Công thức Follow-up: Bám đuổi khách hàng như một nhà vô địch

Công thức Follow-up là nguồn động lực bất tận, đúc kết cô đọng được chia sẻ từ Steli Efti - CEO Close.io, giải pháp đã giúp hàng nhìn công ty khởi nghiệp thành công trong việc bứt phá và nâng cao hiệu suất bán hàng.
Chính tác giả đã gặt hái nhiều thành công lớn khi có được những khách hàng quan trọng, nhà đầu tư lớn và những nhân viên xuất sắc nhờ vào việc nỗ lực kiên trì theo đuổi không ngừng.

Ebook đề cập đến 2 yếu tố quan trọng nhất để bạn bám đuổi thành công khách hàng kể cả những khách hàng khó tính nhất đó là: Sự kiên trì và thời gian - 2 tài nguyên không giới hạn với bất kỳ ai, ở bất kì đâu. Bất kỳ nhân viên kinh doanh đều cần phải học cách theo đuổi cũng như việc đạt được siêu năng lực vì nó là điều kiện tất yếu đảm bảo thắng lợi.

"Đó là khi mọi người đã thôi không chạy nữa, thì bạn vẫn là người duy nhất còn lại trong chặng đua. Dù bạn có lết như sên cũng chả sao – bạn sẽ cán đích đầu tiên vì những người khác đều đã tự loại họ khỏi cuộc chơi rồi " - trích ebook Công thức Follow

Trong ebook này cũng đã nêu ra có 2 sai lầm lớn nhất của Sales khi follow khách hàng đó là Đánh đồng sự im lặng là từ chối và sợ làm phiền khách hàng. Và tất nhiên, bạn sẽ chẳng ký được hợp đồng nào vì luôn đi theo lối mòn trên. Để loại bỏ điều trên, bạn sẽ nhận được tất tần tật những hướng dẫn để chốt thành công khách hàng với những giao dịch lớn bao gồm lịch trình follow chi tiết, tần suất, những kênh hiệu quả và những mẫu email khiến khách hàng phải phản hồi được nêu trong ebook này.

Ebook được viết trước hết dành cho những người bán hàng, nhưng bạn có thể nắm bắt những nguyên tắc này và áp dụng chúng vào mọi lĩnh vực của cuộc sống. Tài liệu khá dài, nên trong bài này SlimCRM sẽ trình bày những điểm chính cách mà hoạt động follow-up diễn ra. Nội dung chi tiết bạn xem tại: https://go.slimcrm.vn/ebook-follow-up1

Cách follow-up như một nhà vô địch

Follow-up không có gì phức tạp cả. Là một độc giả bận bịu, tất cả những gì bạn cần biết để bắt tay ngay và luôn đã có sẵn ở đây. 

Bạn nên follow-up bao lâu một lần?

Nếu đối tượng bạn tiếp cận hoàn toàn lạnh nhạt và họ chưa từng có tương tác nào trước đây với bạn, hãy chỉ theo đuổi họ tối đa là sáu lần thôi. Con số lớn hơn là không tưởng với giới hạn quan hệ giữa bạn và họ cho phép.
Nếu bạn đã có một vài tương tác với người ta nhưng nó lại không thật sự là một sự TỪ CHỐI rõ ràng, thì hãy cứ chăm sóc họ đến khi có kỳ được phản hồi mới thôi. Tuyệt đối đừng từ bỏ cuộc cho đến khi họ có câu trả lời.

Vậy còn tần suất follow-up hợp lý?

Khi thực hiện follow-up, bạn nên bắt đầu với một tần suất cao, sau đó giảm dần số lần tương tác theo thời gian. Đây là một gợi ý chung về lịch trình follow-up mà bạn có thể tham khảo:

• Ngày 1: Lần liên hệ thứ nhất
• Ngày 3: Lần liên hệ thứ hai
• Ngày 7: Lần liên hệ thứ ba
• Ngày 14: Lần liên hệ thứ tư
• Ngày 28: Lần liên hệ thứ năm
• Ngày 58: Lần liên hệ thứ sáu
• Sau ngày 58: Liên hệ mỗi tháng 1 lần

Bạn có thể đặt lịch nhắc nhở chăm sóc khách hàng trên SlimCRM để không bỏ xót bất kỳ cơ hội tiềm năng nào. Hệ thống sẽ tự động gửi qua email để nhắc nhở bạn.

