Excel là một công cụ tuyệt vời giúp chúng ta có thể quản lý mọi thứ trên một bảng tính thậm chí là điều hành cả một doanh nghiệp. Quản lý tài chính doanh nghiệp bằng excel vẫn là cách phổ biến của nhiều doanh nghiệp hiện nay, vì tính tiện lợi, free và khả năng đáp ứng yêu cầu của người dùng khá tốt.
Nội dung bài viết
Quản lý tài chính doanh nghiệp bằng excel bao gồm những gì ?
Excel là vũ khí lợi hại có thể giúp bạn quản lý tài chính trọn vẹn ở các góc độ:
- Lập bảng cân đối kế toán
- Kiểm soát dòng tiên
- Lập ngân sách và dự báo kinh doanh
- Báo cáo kết quả kinh doanh
- Quản lý kho, tài sản
- Quản lý thu nhập
- Quản lý dự báo bán hàng
Excel được sử dụng rộng rãi trong tài chính và kế toán vì tính dễ sử dụng, thông qua sử dụng các hàm số trong bảng tính tạo ra các kết quả tự động khi bạn nhập số liệu đầu vào. Tất nhiên bạn sẽ mất một khoảng thời gian ban đầu để thiết lập công thức cho các bảng tính đó.
Ở góc độ chủ doanh nghiệp, quản lý tài chính doanh nghiệp bằng excel thông qua các bảng tính này, người quản lý nắm được toàn bộ tình hình hoạt động kinh doanh nghiệp mình và đưa ra quyết định chính xác nhất.
Tuy nhiên, sẽ có những khó khăn riêng khi sử dụng công cụ excel như: độ trễ về thời gian, khó dùng (vì không phải kế toán), phụ thuộc vào kế toán cập nhật dữ liệu..
Đừng bỏ qua: Mẫu Excel Phân Tích Báo Cáo Tài Chính
5 mẫu quản lý tài chính doanh nghiệp bằng excel cho chủ doanh nghiệp
Mẫu dự báo tài chính
Dự báo tài chính sử dụng dữ liệu tài chính hiện có hoặc ước tính để dự báo thu nhập và chi phí trong tương lai của doanh nghiệp. Trong bản dự báo này, sẽ bao gồm nhiều sự thay đổi trong tài chính (ví dụ như doanh thu cao hơn hoặc chi phí hoạt động thấp hơn) có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận doanh nghiệp như thế nào.
Dự báo tài chính được sử dụng để làm gì?
Bản dự báo tài chính là một công cụ lập kế hoạch kinh doanh quan trọng vì một số lý do.
- Nếu bạn đang bắt đầu kinh doanh, dự báo tài chính giúp bạn hoạch định ngân sách khởi nghiệp, đánh giá thời điểm bạn có thể mong đợi việc kinh doanh bắt đầu có lãi và đặt ra các tiêu chuẩn để đạt được các mục tiêu tài chính.
- Nếu bạn đã kinh doanh, việc lập các dự báo tài chính mỗi năm có thể giúp bạn đặt mục tiêu và đi đúng hướng.
Khi tìm kiếm nguồn tài chính bên ngoài, các công ty khởi nghiệp và các doanh nghiệp hiện tại sẽ cần các dự báo tài chính để thuyết phục các nhà cho vay và các nhà đầu tư về tiềm năng tăng trưởng của doanh nghiệp.
Dự báo tài chính bao gồm những gì ?
- Chi phí khởi nghiệp
- Chi phí trả lương
- Dự báo doanh số bán hàng
- Chi phí hoạt động trong 3 năm đầu kinh doanh
- Báo cáo lưu chuyển dòng tiên 3 năm đầu kinh doanh
- Báo cáo thu nhập trong 3 năm đầu kinh doanh
- Bảng cân đối kế toán
- Phân tích hòa vốn
- Chỉ số tài chính
- Giá vốn hàng bán (COGS) khấu hao trong doanh nghiệp
Các chủ doanh nghiệp mới thành lập thường tự hỏi làm thế nào để tạo ra các dự báo tài chính cho một doanh nghiệp chưa có gì. Tuy nhiên, những dự đoán này hoàn toàn có cơ sở, bạn có thể tham khảo từ các nguồn thông tin, số liệu thống kê từ các hiệp hội ngành, nguồn chính phủ...
