Nên tổ chức cuộc họp giữa Sale và Marketing sao cho hiệu quả.

Công ty nào cũng hình thành 02 bộ phận Sales và Marketing, nếu các nhà quản lý không hiểu rõ vai trò và điều phối hài hòa lượng công việc sẽ rất dễ dẫn đến tình trạng xung đột giữa hai bộ phận này. Chính vì thế các công ty luôn luôn tìm cách kết nối chặt chẽ nhất giữa Sale và Marketing. 

Hiện nay nhiều công ty đã thống nhất được cách làm việc giữa 02 bộ phận:

•  Chung mục tiêu của công ty: Business Goal

•  Xác định rõ được những Metric mà 02 bộ phận phải đạt được

• Qui định rõ SLA nội bộ giữa 02 bộ phận

•  Tương ứng tỉ lệ convert từ Visitor -> Marketing Qualify Lead 

• Tỉ lệ convert Sales Qualify Lead -> Close Deal: Win Rate

Tuy nhiên sau khi Marketing có budget và chạy các kênh để đem Lead về cho Sales (Lead Generation) thì thường tập trung công việc của mình mà ít có sự tương tác, trao đổi, nhận feedback chính thức từ team Sales dẫn đến chất lượng Lead càng ngày càng không hiệu quả và chi phí lại càng quá cao. Đội Sales càng ngày mất tin tưởng Marketing đem Lead về và 02 team không càng xa rời mục tiêu chung của công ty. Do đó các công ty bắt đầu quan tâm đến việc họp và thảo luận giữa 02 team Sales & Marketing gọi là SMarketing Meeting.

1. Tại sao phải họp giữa 02 bộ phận Sales và Marketing?

Bộ phận Sales là bộ phận thường xuyên tương tác, tư vấn và trao đổi trực tiếp với khách hàng mục tiêu, khách hàng tiềm năng của công ty. Bộ phận thường xuyên xác định:
- Thông tin nhận dạng khách hàng phù hợp ( Nhân khẩu học)
- Những nỗi đau, lo lắng của khách hàng gặp phải (Paint point & Worry = Challenge)
-  Những mong muốn của khách hàng (Buyer Persona)
- Những bước, kênh mà khách hàng sẽ tìm được công ty và tương tác với Sales (Buyer Journey)... 
Họp giữa 02 bộ phận sẽ là nơi mà Bộ phận Sales phản hồi nhanh chóng chất lượng của Lead, chất lượng của kênh đem Lead về để team marketing có thể điều chỉnh phù hợp và tăng hiệu quả cho Marketing và Sales.

2. Bộ phận nào là chủ động - Chair person trong buổi họp?

Những buổi họp SMarketing Meeting thường team marketing chủ động lên kế hoạch định kỳ or khi có nhu cầu để mời team Sales tham gia thảo luận. Team Marketing phải đưa ra được những nội dung, vấn đề cần thảo luận và dẫn dắt buổi họp đi theo hướng kết quả công việc, tránh đi qua sau vào trao đổi về con người nhiều (Chair person - in Meeting)

3. Những ai nên tham gia trong buổi họp SMarketing?

Để những buổi thảo luận hiệu quả và chất lượng team Sales phải chủ động mời các bạn Sales trao đổi, có thể mời nhóm nhưng không quá 4 Sales. Có thể mời xen kẽ các Sales thuộc khu vực, kênh (Online, offline) …
Lưu ý: Không nên mời các Manager, Leader thường xuyên mà tập trung vào nhân viên Sales vì các bạn là người thật sự có nhu cầu cần Lead cho công việc của mình.

4. Nội dung buổi họp gồm những gì?

5. Sales và Marketing có cùng chung Business Goal của công ty không?

Nhiều công ty không đưa ra rõ con đường đạt mục tiêu Business Goal của công ty cho 02 team Marketing & Sales nên mỗi team tự vận hành và chạy theo hướng riêng của mình dẫn đến 
- Tốn quá nhiều chi phi cho Marketing mà chưa hiệu quả?
- Tốn quá nhiều công sức đội Sales chăm sóc những khách hàng còn quá Cold, không có nhu cầu
- 02 team thường đỗ lỗi cho nhau nếu không đặt Business Goal của công ty?
Do đó việc thống nhất mục tiêu và cách làm để 02 team cùng hỗ trợ và kết hợp hiệu quả là điều gần như BẮT BUỘC của mỗi công ty.

6. Có cần SLA nội bộ 2 team Marketing & Sales?

SLA = Service Lever Agreement: bảng thoả thuận và cam kết về Metric, KPI giữa 02 team. Đây là một việc cần phải thực hiện sớm để 02 team tự vận hành và thúc đẫy lẫn nhau.

7. SLA giữa 2 team Marketing & Sales là gì?

SLA nội bộ giữa 02 team Marketing & Sales thường được phân tích:
- Tổng số Lead Marketing đem về theo tháng
- Qui định Phân bổ tự động cho đội Sales
- Qui định thời gian Sales phải tương tác với Lead khi nhận được từ Marketing 
- Qui định cập nhật hoạt động tương tác Lead: Hoạt động, kế hoạch, kết quả
- Qui định bao lâu Sales không tương tác với Lead sẽ thu hồi giao cho Sales khác

8. Cách thực hiện SLA như thế nào?

Để thực hiện SLA giữa Marketing và Sales hiệu quả phải thực hiện các việc chuẩn hoá và đo lường các Metric để đạt Business Goal:
-  Chuẩn hoá: Chân dung khách hàng (Idea Customer Profile, Buyer Persona)
- Chuẩn hoá: thông tin lưu trữ 01 Lead gồm những gì? (Organization Data)
- Hiểu rõ Business Goal -> Sales Target của team Sales cần doanh thu/ doanh số như thế nào?
- Chuẩn hoá qui trình từ Marketing -> Sales Process (Sales Funnel)
Xác định các Metric:
- Giá trị trung bình của 01 đơn hàng: Average deal size 
- Tỉ lệ Convert từ Marketing -> Sales (Qualify Lead/ Opportunity)
- Tỉ lệ Win rate: (Qualify Lead/ Opportunity)-> Close Deal ( Win)
- Từ đó xác định Sales Target thì cần total bao nhiêu Lead từ các kênh
Cần hệ thống để lưu trữ, đo lường, đánh gía các Metric hiệu quả (thông qua SMarketing)…

9. Báo cáo và phân tích data của Sales & Marketing như thế nào?

Việc tổng hợp, phân tích và đánh giá các dữ liệu từ Marketing và Sales rất quan trọng:
- Đánh giá hiệu quả của chiến lược: Compaign 
- Đánh giá các kênh tương tác làm việc với khách hàng
- Đánh giá về nội dung truyền tải, truyền thông từng giai đoạn với khách hàng
- Đánh giá, phân tích các tỉ lệ convert, tỉ lệ win rate
- Đánh giá về segmentation, Buyer Persona
- Đánh giá khả năng đạt Business Goal
- Đánh giá chi phí đầu tư và hiệu qua marketing & Sales: ROI
….Trên đây là vài gợi ý để bạn có thể tham khảo hỗ trợ 2 team Marketing và Sales hoạt động hiệu quả hơn.
 

Nguồn: Group Quản trị và khởi nghiệp