Đây không phải những quy tắc cứng nhắc, chúng là kim chỉ nam dẫn lối cho bạn. Tất cả phụ thuộc vào bối cảnh, tình huống, mối quan hệ và sự tương tác mà bạn đã có với người kia.

Ví dụ: nếu bạn follow-up một giám đốc điều hành cực kỳ bận rộn của một doanh nghiệp lớn, đừng gửi email quá dồn dập: vào ngày mai, hai ngày sau và bốn ngày kế tiếp. Hãy cho họ thêm thời gian, có thể từ 4-7 ngày cho đến lần liên hệ kế tiếp.Hoặc liên lạc đều đặn mỗi tuần một lần. Nếu bạn biết người này nhận được tận 5.000 email mỗi ngày, bạn sẽ không hề muốn mình mang thêm phiền phức cho họ.

Phương tiện nào là tốt nhất để follow-up?

Nó còn tùy vào kết quả bạn đang theo đuổi. Bạn muốn tối ưu hóa để đạt được một kết quả tích cực hay một phản hồi nhanh chóng? Phần dưới đây sẽ đối chiếu những phương thức bám đuổi qua email, điện thoại hoặc gặp gỡ trực tiếp.

• Để có được một kết quả tích cực: Hãy dùng Email

Email là phương tiện tốt nhất để có được kết quả tích cực vì bạn có thể theo dõi vô thời hạn mà không tạo ra sự khó chịu. Nó cũng cung cấp cho người nhận quyền về cách thức và thời điểm phản hồi. Tuy nhiên, có thể phải mất đến hàng tháng để nhận được kết quả mong muốn.

• Để có một phản hồi nhanh chóng: Hãy dùng điện thoại

Nếu phản hồi nhanh là những gì bạn muốn tìm kiếm (vì vấn đề thời điểm nhạy cảm), thì cuộc gọi điện thoại là phương tiện tốt nhất. Tuy nhiên, nó cũng có nhiều khả năng bị xem như làm phiền, vì vậy nguy cơ biến "có thể" thành "không" sẽ cao hơn đáng kể.

Ví dụ: Nếu bạn gọi cho tôi 10 lần trong 2 ngày, có lẽ tôi sẽ từ chối bạn ngay cả khi tôi quan tâm. Bởi vì tôi sẽ nghĩ, "Haiz, làm việc với gã này đúng là phiền toái, tìm bên khác còn hơn."

• Để nhận được phản hồi nhanh nhất: Nên gặp trực tiếp

Nếu bạn đã bị dồn vào đường cùng, cách hiệu quả nhất lúc này là đơn giản hãy vác xác đến văn phòng của họ. Nhưng bạn cũng phải cân nhắc kỹ lưỡng trước khi thực hiện lật lá bài tẩy trong tay mình. Nếu bạn ló mặt ra ở chỗ họ đâu đó 48 lần, tôi sẽ không lấy gì làm lạ nếu họ tống bạn lên phường. Chính vì lẽ đó mà một trong những chiêu kinh điển nhất của bán hàng là nói với khách hàng bạn “tiện đường qua đây” và chỉ muốn ghé văn phòng họ để hỏi thăm và tán gẫu. Rất nhiều hợp đồng trị giá hàng triệu đô la đã được ký kết như vậy đấy.

Follow-up qua những phương tiện khác

Email, điện thoại, và gặp trực tiếp là những cách thông dụng nhất nhưng chúng cũng không phải lựa chọn duy nhất bạn có. Hãy cùng xem xét những ưu và nhược của thực hiện theo đuổi qua SMS, mạng xã hội, ghi chú viết tay, hoặc thậm chí là fax nhé !

• Follow-up với SMS

Nếu bạn muốn có được tỉ lệ phản hồi cao hơn, SMS là một lựa chọn khả dĩ. Không giống với email, nó là một phương thức ít lộn xộn hơn, và thông điệp của bạn cũng dễ trở nên nổi bật hơn. Tuy nhiên, giống với gọi điện, SMS cũng được liệt vào nhóm ‘quấy rầy’, đồng nghĩa rằng bạn không thể gửi đến 40 tin nhắn (ít nhất là không bị chặn).

