Khi bắt đầu triển khai OKR, nhiều doanh nghiệp quyết định lựa chọn sử dụng công cụ miễn phí là mẫu Google sheet hoặc excel thông thường. Hầu hết mọi người nghĩ rằng, phần mềm OKR chỉ có thể giúp họ khi họ đã áp dụng thành thạo OKR, nhưng một phần mềm OKR tốt có thể đồng hành cùng doanh nghiệp nhiều hơn thế.
Trong bài viết dưới, chúng ta cùng xem phần mềm OKR SlimCRM giải quyết các vấn đề gặp phải khi sử dụng trang bảng tính như nào nhé.
Nội dung bài viết
Căn chỉnh trực quan
Vấn đề với bảng tính
Một đặc trưng quan trọng của OKR đó là tính căn chỉnh, không chỉ là chiều lên xuống mà còn chiều ngang, mọi người đều có thể nhìn thông suốt và liên kết các OKR với nhau. Trong khi đó, bảng tính excel không thể thực hiện chức năng này bởi sự phân tách nhiều dòng, nhiều file sheet khác nhau. Mọi người rất khó để căn chỉnh mục tiêu của mình liệu có phù hợp với tổ chức, đội ngũ hay không.
Phần mềm OKR SlimCRM
Hệ thống được thiết kế theo nguyên lý chuẩn OKR, vì thế tính căn chỉnh là điều bắt buộc trong hệ thống này. Cụ thể, người dùng có thể xem ngay tại bảng dashboard để thấy trọn vẹn các cấp OKR được sắp xếp và phân tầng theo từng nhóm như nào, thiết lập mục tiêu đã đúng chưa. Tất cả các sáng kiến, kế hoạch công việc, thành tích đạt được… đều được ghi lại trong phần mềm, rất dễ nhìn mà không chồng chéo.
Xem thêm: Phần mềm OKR với bảng tính excel - Miễn phí có phải là tốt ?
Tập trung so với quá tải thông tin
Vấn đề của bảng tính
Ngoài tính căn chỉnh, siêu quyền lực trong OKR phải kể đến là sự tập trung. Trong một quý hay năm làm việc, sẽ có rất nhiều cuộc họp, check-in, lịch làm việc…vì thế phương pháp OKR sẽ giúp ta tập trung vào những việc quan trọng thay vì lan man.
Vấn đề với bảng tính, mọi thứ không thể thể hiện trọn vẹn trên một bảng tính duy nhất, bởi có sự ràng buộc nhiều cá nhân, phòng ban, mục tiêu khác nhau. Điều này khiến cho việc quản lý OKR tập trung trở nên khó khăn hơn bao giờ hết.
Phần mềm OKR SlimCRM
Không còn tình trạng quá tải thông tin dày đặc, bởi phần mềm hiện thị các OKR theo từng cấp trọn vẹn trên một màn hình, có thể xem theo biểu đồ hoặc dạng cây tùy ý. Thống kê các kết quả, lịch checkin, sắp xếp chúng theo thứ tự và cấp độ khác nhau. Người dùng có thể lọc OKR dễ dàng chỉ với 1 click chuột.
Báo cáo & Phân tích
Vấn đề với bảng tính
Trong bảng tính excel, nếu người quản lý muốn có dữ liệu về tiến độ thực hiện OKR thì sẽ cần tới 1 bản tổng hợp báo cáo từ nhiều nguồn và đương nhiên sẽ mất rất nhiều thời gian. Điều này khiến cho việc ra quyết định nhanh là không thể, thậm chí là không thể nhìn thấy những lỗ hổng tiềm ẩn để can thiệp sớm.
Phần mềm OKR SlimCRM
Bức tranh tổng thể OKR công ty được nhìn thấy trọn vẹn, các kết quả đạt được, các OKR nào đang “yếu”, ai đang không hoàn thành được nhiệm vụ. Vấn đề đang tồn tại là gì….để từ đó can thiệp nhanh chóng.
Thiết lập quy trình
Vấn đề của bảng tính
Trang bảng tính hoàn toàn free đây cũng chính là nhược điểm khi sử dụng. Bạn sẽ thiết kế trang bảng tính như nào để quản lý dễ nhất ? Một người có nhiều mục tiêu. Kết quả đạt được thì ghi như nào ? Bạn sử dụng số hay mã hóa màu để kí hiệu ?...
