Khám phá năm giai đoạn của quản lý chuyển đổi dành cho các tổ chức phi lợi nhuận, bao gồm các mẹo thực tế và công cụ miễn phí để biến những người ủng hộ tiềm năng thành những người đam mê.
Nội dung bài viết
Quản lý chuyển đổi là gì?
Quản lý chuyển đổi là một quy trình 5 bước giúp chuyển đổi những người hoàn toàn mới mẻ đối với tổ chức của bạn thành những nhà vô địch cho mục tiêu của bạn.
Hãy hình dung "chuyển đổi" như các bước trên một nấc thang tham gia của nhà tài trợ mà bạn thiết lập để họ leo lên. Phần "quản lý" là cách bạn chủ động nuôi dưỡng mối quan hệ này và hướng dẫn họ qua từng bước, biến nó thành một quá trình liền mạch nhất có thể.
Tại sao quản lý chuyển đổi lại quan trọng?
Quy trình quản lý chuyển đổi giúp bạn tăng các khoản quyên góp định kỳ bằng cách hướng dẫn những nhà tài trợ tiềm năng từ việc nhận thức chung về tổ chức của bạn đến việc đầu tư trung thành vào sứ mệnh của bạn.
Ngay cả những nhà tài trợ tình cờ biết đến tổ chức của bạn cũng được giới thiệu về sứ mệnh của bạn theo cách nào đó - bài đăng trên Facebook của bạn bè, bài báo họ đọc hoặc sự kiện họ tham dự với tư cách là người đi kèm. Quản lý chuyển đổi cho phép bạn kiểm soát quá trình này.
Giai đoạn 1: Nhận thức - Gây ấn tượng
Bước đầu tiên của chu kỳ nuôi dưỡng lòng hảo tâm là thu hút sự chú ý của các nhà hảo tâm mới bằng những câu chuyện hấp dẫn về lịch sử, sứ mệnh, tác động và tầm nhìn của tổ chức phi lợi nhuận của bạn.
Những bước chuyển đổi
- Tổ chức các sự kiện thú vị: Dành riêng nhân viên hoặc tình nguyện viên tại mỗi sự kiện, có nhiệm vụ duy nhất là tìm kiếm và chào đón những người mới đến thông qua các cuộc trò chuyện thân mật hoặc tại bàn thông tin được chỉ định.
- Kể câu chuyện của bạn: Điều quan trọng là chia sẻ những chi tiết cụ thể hấp dẫn về mặt cảm xúc về tổ chức của bạn và tác động của bạn với những người ủng hộ thông qua các tương tác 1:1 như cuộc gọi điện thoại, nhận xét chính thức tại các sự kiện và trong tất cả các tài liệu in ấn và trực tuyến của bạn.
Công cụ
- Mạng xã hội: Với các công cụ thiết kế thân thiện với người dùng như Canva, hãy tạo các bài đăng nổi bật với ảnh và hình ảnh nhiều màu sắc, đậm nét. Đăng các câu trích dẫn từ những người bị tổ chức của bạn tác động và cân nhắc trả phí để tăng lượt hiển thị bài đăng để tận dụng tối đa công cụ này.
- Email: Một chiến lược tự động email chu đáo có thể giúp bạn mở rộng quy mô kế hoạch nâng cao nhận thức của mình. Ít nhất, hãy thêm một biểu mẫu đăng ký email vào trang web hoặc trang quyên góp của bạn, biểu mẫu này sẽ tự động gửi cho người đăng ký một loạt email chào mừng để tìm hiểu thêm về tổ chức của bạn.
Đo lường
Các tổ chức phi lợi nhuận đang ở giai đoạn nhận thức cần tạo mục tiêu và theo dõi số lượng người đăng ký hoặc đăng ký mới (không phải khoản quyên góp mới - điều đó sẽ đến sau) mà họ thu hút được từ các sự kiện trực tiếp, đăng ký email và đăng ký trực tuyến.
Chỉ số truyền thông xã hội ở giai đoạn này cũng có thể giúp bạn hiểu bạn đang tiếp cận được bao nhiêu người trên các nền tảng trực tuyến khác nhau và nội dung nào khiến họ click để tìm hiểu thêm về tổ chức của bạn.
Kết luận
Giai đoạn nhận thức là điểm khởi đầu quan trọng để thu hút những nhà tài trợ, bất kể quy mô của tổ chức phi lợi nhuận của bạn hay số tiền bạn hy vọng huy động được từ các khoản quyên góp cá nhân. Với các công cụ và chiến lược phù hợp, bạn có thể đơn giản hóa quy trình mà không làm loãng nó.