Rất nhiều khách hàng của chúng tôi đã sử dụng tin nhắn và đạt được kết quả mỹ mãn khi thúc đẩy những khách hàng tiềm năng không muốn nghe máy hoặc trả lời email. Nhưng mà bất kể bạn có dùng tính năng SMS được tích hợp sẵn trên phần mềm bán hàng của chúng tôi hay chỉ là điện thoại của bạn chăng nữa – bạn sẽ phát hiện rằng SMS là một kênh tương đối hiệu quả để khách hàng dễ chú ý đến bạn hơn.

• Follow-up qua mạng xã hội

Một số người thích dùng mạng xã hội như một cách khác để bắt tín hiệu của người khác. Làm những việc như đăng lại hoặc thích một tweet, gửi lời mời trên Linkedin, nhấn nút ‘thích’ hoặc bình luận về các cập nhật hoặc bài đăng trạng thái của họ.

Lời khuyên chính mà tôi có thể dành cho bạn ở đây là đừng lạm dụng điều này và ranh giới trở thành kẻ rình mò khiến người ta sởn gai ốc là cực kỳ mong manh.

• Follow-up với những ghi chú viết tay

Hãy tự đánh giá xem bạn có muốn dùng cách này hay không nhé. Nó chỉ là một trong những món vũ khí mà bạn sở hữu. Dựa trên những tương tác trong quá khứ và mối quan hệ bạn có với họ, một ghi chú viết bằng tay vẫn có thể tạo nên ấn tượng đáng nhớ. Nếu chiêu này hữu dụng, phù hợp với cá tính của bạn và nó tạo nên sự khác biệt, tội gì mà không làm. Nhưng nếu nó kỳ quặc, gượng ép và sến sẩm, bạn cũng đừng ép bản thân.

• Follow-up bằng fax

"Thế kỷ XXI rồi đấy. Chúng tôi là start-up. Fax? Không đùa đấy chứ?" Thiệt đó. Nếu họ không phản hồi email của bạn, và họ cũng chả nghe máy, thì sao lại không gửi fax cho họ nhỉ?
Vì bây giờ đào đâu ra ai dùng fax nữa! Chính xác. Đây cũng là cách ít rối rắm nhất bạn có thể sử dụng. Trong 99% trường hợp, bạn sẽ không cần đến nó. Tuy nhiên, còn phải xem đối tượng bạn đang theo đuổi là ai nữa, những công việc nhất định như luật sư hay bác sĩ thì họ vẫn thường xuyên sử dụng máy fax đấy. Nhớ nhé, nó cũng là một lựa chọn để bạn cân nhắc.

Những điều nên và không nên khi follow-up

• Luôn thân thiện & niềm nở.

Đừng nao núng vì họ không phản hồi. Hãy làm chủ cuộc chơi bằng cách khiến họ ấn tượng với một nụ cười thật rạng rỡ.

• Thật ngắn gọn

Tránh xa mấy thứ rườm rà nha. Chả ai muốn mất thời gian đọc dăm ba đoạn văn tế nhị mà vô nghĩa hết. Lịch sự là tốt, nhưng hãy đi thẳng vào vấn đề.

• Cung cấp giá trị. (tùy chọn)

Biết đích xác thứ họ muốn và cần để đưa ra một thứ gì đó liên quan. Có thể là một bài viết hoặc thứ gì đó mà họ sẽ trân trọng khi nhận được. (Chung quy thì: Mạch lạc, đơn giản và súc tích là được). Nhưng đừng quá kỳ vọng nhé – cho đi điều gì đó không đồng nghĩa rằng bạn sẽ luôn được nhận lại. Mới chỉ tung mồi thôi mà, muốn cá cắn câu phải kiên nhẫn.

• Đừng bao giờ khiến mọi người cảm thấy tồi tệ hoặc thấy mắc nợ bạn

Tránh phát ngôn kiểu như “Sao bạn không phản hồi gì cho tôi vậy? Tôi đã gửi cho bạn tận 10 cái email rồi đấy!” Thật ra thì, nhiều người đều cảm thấy có lỗi. Hộp thư đến của họ tràn ngập những email chưa mở và danh sách việc cần làm dường như không có hồi kết. Công kích họ với cảm giác tội lỗi bằng cách gây thêm sức ép chỉ phản tác dụng mà thôi.

Tại sao tội lỗi lại là kẻ thù của bạn 

Tôi đã đề cập đến chi tiết này ở trên rồi nhưng nó cần được nhắc lại: Tội lỗi chính là kẻ thù của bạn trong chặng đường theo đuổi.

