Lĩnh vực kế toán đang thay đổi nhanh chóng và phức tạp hơn cùng với sự phát triển của công nghệ. Điều này có nghĩa là sử dụng mẫu KPI cho nhân viên kế toán để theo dõi hiệu suất trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Vậy mẫu KPI cho nhân viên kế toán bao gồm những yếu tố nào và làm sao để xây dựng mẫu đánh giá KPI hiệu quả cho nhân viên kế toán? Hãy cùng SlimCRM tìm hiểu qua bài viết sau nhé!
Tải file excel kpi đánh giá phòng kế toán tại đây!
KPI kế toán là gì?
KPI kế toán là thước đo được xác định rõ ràng hỗ trợ nhân viên kế toán đánh giá hiệu suất dài hạn, tổng thể. Với mỗi bộ phận kế toán sẽ có mẫu KPI khác nhau dựa trên. Không có mẫu kpi cho nhân viên kế toán cố định, phải dựa vào từng đặc điểm công việc của bộ phận kế toán để thiết lập một mẫu đánh giá KPI phù hợp.
Kế toán là quá trình ghi chép, phân tích và báo cáo thông tin tài chính của doanh nghiệp. Do đó nó đóng vai quan trọng giúp các nhà lãnh đạo đánh giá hiệu suất doanh nghiệp.
Trong bài đăng này, SlimCRM sẽ giới thiệu các chỉ số thường được áp dụng trong các mẫu đánh giá kpi của bộ phận kế. Bằng cách sử dụng các chỉ số này với các tính năng của phần mềm quản trị SlimCRM, bạn sẽ dễ dàng xác định được các lĩnh vực cần cải thiện và tối ưu hóa bản báo cáo năm 2023.
Mẫu KPI cho nhân viên kế toán thanh toán
Bộ phận kế toán thanh toán đảm nhận các khoản nợ ngắn hạn của công ty. Họ chịu trách nhiệm theo dõi thời gian, nội dung nợ. Dữ liệu tài khoản thanh toán phải chính chính xác, để đảm bảo trưởng phòng kế toán có dữ liệu trước khi đưa ra các quyết định quan trọng. Khi bộ phận kế toán thanh toán trả hóa đơn chính xác và đúng hạn, sẽ giúp duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp bên ngoài. Điều này có thể dẫn đến các điều khoản thanh toán và chiết khấu có lợi cho doanh nghiệp. Dưới đây là các chỉ số đánh giá KPI cho nhân viên kế toán thanh toán có thể sử dụng để theo dõi hiệu suất:
Số ngày phải trả nhà cung cấp (Days Payable Outstanding, DPO) – Tỷ lệ DPO chỉ ra số ngày mà doanh nghiệp phải hoàn trả (tiền mặt) cho các khoản nợ với nhà cung cấp của mình. Nghe có vẻ ngược đời, nhưng giá trị DPO cao là điều đáng mong đợi vì nó cho phép một công ty giữ tiền mặt lâu hơn và có thể được sử dụng cho các khoản đầu tư ngắn hạn và tăng dòng tiền tự do. Tuy nhiên, nếu DPO quá cao, điều đó có thể cho thấy công ty có thể gặp vấn đề trong việc thanh toán hóa đơn. DPO = (Khoản phải trả / Giá vốn hàng bán) x Số ngày
Chi phí cho mỗi hóa đơn (Cost per Invoice,CPI) - là một thuật ngữ chỉ chi phí trung bình cho việc xử lý một hóa đơn. Chi phí trên mỗi hóa đơn cao cho thấy sự thiếu hiệu quả trong bộ phận kế toán thanh toán. CPI được tính = Tổng chi phí xử lý hóa đơn / Số lượng hóa đơn được xử lý
Chu kỳ hóa đơn (Invoice Cycle Time) – Chỉ số giúp theo dõi lượng thời gian trung bình để thanh toán hóa đơn từ khi nhận cho đến khi thanh toán. Chu kỳ hóa đơn cao cho thấy việc không thanh toán kịp thời, điều này sẽ dẫn đến các khoản phạt thanh toán trễ và căng thẳng trong mối quan hệ với đối tác.
