Các phòng ban trong công ty: nhiệm vụ kèm quy trình làm việc mẫu

Hoạt động công việc của các phòng ban trong công ty được mình mô tả trong bài viết này sẽ giúp các anh/chị có các góc nhìn sâu và hiểu rõ hơn khi một doanh nghiệp hoạt động quy mô từ nhỏ đến lớn.

Các phòng ban trong công ty là gì?

Các phòng ban trong công ty đóng vai trò thiết yếu trong việc vận hành hiệu quả của mỗi doanh nghiệp. Nó bao gồm nhiều bộ phận được phân chia theo chức năng cụ thể, giúp phân công công việc rõ ràng cho cán bộ nhân viên. Mỗi phòng ban sẽ đảm nhận những trách nhiệm riêng biệt, góp phần vào mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Nhờ sự phân chia công việc rõ ràng theo từng phòng ban, cán bộ nhân viên có thể tập trung chuyên môn và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Việc này góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động chung của doanh nghiệp, đồng thời tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp và gắn kết cho nhân viên.

Ngoài ra, cấu trúc tổ chức còn thể hiện văn hóa doanh nghiệp. Một số doanh nghiệp lựa chọn cấu trúc phẳng với ít cấp quản lý hơn, khuyến khích sự giao tiếp cởi mở và hợp tác giữa các phòng ban. Trong khi đó, một số doanh nghiệp khác áp dụng cấu trúc phân cấp với nhiều cấp quản lý hơn, đề cao tính kỷ luật và tuân thủ quy trình.

Lựa chọn cơ cấu phòng ban phù hợp sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh, văn hóa doanh nghiệp và mục tiêu chiến lược. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng để xây dựng một cấu trúc tổ chức hiệu quả, giúp phát huy tối đa tiềm năng của cán bộ nhân viên và thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Có thể bạn quan tâm: 9 loại cơ cấu tổ chức và quản trị doanh nghiệp thịnh hành

Các phòng ban trong công ty thường thấy

Phòng ban hành chính nhân sự

Phòng hành chính nhân sự (HR) là một bộ phận quan trọng trong doanh nghiệp, chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động liên quan đến nhân sự và hành chính.  Vai trò của phòng hành chính nhân sự:

• Đảm bảo nguồn nhân lực chất lượng: Tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.
• Tạo môi trường làm việc hiệu quả: Quản lý hành chính, tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp và thoải mái cho nhân viên.
• Nâng cao hiệu quả hoạt động: Hỗ trợ các phòng ban khác hoạt động hiệu quả, hoàn thành mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Nhiệm vụ:

• Quản lý chủ yếu là con người
• Quản lý hoạt động tuyển dụng nhân sự
• Quản lý các thông tin của nhân sự
• Quản lý chấm công, ngày nghỉ
• Quản lý hợp đồng lao động, chế độ phúc lợi
• Quản lý tính lương cho nhân viên các phòng ban (thường có thể công việc này có thể chuyển sang kế toán lương làm)
• Quản lý và xây dựng KPI cùng với Ban Giám Đốc. Trường hợp áp dụng OKR thì có trách nhiệm theo dõi kết quả đạt được và đôn đốc các phòng ban khác
• Quản lý và xây dựng lộ trình thăng tiến của nhân viên
• Quản lý và xây dựng kế hoạch đào tạo đội ngũ nhân sự có kết hợp với các Trưởng phòng chuyên môn

Phòng kinh doanh (bán hàng)

Phòng kinh doanh hay còn gọi là phòng bán hàng là bộ phận đóng vai trò quan trọng trong việc mang lại doanh thu cho công ty. Bộ phận này chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng tiềm năng, tư vấn sản phẩm, dịch vụ. 