Tất cả chúng ta đều đã từng trải qua cảm giác tội lỗi khi không hồi âm email, cuộc gọi điện thoại và tin nhắn. Ví dụ, ai đó đang đợi bạn phản hồi, email vẫn nằm chỏng chơ một xó trong hòm thư của bạn. Bạn bận rộn, căng thẳng vì công việc và mặc dù bạn cũng có ý định đáp lại họ, nhưng bạn không muốn bén mảng nhấn chuột vào nút "Reply". Bạn cảm thấy ăn năn về sự trì hoãn và thà tự thủ thỉ với bản thân rằng "Chẳng phải chuyện gì quan trọng đâu" hoặc "Họ đã lên cơn tam bành và tốt nhất là mình không nên đổ thêm dầu vào lửa nữa” còn hơn là trả lời.

Đó là lý do tại sao điều quan trọng là bạn phải loại bỏ mọi cảm xúc tiêu cực khi follow-up. Trách nhiệm hàng đầu của bạn là làm cho mọi người cảm thấy thoải mái khi phản hồi. Loại bỏ cảm giác tội lỗi của họ bằng cách nói rõ với họ rằng bạn không hề để bụng hay có thành kiến nào đối với họ chỉ vì họ đã không trả lời các email trước đây bạn gửi.

Điều tồi tệ nhất bạn có thể làm là hành xử như một kẻ bám đuổi phẫn uất và bức xúc. Điều đó có nghĩa là:

• Đừng đề cập đến những lần theo dõi trước với giọng điệu buộc tội. "Tôi đã gửi cho bạn bốn email rồi nhưng ..."
• Không liên hệ nhiều lần trong cùng một ngày. "Bạn có nhận được năm email tôi đã gửi một tiếng trước không?"
• Đừng thể hiện sự bực tức trong email. "Chắc bạn cho rằng bản thân quá quan trọng để trả lời" hoặc "Tôi thấy rõ ràng rằng bạn đã mở email của tôi. Tại sao bạn không trả lời ?!"

Hãy follow-up với một nụ cười. Thật đơn giản, chuyên nghiệp và đáng để họ phải mong chờ.

Điều này càng quan trọng hơn khi khách hàng tiềm năng của bạn là người nhận được rất nhiều cold email. Bất kỳ sự tiêu cực nào cũng khiến họ dễ dàng biện minh về mặt cảm xúc cho việc không làm việc với bạn, trong khi kiên trì theo đuổi thật tích cực khiến bạn nổi bật hơn những người còn lại và nhận được phản hồi.

Tại sao thời gian lại là đồng minh của bạn

Nhiều người giả định đầy sai lầm rằng lý do họ nhận được phản hồi cho một email bám đuổi là vì nội dung của nó được trau chuốt hoặc họ đã nói được thông tin “đắt giá” nào đó.

Trong đa số trường hợp, lý do thực sự khiến khách hàng không hồi đáp cold email đầu tiên bạn gửi đi rất đơn giản: thời điểm!

Có thể người nhận đã thấy email bạn gửi đến nhưng họ quá bận rộn với công việc hoặc đang bị phân tâm bởi thứ khác nên không thể trả lời bạn ngay. Bẵng đi một hồi họ cũng quên khuấy sự tồn tại của email đó luôn.

Sau đó họ lại nhận được một email follow-up khác từ bạn, vào một thời điểm phù hợp hơn, khi mà họ đang có sự chú ý, hoàn toàn tập trung, và thời gian để xử lý cũng như trả lời email của bạn.

Nếu ai đó đọc email đầu tiên của bạn và quyết định rằng họ không quan tâm đến lời đề nghị bạn đưa ra và không muốn hợp tác kinh doanh với bạn, thì dù bạn có nói gì chăng nữa trong những email tiếp theo cũng không thể khiến họ hồi tâm chuyển ý.

Vậy nên, đừng lãng phí thời gian với những đối tượng này. Thay vào đó, hãy thật nỗ lực với những khách hàng mà bạn thực sự thấy có cơ hội thuyết phục họ. Đây là những người đâu đó cũng quan tâm và tìm hiểu nhưng
không có thời gian để phản hồi hoặc tổng hợp lại các thông tin – tất cả những gì họ cần là một sự thúc đẩy nhẹ nhàng tinh tế.