Tỷ lệ hóa đơn gặp vấn đề – KPI kế toán này cho biết tỷ lệ phần trăm hóa đơn có vấn đề. Tỷ lệ hóa đơn gặp vấn đề ảnh hưởng quy trình thanh toán và có khả năng dẫn đến các khoản thanh toán trùng lặp hoặc các lỗi khác. Tỷ lệ hóa đơn gặp vấn đề = Tổng hóa đơn gặp vấn đề / Tổng số hóa đơn
Tỷ lệ lỗi thanh toán – Chỉ số hiệu suất chính này đo lường độ chính xác của bộ phận kế toán thanh toán. Các lỗi thanh toán phổ biến bao gồm số tài khoản không chính xác, số tiền thanh toán không chính xác và thanh toán trùng lặp. Tỷ lệ lỗi thanh toán = Tổng số khoản thanh toán được thực hiện có lỗi / Tổng số khoản thanh toán được thực hiện
Thời gian giải quyết lỗi – Số liệu kế toán này theo dõi thời gian cần thiết để sửa lỗi khi nó được xác định. Nếu giá trị này cao, điều đó có nghĩa là quy trình giải quyết lỗi cần được cải thiện. Thời gian giải quyết lỗi = Tổng thời gian dành cho việc giải quyết lỗi / Tổng số lỗi
Hóa đơn được xử lý mỗi năm cho từng nhân viên chính thức (Invoices Processed per Year per Full Time Employee, FTE) – Chỉ này cho thấy hiệu quả của nhân viên bộ phận kế toán thanh toán. Giá trị này thấp thì doanh nghiệp cần có biện pháp để cải thiện hiệu suất của nhân viên. Xử lý hóa đơn mỗi năm trên từng FTE = Tổng số hóa đơn được xử lý trong một năm / Số lượng nhân viên
Chi phí các khoản phải trả theo tỷ lệ phần trăm của doanh thu – Tỷ lệ này so sánh chi phí của các khoản phải trả với tổng doanh thu. Khi công ty phát triển, họ thường chi nhiều cho các khoản phải trả. KPI này cho phép các nhà quản lý theo dõi xem các khoản chi phí phải trả có tăng cùng tốc độ với doanh thu hay không. Nếu giá trị này đang tăng lên thì cho thấy doanh nghiệp đang dùng nợ để duy trì hoạt động kinh doanh hoặc có thể đang gặp khó khăn trong việc quản lý tài chính. Mức nợ cao có thể đặt áp lực lên khả năng thanh toán và ảnh hưởng đến sự ổn định tài chính của doanh nghiệp.
Chiết khấu nhận được khi thanh toán trong thời gian chiết khấu – Thanh toán trong thời gian chiết khấu theo các điều khoản tín dụng đã thỏa thuận có thể cho phép công ty nhận được chiết khấu đáng kể và tăng khả năng sinh lời.
Tỷ lệ hóa đơn điện tử – Hóa đơn điện tử được xử lý nhanh hơn nhiều so với hóa đơn giấy. Khuyến khích đối tác sử dụng hóa đơn điện tử có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho bộ phận thanh toán của doanh nghiệp. Tỷ lệ hóa đơn điện tử = Tổng số hóa đơn điện tử / Tổng số hóa đơn
Bây giờ bạn đã nắm được KPI cho nhân viên kế toán thanh toán trông như thế nào. Tuy nhiên, điều quan trọng cần lưu ý là không phải tất cả các KPI đều được tạo như nhau. Phần tiếp theo này sẽ giúp bạn xác định nên triển khai mẫu KPI cho nhân viên kế toán nào tại doanh nghiệp của mình.
Đọc thêm: Mẫu KPI cho nhân viên Marketing: bí mật tăng 300% năng suất nhân viên
Điều gì tạo nên các chỉ số KPI kế toán tốt nhất?
