào. Các yếu tố cần cân nhắc bao gồm mã hóa và mã hóa dữ liệu, xác thực đa yếu tố, tuân thủ PCI DSS, cài đặt quyền hạn có thể tùy chỉnh, v.v.

Ra quyết định cuối cùng

Sau khi bạn đã nghiên cứu kỹ lưỡng và thu hẹp các lựa chọn cho CRM mới, thì đã đến lúc đưa ra quyết định cuối cùng. Thực hiện theo các bước sau để đảm bảo quá trình ra quyết định diễn ra suôn sẻ và thành công:

1. Liên hệ với các nhà cung cấp để thực hiện bước tiếp theo. Liên hệ với các nhà cung cấp CRM mà bạn vẫn đang cân nhắc. Làm việc với công ty để đánh giá các nhu cầu cụ thể của bạn và xác định xem phần mềm của họ có phù hợp với các yêu cầu của bạn không. Từ đó, nhà cung cấp sẽ có thể cung cấp thêm thông tin và hướng dẫn.
2. Yêu cầu bản demo để xem phần mềm hoạt động. Trực tiếp chứng kiến các tính năng của CRM và giải quyết mọi câu hỏi hoặc mối quan ngại mà bạn có thể gặp phải. Bản demo trực tiếp cho phép bạn hình dung cách thức hoạt động của phần mềm và đánh giá xem nó có đáp ứng hiệu quả các nhu cầu của tổ chức phi lợi nhuận của bạn không.
3. Tận dụng bản dùng thử miễn phí. Nhiều nhà cung cấp CRM cung cấp bản dùng thử miễn phí phần mềm của họ. Nắm lấy cơ hội này để có trải nghiệm thực tế với phần mềm. Kiểm tra nó trong tổ chức của bạn sẽ cung cấp cho bạn cảm nhận thực tế về khả năng sử dụng của nó và giúp xác định xem nó có phù hợp hay không.
4. Tìm kiếm ý kiến từ các bên liên quan chính. Vì phần mềm CRM có thể ảnh hưởng đến vai trò của nhiều nhân viên, nên việc lôi kéo họ vào quá trình ra quyết định là rất quan trọng. Thu thập ý kiến từ toàn nhóm của bạn để hiểu mong đợi của họ và những lợi ích mà họ hy vọng nhận được từ nền tảng - bao gồm cả tích hợp. Bằng cách khớp nối nhu cầu và mục tiêu của mọi người, quá trình triển khai và đào tạo cũng sẽ diễn ra suôn sẻ hơn.
5. Ký hợp đồng! Khi bạn đã tìm thấy CRM hoàn hảo đáp ứng các nhu cầu của tổ chức phi lợi nhuận và phù hợp với ngân sách của mình, bạn đã sẵn sàng để hoàn tất quyết định. Xem xét kỹ lưỡng hợp đồng, đảm bảo rằng tất cả các điều khoản và điều kiện đều rõ ràng và thỏa đáng. Khi bạn đã tin tưởng vào lựa chọn của mình, hãy ký hợp đồng và bắt đầu sử dụng phần mềm.

Triển khai và Đào tạo CRM cho tổ chức phi lợi nhuận

Đảm bảo đào tạo và hướng dẫn thích hợp cho nhân viên của bạn là bước quan trọng trong việc triển khai CRM thành công. Để tối đa hóa tiềm năng của cơ sở dữ liệu mới, hãy chắc chắn đầu tư vào chương trình đào tạo toàn diện cho tất cả người dùng.

• Thiết lập các hướng dẫn về nguồn dữ liệu và giảm thiểu chồng chéo nhiệm vụ có thể giúp đảm bảo dữ liệu được nhập vào CRM chính xác và nhất quán. 
• Thiết lập tích hợp giữa CRM của mình và bất kỳ hệ thống phần mềm nào khác mà tổ chức bạn sử dụng. Các kết nối này có thể đơn giản hóa việc trao đổi dữ liệu và tự động hóa các quy trình, nhưng thông thường chúng yêu cầu thiết lập độc lập. Và tùy thuộc vào mức độ dễ dàng tích hợp, bạn có thể cần tham khảo ý kiến của chuyên gia bên ngoài để thực hiện việc này.

Tận dụng tối đa CRM mới của tổ chức phi lợi nhuận của bạn | Mẹo hay

Khi bạn đã thiết lập và chạy phần mềm quản lý nhà tài trợ, hãy sử dụng các mẹo này để nâng tầm chiến lược gây quỹ và tiếp cận của tổ chức lên một tầm cao mới:

Thu thập càng nhiều thông tin về người ủng hộ càng tốt.

Bạn càng biết nhiều về nhà tài trợ của mình, bạn càng có thể kết nối tốt hơn với họ và bạn càng có thể phát triển mối quan hệ vượt ra ngoài mức độ bề mặt. Do đó, việc sử dụng CRM của tổ chức phi lợi nhuận để thu thập và lưu trữ thông tin phong phú về từng cá nhân tham gia với tổ chức của bạn sẽ rất hữu ích.