Nếu bạn theo đuổi đến khi thời điểm phù hợp, bạn thậm chí có thể giải quyết một trong những thách thức mà bất cứ người kinh doanh nào phải đối mặt: thuyết phục khách hàng tiềm năng chuyển sang dùng giải pháp của bạn thay vì đối thủ cạnh tranh. Cùng khám phá nhé.

Tại sao thời gian lại quan trọng khi thuyết phục khách hàng tiềm năng chuyển sang giải pháp của bạn "Các giao dịch không hề được chốt một sớm một chiều, chúng chỉ khép lại trong quá trình bám đuổi."

Khi bạn đang cố gắng khiến khách hàng tiềm năng từ bỏ nhà cung cấp hiện tại của họ và thay vào đó chuyển sang sản phẩm của bạn, hầu như bạn sẽ luôn gặp phải sự phản kháng. Làm thế nào để bạn xử lý và vượt qua sự kháng cự chuyển đổi này?

Tôi giả định rằng những gì bạn cung cấp cho họ thực sự phục vụ nhu cầu của họ tốt hơn và ăn đứt dịch vụ mà họ hiện đang sử dụng. Vì vậy, chuyển đổi thực sự là vì lợi ích tốt nhất của họ.

Chi phí chuyển đổi nhà cung cấp

Hãy hiểu rằng chi phí chuyển đổi rất cao - không chỉ là chi phí giải pháp + dịch v hiện tại họ sử dụng so với của bạn mà còn nào là đào tạo, áp dụng các quy trình mới trong tổ chức và nhiều yếu tố không thể xác định khác. Đó là lý do tại sao bạn sẽ cần hai thứ để thuyết phục một tổ chức chuyển đổi:

1. Kiên nhẫn
2. Follow-up

Chẳng phải gì thú vị, xa xỉ, mới mẻ hay hoành tráng, .. nhưng nó hiệu quả. Và đó là tất cả những gì bạn cần quan tâm.

Lý do số 1 tại sao các tổ chức không chuyển đổi nhà cung cấp

Sự kiên nhẫn và follow-up sẽ giúp bạn vượt qua trở ngại phổ biến nhất khiến họ không chuyển sang một giải pháp khác: Thời điểm sai.

Hãy nhìn mọi thứ từ góc độ của họ và bạn sẽ hiểu tại sao thời điểm không tốt có thể khiến một thỏa thuận gần như trở nên bất khả thi: Họ có thể vừa trải qua một quá trình dài ba tháng để nói chuyện với các nhà cung cấp khác nhau và đánh giá tất cả các sản phẩm trong thị trường của bạn. Những người liên quan đến việc đưa ra quyết định đã trải qua tất cả các cuộc họp này, ủng hộ giải pháp đó trong toàn tổ chức, ký hợp đồng về ngân sách, giám sát việc thực hiện ... và sau đó BẠN gọi điện để giới thiệu giải pháp của mình.

Không đời nào họ lại chuyển sang giải pháp của bạn thời điểm đó cả, dù cho sản phẩm của bạn có tốt hơn gấp 10 lần chăng nữa. Chi phí chuyển đổi bấy giờ sẽ cao hơn rất nhiều so với giá trị họ nhận được nếu sử dụng sản phẩm (tốt hơn) của bạn.

Hãy kiên gan bền chí đến cùng

Vì vậy, bạn hãy thừa nhận rằng đây chưa phải thời điểm thích hợp và thực hiện chiến lược tiếp cận dài hạn. Thời gian cần để hoàn tất thương vụ này không thể đong đếm chỉ trong vài tuần, mà phải bằng tháng. Hãy suy nghĩ trong 6-18 tháng họ phải chuyển đổi.

Đừng nản lòng – trái lại hãy thấy thật phấn khích. Bạn đang xây dựng nên một đường ống khách hàng tuyệt vời, và giá trị cao ngất ngưởng để chốt trong năm tiếp theo. Đây cũng là cơ hội để củng cố quan hệ với khách hàng, kết giao và tìm hiểu cụ thể hơn quy trình kinh doanh của họ.

Thực hiện follow-up với khách hàng tiềm năng mỗi tháng hoặc mỗi quý qua email hoặc một cú điện thoại nhanh. Hiện hữu trong tâm trí họ (theo cách tích cực nha). Chỉ với việc kiên trì bám đuổi, bạn đã có được sự tin tưởng nhất định.