Sau khi đã lập được bảng dự báo tài chính, đừng bỏ quên chúng. Hãy thường xuyên so sánh các dự báo với báo cáo tài chính thực tế để xem doanh nghiệp đang đáp ứng kỳ vọng của bạn tốt như thế nào. Nếu những dự báo này là tín hiệu tốt hoặc quá tệ, hãy thực hiện điều chỉnh những cần thiết để làm cho chúng chính xác hơn.
Mẫu bảng cân đối kế toán
Một trong những báo cáo quan trọng khi quản lý tài chính với chủ doanh nghiệp là cần phải nắm bắt rõ về bảng cân đối kế toán. Bảng cân đối kế toán giúp CEO hiểu mối quan hệ giữa thu nhập và chi phí trong doanh nghiệp để có thể duy trì khả năng sinh lời.
Mẫu phân tích điểm hòa vốn
Mẫu quản lý tài chính doanh nghiệp bằng excel tiếp theo cần quan tâm đó là phân tích diểm hòa vốn. Điểm hòa vốn là khi tổng doanh thu bằng tổng chi phí, doanh nghiệp không tạo ra lợi nhuận nhưng cũng không thua lỗ. Và sau điểm hòa vốn, bất kỳ doanh số bán hàng nào có được sẽ được coi là lợi nhuận.
Để có thể phân tích được điểm hòa vốn, hãy thu thập thông tin về chi phí cố định và biến đổi trong doanh nghiệp, cũng như dự báo doanh số trong 12 tháng.
Khi nào cần phân tích hòa vốn ?
Phân tích hòa vốn là một phần quan trọng của dự báo tài chính. CEO luôn muốn biết doanh nghiệp mình đạt điểm hòa vốn khi nào và khi nào sẽ có lãi. Điều này sẽ giúp chủ doanh nghiệp lập kế hoạch số vốn kinh doanh cần và xác định số vốn đó sẽ tồn tại trong bao lâu.
Về cơ bản, chủ doanh nghiệp nên đặt mục tiêu hòa vốn trong vòng sáu đến 18 tháng sau khi thành lập doanh nghiệp. Nếu phân tích hòa vốn cho thấy sẽ mất nhiều thời gian hơn, cần xem xét lại chi phí và chiến lược định giá để có thể tăng lợi nhuận và hòa vốn trong một khoảng thời gian hợp lý.
Mẫu báo cáo lưu chuyển tiền tệ 12 tháng
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ 12 tháng là một trong các báo cáo tài chính quan trọng của doanh nghiệp.
Báo cáo này cho biết tiền vào, ra khỏi doanh nghiệp. Là một công ty khởi nghiệp, CEO cần phải có báo cáo lưu chuyển tiền tệ trong kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp. Trong Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ bao gồm những gì ?
- Nhận tiền mặt . Bao gồm thu nhập từ bán hàng, tiền cho vay hoặc lãi cho vay. Nếu đã kí một số hợp đồng bán hàng hoặc nhận được đơn đặt hàng, cũng sẽ đưa những số liệu này vào báo cáo.
- Đã thanh toán tiền mặt . Bao gồm hàng tồn kho và các giao dịch mua khác, bảng lương, tiền thuê nhà, tiện ích, thuế, thanh toán khoản vay...
- Số dư cuối kỳ: Sau khi đã trừ đi các khoản chi phí, đây là số tiền cuối cùng bạn có lúc cuối tháng.
Một vài lưu ý khi lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Đối với chủ doanh nghiệp khởi nghiệp, mỗi nghìn đồng vốn đều quý giá. Các vấn đề về dòng tiền là nguyên nhân phổ biến dẫn đến thất bại của doanh nghiệp nhỏ. Vì thế, nên thường xuyên xem báo cáo lưu chuyển tiền tệ để tránh được những lỗi này. Trên thực tế, là một công ty khởi nghiệp, Founder nên biết có bao nhiêu tiền mặt trong tài khoản ngân hàng vào cuối mỗi ngày.
