Giải pháp Quản lý Dự án Xây dựng giúp tiết kiệm thời gian và loại bỏ các chi phí không cần thiết. Hãy khám phá hướng dẫn thực tế này để hiểu rõ hơn về phần mềm CPM.

Phần mềm quản lý dự án xây dựng là gì?

Phần mềm quản lý dự án xây dựng là một công cụ kỹ thuật số chuyên biệt được thiết kế để sắp xếp hợp lý và tối ưu hóa việc lập kế hoạch, thực hiện và giám sát các dự án xây dựng. Nó hoạt động như một nền tảng tập trung cho phép các bên liên quan chủ chốt phối hợp và hợp tác hiệu quả trong các khía cạnh khác nhau của một dự án xây dựng.

Phần mềm quản lý dự án xây dựng nâng cao tính minh bạch, thúc đẩy sự hợp tác và tạo điều kiện quản lý từ xa, biến nó thành một công cụ quan trọng cho các dự án xây dựng hiện đại với mọi quy mô và tính phức tạp. Cuối cùng, nó góp phần tiết kiệm chi phí, hoàn thành dự án đúng thời hạn và thành công tổng thể của các công trình xây dựng.

Kiến thức cơ bản về Phần mềm Quản lý Dự án Xây dựng

Phần mềm quản lý dự án xây dựng là một nền tảng chuyên biệt được thiết kế riêng cho việc quản lý quá trình lập kế hoạch, thiết kế và thi công của một dự án xây dựng, cung cấp tổng quan toàn diện toàn bộ quá trình xây dựng từ đầu đến cuối.

Phần mềm này hỗ trợ các tổ chức:

• Theo dõi và kiểm soát chi phí thông qua các tính năng chuyên dụng cho ngân sách, đấu thầu và quản lý quy trình thay đổi
• Tăng cường sự cộng tác xuyên chức năng với quy trình làm việc và thông báo được chia sẻ
• Tự động hóa các quy trình tiêu chuẩn với lịch trình có thể lặp lại và nguồn lực quy trình làm việc linh hoạt
• Cân bằng giữa khả năng cấu hình và các thực tiễn tốt nhất trong các dự án xây dựng của họ

Phần mềm quản lý dự án xây dựng hiệu quả cho phép các tổ chức kiểm soát các dự án xây dựng doanh nghiệp ở quy mô lớn, cả về vĩ mô và vi mô. Khi các công ty tiếp tục phát triển và mở rộng danh mục địa điểm, giải pháp này sẽ mở rộng để phù hợp với nhu cầu đang tăng của họ.

Việc triển khai thành công phần mềm quản lý dự án xây dựng giúp loại bỏ tình trạng chậm trễ trong dự án và tăng hiệu quả rộng hơn bằng cách cho phép người dùng làm việc trong một công cụ tập trung và tự động hóa, giúp mọi người cập nhật thông tin, cuối cùng cho phép khả năng hiển thị tốt hơn vào một quy trình được chuẩn hóa.

Phần mềm Quản lý Dự án Xây dựng Hỗ Trợ Tổ Chức Của Bạn Như Thế Nào

Phần mềm quản lý dự án xây dựng giúp bạn đơn giản hóa việc lập kế hoạch dự án, cải thiện giao tiếp, tối ưu hóa phân bổ nguồn lực, đảm bảo kiểm soát chi phí và hơn thế nữa. Dưới đây là những cách tổ chức của bạn có thể hưởng lợi từ việc sử dụng phần mềm CPM.

Từ Bỏ Theo Dõi Thủ Công Bằng Bảng Tính

Nhiều tổ chức vẫn sử dụng bảng tính để theo dõi và quản lý các dự án xây dựng của họ, ngay cả khi nhu cầu của họ vượt quá bảng tính. Bảng tính nổi tiếng là khó truy cập, dễ bị lỗi và yêu cầu nhiều phiên bản có thể dễ dàng bị mất. Đối với các dự án lớn hoặc phức tạp, bảng tính thủ công hạn chế việc chia sẻ thông tin hiệu quả và khiến việc quản lý mốc thời gian trở nên khó khăn hơn.