Khi hợp đồng của họ đã chấm dứt, hoặc có một thay đổi nào đó trong tổ chức khiến trở ngại của việc chuyển đổi nới lỏng, họ sẽ nhớ đến bạn. Họ vừa trò chuyện với bạn chỉ vừa cách vài tuần trước thôi. Bạn đã có một mối quan hệ đủ gắn kết và họ biết sự hiện diện của bạn. Bạn đã chẳng phí công vô ích, dành hàng tháng trời để định vị bản thân thật thuận lợi – đến lúc bắt mẻ cá lớn rồi.

Làm sao biết khách hàng xứng đáng để đầu tư thời gian

Tất nhiên, bạn không muốn làm dã tràng xe cát, lãng phí thời gian với những khách hàng không bao giờ chốt được. Vĩnh viễn mắc kẹt ở lãnh địa “Tôi đang gầy dựng nên hệ thống đường ống khách hàng của riêng mình” là dấu hiệu của một người bán hàng dở tệ.

Đây là những việc cần làm: Các vấn đề của khách hàng tiềm năng có phù hợp với sản phẩm của bạn không? Nếu mong muốn và nhu cầu của họ phù hợp với những gì giải pháp của bạn thực sự vượt trội, thì hãy tiếp tục theo đuổi họ ngay cả khi khả năng họ mua hàng hiện tại là rất thấp. Câu hỏi còn lại cần đặt ra là khách hàng này đáng giá bao nhiêu đối với doanh nghiệp của bạn? Nếu nó không phải là hàng nghìn đô la, sẽ khó có thể biện minh
cho việc theo dõi nhiều như vậy từ quan điểm kinh tế.

Mặt khác, nếu một khách hàng tiềm năng đang cho thấy một số tín hiệu mua hàng, nhưng lại không thực sự phù hợp với sản phẩm của bạn ... thì họ có thể không đáng để follow-up suốt thời gian đó.

2 lý do hàng đầu lý giải vì sao bạn chưa theo đuổi thỏa đáng

"Tôi đã và đang áp dụng những kiến thức về follow-up bạn dạy. Nó thay đổi cách tôi tư duy (tôi không còn thấy bị xúc phạm hay nổi đóa lên nếu ai đó không trả lời tôi ngay lập tức) và cho phép tôi tiếp tục theo đuổi những khách hàng tiềm năng sau cùng cũng chốt hợp đồng.” - Allan Caeg, Nhà sáng lập, Northbound.io

Đến thời điểm này, bạn đã biết thế nào là follow – up đúng nghĩa và cách thực hiện nó. Giờ thì bạn hoàn toàn có thể gập quyển sách này lại và xắn tay áo lên để follow-up nhiều hơn. Nhưng tôi phát hiện ra hầu hết mọi người đều không bám đuổi đủ nhiều như họ cần vì họ lại quen đi theo lối mòn.

Cụ thể thì, có hai giả định sai lầm tách biệt giữa những người luôn theo đuổi để đạt thứ họ muốn và những người không theo đuổi.

• Bạn đánh đồng im lặng với sự từ chối: Nếu ai đó không phản hồi cuộc gọi hoặc email của tôi, tôi đơn giản coi như họ bận và tôi cần tiếp tục bám đuổi để nhận được câu trả lời của họ khi thời gian cho phép.
• Bạn không phải là trung tâm của vũ trụ để khiến khách hàng phải mảy may bận tâm và việc họ chưa phản hồi cũng có rất nhiều nguyên do: Họ đang ốm, họ phải giải quyết một vấn đề riêng tư quan trọng hoặc chuyện gia đình, sếp của họ vừa thay đổi ưu tiên công việc của quý và đôi vai họ ngày một nặng trĩu vì những trọng trách mới được giao.