Có thể, có nhiều doanh thu từ hoạt động kinh doanh nhưng không thể thanh toán các hóa đơn. Điều này xảy ra khi tiền ra nhiều hơn tiền vào, hoặc khách hàng không trả tiền trong 30, 60 hoặc 90 ngày. Sử dụng dự báo dòng tiền để dự đoán nhu cầu vốn lưu động và lập kế hoạch trước cho các chi phí sắp tới để không bị cạn tiền.
Luôn duy trì dự báo dòng tiền kéo dài trong 12 tháng. Cập nhật dự báo dòng tiền hàng tuần với số liệu thực tế. Khi công việc kinh doanh hoạt động ổn định, việc dự báo dòng tiền sẽ cho độ chính xác cao hơn.
Mẫu dự báo lãi lỗ trong 12 tháng
Quản lý tài chính doanh nghiệp bằng excel nhất thiết phải có dự báo lãi lỗ. Bảng này cho chủ doanh nghiệp biết tình hình kinh doanh có lãi hay lỗ trong một năm để đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác nhất.
Một vài lưu ý khi làm báo cáo:
Chi phí bán hàng (Giá vốn hàng bán): Là những chi phí liên quan trực tiếp đến việc sản xuất hoặc mua sản phẩm, dịch vụ. Ví dụ mua hàng tồn kho, mua nguyên liệu thô... Các chi phí này thường lên xuống với khối lượng sản xuất hoặc bán hàng.
Vì thế, cần xác định giá hàng bán cho từng loại bán hàng và kiểm soát giá vốn này, đây là chìa khóa dẫn đến lợi nhuận cho các doanh nghiệp. Với mỗi loại sản phẩm, cần phân tích chi tiết các yếu tố của giá vốn: nhân công, nguyên liệu, đóng gói, vận chuyển, hoa hồng....là bao nhiêu.
So sánh giá vốn hàng bán và Lợi nhuận gộp để biết cái nào sinh lời nhiều nhất và cái nào ít nhất, tại sao ? Đánh giá thấp giá vốn hàng bán có thể dẫn tới việc định giá thấp hơn, làm giảm tỷ lệ lợi nhuận. Vì thế cần nghiên cứu cẩn thận và chi tiết.
Lợi nhuận gộp: Là tổng doanh thu trừ đi giá vốn hàng bán
Chi phí vận hành: Đây là chi phí cần thiết bao gồm: tiền nhà, điện nước, điện thoại, tiền lãi , tiền lương....Hầu hết các khoản chi phí này cso tính cố định và ít thay đổi, trừ khi doanh số bán hàng thay đổi hoặc các chi phí tiện ích thay đổi theo năm.
Các dự báo của bạn phải phán ánh được biến động này, mô tả lại chính xác nhất thực tế tài chính.
Trên thực tế, mặc dù quản lý tài chính doanh nghiệp bằng excel đem lại nhiều lợi ích cho CEO, kế toán và các bộ phận liên quan. Nhưng cũng không thể phủ nhận rằng có nhiều bất cập. Việc cập nhật thông tin tài chính bằng tay, không liên tục, rất dễ tạo ra các sai sót và CEO là người luôn bị phụ thuộc.
Vì thế, chủ doanh nghiệp nên cân nhắc đến việc sử dụng các phần mềm CRM hiện đại như SlimCRM vừa giúp kiểm soát tài chính trọn vẹn lại giải phóng lao động cho các bộ phận làm việc. Tất cả chỉ số tài chính hiện thị nhanh chóng ở màn hình dashboard và cập nhật realtime mà không cần kế toán báo cáo. Bằng cách quản lý này, CEO sẽ đưa ra quyết định chính xác và nhanh hơn.
Để nhận tài khoản dùng thử MIỄN PHÍ, vui lòng ĐĂNG KÍ tại đây.
