Với sự chuyển đổi ngày càng mạnh mẽ của ngành xây dựng và dịch vụ sang môi trường số, các doanh nghiệp đang dần loại bỏ giấy tờ truyền thống để chuyển sang văn phòng điện tử, không giấy. Xu hướng hiện đại hóa này cũng thúc đẩy nhu cầu về một Hệ thống Quản lý Tài liệu (DMS) hiệu quả, đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp, đồng thời tích hợp các khía cạnh cốt lõi như kế toán, dịch vụ và tính giá dịch vụ.
Nội dung bài viết
Hệ thống Quản lý Tài liệu (DMS) là gì?
Hệ thống Quản lý Tài liệu (DMS) là một hệ thống điện tử giúp dễ dàng quản lý và tổ chức các tài liệu liên quan đến doanh nghiệp. Trong ngành xây dựng và dịch vụ, những tài liệu này thường bao gồm hóa đơn AP, đơn đặt hàng, thay đổi yêu cầu, lệnh làm việc và tài liệu nhân sự.
Tại sao doanh nghiệp xây dựng và dịch vụ cần sử dụng Hệ thống Quản lý Tài liệu?
Với Hệ thống Quản lý Tài liệu, doanh nghiệp của bạn có thể gần như không sử dụng giấy tờ, giúp tiết kiệm đáng kể chi phí in ấn, bưu phí và lưu trữ hàng năm. Ngoài việc trở thành kho lưu trữ di động, tập trung tất cả tài liệu liên quan đến doanh nghiệp, một Hệ thống Quản lý Tài liệu tiên tiến còn có thể giúp bạn:
- Rút gọn quy trình làm việc và phê duyệt
- Nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh
- Cải thiện kiểm soát nội bộ
Mặc dù có vẻ đây là một hệ thống tương đối đơn giản để đầu tư, nhưng vẫn có một số tính năng chính mà mọi doanh nghiệp nên xem xét trước khi lựa chọn Hệ thống Quản lý Tài liệu.
5 tính năng cần có trong một hệ thống Quản lý Tài liệu tốt
Để giúp bạn chọn Hệ thống Quản lý Tài liệu (DMS) tốt nhất cho doanh nghiệp, chúng tôi đã tổng hợp một danh sách kiểm tra các tính năng cần có, cùng với lợi ích cho doanh nghiệp khi có những tính năng này trong hệ thống.
1. Tìm kiếm Nhanh Chóng và Tiện Lợi:
Ưu điểm chính và rõ ràng nhất của việc lưu trữ điện tử với Hệ thống Quản lý Tài liệu so với lưu trữ tài liệu giấy là khả năng truy cập tài liệu trong và ngoài văn phòng tăng lên. Điều này loại bỏ việc phải mất thời gian đi lại để lấy hoặc trả lại giấy tờ từ văn phòng, hoặc đảm bảo mạch làm việc trôi chảy khi cho phép nhân viên làm việc từ nhà trong những trường hợp họ không thể đến văn phòng trực tiếp.
Thay vì phải thủ công lục lọi giấy tờ trong tủ hồ sơ và lãng phí thời gian quý báu, bạn có thể đẩy nhanh quá trình tìm kiếm các tài liệu cụ thể bằng điện tử bằng cách sử dụng Hệ thống Quản lý Tài liệu có khả năng tìm kiếm tối ưu. Khả năng tìm kiếm có nghĩa là bạn có nhiều lựa chọn để tìm tài liệu nhanh chóng, chẳng hạn như:
- Tìm kiếm theo tên tệp
- Loại tệp (ví dụ: Đơn đặt hàng)
- Nội dung bên trong tệp (ví dụ: Số tiền hóa đơn)
- Danh mục (ví dụ: Công việc cụ thể hoặc khách hàng)
- Người đã tải lên/tạo tệp
2. Tích Hợp và Tự Động Hoá Toàn Bộ với Phần Mềm Xây Dựng Của Bạn:
Một Hệ thống Quản lý Tài liệu tốt sẽ được tích hợp đầy đủ vào tất cả các tính năng của phần mềm quản lý xây dựng của bạn, cho phép khả năng hiển thị và cộng tác tốt hơn giữa chủ sở hữu, nhân viên văn phòng, kỹ thuật viên dịch vụ, quản đốc hiện trường, quản lý dự án thậm chí là khách hàng và nhà cung cấp.