Tuy nhiên, phần lớn mọi người chấp nhận bỏ cuộc ngay khi đương đầu với sự lặng im. Khi ai đó không phản hồi email hoặc cuộc gọi, hoặc thể hiện sự thờ ơ, họ tự mường tượng nên những câu chuyện trong tâm trí rằng người kia chẳng quan tâm tẹo nào và mặc nhiên coi đó là sự từ chối. Với Colleen Werther, một giám đốc phát triển kinh doanh, suýt nữa đã phải trả giá và bỏ lỡ một hợp đồng quan trọng vì cứ tự nhủ rằng khách hàng tiềm năng không quan tâm:

Tôi đã có được di động của một khách hàng tiềm năng tại một cửa hàng bán lẻ cà phê lớn nhưng chần chừ khi gọi cho người khách đó. Tôi tự huyễn hoặc rằng anh ấy không muốn nói chuyện với tôi. Cuối cùng tôi đã liên hệ anh ấy và nhận được câu trả lời mà tôi đã tìm kiếm bấy lâu - anh ấy hỗ trợ kết nối tôi đến với người cần trao đổi và tôi đã có lịch liên hệ trong tuần này.

Sự đột phá ngoạn mục này đã không thể xảy ra nếu cô ấy vẫn bấu víu vào viễn cảnh không chân thực mình tự vẽ ra về khách hàng.

Đừng bao giờ đánh đồng im lặng là từ chối. Một khi bạn làm như vậy, bạn đã tự nhận phần thua về mình khi mà cuộc đua thậm chí còn chưa bắt đầu.

Thay vào đó, hãy coi rằng đối tượng có thể quan tâm nhưng lại quá bận hoặc bị phân tâm, và tiếp tục bám đuổi tới chừng nào bạn nhận được một câu trả lời ‘Có’
hoặc ‘Không’ rõ ràng.

Bạn không muốn gây phiền nhiễu hoặc thô lỗ

Chả ai muốn làm một tên khốn hết. Được yêu thích luôn an toàn và dễ chịu hơn. Có nghĩa là bạn không cần đặt bản thân vào những tình huống khó xử hoặc có thể khiến người khác thấy khó chịu.

Nhưng vấn đề là: Bạn sẽ không bao giờ đạt được điều mình muốn nếu bạn cứ cố gắng làm vừa lòng mọi người. Trường học cấp ba có thể là sân chơi phù hợp để bạn tỏa sáng, nhưng trong cuộc sống này thì không đâu.

Thậm chí với bán hàng, một lĩnh vực nổi tiếng về sức ép cao và không khoan nhượng, rất nhiều người vẫn rơi vào cái dớp “được yêu thích và hâm mộ”. Để rồi khi mù quáng chạy theo chiếc vương miện “hoa hậu thân thiện” kia, họ dần lạc lối trong giai đoạn vun vén mối quan hệ và mục tiêu cần hoàn thành lại ngày một xa vời hơn.

Trong bán hàng, mục tiêu của bạn không phải là bày tỏ và chia sẻ những điểm chung với khách hàng – mục tiêu là đánh giá được khách hàng có thật sự phù hợp hay không và chốt hợp đồng với họ.

Tôi thà có 3 trong 10 người ghét tôi và 7 người còn lại làm ăn cùng tôi để tạo ra giá trị tuyệt vời còn hơn là để cả 10 người trong số họ đều có cái nhìn trung lập về tôi. Công việc của tôi không phải là để chiều lòng kẻ khác hoặc làm phiền bất kỳ ai,mà là tạo ra giá trị.

Thay vì cố gắng nỗ lực (hoặc thất bại) trong việc khiến người khác thích bạn, hãy tập trung vào việc trở nên giá trị và theo đuổi những khách hàng thật sự xứng đáng.

Cái giá của việc không follow-up

Follow-up không hề khó; mọi người thấy nó khó vì họ mặc nhiên coi sự im lặng là từ chối hoặc không muốn bị làm phiền. Nhưng cái gì cũng có hai mặt: Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không follow-up nữa?

Kết cục là bạn sẽ đặt chân đến “maybeland” (Xứ sở có thể), nơi mà tất cả những gì bạn nỗ lực hoàn thành đều đem lại kết quả là con số không tròn trĩnh. Có cũng tốt. Không cũng tốt. Cả hai đều là những kết quả rất rõ ràng. Nhưng nếu bạn bắt đầu một mối quan hệ mà kết cục mập mờ, nó sẽ mắc kẹt ở maybeland. Bạn không đời nào biết được điều gì đã xảy ra hoặc có thể đã xảy ra. Bạn sẽ không học được bài học của mình. Và bạn cũng không bao giờ đạt được tăng trưởng bền vững.

Vậy nên bạn có nghĩa vụ phải thúc đẩy mọi thứ đi đến kết quả. Và việc bám đuổi sẽ giúp bạn biến điều đó thành hiện thực. Thế mà, nhiều người vẫn nghĩ ‘có thể’ vẫn tốt hơn ‘không’, dù điều đó hiếm khi xảy ra.