Phần mềm OKR SlimCRM
Không quá màu mè bởi triết lý tinh gọn và tối giản, tiến độ OKR sẽ được ghi lại thông qua lịch check-in với các menu như: phần trăm tiến độ, mức độ tin tin, kết quả đạt được….các câu hỏi checkin có thể được tùy chỉnh dễ dàng theo nhu cầu sử dụng mỗi doanh nghiệp.
Phân quyền
Vấn đề của trang tính
OKR mang tính minh bạch. Vậy phân quyền có hợp lý không ? Thực tế, có những giai đoạn ban lãnh đạo chưa muốn công khai toàn công ty hoặc OKR của cá nhân không liên quan đến công việc, thì việc cài đặt OKR là riêng tư hoàn toàn hợp lý.
Điều này về cơ bản là không thể thực hiện trong bảng tính; ngoài việc tạo ra nhiều bản sao dẫn đến quản lý phức tạp.
Phần mềm OKR SlimCRM
Với tính năng OKR nói riêng, hệ thống có chức năng phân quyền linh hoạt. Thêm nữa, OKR là tính năng nằm trong giải pháp tổng thể SlimCRM, cho nên mỗi nhân sự được cấp quyền sử dụng phần mềm nói chung đều được phân quyền nhất định khi sử dụng.
Theo dõi tiến độ
Vấn đề của bảng tính: Khi bạn cập nhật kết quả then chốt trong bảng tính, tất cả những gì mọi người sẽ thấy chỉ là những con số mà không có hoàn cảnh, kế hoạch cụ thể nào đi kèm.
Phần mềm OKR SlimCRM: Hệ thống ghi lại mọi thay đổi đối với một kết quả then chốt, lịch check-in kèm theo nhận xét về những gì đã xảy ra. Điều này cung cấp cho mọi người cách giải quyết công việc khi đang gặp khó khăn.
Check-in
Vấn đề của bảng tính: Check in là thứ cốt lõi trong phương pháp quản trị OKR, ngược lại, với bảng tính sẽ thật khó để mọi người có thể thực hiện điều này. Bạn sẽ ghi lại lịch sử checkin ra một trang tính khác, và tất nhiên checkin không phải chỉ 1 - 2 lần.
Phần mềm OKR SlimCRM: Có một menu checkin riêng dành cho từng người, phòng ban trong doanh nghiệp. Đến lịch, mọi người có thể click chuột và thực hiện checkin bình thường, các kết quả được lưu lại trên phần mềm và bạn có thể lên lịch cho ngày checkin tiếp theo.
Bất kể thời gian nào, lúc nào, đội ngũ cũng có thể thực hiện thao tác này mà không mất thời gian, hay phải ghi chép lại điều gì.
Kết luận gì về phần mềm OKR?
Quản lý mục tiêu OKR bằng bảng tính chỉ là cách làm tạm thời trước mắt và điều đó cũng thể hiện rằng, tổ chức bạn chưa thực sự nghiêm túc trong việc triển khai OKR bài bản. Mọi người vẫn mạnh ai người đó làm và quản lý công việc của mình ở nhiều nền tảng khác nhau gây bất lợi cho việc quản lý.
Một nhược điểm của bảng tính phải kể đến đó là mọi người sẽ mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm và làm nhiệm vụ chung trong bảng tính đó, thay vì dành nhiều thời gian hơn để đạt được các mục tiêu. Và cuối cùng, sau một thời gian chạy OKR, bảng tính sẽ "lòi" ra nhiều bất cập khiến đội ngũ sử dụng cảm thấy nhàm chán và là nguyên nhân dẫn đến triển khai OKR thất bại.
Để trọn vẹn hơn cả, doanh nghiệp nên tính đến việc lựa chọn phần mềm OKR được thiết kế theo nguyên lý bài bản OKR để khắc phục tất cả những nhược điểm trên từ bảng tính excel, đồng thời mang lại hiệu quả ngay từ đầu.
SlimCRM là phần mềm OKR được phát triển bởi công ty VINNO Việt Nam, với hơn 13 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Công cụ được thiết kế theo nguyên tắc tinh gọn, lấy tiêu chí dễ sử dụng lên hàng đầu, vì thế người dùng sẽ sử dụng được ngay mà không thời gian đào tạo. Quý doanh nghiệp có thể đăng kí trải nghiệm phần mềm tại đây trước khi ra quyết định nhé.
