TẢI TRỌN BỘ FILE EXCEL QUẢN LÝ NHÂN SỰ 2024 TẠI ĐÂY!
Quản lý nhân sự là hoạt động đóng vai trò thiết yếu trong doanh nghiệp. Dưới đây là những mẫu file quản lý nhân sự bằng excel đơn giản, chuyên nghiệp mà các doanh nghiệp có thể áp dụng ngay. Nếu ai đã quen dùng Excel rồi sẽ thấy rất tiện lợi, tuy nhiên, cân nhắc sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự chắc chắn sẽ khiến các thao tác trên chính xác và tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều. Cùng khám phá qua bài viết dưới đây.
Nội dung bài viết
File quản lý nhân sự bằng Excel là gì?
File quản lý nhân sự bằng Excel là một tập tin Excel được thiết kế để lưu trữ và quản lý thông tin về nhân viên của một tổ chức. File này có thể bao gồm các thông tin như:
- Thông tin cá nhân: Tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, số điện thoại, email, v.v.
- Thông tin công việc: Chức vụ, phòng ban, ngày bắt đầu làm việc, mức lương, v.v.
- Lịch sử làm việc: Các vị trí đã đảm nhiệm, các dự án đã tham gia, v.v.
- Kỹ năng và trình độ: Trình độ học vấn, các chứng chỉ chuyên môn, v.v.
- Kết quả công việc: Đánh giá hiệu quả công việc, khen thưởng, kỷ luật, v.v.
- Lợi ích: Bảo hiểm, chế độ nghỉ phép, v.v.
Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí bằng excel có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, bao gồm:
- Theo dõi thông tin nhân viên: File này giúp bạn dễ dàng theo dõi thông tin về nhân viên, như ngày sinh, ngày nghỉ phép, v.v.
- Quản lý lương bổng: File này có thể được sử dụng để tính toán lương bổng cho nhân viên.
- Đánh giá hiệu quả công việc: File này có thể được sử dụng để theo dõi hiệu quả công việc của nhân viên và đưa ra đánh giá.
- Lập kế hoạch nhân sự: File này có thể được sử dụng để lập kế hoạch cho các nhu cầu nhân sự trong tương lai.
Cách tạo bảng quản lý nhân sự file excel
1. Xác định thông tin cần quản lý
Bước đầu tiên là xác định những thông tin nhân sự mà bạn cần quản lý. Một số thông tin cơ bản bao gồm:
- Thông tin cá nhân: Họ tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, số điện thoại, email, v.v.
- Thông tin công việc: Chức vụ, phòng ban, ngày bắt đầu làm việc, mức lương, v.v.
- Thông tin đào tạo: Trình độ học vấn, các khóa đào tạo đã tham gia, v.v.
- Lịch sử công tác: Các vị trí đã từng đảm nhiệm, v.v.
- Khen thưởng và kỷ luật: Các khen thưởng, kỷ luật đã nhận được, v.v.
- Thông tin bảo hiểm: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, v.v.
- Nghỉ phép: Lịch sử nghỉ phép, số ngày nghỉ phép còn lại, v.v.
2. Tạo bảng Excel
Sau khi xác định thông tin cần quản lý, bạn tiến hành tạo bảng quản lý nhân sự với các cột tương ứng với các thông tin đã xác định.
3. Nhập dữ liệu vào file quản lý nhân sự
Nhập dữ liệu nhân viên vào các cột tương ứng. Bạn có thể nhập dữ liệu thủ công hoặc nhập từ các nguồn khác như file CSV, database, v.v.
4. Định dạng bảng
Định dạng bảng để dễ dàng xem và quản lý dữ liệu. Ví dụ:
- Đặt tên cho các cột: Sử dụng tên rõ ràng và dễ hiểu cho các cột.
- Định dạng dữ liệu: Định dạng dữ liệu cho từng cột như ngày tháng, số lượng, v.v.
- Sử dụng màu sắc: Sử dụng màu sắc để tô sáng các thông tin quan trọng.
- Thêm bộ lọc và tìm kiếm: Thêm bộ lọc và tìm kiếm để giúp bạn dễ dàng tìm kiếm thông tin cần thiết.
