Vài năm gần đây, thế giới đang có sự chuyển dịch mạnh mẽ sang số hóa. Xu thế này không gây ra bất kỳ ảnh hưởng xấu nào. Vì dù sao đi nữa, chuyển đổi kỹ thuật số đang tạo ra cơ hội lớn cho tăng trưởng và phát triển. Để đạt được điều này, các ngành thử nghiệm, kiểm định và chứng nhận cũng bắt đầu đi vào quy trình số hóa.
Mặc dù nó không phổ biến như tự động hóa tiếp thị hoặc trí tuệ nhân tạo trong bán hàng, nhưng số hóa trong thử nghiệm, kiểm tra và chứng nhận đang chứng tỏ là yếu tố thay đổi cuộc chơi cho các doanh nghiệp.
Nội dung bài viết
Các vấn đề với quản lý TIC (Testing - thử nghiệm, Inspection - kiểm tra, and Certification - chứng nhận) thủ công
Rất có thể, câu hỏi đầu tiên xuất hiện trong đầu mọi người sẽ là “Tại sao ngay từ đầu lại phải bận tâm đến các công cụ quản lý TIC (thử nghiệm, kiểm tra, chứng nhận)? Tại sao không chỉ giữ một tập tin thủ công hoặc một tài liệu?” Mặc dù đây là những quy trình công việc hoàn toàn hợp lệ nhưng chúng vẫn gây ra một số vấn đề liên tục lặp lại. Dưới đây là 3 vấn đề có thể gặp phải khi áp dụng cách quản lý thủ công:
Giấy chứng nhận giả
Trên thực tế, việc xác nhận xem các chứng chỉ có thật hay không vẫn là một thách thức. Và một chứng nhận không hợp lệ có thể trở thành nguồn cơn của mọi khủng hoảng sau này.Nếu bỏ qua các chứng nhận, nơi làm việc có thể trở thành nơi có mức độ nguy hiểm cao mà không có tinh thần trách nhiệm gì. Nhưng phần mềm quản lý kiểm tra có thể tạo ra các hệ thống xác thực và tài liệu phù hợp để tránh bất kỳ vấn đề nào. Bằng cách sử dụng những công cụ này, nơi làm việc có thể tránh được những vấn đề lớn hơn trong tương lai.
Quản lý tài sản và tài liệu kém
Việc không có phần mềm theo dõi tài sản có thể là một vấn đề, vì con người có xu hướng quên nhanh hơn nhiều so với hệ thống phần mềm. Theo đó, nhân viên lãng phí thời gian và công sức theo dõi mọi chứng nhận. Các nghiên cứu cho thấy hơn 50% chuyên gia dành nhiều thời gian tìm kiếm tài liệu hơn là làm công việc thực tế. Việc theo dõi thông qua một hệ thống có cơ sở dữ liệu và cảnh báo có thể loại bỏ gánh nặng phải ghi nhớ từng chứng nhận, thời hạn gia hạn,...
Khó khăn trong quản lý hoạt động ở nước ngoài
Tiếp theo là thách thức về hệ thống quản lý tài sản và xác minh chứng nhận cho các hoạt động ở nước ngoài. Điều này đặc biệt đáng lo ngại đối với các công ty có hoạt động toàn cầu. Đặc biệt, vấn đề này có thể phát sinh khi các công ty mua các thiết bị như máy móc xây dựng, thang máy và các tài sản khác cần được kiểm tra từ các quốc gia khác. Với công cụ kiểm tra, thử nghiệm và chứng nhận, doanh nghiệp sẽ có thể theo dõi và quản lý việc kiểm tra và chứng nhận tài sản bất kể ở đâu trên thế giới hay bất kể tài sản đó đến từ đâu trên thế giới.
Công cụ TIC có thể làm gì ?
Vậy các công cụ quản lý TIC thực sự có thể làm được những gì? Một nghiên cứu của Zertify cho thấy hệ thống TIC có thể giúp cải thiện năng suất tới 40%. Hãy tưởng tượng nhân viên có thể làm gì với 40% thời gian, năng lượng và công sức tiết kiệm được. Dưới đây là một số tính năng quan trọng của công cụ TIC:
Theo dõi giấy chứng nhận và kiểm tra
Với phần mềm bảo trì tài sản sẵn có, các công ty có thể theo dõi tất cả các chứng nhận và kiểm tra đối với bất kỳ tài sản nào cần cập nhật. Điều này có thể giúp doanh nghiệp tránh khỏi những rắc rối khi phải theo dõi và lên lịch thủ công khi đến hạn kiểm tra. Điều tương tự cũng áp dụng cho các chứng chỉ của nhân viên. Các công ty nên bắt đầu tìm cách tự động hóa quy trình theo dõi và cảnh báo gia hạn đối với các phần hoạt động này. Làm như vậy sẽ giảm thiểu hoặc tránh được hai điều—lãng phí thời gian khi phải ghi nhớ và theo dõi tất cả các cuộc kiểm tra cũng như những rủi ro xảy ra khi chúng ta quên kiểm tra.
Chứng chỉ kiểm tra
Sử dụng phần mềm TIC cũng có thể giúp doanh nghiệp chứng minh tính xác thực trong các tài liệu kiểm tra, chứng nhận và thử nghiệm. Doanh nghiệp có thể thực hiện việc này bằng cách sử dụng phần mềm kiểm tra tài sản có hệ thống mã QR và RFID tích hợp. Trên hết, những công cụ này còn có hệ thống chữ ký số có độ bảo mật cao, đảm bảo sự chấp thuận hoàn toàn từ các bên chứng nhận trước khi ký vào bất kỳ nội dung nào. Việc có những thứ này giúp việc theo dõi và xác nhận mọi tài liệu chứng nhận và kiểm tra có hợp pháp hay không trở nên dễ dàng hơn.
Quản lý tài sản kỹ thuật số
Cuối cùng, việc sử dụng phần mềm TIC cũng có thể giúp quản lý tài sản kỹ thuật số, giúp mọi người cộng tác dễ dàng hơn trên bất kỳ tài sản nào cần giám sát. Bằng cách chuyển quản lý tài sản sang hệ thống dựa trên đám mây, người lãnh đạo cho phép nhân viên của mình truy cập mọi thông tin hoặc yêu cầu về tài sản có thể cần bảo trì, kiểm tra hoặc cập nhật.
Thử nghiệm toàn cầu đang thay đổi
Phần mềm kiểm tra toàn cầu sẽ tăng lên khoảng 147 tỷ USD vào năm 2027. Điều đó cho thấy, các hệ thống kiểm tra toàn cầu đang thay đổi nhanh chóng, điều quan trọng là các tổ chức phải theo kịp thời đại. Các doanh nghiệp nên bắt đầu số hóa các quy trình này ngay từ khi còn ở giai đoạn đầu. Rất có thể sẽ có ngày cách tiếp cận kỹ thuật số đối với TIC sẽ trở thành tiêu chuẩn được chấp nhận trên toàn cầu.
Trên đây là bài viết về quản lý dự án phần mềm. Hy vọng bài viết trên đã cung cấp đủ những thông tin cần thiết cho bạn. Đừng quên theo dõi Vinno để cập nhật thêm các kiến thức hữu ích khác nhé!
