Doanh nghiệp Việt đang dần ổn định hoạt động kinh doanh trong trạng thái bình thường mới thì Covid-19 đã quay trở lại lần 3 vào sát dịp Tết nguyên Đán. Hoạt động kinh doanh cuối năm bị ảnh hưởng và trong tình huống xấu nhất, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với việc phải làm việc từ xa (remote work) trong dịp đầu năm mới này.
Tương lai là bất biến, 2 lần khủng hoảng vừa rồi là kinh nghiệm và bài học cho các doanh nghiệp luôn phải chuẩn bị sẵn sàng để thay đổi hình thức làm việc và kinh doanh khi có biến cố xảy ra. Dưới đây là một số checklist quan trọng khi làm việc từ xa các doanh nghiệp có thể tham khảo và áp dụng linh hoạt cho đơn vị mình.
1. Hai cấp độ làm việc từ xa
Làm việc từ xa đã trở thành khái niệm "hot" nhất trong 2 mùa dịch Covid vừa rồi khi cả nước phải giãn cách xã hội trong một khoảng thời gian không ngắn. Trên thực tế, làm việc từ ra không phải là xa lạ với các nhóm làm việc nhỏ, nhưng ở quy mô toàn doanh nghiệp Việt thì đây là một thử thách lớn. Bởi làm việc từ xa giữa nhóm và doanh nghiệp hoàn toàn khác nhau.
Nhóm làm việc từ xa: Với một nhóm làm việc thì mọi thứ chỉ xoay quanh "công việc". Các công cụ sẽ đơn giản hơn, bạn chỉ cần:
- Công cụ meeting online: Hangouts
- Soạn thảo văn bản online: Gsuite
- Công cụ group chat: Zalo
- Công cụ giao việc: Trello
Toàn bộ doanh nghiệp làm việc từ xa: Nếu bạn muốn toàn bộ doanh nghiệp remote work bao gồm cả bộ phận Sales, Marketing, Customer support, HRM, Tài chính, Hợp đồng.... thì sẽ cần tới một phần mềm quản lý doanh nghiệp online hoàn chỉnh. Những nội dung trên chắc nằm ngoài phạm vi của những công cụ quản lý công việc thông thường.
2. Tuân thủ quy trình
Để có thể làm đảm bảo remote hiệu quả nhất thiết phải có quy trình và đưa ra quy định để nhân sự tuân thủ. Tất cả hoạt động ở văn phòng offline phải được tái hiện dễ dàng ở môi trường làm việc số để duy trì nhịp làm việc. Cụ thể:
- Không bỏ sót bất cứ công việc nào
Làm việc không theo quy trình sẽ bị mất kiểm soát và giảm hiệu quả.
- Không giao việc và báo cáo qua chat hay email
Công cụ chat chỉ để trao đổi & thảo luận nhanh, không dùng để mô tả kết quả công việc hay báo cáo tiến độ. Tất cả các phòng ban phải sử dụng SlimCRM để giao việc
- Mô tả công việc rõ ràng
Không viết tắt, viết sai chính tả, chi tiết hóa theo từng đầu việc để dễ theo dõi tiến độ
- Tuân thủ deadline chặt chẽ
Không để team mất kỷ luật về mặt thời gian
- Cập nhật tình trạng công việc hàng ngày
Bắt buộc báo cáo công việc trên SlimCRM
- Đóng khung thời gian
Meeting online đầu ngày chỉ từ 30 - 60 phút là tối đa.
- Tài liệu hóa
Mọi kinh nghiệm kinh doanh, tình huống xử lý lỗi đều được tài liệu hóa và chia sẻ tới mọi thành viên trong SlimCRM
3. Quy trình làm việc các phòng ban
Các bộ phận/phòng ban cần đảm bảo nhịp làm việc như thông thường bằng cách cập nhật, báo cáo, tương tác qua phần mềm SlimCRM. Dưới đây là cách quy trình làm việc cụ thể trên SlimCRM.
Quy trình làm việc phòng Sales
Quy trình làm việc phòng Marketing
Quy trình làm việc Bộ phận chăm sóc khách hàng
Tùy theo đặc thù kinh doanh mỗi đơn vị mà linh hoạt quy trình làm việc khác nhau. Và để có thể điều hành toàn bộ doanh nghiệp từ mọi khía cạnh: nhân sự, bán hàng, tài chính, khách hàng thì nhất thiết phải sử dụng đến các công cụ quản trị như SlimCRM, tất cả được kết nối và thông suốt trong một nền tảng duy nhất. Đặc biệt, SlimCRM như một workplace cho doanh nghiệp khi tái hiện trọn vẹn mọi hoạt động làm việc ở môi trường offline.
Quý doanh nghiệp tìm hiểu giải pháp có thể đăng kí dưới đây.