5. Tạo các bảng phụ
Ngoài bảng quản lý nhân sự chính, bạn có thể tạo các bảng phụ để quản lý các thông tin chi tiết như:
- Bảng lương: Quản lý lương, thưởng, phụ cấp của nhân viên.
- Bảng nghỉ phép: Quản lý lịch sử nghỉ phép của nhân viên.
- Bảng đánh giá năng lực: Quản lý kết quả đánh giá năng lực của nhân viên.
6. Sử dụng công thức và hàm Excel
Sử dụng công thức và hàm Excel để tự động tính toán các thông tin như lương, thưởng, số ngày nghỉ phép còn lại, v.v.
7. Lưu trữ và bảo mật file quản lý nhân sự
Lưu trữ file Excel ở nơi an toàn và bảo mật. Bạn có thể sử dụng mật khẩu để bảo vệ file khỏi truy cập trái phép.
8. Sao lưu dữ liệu trên file
Sao lưu dữ liệu thường xuyên để tránh mất mát dữ liệu do sự cố máy tính hoặc lỗi phần mềm.
Tổng hợp mẫu file quản lý nhân sự bằng excel chuẩn nhất
Bảng theo dõi nghỉ phép nhân sự
Việc theo dõi số ngày nghỉ phép của nhân viên là một đầu việc bắt buộc của nhân viên hành chính nhân sự. Quy định về nghỉ phép cũng đã có cụ thể trong luật lao động. Đây cũng là yếu tố ảnh hưởng đến tâm lý làm việc, tiền lương và kỷ luật của nhân viên.
TẢI BẢNG THEO DÕI NGHỈ PHÉP NHÂN SỰ TẠI ĐÂY
Mẫu theo dõi thời gian làm việc nhân viên
Tạo file quản lý nhân sự theo dõi ca làm việc bằng excel là một cách đơn giản và miễn phí bất kể áp dụng với mô hình kinh doanh nào. Tùy thuộc vào tình hình thực tế, thời gian làm việc của công nhân viên nên có sự tính toán, cân đối sao cho thích hợp nhất để đạt được kết quả lý tưởng như mong muốn.
Bảng tính này giúp người quản lý giám sát tốt công việc của đội ngũ, đảm bảo hoạt động diễn ra theo kế hoạch và có thể can thiệp điều chỉnh hợp lý.
TẢI LỊCH THEO DÕI CA LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN BẰNG EXCEL TẠI ĐÂY
Mẫu file quản lý nhân sự bằng excel đầy đủ
Mẫu file quản lý nhân sự bằng excel full bao gồm:
1) Dữ liệu cán bộ, công nhân viên toàn công ty
2) Dữ liệu tổng hợp nguồn nhân lực
3) Dữ liệu khen thưởng, kỷ luật
4) Dữ liệu điều chỉnh lương
5) Hợp đồng mùa vụ, hợp đồng 1 năm, hợp đồng vô thời hạn...
6) Bản cam kết hợp đồng
7) Quyết định tăng lương
TẢI TRỌN BỘ MẪU QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI ĐÂY
Xem thêm: Mẫu kế hoạch tài chính doanh nghiệp từ tổng thể đến chi tiết
Điểm hạn chế khi dùng file excel quản lý nhân sự
Mặc dù là công cụ miễn phí và khá phổ biến trong quản lý nhân sự, tuy nhiên phần mềm quản lý nhân sự miễn phí bằng excel vẫn bộc lộ những khuyết điểm nhất định.
Dữ liệu lưu trữ phân tán rời rạc, khó kiểm soát
Sử dụng mẫu excel quản lý nhân sự nghĩa là bạn cần dùng rất nhiều sheet khác nhau để quản lý từng vấn đề. Khi đó, người thực hiện nó sẽ mất nhiều thời gian để tạo, chỉnh sửa, thậm chí là báo cáo.
Không chỉ lãng phí thời gian và công sức cho nhân sự phụ trách mà còn gây cản trở với người ra quyết định khi không có được cái nhìn tổng quan và rõ ràng nhất.