Giai đoạn 2: Nhận dạng - Hiểu rõ nhà tài trợ của bạn ️
Sử dụng giai đoạn nhận dạng như một thời gian để đánh giá cơ sở nhà tài trợ và những ai bạn có thể ưu tiên đưa lên cấp độ tiếp theo.
Những bước chuyển đổi
- Kiểm tra danh sách nhà tài trợ hiện tại của bạn: Phân khúc danh sách và điều chỉnh chu kỳ quản lý chuyển đổi cho một nhóm phụ cụ thể trong số các nhà tài trợ..
- Tạo danh sách mong muốn của nhà tài trợ mới: Xác định những người bạn có thể yêu cầu quyên góp cho tổ chức của mình dựa trên các yếu tố như khả năng cho và sở thích của họ.
Công cụ
- CRM: Quản lý quan hệ với người liên hệ (CRM) là một công cụ tuyệt vời để tổ chức thông tin về các nhà hảo tâm hiện tại và tiềm năng của bạn.
Với CRM dành riêng cho tổ chức xã hội của Vinno, bạn có thể:
- Phân khúc và lọc danh sách nhà tài trợ theo nhiều tiêu chí.
- Theo dõi các khoản quyên góp của nhà tài trợ.
- Ghi chú các tương tác của nhà hảo tâm (email hoặc lịch sử ủng hộ.)
Đo lường
Giai đoạn nhận dạng là thời điểm để đặt mục tiêu gây quỹ cho chu kỳ quản lý chuyển đổi của bạn.
Kết luận
Tìm kiếm nhà tài trợ không chỉ dành cho các tổ chức phi lợi nhuận với khả năng kết nối tốt. Giai đoạn nhận dạng sẽ giúp bạn đánh giá tình hình hiện tại và tạo ra một kế hoạch có thể đo lường được để đạt được mục tiêu của mình.
Giai đoạn 3: Nuôi dưỡng nhà tài trợ - Tạo nhiều điểm chạm
Hãy lên kế hoạch và đưa vào lịch trình các cách cụ thể mà bạn sẽ tiếp cận và tìm hiểu về các cơ hội trong suốt cả năm.
Những bước chuyển đổi
- Tận dụng các mối quan hệ hiện có: Nhờ mạng lưới của bạn giúp bạn kết nối và giới thiệu bạn với những người có thể sẽ là nhà tài trợ tiềm năng - đây là một yêu cầu phi tiền tệ tuyệt vời với sự trợ giúp của các nhà tài trợ hiện tại.
- Chú ý đến cá nhân: Các điểm chạm giúp xây dựng mối quan hệ cá nhân một cách ý nghĩa sẽ tạo ra hiệu quả lâu dài trong chu kỳ nuôi dưỡng nhà hảo tâm. Dưới đây là một vài ý tưởng:
- Gặp họ trực tiếp qua cà phê hoặc Zoom
- Gửi email cho họ một bài báo mà bạn nghĩ họ sẽ quan tâm
- Mời cá nhân họ tham dự một sự kiện
- Yêu cầu phi tiền tệ: Cân nhắc các cách để khuyến khích các nhà hảo tâm tham gia nhiều hơn vào tổ chức của bạn mà không cần yêu cầu thêm tiền, chẳng hạn như:
- Mời họ điền vào biểu mẫu khảo sát hoặc chia sẻ phản hồi
- Mời họ tham gia tình nguyện tại sự kiện tiếp theo của bạn
Công cụ
CRM có thể giúp bạn thực hiện các công việc nặng nhọc ở đây. Với Vinno, bạn có thể tự động hóa gửi thư điện tử được cá nhân hóa và nhắm mục tiêu, thậm chí theo dõi lịch sử ủng hộ, liên lạc đã tương tác với tổ chức của bạn ở các chiến dịch trước đó.
Đo lường
Với tính năng theo dõi chuyển đổi, bạn có thể phân tích chi tiết dữ liệu của mình trong giai đoạn này theo ý muốn - thậm chí chi tiết đến mức người ủng hộ đã mở email nào và họ nhấp vào liên kết nào.
Kết luận
Đây là giai đoạn mà bạn thực sự phải nỗ lực. Nuôi dưỡng nhà hảo tâm yêu cầu sự chân thành; những người ủng hộ tiềm năng sẽ cảm nhận ngay những nỗ lực bắt nguồn từ sự hời hợt.
Giai đoạn 4: Yêu cầu quyên góp
Cuối cùng! Chúng ta đã đến giai đoạn bạn sẽ chính thức đưa ra YÊU CẦU.
Những bước chuyển đổi
- Chỉ rõ những gì bạn đang yêu cầu: Hình thức thực tế của yêu cầu quyên góp có thể rất khác nhau, tùy thuộc vào mục đích của từng chiến dịch.