Vai trò:

• Mang lại doanh thu cho công ty: Doanh số bán hàng là nguồn thu nhập chính của công ty, do đó phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo doanh thu và lợi nhuận cho công ty.
• Phát triển thị trường: Mở rộng thị trường, tiếp cận khách hàng mới và tăng thị phần cho công ty.
• Nâng cao nhận thức về thương hiệu: Quảng bá thương hiệu và sản phẩm, dịch vụ của công ty đến khách hàng.
• Cải thiện dịch vụ khách hàng: Phản hồi thông tin, giải quyết khiếu nại và cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.

Tải ngay: 9 mẫu kế hoạch kinh doanh mới nhất

Nhiệm vụ:

• Phụ trách tất cả hoạt động tìm kiếm khách, bán hàng đem về doanh số cho công ty
• Nhập liệu thông tin khách hàng lên hệ thống quản lý phễu khách hàng của công ty
• Xây dựng kịch bản bám đuổi, chốt sale với khách hàng
• Chăm sóc và tư vấn khách hàng trên phễu bán hàng theo quy trình cơ bản: Biết -> Quan tâm -> Yêu thích -> Mua hàng
• Quản lý báo giá + đơn hàng cho khách hàng => Xác nhận đơn hàng và thu tiền nếu khách đồng ý mua hàng
• Chuyển phiếu thu tiền và tiền đã thu của khách hàng đến kế toán (trường hợp sale được thu tiền trực tiếp)
• Chuyển phiếu xuất kho sản phẩm đến bộ phận quản lý kho hàng (đối với các sản phẩm vật lý bán cho khách hàng)

Đừng bỏ qua: 3 mô hình tổ chức phòng kinh doanh nên áp dụng

Phòng ban mua hàng (Vật tư)

• Phụ trách toàn bộ việc mua hàng, sắm sửa, hay thu mua nguyên liệu cho việc sản xuất hoặc thi công dự án
• Ở công ty quy mô nhỏ bộ phận mua hàng có thể gộp chung với phòng kế toán
• Tìm kiếm, liên hệ nhà cung cấp để mua hàng
• Lựa chọn cân nhắc sản phẩm cần mua phù hợp với nhu cầu của khách hàng và định hướng của công ty
• Quản lý báo giá + đơn hàng mua từ nhà cung cấp => Xác nhận đơn hàng và theo dõi thanh toán công nợ cho nhà cung cấp
• Chuyển phiếu đề nghị thanh toán đến phòng kế toán (trường hợp bộ phận mua hàng không được xử lý thanh toán tiền)
• Chuyển phiếu nhập kho sản phẩm đến bộ phận quản lý kho hàng (đối với các sản phẩm vật lý hoặc nguyên vật liệu

Phòng kế toán

• Quản lý toàn bộ thu chi, dòng tiền, ngân quỹ của doanh nghiệp
• Thanh toán tạm ứng, lương, thưởng cho nhân viên, lợi nhuận cho cổ đông
• Theo dõi công nợ và trả tiền cho nhà cung cấp sau khi mua hàng hoá, dịch vụ
• Thu hồi công nợ khách hàng (có thể kết hợp với nhân viên sale)
• Khai báo các loại thuế nếu có: với cơ quan thuế nơi đăn ký giấy phép kinh doanh, với hải quan khi mua bán hàng xuất nhập khẩu
• Quản lý và khấu hao các vật tư, trang thiết bị, tài sản của công ty
• Ở doanh nghiệp Việt Nam. Thường kế toán có 2 sổ thống kê. Mục đích 1 sổ thống kê chi tiết các dòng tiền để quản lý chặt chẽ chính xác mọi hoạt động doanh nghiệp, 1 sổ khai báo thuế để giảm nghĩa vụ đóng thuế.