Các nhà quản lý sử dụng các số liệu mới để theo dõi mức độ thích ứng của bộ phận và kịp thời đưa ra giải pháp. Mặc dù bài viết này giải thích các chỉ số phổ biến nhất trong mẫu KPI cho nhân viên kế toán, nhưng doanh nhiệp có thể tùy chỉnh sao cho phù hợp với thực trạng doanh nghiệp. Hãy xem xét các yếu tố quan trọng sau:
Xác định các mục tiêu có liên quan theo mô hình SMART – Mỗi mẫu KPI cho nhân viên kế toán nên có một mục tiêu SMART: (Specific - Cụ thể, Measurable - Đo lường được, Achievable - Khả thi, Relevant - Thích hợp, Time-bound - Có thời hạ). Điều này sẽ cho phép chủ doanh nghiệp theo dõi tiến trình trong quá trình thực hiện mục tiêu
Theo dõi tiến trình – KPI tiến gần hơn đến mục tiêu cho thấy rằng những thay đổi đang thực hiện đang cải thiện hiệu suất nhân viên. Nếu chúng đang di chuyển theo hướng ngược lại, điều đó có thể có nghĩa là những thay đổi trong quy trình đang có tác động không tốt và cần được xem xét lại.
Phù hợp với quy trình – KPI kế toán cần phải phù hợp với quy trình của bộ phận kế toán. Đừng tạo thêm công việc vì mục tiêu KPI mới, điều này sẽ phản tác dụng.
Bối cảnh – KPI cần được đánh giá trong bối cảnh của doanh nghiệp. Dĩ nhiên sẽ có một vài KPI dễ bị ảnh hưởng bởi các tác động bên ngoài.
Dữ liệu đáng tin cậy – KPI chỉ tốt khi dữ liệu được sử dụng làm đầu vào. Phần mềm quản trị SlimCRM có thể giúp bạn truy xuất, phân tích và báo cáo dữ liệu được sử dụng làm đầu vào của mẫu KPI cho nhân viên kế toán.
Đọc thêm: Mẫu đánh giá KPI cho nhân viên hành chính miễn phí chuẩn quốc tế 2023
Mẫu KPI cho nhân viên kế toán nội bộ
Bộ phận kế toán nội bộ chịu trách nhiệm lập ngân sách và báo cáo thông tin tài chính cho các bên liên quan khác nhau trong một tổ chức. Ngân sách chính xác sẽ giảm thiểu các khoản chi lãng phí và cho phép các nhà quản lý đưa ra quyết định nhanh chóng hơn.. Dưới đây là các số liệu tốt nhất để sử dụng:
Ngân sách so với chênh lệch thực tế – chỉ số này đo lường độ lệch giữa chi phí thực tế và chi phí ngân sách. Chỉ số cao cho thấy ngân sách không đồng bộ với chi tiêu thực tế của các bộ phận khác. Điều này có nghĩa là ngân sách đã không xem xét đầy đủ tất cả các khoản chi tiêu cần thiết hoặc các bộ phận khác không kiểm soát tốt các khoản chi tiêu của mình.
Số ngày hoàn thành sổ sách hàng tháng – chỉ số này cho thấy hiệu quả của bộ phận kế toán nội bộ trong việc khóa sổ vào cuối mỗi tháng. Nếu khoảng thời gian này quá dài có thể dẫn đến việc báo cáo thông tin tài chính bị chậm trễ.
Số ngày hoàn thành khóa sổ hàng năm – Tương tự như thước đo trước, điều này cho thấy bộ phận kế toán nội bộ đóng sổ sách cuối năm nhanh như thế nào. Sự chậm trễ trong thời gian kết thúc hàng năm có thể dẫn đến chất lượng báo cáo hàng năm kém do bị vội vàng.