Tính bảo mật không cao
File quản lý nhân sự bằng excel không có khả năng bảo mật như các phần mềm khác, vì thế rất dễ bị mất dữ liệu. Chẳng hạn như nếu người lập bị mất tài khoản drive, sẽ có các rủi ro về việc thông tin bị rò rỉ ra ngoài.
Trong trường hợp nhiều người sử dụng chung biểu mẫu, thì chỉ một thao tác nhầm của ai đó cũng có thể làm hỏng hoặc mất toàn bộ dữ liệu. Vì vậy, việc kiểm soát dữ liệu trên file excel rất khó khăn.
Không có khả năng tích hợp
Các mẫu quản lý nhân sự bằng excel offline gần như không thể tích hợp với các phần mềm khác như phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng. Điều này chỉ làm lãng phí thêm thời gian của người phụ trách mà hiệu suất làm việc lại giảm đi.
Khó khăn khi lượng dữ liệu vượt quá khả năng quản lý thủ công
Tuy sức chứa của file quản lý nhân sự bằng excel cũng không phải là nhỏ với hàng nghìn dòng, hàng trăm sheet. Nhưng quản lý dữ liệu khách hàng bằng excel sẽ không đáp ứng đủ nhu cầu khi doanh nghiệp ngày càng phát triển. Điều này sẽ trở thành một khó khăn với người quản lý chúng.
Quản lý nhân sự dễ dàng với SlimCRM
Thấu hiểu những thách thức trong bài toán quản lý nhân sự ở các doanh nghiệp thường xuyên phải sử dụng excel, SlimCRM phát triển tính năng Nhân sự nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý tinh gọn tại các doanh nghiệp hiện nay.
Quản lý danh sách hồ sơ nhân viên
Người quản lý nhân sự có thể thiết lập phân quyền và ghi lại những thông tin quan trọng về nhân viên.
Quản lý đơn xin nghỉ phép
Toàn bộ đơn xin nghỉ phép được lưu trữ trên phần mềm, thuận tiện cho việc quản lý và tra cứu khi cần thiết. Phần mềm cũng cung cấp mẫu quản lý nhân sự đơn xin nghỉ phép cho nhân viên.
Tính năng OKR
Doanh nghiệp có thể dễ dàng thiết lập mục tiêu OKR với hướng dẫn các bước cực kỳ dễ hiểu trên phần mềm. Đồng thời, tính năng check-in cũng được đưa vào.
Quản lý tri thức với wiki nội bộ
Công cụ này giúp chia sẻ, thu nhận, lưu trữ tri thức hiệu quả đến đúng người, đúng nơi, đúng lúc nhằm nâng cao chất lượng nhân sự và hiệu quả hoạt động cho toàn doanh nghiệp. Đồng thời, SlimCRM wiki giúp tạo ra môi trường văn hóa doanh nghiệp giao lưu thường xuyên.
Quản lý hoạt động tuyển dụng nhân sự
- Tính năng E-recruitment trên SlimCRM được thiết kế bám sát quy trình tuyển dụng chuẩn mực với rất nhiều lợi ích:
- Màn hình dashboard tổng quan nắm bắt tình hình các chiến dịch tuyển dụng
- Dễ dàng ghi chú lại thông tin và tình trạng tuyển dụng ứng viên, các cuộc gọi, kết quả bài test, buổi phỏng vấn
- Tích hợp sẵn mẫu email, form ứng tuyển ngay trên phần mềm
- Đánh giá chi tiết ứng viên qua các bộ tiêu chí, biểu mẫu đánh giá tùy chỉnh
- Tính năng Onboarding giúp quản lý hồ sơ ứng viên và đào tạo dễ dàng sau tuyển dụng
Lời kết
Các mẫu file quản lý nhân sự bằng excel có thể hỗ trợ rất nhiều trong các doanh nghiệp. Tuy nhiên, các nhà quản lý nhân sự có thể cân nhắc sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp. SlimCRM là phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể bao gồm khía cạnh nhân sự, sẽ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý của doanh nghiệp bạn.
Dùng thử phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả và dễ dùng nhất 2024 SlimCRM tại đây.