Phòng kho hàng

• Nhập và quản lý thông tin sản phẩm lên hệ thống để theo dõi (đôi khi có quản lý mã Lô có hạn sử dụng hoặc số serial/imei của sản phẩm)
• Quản lý tất cả các hoạt động liên quan đến kho hàng như: xuất kho, nhập kho, chuyển hàng nội bộ
• Quản lý hàng hóa tồn kho: số lượng bao nhiêu, vị trí đặt kệ nào, khu nào, kho nào, hạn sử dụng,..., tồn tối đa, tồn tối thiểu.
• Đảm bảo công tác luân chuyển hàng nội bộ từ kho A sang kho B và ngược lại.
• Đảm nhiệm công tác nhận hàng hoá cần bảo hành của khách hàng - Lưu kho bảo hành (kết hợp với bộ phận kỹ thuật sửa chữa để xử lý)
• Ở các công ty nhỏ nếu đôi khi được gộp chung với phòng mua hàng hoặc phòng kế toán

Phòng ban chăm sóc khách hàng

• Quản lý các hoạt động liên quan đến chăm sóc khách hàng sau khi mua: yêu cầu hỗ trợ, bảo hành, bảo trì, khiếu nại,...
• Gọi điện hỏi thăm khách hàng
• Gửi các chương trình khuyến mãi, ưu đãi cho khách hàng thân thiết qua email hoặc sms
• Tổ chức sự kiện, tri ân khách hàng
• Tiếp nhận, giải quyết các khiếu nại, feedback xấu của khách hàng
• Tiếp nhận bảo hành đưa qua kho và kỹ thuật để xử lý

Phòng dự án

• Quản lý tất cả dự án mà công ty đang triển khai đảm bảo đúng tiến độ timeline
• Thường thấy ở công ty lớn có nhiều dự án: nội thất, xây dựng, phần mềm,...
• Đảm bảo đúng tiến độ để bàn giao dự án cho khách hàng
• Đảm bảo khối lượng, chất lượng và tiến độ công việc của nhân viên trong mỗi dự án
• Có 3 mức quản lý dự án: toàn công ty -> phòng ban -> cá nhân
• Ngoài ra nếu công ty bạn không có phòng dự án, bạn cũng có thể học cách làm để vận dụng và quản lý công việc hằng tuần, hằng tháng, hằng quý, hằng năm của các phòng ban, nhân viên trong công ty theo KPI, OKR,...

Phòng marketing

• Quản lý các hoạt động liên quan đến quảng cáo, marketing, truyền thông sản phẩm/ dịch vụ của công ty đến các khách hàng tiềm năng
• Có thể có team nội bộ tự triển khai hoặc outsource thuê các công ty Agency chuyên về Marketing
• Lập kế hoạch và thực thi các chiến dịch để thúc đẩy hoạt động quảng cáo mục đích là tăng sự tiếp cận sản phẩm/dịch vụ đến khách hàng tiềm năng, tăng nhận diện thương hiệu
• Thiết kế, in ấn các ấn phẩm truyền thông: Namecard, Brochure, Catalog, Báo chí, TVC, Video Youtube ....
• Thực hiện các chiến dịch Social Media: Facebook, Google, ...
• Thực hiện các chiến dịch Email marketing, SMS marketing,...

Phòng IT (Công Nghệ Thông Tin)

• Quản lý các dự án của công ty liên quan đến công nghệ thông tin, internet, thiết bị tin học, phần mềm
• Một số công ty chuyên về phần mềm sẽ có các công việc liên quan đến nghiên cứu và phát triển sản phẩm
• Tiếp nhận các feedback về lỗi (bug) và xử lý
• Đề xuất với lãnh đạo công ty triển khai các công nghệ hỗ trợ việc quản trị và phát triển doanh nghiệp
• Một số công ty chuyên về Outsource phần mềm sẽ cần quản lý từng dự án triển khai cho Khách hàng, phân chia công việc cho các thành viên trong team IT phụ trách dự án.

Phòng điều hành (Ban Giám Đốc)

• Theo dõi hoạt động kinh doanh cũng như các hoạt động nội bộ của công ty
• Xem các báo cáo kinh doanh, báo cáo từng phòng ban theo tuần, tháng, quý, năm
• Lập kế hoạch và thực thi đào tạo nâng cao năng lực đội ngũ nhân sự
• Mở rộng mối quan hệ với các đối tác chiến lược
• Lập kế hoạch mở rộng quy mô kinh doanh, hệ sinh thái xung quanh công ty

Công cụ tăng cường phối hợp làm việc giữa các phòng ban trong công ty

Sự phối hợp hiệu quả giữa các phòng ban là yếu tố then chốt cho sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào. Việc thiếu phối hợp có thể dẫn đến sự chậm trễ, lãng phí tài nguyên, và giảm năng suất.