Lạc quan trong vô vọng

Là doanh nhân, thành viên nhóm khởi nghiệp và những người bán hàng, chúng tôi là những người lạc quan vô vọng. Chúng ta luôn nhìn vào tiềm năng, chúng ta luôn nhìn thấy khả năng. Giả sử bạn đã tiếp cận với một khách hàng tiềm năng. Bạn biết bạn có thể tạo ra giá trị đáng kinh ngạc cho họ và thỏa thuận này cũng sẽ mang lại lợi ích cho bạn. Họ có vẻ đồng ý nhưng sau đó, họ nói với bạn, "Chúng tôi sẽ xem xét điều này trong quý tới." Hầu hết mọi người có xu hướng nhìn vào thực tế rằng họ đã không nói không và tự nhủ với lòng, "Rồi họ sẽ ký thôi. Tôi chỉ cần chờ đợi." Nhưng thay vì đợi phản hồi, bạn cần theo dõi cho đến khi nhận được câu trả lời có hoặc không rõ ràng.

Kế hoạch B của bạn là gì?

Bất cứ khi nào bạn bắt tay vào một dự án mới, bắt đầu một sáng kiến mới hoặc thực hiện một thử nghiệm mới, đừng chỉ lao vào nó một cách mù quáng. Đừng chỉ nói: "Chúng tôi sẽ thử một phen và xem nó có hiệu quả không!"

Xác định trước ba điều sau:

• Thành công sẽ trông thế nào? (Kết quả, con số, đầu ra cụ thể gì?)
• Thất bại sẽ trông thế nào?
• Bạn sẽ làm gì nếu kết quả bạn đạt được lại lơ lửng ở giữa

Trước khi bắt tay vào một dự án hoặc sáng kiến mới, hãy xác định xem bạn sẽ định nghĩa thành công và thất bại như thế nào. Đó là thời điểm vàng để bạn tự đưa ra phán quyết – không phải sau khi đổ cả đống tiền và nguồn lực hữu hạn của mình vào dự án đó. Nó là cách bạn tự bảo vệ lấy chính mình khỏi sự ngụy biện rằng chi phí chìm này là tất yếu (đúng vậy, thiên kiến nhận thức của startup cũng mạnh mẽ chả kém gì các chuyên gia lão làng ở phố Wall cả).

‘Có thể’ sẽ triệt tiêu hiệu suất của bạn

Trong bán hàng, nhiệm vụ của bạn là tạo ra kết quả: có hoặc không. Giao dịch thành công và thất bại. Cả hai đều tốt.

Hãy ưu tiên tối ưu cho tốc độ và sự rõ ràng.

Đừng cố gắng tối ưu để đạt tỷ lệ chuyển đổi cực đại khả thi. Đừng chạy theo mục đích khiến tất cả phải mua, tất cả phải đồng ý, và chốt thành công tất cả giao dịch.

Vì khi bạn chạy theo tối ưu tỷ lệ chuyển đổi tốt nhất có thể đạt được, kết cục là bạn sẽ mất rất nhiều thời gian và năng lượng cho chúng... (mà chưa chắc đã chốt được)! Bạn sẽ chờ đợi trong mòn mỏi và để khách hàng “có thời gian xem xét”, để họ dùng thử lâu hơn, cho họ trì hoãn việc ra quyết định vào quý tiếp theo ... và quý sau đó ... rồi quý sau đó nữa. (Chỉ vì bạn muốn tránh câu trả lời “không”, vào giao dịch đó sẽ thất bại.)

Maybeland là một cái vũng lầy nguy hiểm làm chậm đà tiến của bạn và lặng lẽ hút cạn kiệt năng lượng bạn có. “Có” hay “Không” đều tuyệt vời cả - hãy nhanh chóng đạt được chúng bằng việc follow-up.

Vậy là trong bài viết này SlimCRM đã đề cập hết những điểm chính cách mà hoạt động follow-up diễn ra. Để tìm hiểu kỹ hơn về những lưu ý cần tránh khi follow-up và cách áp dụng công thức này trong lĩnh vực tuyển dụng, gọi vốn hay nhận đầu tư mời bạn xem chi tiết tại: https://go.slimcrm.vn/ebook-follow-up1