Việc phát triển quy mô doanh nghiệp là một tín hiệu đáng mừng, tuy nhiên đồng thời họ cũng phải tìm kiếm các phần mềm quản lý doanh nghiệp vượt trội hơn để phù hợp với quy mô, khi mà các công cụ truyền thống như Zalo, Excel trở nên không còn phù hợp. Trong tình huống này, các phần mềm ERP luôn là một trong những cái tên mà các doanh nghiệp nghĩ tới đầu tiên. Vậy ERP là gì? và nó khác gì CRM?
Nội dung bài viết
Phần mềm ERP là gì?
Hệ thống ERP (Enterprise resource planning systems) là một hệ thống phần mềm giúp doanh nghiệp lên kế hoạch cho việc quản lý các nguồn lực thiết yếu trong doanh nghiệp: " nguyên liệu, sản phẩm, chi phí sản xuất,...". Ngoài ra, ERP còn đóng vai trò nhưmột cơ sở dữ liệu dùng chung cho tất cả các bộ phận của tổ chức: "tiếp thị, bán hàng, giao hàng, thanh toán".
ERP còn được mở rộng sang quản lý hàng tồn kho, quản lý đơn hàng, quản lý chuỗi cung ứng và dữ liệu liên quan đến các tổ chức dịch vụ. ERP cũng liên quan đến mua sắm, sản xuất, phân phối và thực hiện.
Những tính năng chính của ERP
Lợi ích của ERP
Lợi ích của hệ thống ERP đến từ việc nó là một cơ sở dữ liệu duy nhất, bao gồm dữ liệu tài chính và hoạt động kinh doanh. Điều này khiến nhân viên dễ dàng phân tích và báo cáo linh hoạt. Điều này cho phép các doanh nghiệp đưa ra các quyết định nhanh hơn, dựa trên dữ liệu có sẵn để tính toán khả năng sinh lời đến các cơ hội tăng trưởng mới.
Ngoài ra ERP còn giúp doanh nghiệp dễ dàng "financial close" nhanh hơn. Điều này nói về việc ban kế toán thường hạch toán tất cả thu nhập và chi phí và lập bảng kết quả vào cuối mỗi tháng hoặc quý, thường được gọi là khóa sổ. Việc khóa sổ bằng bảng tính hoặc hệ thống kế toán cấp nhập cảnh thường đòi hỏi nhiều công việc thủ công, nhập dữ liệu và liên hệ với các bộ phận khác nhau. Với một hệ thống ERP tự động hóa các thao tác để đóng sổ thì việc này chỉ mất vài giây thay vì vài ngày.
Hệ thống ERP cũng đưa các biện pháp kiểm soát tài chính lớn hơn nhiều vào một tổ chức. Với một hệ thống tập trung và quyền dựa trên vai trò, chỉ những người có chức năng công việc phù hợp mới có quyền truy cập vào dữ liệu nhạy cảm, cải thiện các dấu vết kiểm toán và giảm rủi ro tài chính.
Phần mềm CRM là gì?
CRM là phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý các mối quạn hệ khách hàng. Ban đầu, các tính năng CRM lần đầu tiên được phát triển cho các bộ phận bán hàng và đôi khi được gọi là tự động hóa lực lượng bán hàng (SFA). Các hệ thống khác đã được phát triển để quản lý các tương tác và tiếp thị với dịch vụ khách hàng, đặc biệt là tổng đài ảo
Những tính năng chính của CRM
Xem thêm: Phần mềm CRM là gì ? Mọi thứ CEO cần biết trước khi triển khai
Ưu điểm của CRM
CRM là một kho lưu trữ trung tâm của tất cả dữ liệu khách hàng, theo dõi tất cả các tương tác của khách hàng.Tận dụng được những thông tin này, các doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định sáng suốt hơn về việc theo đuổi khách hàng nào để tăng thêm doanh thu, cách nhóm bán hàng đang hoạt động, cách phục vụ khách hàng hiệu quả và phù hợp, v.v.
Điểm khác biệt giữa ERP và CRM
Mặc dù nhiều doanh nghiệp sử dụng cả ERP và CRM, sự khác biệt cơ bản giữa chúng là ERP chủ yếu dành cho dữ liệu tài chính và bộ phận tài chính, trong khi CRM là dữ liệu khách hàng được sử dụng bởi bộ phận bán hàng và dịch vụ khách hàng.
Các tính năng giữa ERP và CRM có thể bổ trợ cho nhau, điển hình là phần mềm SlimCRM ngoài quản lý mối quan hệ khách hàng còn quản lý toàn bộ các quy trình doanh nghiệp như quản lý nhân sự, quản lý tài chính, quản lí công việc.
SlimCRM - phần mềm CRM cao cấp cho doanh nghiệp Việt
Được phát triển bởi công ty Vinno với hơn 10 năm trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ, phần mềm công nghệ, SlimCRM có sứ mệnh: "giúp doanh nghiệp quản trị dễ dàng và tạo ra nhiều doanh thu hơn.