Điều này là do bảng tính không được thiết kế chuyên biệt để quản lý các dự án xây dựng. Mặc dù chúng có thể được tùy chỉnh để bao gồm thông tin bạn cần, chúng yêu cầu cập nhật thủ công nhiều và không hỗ trợ các thực tiễn tốt nhất hoặc tự động hóa. Cuối cùng, các công ty nhận thấy rằng họ cần công cụ phù hợp cho công việc và ngay cả bảng tính tiên tiến nhất cũng không bao giờ có thể hỗ trợ cho tính phức tạp của tài chính dự án, phê duyệt, quy trình công việc có điều kiện, v.v.

Bằng cách chuyển sang giải pháp phần mềm quản lý xây dựng, các tổ chức không cần sử dụng bảng tính rộng rãi, thay vào đó cung cấp cách hiệu quả hơn để quản lý các dự án xây dựng doanh nghiệp ở quy mô lớn và loại bỏ nỗi sợ mất thời gian, tiến độ hoặc thông tin.

Xây Dựng Nguồn Thông Tin Trung Tâm Cho Tài Liệu Quan Trọng

Hệ thống quản lý dự án xây dựng hiệu quả cho phép nhóm của bạn mở rộng quy mô trên các phòng ban, kết nối mọi người từ nhóm bất động sản, kế toán và bảo trì của bạn. Nó cũng tập hợp lãnh đạo, quản lý dự án và tổng thầu để làm việc trong một hệ thống.

Bằng cách truy cập cùng một hệ thống trên các mô-đun dự án, các nhóm có thể dễ dàng chia sẻ và sử dụng thông tin từ cùng một hệ thống, loại bỏ việc chia sẻ tệp phức tạp. Điều này giúp các nhóm cùng hiểu khi chia sẻ số liệu và thuật ngữ, giảm thiểu hiểu lầm và lãng phí thời gian, đồng thời đơn giản hóa việc báo cáo cho giám đốc điều hành.

Cung Cấp Quyền Truy Cập Chính Xác Cho Người Phù Hợp

Hệ thống quản lý dự án hiệu quả cung cấp cho người dùng các tùy chọn bảng điều khiển khác nhau dựa trên nhu cầu của từng người, với quyền quản trị hệ thống chuyên dụng cấp quyền truy cập theo yêu cầu. Điều này giúp mọi thứ đơn giản hơn - giảm bớt sự lộn xộn, giảm thiểu lãng phí thời gian và đảm bảo nhân viên trong tổ chức của bạn có quyền truy cập đúng vào thông tin phù hợp tại đúng thời điểm.

Giải pháp CPM đủ năng lực cũng có thể giữ dữ liệu dự án nhạy cảm tránh xa những người không nên truy cập, giúp duy trì các tiêu chuẩn về đấu thầu cạnh tranh và cho phép các tổ chức kiểm soát tài chính dự án và các thông tin riêng tư khác.

Chia Sẻ Thông Tin Theo Thời Gian Thực Với Quyền Truy Cập Di Động

Phần mềm quản lý xây dựng tốt nhất không chỉ dựa trên đám mây để duy trì tính toàn vẹn và bảo mật dữ liệu, mà còn có khả năng di động mạnh mẽ để mở rộng tác động và phạm vi truy cập. Điều này có nghĩa là các nhóm cả trong và ngoài công trường đều có thể truy cập cùng một thông tin bằng thiết bị di động thuận tiện. Các nhóm trên công trường dự án có thể cập nhật theo thời gian thực, tự động đồng bộ dữ liệu của họ để giữ cho thông tin được cập nhật nhất có thể, bằng cách sử dụng liên kết trình duyệt thân thiện với thiết bị di động hoặc ứng dụng di động.

Điều này đảm bảo rằng dữ liệu quan trọng không bị mất và không lãng phí thời gian phải chuyển tài liệu giấy sang hệ thống thủ công khi quay trở lại văn phòng từ chuyến thăm công trường xây dựng.

Theo Dõi Chi Phí và Dự Kiến Tài Chính

Theo Viện Quản lý dự án, 62% doanh nghiệp xác định rằng việc đo lường thời gian và chi phí của các dự án xây dựng là thách thức lớn nhất trong quản lý dự án.