Có nhiều công cụ có thể giúp tăng cường phối hợp làm việc giữa các phòng ban trong công ty. Dưới đây là một số ví dụ:

1. Phần mềm quản lý dự án:

• Giúp các phòng ban chia sẻ thông tin, theo dõi tiến độ dự án và giao tiếp hiệu quả.
• Ví dụ: Asana, Trello, Jira, SlimCRM

2. Hệ thống quản lý tài liệu:

• Giúp lưu trữ, chia sẻ và truy cập tài liệu một cách dễ dàng.
• Ví dụ: Google Drive, Dropbox, Sharepoint

3. Công cụ giao tiếp:

• Giúp các phòng ban giao tiếp với nhau thông qua email, tin nhắn tức thì, gọi điện thoại, video call, ...
• Ví dụ: Slack, Microsoft Teams, Zoom

4. Hệ thống quản lý quy trình công việc:

• Giúp tự động hóa các quy trình công việc, loại bỏ các công việc thủ công và tăng hiệu quả.
• Ví dụ: Zapier, Integromat, Kissflow, SlimCRM

5. Các công cụ cộng tác:

• Giúp các phòng ban làm việc cùng nhau trên các dự án, chia sẻ ý tưởng và thảo luận về các vấn đề.
• Ví dụ: Google Docs, Confluence, Miro

SlimCRM là phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) được thiết kế riêng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam. SlimCRM giúp tăng cường phối hợp làm việc giữa các phòng ban trong công ty bằng cách cung cấp các tính năng sau:

1. Quản lý thông tin khách hàng:

• Lưu trữ thông tin đầy đủ về khách hàng, bao gồm thông tin liên lạc, lịch sử mua hàng, ghi chú, ...
• Chia sẻ thông tin khách hàng giữa các phòng ban để đảm bảo mọi người đều có quyền truy cập vào thông tin cần thiết.

2. Quản lý cơ hội bán hàng:

• Theo dõi tiến độ của các cơ hội bán hàng và dự đoán doanh thu tiềm năng.
• Phân công các cơ hội bán hàng cho các nhân viên bán hàng phù hợp.
• Gửi thông báo tự động về các thay đổi trong tình trạng của cơ hội bán hàng.

3. Quản lý công việc, dự án:

• Tạo và quản lý các dự án cho các khách hàng khác nhau.
• Theo dõi tiến độ dự án và giao nhiệm vụ cho các thành viên nhóm.
• Chia sẻ tài liệu và thông tin liên quan đến dự án với các thành viên nhóm.

4. Giao tiếp:

• Gửi email, tin nhắn tức thì và gọi điện thoại trực tiếp từ SlimCRM.
• Lưu trữ lịch sử giao tiếp với khách hàng và các thành viên nhóm.
• Tạo các mẫu email và tin nhắn để tiết kiệm thời gian.

5. Báo cáo:

• Tạo các báo cáo chi tiết về hiệu quả bán hàng, hiệu suất của nhân viên và tình hình hoạt động của công ty.
• Chia sẻ báo cáo với các phòng ban liên quan để đưa ra quyết định sáng suốt.

Ngoài ra, SlimCRM còn cung cấp các tính năng khác như:

• Quản lý hợp đồng: Lưu trữ và quản lý các hợp đồng với khách hàng.
• Quản lý chăm sóc khách hàng: Theo dõi và giải quyết các yêu cầu của khách hàng.
• Tích hợp với các công cụ khác: SlimCRM có thể tích hợp với các công cụ khác như email, lịch, bảng tính, ...

Đăng ký dùng thử miễn phí SlimCRM tại đây!