Giao diện SlimCRM
Xem thêm: SlimCRM là gì? Review phần mềm SlimCRM chi tiết nhất 2021
Tính năng của SlimCRM
Quản lý khách hàng
Nhóm tính năng quản lý khách hàng của SlimCRM giúp doanh nghiệp kiểm soát chu trình bán hàng ở cả 2 giai đoạn (Trước bán hàng - Trong bán hàng - Sau bán hàng). Bao gồm:
- Quản lý và chăm sóc cơ hội: Dễ dàng nhập liệu và quản lý cơ hội, tự động gửi email khuyến mãi cho các nhóm khách hàng tiềm năng.
- Tự động nhập thông tin cơ hội từ web/email: SlimCRM giúp doanh nghiệp tự động thu thập thông tin cơ hội từ đa nguồn gmail, landing page, facebook,...
- Quản lý hóa đơn: Nhanh chóng tạo, xuất, lưu trữ hóa đơn ngay trên phần mềm.
- Nhắc nhở thanh toán: Tự động gửi email khách hàng gia hạn thêm dịch vụ / sản phẩm khi gần tới ngày hết hạn.
- Quản lý chi phí bán hàng: Các khoản thu / chi được thể hiện rõ qua các các bảng dashboard.
- Trung tâm hỗ trợ (Help Desk): Biến SlimCRM thành trung tâm hỗ trợ khách hàng qua việc tích hợp Helpdesk.
- Tự động nhập yêu cầu hỗ trợ (ticket) của khách hàng từ web / email / google sheet / trello: Doanh nghiệp không còn tốn thời gian truy cập vào từng ứng dụng để thu thập các yêu cầu từ khách hàng nữa.
- Quản lý tri thức / tài liệu hướng dẫn sử dụng online: SlimCRM có kho lưu trữ tri thứ, giúp doanh nghiệp dễ dàng đào tạo đội ngũ chăm sóc khách hàng của mình.
- Email chăm sóc khách hàng: Tự động gửi các mẫu email cảm ơn, khuyến mãi cho khách hàng.
Quản lý công việc
Nhóm tính năng quản lý công việc bao gồm:
- Quản lý dự án (project management): Nhanh chóng lấy được thông tin dự án về mức độ ưu tiên, tiến độ, deadline,...
- Quản lý tiến độ dự án: Các tính năng Kanban hoặc sơ đồ Gantt.
- Quản lý công việc giống trello: Dễ dàng tạo công việc trong ngày.
- Giao việc bằng mindmap editor: Áp dụng mindmap editor kích thích khả năng sáng tạo
- Tự động nhắc nhở công việc qua email / sms / push notification: Giúp nhân viên biết và nhanh chóng hoàn thiện các công việc cần ưu tiên.
- Thiết lập KPI: Nắm bắt được tiến độ công việc nhanh chóng.
Quản lý nhân sự
Đây là nhóm tính năng giúp doanh nghiệp cải thiện chất lượng đội ngũ nhân lực, bao gồm:
- SlimWiki giúp quản trị tri thức, đào tạo đội ngũ
- Tự động hóa quy trình tuyển dụng
- Email tuyển dụng
- Đăng tin tuyển dụng
Quản lý tài chính
Nhóm tính năng cuối cùng là nhóm tính năng báo cáo và quản lý tài chính, bao gồm:
- Báo cáo thu chi
- Quản lý dòng tiền
- Quản lý lương thưởng
- Doanh thu bán hàng theo nhân viên
- Doanh thu bán hàng theo sản phẩm
Doanh nghiệp có thể thay thế ERP bằng CRM và ngược lại không?
Việc một công ty đầu tư lần đầu vào CRM hay ERP sẽ phụ thuộc vào mô hình kinh doanh của công ty đó. Một công ty có một nhóm nhỏ khách hàng có giá trị cao và tài chính phức tạp có thể thích đầu tư hơn vào hệ thống ERP, trong khi một công ty có tài chính tương đối dễ hiểu và cơ sở khách hàng lớn yêu cầu tiếp xúc thường xuyên có thể làm ngược lại.
Tuy nhiên, cuối cùng, cả hai hệ thống đều cần thiết cho hầu hết các công ty. Từ các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) đến các doanh nghiệp lớn, cuối cùng sẽ cần cả hệ thống ERP và hệ thống CRM ( hoặc một phần mềm ERP và CRM có thể đảm nhận chức năng cả 2).
Tổng kết
Cho dù bạn có quyết định áp dụng ERP hay CRM, hay cả 2 thì là người dùng cuối cùng trong chu kì sản phẩm, bạn phải tận tay trải nghiệm để có được đánh giá khách quan nhất.
Bạn đọc có thể đăng kí phần mềm SlimCRM ngay tại đây để được chuyên gia tư vấn và trải nghiệm miễn phí.