Giải pháp phần mềm quản lý dự án xây dựng cho bạn kiểm soát những thách thức cốt lõi của quản lý dự án này bằng cách cho phép bạn theo dõi và quản lý bất kỳ mối đe dọa nào đối với lịch trình hoặc ngân sách của bạn, đảm bảo bạn vẫn đi đúng hướng và trong phạm vi ngân sách.

• Thông báo tự động: Cung cấp cập nhật theo thời gian thực trên các nhóm và phòng ban
• Giao diện linh hoạt: Cung cấp cho người dùng các bố cục có thể tùy chỉnh theo nhu cầu và cách sử dụng riêng lẻ
• Truy cập di động: Trang bị cho nhóm khả năng làm việc từ xa với thông tin chính xác và cập nhật

Áp Dụng Các Thực Tiễn Hay Nhất Của Quản Lý Dự Án Xây Dựng

Thiếu sự phối hợp và quy trình làm việc hiệu quả thường gây ra chậm trễ và lãng phí tài chính cho các dự án quản lý xây dựng lớn, phức tạp. Do quy trình kém hiệu quả nên xảy ra chi phí cao hơn, dự án bị chậm trễ và cuối cùng lợi nhuận giảm.

Giải pháp quản lý dự án hiệu quả sẽ cải thiện chất lượng tổng thể của quy trình làm việc bằng cách cung cấp hướng dẫn chuyên môn và quy trình làm việc phù hợp. Bằng cách tích hợp các quy trình làm việc này vào hệ thống, các nhà quản lý có thể bắt đầu dự án đúng cách và dễ dàng tuân thủ bất kỳ quy định xây dựng nào trong ngành của mình.

Các Tính Năng Cần Tìm Kiếm Trong Phần Mềm Quản Lý Dự Án Xây Dựng

Khi nghiên cứu các giải pháp quản lý dự án xây dựng, có nhiều tính năng khả dụng để đánh giá và xem xét. Nhưng quan trọng nhất, một giải pháp CPM mạnh cần cung cấp chức năng phù hợp để quản lý dự án xây dựng từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành dự án và đơn giản hóa trải nghiệm người dùng tổng thể.

Các tính năng chính và chức năng cốt lõi cần tìm khi mua giải pháp phần mềm quản lý dự án xây dựng bao gồm:

Lập lịch trình

Giải pháp quản lý dự án xây dựng hiệu quả nên cung cấp phần mềm tích hợp lập lịch cung cấp cho người dùng và kỹ thuật viên thông tin chi tiết về lịch làm việc và thời gian biểu. Đối với các dự án xây dựng, tính năng này sẽ giảm thiểu sự nhầm lẫn cho người dùng và kỹ thuật viên bằng cách:

• Lịch trình làm việc hiện tại, bao gồm bất kỳ thay đổi hoặc cập nhật gần đây nào
• Lịch trình công việc trong tương lai - theo ngày, tuần, tháng hoặc dạng biểu đồ Gantt truyền thống
• Biểu đồ Gantt được chuẩn hóa với chế độ xem thời gian nên xảy ra các nhiệm vụ, v.v.
• Nơi và cách tiến hành dự án cực kỳ có giá trị, xuống đến từng chi tiết nhỏ
• Cập nhật theo thời gian thực cho sự gián đoạn lịch trình hoặc trì hoãn

Tối ưu hóa Quy trình Làm việc

Nắm bắt được mình đang ở giai đoạn nào trong quy trình làm việc - cho dù là trong quá trình hoàn thành biểu mẫu hay triển khai đơn đặt hàng - và giai đoạn tiếp theo là gì. Tính năng này sẽ cung cấp cho người dùng thông tin chi tiết về các giai đoạn khác nhau của quy trình làm việc xây dựng, từ đầu đến cuối.