Trong hệ thống lưu trữ giấy tờ, tính minh bạch giữa các phòng ban bị hạn chế hơn vì một số quản lý có thể không biết về một số hóa đơn hoặc khoản mua hàng cho đến khi họ ký séc thanh toán. Tài liệu cứng được chuyển từ phòng ban này sang phòng ban khác có thể dễ bị mất hoặc bỏ qua ngay cả khi có quy trình thủ công. Với Hệ thống Quản lý Tài liệu điện tử, bạn có thể ngăn chặn việc đăng hóa đơn nếu chưa được phê duyệt, giúp nhân viên của bạn đỡ phải đau đầu sửa chữa phân bổ hoặc hoàn trả hóa đơn.
Bạn có thể nâng cao quy trình làm việc, đẩy nhanh quy trình phê duyệt và loại bỏ việc nhập lại dữ liệu bằng cách tự động hóa việc di chuyển tài liệu của bạn qua các phần khác nhau của phần mềm quản lý xây dựng và các phòng ban thông qua Hệ thống Quản lý Tài liệu.
3. Tuân thủ quy định doanh nghiệp
Một lợi ích của việc tự động hóa các quy trình với Hệ thống Quản lý Tài liệu là cho phép bạn tích hợp sẵn danh sách các quy tắc và hướng dẫn chuẩn của doanh nghiệp và Nhà nước, đảm bảo tất cả các thủ tục được đáp ứng trước khi phê duyệt hoặc gửi tài liệu. Các doanh nghiệp có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian khi hoàn thành tất cả giấy tờ cần thiết sớm hơn và loại bỏ nhu cầu gửi lại hoặc xem xét lại tài liệu.
4. Kiểm soát Phiên bản:
Điều quan trọng là phải truy xuất và xác định phiên bản mới nhất của tất cả tài liệu để đảm bảo không có sự giao tiếp sai sót hoặc công việc kém chất lượng do thông tin không chính xác. Trong lĩnh vực xây dựng, kiểm soát phiên bản đặc biệt quan trọng khi xem hóa đơn hoặc lệnh thay đổi. Một Hệ thống Quản lý Tài liệu tốt sẽ không chỉ bao gồm phiên bản mới nhất của tài liệu của bạn mà còn cả các phiên bản trước đó với lịch sử về những thay đổi được thực hiện, khi nào và bởi ai để cung cấp cho bạn bức tranh hoàn chỉnh về tài liệu bạn đang truy xuất và loại bỏ mọi phỏng đoán.
Sử dụng Hệ thống Quản lý Tài liệu như một nguồn lưu trữ và truy xuất tài liệu duy nhất để theo dõi tài liệu một cách chính xác. Từ đó, ta có thể tránh sự nhầm lẫn từ việc xử lý nhiều phiên bản giấy tờ, cũng như tránh các sai sót hành chính liên quan đến việc làm việc trong nhiều hệ thống khác nhau.
5. Bảo mật Tài liệu
Mối ưu tiên hàng đầu của tất cả các doanh nghiệp là duy trì bảo mật dữ liệu của doanh nghiệp và nhân viên. Một Hệ thống Quản lý Tài liệu tốt sẽ bao gồm phân quyền người dùng hoặc phòng ban cụ thể trong tổ chức, nhằm bảo vệ thông tin kinh doanh mật như thông tin về công việc hoặc thông tin cá nhân của nhân viên. Trong trường hợp xảy ra thảm họa như hỏa hoạn hoặc lũ lụt, nhân viên IT cũng có thể dễ dàng khôi phục thông tin có thể bị mất trong hệ thống lưu trữ giấy tờ thông qua sao lưu hoặc trên đám mây.
6. Giảm Thiếu Chi Phí
Sau khi chuyển sang Hệ thống Quản lý Tài liệu điện tử, nhiều doanh nghiệp tự hào báo cáo đã tiết kiệm được không gian văn phòng và các cơ hội kinh doanh mới từ việc loại bỏ tủ hồ sơ và phòng lưu trữ. Ngoài việc không còn cần thuê hoặc sở hữu thêm không gian văn phòng để lưu trữ hồ sơ, các doanh nghiệp cũng có thể loại bỏ chi phí mua giấy và hộp mực máy in.
Phần mềm quản lý công văn chuyên nghiệp, hiện đại của Vtranet bảo mật, an toàn, đáp ứng các yêu cầu khắt khe nhất của Tổ chức tài chính, Ngân hàng, Cơ quan nhà nước
Để được tư vấn và nhận báo giá chi tiết, bạn vui lòng truy cập tại đây!
