Những anh hùng về hiệu suất làm việc thuờng nói rằng việc bạn quyết định không làm còn quan trọng hơn cả việc bạn chọn để làm. Ở đây việc lựa chọn và sắp xếp thứ tự ưu tiên trở thành một trong những bí quyết quan trọng nhất của nguời hùng hiệu suất. 4 buớc duới đây giúp bạn xác lập thứ tự ưu tiên để trở thành siêu hiệu quả:
Bước 1: Lập danh sách công việc hiệu quả nhất
Thông thường, mọi nhà quản lý đều có nhiều việc để làm. Họ làm thay việc của người khác, đơn giản vì suy nghĩ rằng chỉ có mình mới làm điều đó tốt nhất. Nếu phải liệt kê danh sách của công việc của người điều hành doanh nghiệp hoặc một nhà quản lý, có thể chúng ta phải thốt lên “thật kinh khủng!”. Tuy nhiên, mỗi một người cụ thể đều chỉ có thể thực hiện hiệu quả một số công việc nhất định, trong khi một số công việc khác bạn chỉ tạo ra kết quả bình thường, một vài công việc thì kết quả thật tệ.
Thay vì làm tất cả mọi việc, hãy liệt kê một danh sách tất cả các công việc bạn phải thực hiện và chấm điểm xem đâu là công việc mà bạn thành thạo nhất, tạo ra hiệu quả lớn nhất. Đừng cố để làm tốt hơn một chút việc mà bạn đang làm tệ. Thay vào đó chỉ làm các công việc mà bạn làm tốt nhất và đẩy giới hạn làm tốt đó vượt ngày càng xa giới hạn thông thường.
Tất cả các thiên tài kinh doanh, nhà khoa học, nghệ sỹ… đều chỉ giỏi về một thứ gì đó, những thứ còn lại họ rất thường, thậm chí là mọi thứ khác đều tệ. Thay vì làm mọi thứ, hãy liệt kê những công việc bạn có thể thực hiện hiệu quả nhất và áp dụng nguyên lý 80/20, tập trung vào những công việc hiệu quả nhất để tạo ra kết quả lớn nhất.
Hành động cho bạn: Liệt kê danh sách tất cả các công việc mà bạn, một người quản lý cần thực hiện.
Bước 2: Phân tích danh sách công việc của bạn
Bạn đã hoàn thành bản danh sách rồi chứ? Tiếp theo, hãy phân tích danh sách của bạn và xếp chúng thành các nhóm sau:
- Nhóm 1: Những công việc nào bạn thành thạo nhất, hiệu quả cao nhất
- Nhóm 2: Những công việc nào bạn có thể làm nhưng không hiệu quả cao
- Nhóm 3: Những công việc bạn làm dở tệ
Đối với công việc thuộc nhóm 1, bạn hãy lên kế hoạch dành phần lớn thời gian và nguồn lực cho các công việc này; đối với nhóm 2, bạn hãy tìm một người trong công ty hoặc nhân viên để đào tạo và chuyển giao; đối với nhóm 3, tốt nhất bạn nên tìm 1 chuyên gia trong ngành hoặc sử dụng dịch vụ thuê ngoài.
Bước 3: Xác định công việc nào khiến bạn thấy thú vị ?
Điều gì xảy ra nếu công việc bạn thực hiện hiệu quả nhất lại là công việc mà bạn cảm thấy chán nhất? Sự thành thạo trong công việc thường chưa đủ cho hiệu suất, chúng ta cần tìm kiếm “cảm hứng”, “sự thích thú”, “ý nghĩa” với công việc mình làm.
Quay lại danh sách công việc trên, hãy làm một bản đánh giá về mức độ thú vị của các công việc bạn làm. Bây giờ, bạn đã biết công việc nào vừa hiệu quả vừa thú vị. Hãy sắp xếp lại danh sách ưu tiên của bạn để có được top 5 công việc thú vị và ưu tiên nhất.
Bước 4: Xây dựng danh sách ưu tiên công việc
Căn cứ vào việc phân loại từ buớc 2 và buớc 3 giờ đây bạn có thể xây dựng danh sách ưu tiên công việc bằng nhân mức độ hiệu quả và mức độ yêu thích để xác định điểm số ưu tiên của từng công việc. Sau đó hãy sắp xếp lại thứ tự dựa trên kết quả có đuợc.
Trích từ: Sổ tay hiệu quả dành cho lãnh đạo - Tác giả: Nguyễn Thanh Tuấn, CEO