• Truy cập thông tin cần thiết - đúng lúc và đúng chỗ
• Xem dữ liệu và quy trình làm việc an toàn, đáng tin cậy
• Cho phép các nhà cung cấp và nhà thầu tham gia vào dự án thực hiện các nhiệm vụ và biểu mẫu cụ thể, sau đó gửi các biểu mẫu đó đến người phù hợp để phê duyệt

Theo dõi Ngân sách và Chi phí

Có lẽ tính năng quan trọng nhất liên quan đến theo dõi ngân sách và chi phí dự án. Với giải pháp CPM, các tổ chức có thể xác định ngân sách và chi phí cho các dự án riêng lẻ.

Tính năng này sẽ cho phép bạn:

• Hiểu rõ chi phí xây dựng dự án so với việc cải tạo
• Theo dõi chi phí từ giai đoạn trước thi công đến chi phí cuối cùng sau thi công
• Truy cập vào sự khác biệt về chi phí và lao động theo địa điểm/khu vực
• Chuẩn hóa và kiểm soát cả ngân sách dự án và theo dõi chi phí
• Kết nối khả năng theo dõi với các yếu tố khác trong hệ thống

Quốc tế hóa

Đối với các tổ chức hoạt động trên toàn cầu, việc có giải pháp quản lý dự án xây dựng có thể quốc tế hóa và tùy chỉnh là điều cần thiết để thành công. Bên cạnh bảng điều khiển có thể tùy chỉnh và tuân theo các tiêu chuẩn quốc tế, một giải pháp CPM hiệu quả nên bao gồm:

• Quy trình làm việc được thiết kế riêng cho phép quá trình xem xét tiền thuê đơn giản, công nhận tính bao phủ của ngày nghỉ luân phiên trên khắp các khu vực khác nhau
• Nhu cầu báo cáo theo khu vực, bao gồm báo cáo sai lệch hàng quý và báo cáo quản lý tài sản
• Bộ quản lý hợp đồng cho thuê thu nhập toàn diện, bao gồm quản lý toàn bộ danh mục đầu tư và tuân thủ kế toán cho bên cho thuê

Quản lý Tài liệu

Các tổ chức có thể loại bỏ các chuyến đi không cần thiết và hợp nhất thông tin giữa người dùng và khách hàng bằng cách cho phép người dùng hệ thống lưu trữ và đính kèm các tài liệu và ảnh liên quan.

Điều này bao gồm khả năng:

• Đánh dấu, tô đỏ, đăng ký và xuất tài liệu
• Đính kèm ảnh, tài liệu và tệp video - bao gồm cả tại hiện trường thông qua thiết bị di động
• Gán tệp cho từng người dùng
• Được nhắc nhở với thông báo tự động
• Chia sẻ giữa người dùng và ứng dụng

Ai có thể tận dụng lợi thế của công cụ quản lý dự án xây dựng?

Từ quản lý tài chính trước khi xây dựng đến sau khi hoàn thành, mọi người trong quy trình xây dựng đều có thể đạt được lợi ích của bộ phận khi sử dụng công cụ quản lý dự án xây dựng.

Khi nói đến người dùng giải pháp CPM, có hai cấp độ:

• Người dùng tại công trường: là những người sẽ sử dụng phần mềm trong công việc hàng ngày của họ, chẳng hạn như đăng nhật ký ảnh, theo dõi lệnh làm việc hoặc hoàn thành các nhiệm vụ công việc cụ thể.
• Nhân viên văn phòng: quản lý và nhân viên văn phòng sẽ sử dụng phần mềm để giám sát ngân sách, quốc tế hóa sản xuất hoặc thiết kế dự án xây dựng.

Cả hai cấp độ đều yêu cầu một giải pháp có thể hoạt động từ khi triển khai dự án đến khi hoàn thành mà không gây thêm chậm trễ hoặc vấn đề. Một công cụ quản lý dự án xây dựng giải quyết điều này và giúp người dùng thu hẹp khoảng cách giữa công trường và văn phòng để quản lý xây dựng ở địa điểm mới, khai trương công trường và cải thiện quy trình bằng cách đảm bảo mọi chi tiết được thực hiện đúng thời gian và ngân sách.

Nâng tầm dự án của bạn ngay hôm nay với phần mềm quản lý xây dựng Vtranet của chúng tôi