Tỷ lệ giải quyết trong lần liên hệ đầu tiên (FCRR) – chỉ số này đo lường tỷ lệ các yêu cầu bộ phận kế toán nội bộ được giải quyết trong lần liên hệ đầu tiên, và không cần phải liên lạc thêm. FCRR cao cho thấy hiệu suất của bộ phận kế toán nội bộ đang đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. FCRR = Số yêu cầu được giải quyết khi liên hệ lần đầu / Tổng số yêu cầu
Số lỗi tự xác định – Mọi bộ phận kế toán nội bộ nên chạy các báo cáo kiểm toán với mục đích phát hiện lỗi. Đối với KPI này, giá trị phải được giải thích cẩn thận. Nếu con số này tăng lên theo thời gian, điều đó có thể cho thấy có nhiều lỗi hơn đang xảy ra hoặc điều đó có thể có nghĩa là quy trình kiểm toán nội bộ hiệu quả hơn.
Tỷ lệ nhân viên kế toán trên nhân viên toàn thời gian (FTE) – Chỉ số này cho thấy hiệu suất của bộ phận kế toán nội bộ. Chỉ số có giá trị thấp nghĩa là bộ phận kế toán nội bộ đang tiết kiệm chi phí hiệu quả bằng cách giảm số lượng nhân viên cần thiết để hoàn thành công việc. Tuy nhiên, điều quan trọng là đảm bảo rằng các KPI khác không bị bỏ qua để giữ tỷ lệ này ở mức thấp. Tỷ lệ nhân viên kế toán trên FTE = Tổng số nhân viên kế toán / Tổng số FTE
Khiếu nại nội bộ đã nhận – Đối với bộ phận kế toán nội bộ hay các lĩnh vực kinh doanh khác là khách hàng. Nếu các khiếu nại giảm dần khi diễn ra chính sách mới, thì đó là một dấu hiệu tốt cho thấy những thay đổi này đang có tác dụng. Điều này không chỉ làm tăng sự hài lòng của khách hàng mà còn tiết kiệm thời gian và chi phí cho nhân viên kế toán để giải quyết những vấn đề này.
Số lần lặp lại ngân sách – chỉ số này xác định hiệu suất của quy trình lập ngân sách của công ty bằng cách ghi lại số lần ngân sách cần được lập lại trong một năm.
Đọc thêm: 10+ mẫu Excel cho Marketing chuẩn quốc tế mọi Marketer đều cần!
SlimCRM - Phần mềm tích hợp tính năng quản lý KPI hiện đại
Xây dựng KPI là việc cần thiết giúp doanh nghiệp đo lường được mọi thứ bằng dữ liệu chứ không phải phán đoán. Nhưng làm thế nào để các phòng ban hiểu được người quản lý của mình muốn gì? Làm thế nào để có thể đưa doanh nghiệp của mình đến vị trí mà bạn mong muốn? Bằng cách kết hợp OKR vs KPI, chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng giải quyết vấn đề này
Đặc biệt, OKRs hay KPI đều là những tính năng mở rộng nằm trong nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể SlimCRM. Tính năng được thiết kế theo quy trình bài bản chuẩn mực nhất từ Google giúp doanh nghiệp quản trị mục tiêu dễ dàng mà không đòi hỏi người sủ dụng phải hiểu biết trọn vẹn về OKR hay KPI. Cả hai tính năng này trong SlimCRM nổi bật với đặc điểm cho phép thiết lập và tạo chu kỳ mục tiêu chiến lược phù hợp, quản lý mục tiêu cá nhân, doanh nghiệp và liên kết chặt chẽ đồng thời đánh giá & thúc đẩy hiệu suất từng cá nhân, phòng ban, công ty.
Trên đây là mẫu KPI cho nhân viên kế toán được SlimCRM tổng hợp từ các nguồn uy tín, giúp đo lường hiệu suất và đạt được mục tiêu trong công việc. Hy vọng mẫu KPI này sẽ giúp đội ngũ kế toán của bạn có những chỉ số hiệu quả và tăng hiệu suất công việc.
Tìm hiểu và bắt đầu sử dụng miễn phí cho doanh nghiệp tại đây.