- Chuẩn bị sân khấu: Lý tưởng nhất là bạn nên hoàn thành bước này trực tiếp với các nhà tài trợ lớn VIP. Bất kể bạn yêu cầu bao nhiêu, chúng tôi có một số mẹo tuyệt vời giúp bạn đưa ra yêu cầu một cách tự tin.
Công cụ
- Cổng thanh toán: Thu hút thêm tiền quyên góp bằng cách chấp nhận nhiều phương thức thanh toán bao gồm thông qua VNPay, Momo, ZaloPay,... cả trong lẫn ngoài nước.
Đo lường
Hãy kiểm tra các khoản quyên góp khi chúng đến! Thanh tiến độ có thể là một cách thú vị để cho mọi người thấy tiến trình của bạn và khuyến khích thêm nhiều người quyên góp.
Kết luận
Đây là một trong những giai đoạn đáng sợ nhất của vòng đời của nhà tài trợ, đặc biệt nếu đó là yêu cầu trực tiếp về một khoản ủng hộ lớn. Nhưng hãy nhớ: Điều tồi tệ nhất mà ai đó có thể nói là không.
Giai đoạn 5: Quản lý nhà tài trợ - Thể hiện sự quan tâm
Để đảm bảo lòng biết ơn là một thành phần cốt lõi trong chiến lược gây quỹ phi lợi nhuận của bạn, hãy tận dụng tối đa các bước chuyển đổi và công cụ sau.
Những bước chuyển đổi
- Nói cảm ơn: Chia sẻ email tự động sau khi quyên góp trực tuyến, ghi chú viết tay, email được cá nhân hóa, tin nhắn văn bản hoặc video message, hoặc lời cảm ơn trên mạng xã hội. Chọn ít nhất hai cách để cảm ơn mỗi nhà tài trợ, nếu có thể.
Công cụ
- Gửi biên lai: Biên lai tự động không thay thế cho lời cảm ơn đúng nghĩa, nhưng chúng là một công cụ tuyệt vời để xác nhận khoản quyên góp ngay lập tức.
- Lời cảm ơn được cá nhân hóa: Vinno giúp bạn dễ dàng tạo thư cảm ơn được cá nhân hóa ở quy mô lớn, mang đến lời cảm ơn chân thành đến những người ủng hộ của bạn.
Đo lường
Bạn đã đến giai đoạn cuối cùng của chu kỳ quản lý chuyển đổi. Điều đó có nghĩa là đã đến lúc đánh giá tiến độ của bạn và xác định những gì bạn sẽ làm tốt hơn trong chu kỳ tiếp theo.
Kết luận
Việc cảm ơn và ghi nhận các nhà tài trợ của bạn không chỉ là một việc tử tế; Một báo cáo cho thấy rằng các nhà tài trợ nhận được thư cảm ơn trong vòng 48 giờ sau khi quyên góp có khả năng đóng góp lần thứ hai cao gấp bốn lần.
Và lặp lại
Bạn đã vượt qua từng giai đoạn của chu kỳ quản lý chuyển đổi và bây giờ bạn đã quay lại điểm bắt đầu - xin chúc mừng!
Lần này, bạn có nhiều người ủng hộ hơn trong nhóm của mình, cho dù họ là nhà tài trợ lần đầu tiên hay bạn đã di chuyển mọi người theo hướng quyên góp định kỳ. Điều chỉnh chiến lược nâng cao nhận thức của bạn và xác định cách bạn sẽ nuôi dưỡng các mối quan hệ này trong chu kỳ tiếp theo.
Để Vinno trở thành trợ thủ đắc lực giúp chiến lược quản lý chuyển đổi của bạn phát triển mạnh mẽ
Quản lý chuyển đổi có thể biến đổi các cơ hội thành những nhà tài trợ lần đầu tiên hay định kỳ (dù là khoản ủng hộ lớn hay nhỏ!). Là một phương pháp "đặt người quyên góp làm trung tâm", bạn cần một nền tảng gây quỹ giúp việc cho tặng trở nên thú vị và dễ dàng, đồng thời cho phép bạn tập trung vào những gì quan trọng (thay đổi thế giới!).
Vinno rất hân hạnh cung cấp các công cụ cần thiết để đơn giản hóa quy trình này - bao gồm quản lý chiến dịch, cơ hội, nhà tài trợ, khoản ủng hộ, hỗ trợ phân loại nhà tài trợ, quản lý mẫu email và gửi email tự động.
Bạn đã sẵn sàng để xem Vinno có thể khởi động chiến lược quản lý nhà tài trợ của bạn như thế nào chưa? Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay hoặc để lại thông tin tại đây để được tư vấn miễn phí.