Điều này có thể bao gồm và không giới hạn ở:

• Tên (đầy đủ và tên ưa thích)
• Thông tin liên lạc (địa chỉ, số điện thoại, email, mạng xã hội)
• Ngày sinh
• Lịch sử cho (số tiền quyên góp, tần suất, ngày quyên góp gần nhất)
• Kênh truyền thông ưa thích (email, điện thoại, thư)
• Mức độ tham gia (quyên góp, tình nguyện, gây quỹ, tham dự sự kiện)
• Phương thức cho ưu tiên (trực tuyến, séc, quyên góp cổ phiếu)
• Thông tin về người sử dụng lao động (tên công ty, vị trí, điều kiện nhận quà tặng nơi làm việc)
• Trạng thái mối quan hệ (độc thân, Đã kết hôn, gia đình)
• Thông tin nhân khẩu học (giới tính, tuổi, dân tộc)
• Phương thức xác nhận ưa thích (biết ơn riêng tư, công nhận công khai)
• Ưu tiên liên lạc (tần suất liên hệ, nội dung yêu thích)
• Nguồn quyên góp (sự kiện, chiến dịch, trực tuyến, thư trực tiếp)

Khi bạn có thông tin này - hoặc càng nhiều thông tin càng tốt cho mỗi nhà tài trợ - bạn có thể sử dụng CRM để phân loại việc tiếp cận những người ủng hộ cho phù hợp. Ngay cả một việc đơn giản như xưng hô cá nhân theo tên trong chiến dịch marketing tiếp theo của bạn cũng có thể tạo ra hiệu quả đáng kể. Trên thực tế, các nghiên cứu cho thấy việc bao gồm tên của người nhận trong dòng tiêu đề email đã làm tăng đáng kể tỷ lệ mở và nhấp chuột trong khi giảm tỷ lệ hủy đăng ký!

Duy trì cơ sở dữ liệu nhà tài trợ rõ rang và có tổ chức

Duy trì một CRM của tổ chức phi lợi nhuận sạch sẽ, lành mạnh và có tổ chức là điều cần thiết để tận dụng tối đa hệ thống mới của bạn. Dưới đây là một số chiến lược then chốt có thể giúp tổ chức phi lợi nhuận đạt được mục tiêu này:

• Thực hiện thường xuyên các hoạt động vệ sinh dữ liệu, loại bỏ các bản ghi trùng lặp và thông tin lỗi thời khi có thể.
• Thiết lập các quy trình nhập và quản lý dữ liệu rõ ràng để đảm bảo tính nhất quán và chính xác. Chuẩn hóa là yếu tố then chốt!
• Khuyến khích nhân viên thường xuyên xem xét và cập nhật hồ sơ CRM.
• Cung cấp đào tạo và hỗ trợ liên tục để nhân viên luôn cập nhật các tính năng phần mềm và các phương pháp hay nhất.

Theo dõi và phân tích các chỉ số KPI gây quỹ bằng các chức năng báo cáo của CRM

Theo dõi và phân tích các chỉ số KPI gây quỹ - hoặc các chỉ số hiệu suất chính - bằng cách sử dụng các chức năng báo cáo của CRM là điều cần thiết cho các tổ chức phi lợi nhuận muốn cải thiện liên tục các nỗ lực của mình.

Để bắt đầu, hãy xác định các KPI phù hợp với các mục tiêu cụ thể của tổ chức bạn. Điều này có thể bao gồm:

• Tổng số tiền quyên góp
• Mức ủng hộ trung bình
• Tỷ lệ giữ chân nhà tài trợ
• Tỷ lệ chuyển đổi chiến dịch

Từ đó, phân tích các báo cáo để tìm kiếm xu hướng và lĩnh vực cần cải thiện, so sánh các KPI theo thời gian hoặc giữa các chiến dịch. Sử dụng các kết quả để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, điều chỉnh chiến lược và theo dõi tiến độ hướng tới mục tiêu.

(Gợi ý: Nhiều CRM cung cấp các công cụ báo cáo trực quan mạnh mẽ, có thể đặc biệt hữu ích để dễ dàng truyền đạt tác động gây quỹ.)

Theo dõi các tính năng và cải tiến liên tục phát triển

Công nghệ không ngừng phát triển và CRM của tổ chức phi lợi nhuận của bạn cũng có thể không ngoại lệ. Do đó, bạn sẽ muốn tìm kiếm bất kỳ tính năng và chức năng mới nào mà nhà cung cấp của bạn có thể bắt đầu cung cấp. Điều này sẽ cho phép bạn tận dụng các công cụ mới nhất để nâng cao hoạt động của tổ chức phi lợi nhuận và hiệu quả tổng thể.

Cho dù đó là khả năng tự động hóa được cải tiến, phân tích nâng cao, tùy chọn tích hợp nâng cao hay chức năng AI tiên tiến, việc sử dụng các tính năng CRM mới sẽ giúp tổ chức phi lợi nhuận của bạn duy trì khả năng cạnh tranh, tinh gọn các quy trình và đi đầu trong bối cảnh tổ chức phi lợi nhuận luôn thay đổi.

Lời kết

Phần mềm CRM dành cho tổ chức phi lợi nhuận là yếu tố then chốt cho các tổ chức nhằm mục đích tối ưu hóa các nỗ lực gây quỹ và xây dựng mối quan hệ vững chắc với các nhà tài trợ. Bằng cách thực hiện từng bước trong quy trình mua hàng ở trên, nhóm của bạn sẽ có mọi thứ cần thiết để cân nhắc các tính năng, lợi ích và điểm cần chú ý quan trọng của một hệ thống quản lý nhà tài trợ.

Hãy nhớ: CRM phù hợp sẽ giúp tổ chức của bạn tinh gọn hoạt động, cá nhân hóa tương tác với nhà tài trợ và thúc đẩy thành công gây quỹ lâu dài. Đây là một khoản đầu tư mang lại lợi ích lâu dài.