Chuyển đổi Agile: Trao quyền cho doanh nghiệp thích ứng và phát triển

Chuyển đổi Agile là chủ đề ngày càng được nhiều daonh nghiệp quan tâm. Quá trình này giúp doanh nghiệp phát triển kinh doanh dễ dàng và nhanh chóng triển khai ý tưởng mới thông qua phương pháp linh hoạt. Vậy chuyển đổi Agile là gì? Làm thế nào để lập kế hoạch chuyển đổi Agile? Tất tần tật những thắc mắc trên sẽ được Vinno giải đáp trong bài viết dưới đây.

Chuyển đổi Agile là gì?

Chuyển đổi Agile (chuyển đổi linh hoạt) là quá trình chuyển đổi tổ chức và phương pháp làm việc của một doanh nghiệp từ mô hình phát triển phần mềm truyền thống sang phương pháp Agile. Agile là một triết lý và phương pháp quản lý dự án linh hoạt, tập trung vào việc phân chia dự án thành các giai đoạn ngắn gọi là "sprints". Thay vì có một kế hoạch chi tiết được xác định từ đầu, Agile cho phép sự linh hoạt và tương tác liên tục giữa các thành viên trong nhóm làm việc.

Mặc dù các tổ chức có thể áp dụng các phương pháp thực hành linh hoạt như Scrum hoặc Lean, nhưng sự chuyển đổi này có ý nghĩa quan trọng hơn nhiều so với việc chỉ thay đổi cách tạo ra phần mềm.

Đó là sự thay đổi hoàn toàn của tổ chức, vượt ra ngoài việc chỉ tạo ra sản phẩm. Mục đích là để làm mới tổ chức bằng cách tạo ra một nền văn hóa khuyến khích sự sáng tạo, trao quyền cho nhân viên và giảm bớt các lớp quản lý không cần thiết.

Kết quả có thể đòi hỏi các nhóm làm việc cùng nhau, tập trung mạnh mẽ hơn vào việc làm hài lòng khách hàng, giảm bớt quy trình và nhiều hành động hơn cũng như giao tiếp và chia sẻ thông tin tốt hơn trong tổ chức.

Sự linh hoạt trong kinh doanh là gì?

Sự linh hoạt trong kinh doanh là một cách quản lý giúp các tổ chức phát triển và thành công bằng cách nhanh chóng thích ứng với những thay đổi và nắm bắt cơ hội bằng các phương pháp thông minh và hiệu quả.

Mô hình kinh doanh linh hoạt bắt đầu trong lĩnh vực CNTT để đơn giản hóa các dự án lớn bằng cách chia chúng thành các phần nhỏ hơn để cung cấp phần mềm nhanh hơn và đáng tin cậy hơn. Theo thời gian, nó trở nên phổ biến bên ngoài lĩnh vực CNTT, đặc biệt là trong lĩnh vực marketing, nơi họ điều chỉnh các nguyên tắc linh hoạt cho phù hợp với nhu cầu của mình.

Agile đang trở nên phổ biến trong các bộ phận như bán hàng, tài chính và nhân sự. Theo Báo cáo tiếp thị Agile lần thứ 5, 33% doanh số bán hàng, 20% tài chính và 16% đội ngũ nhân sự sử dụng các phương pháp thực hành Agile (phương pháp thực hành linh hoạt). Báo cáo cũng cho thấy các nhóm Agile thích làm việc với các nhóm Agile khác. Điều này đang thúc đẩy việc áp dụng chiến lược chuyển đổi Agile ở các bộ phận lân cận này.

Nói một cách đơn giản, một công ty càng linh hoạt thì các đội nhóm của công ty đó càng vui vẻ hơn. Sự linh hoạt cho phép các cá nhân, đội nhóm và công ty sáng tạo, thử những điều mới, đáp ứng nhu cầu của khách hàng và điều chỉnh theo những thay đổi của thị trường. Điều này giúp các tổ chức duy trì tính cạnh tranh và cập nhật bằng cách làm cho quy trình của họ hiệu quả hơn, cung cấp mọi thứ thường xuyên hơn với ít nguồn lực hơn, linh hoạt và tập trung vào giá trị mà chúng mang lại.

Lý do để các tổ chức chuyển đổi Agile là gì?

Do các điều kiện thị trường thay đổi liên tục (VUCA – biến động, không chắc chắn, phức tạp và mơ hồ), các công ty không còn có thể tuân theo cách thức cũ trong nhiều năm. Họ phải cập nhật các quy trình của mình để giải quyết các thách thức kinh doanh và luôn có ý nghĩa và phù hợp.

Dưới đây là những lý do chính khiến các tổ chức cần phải trải qua quá trình chuyển đổi kỹ thuật số Agile:

Điều kiện thị trường đang phát triển

Trong thế giới kinh doanh thay đổi nhanh chóng ngày nay, các công ty phải có khả năng thích ứng nhanh chóng. Các phương pháp mô hình kinh doanh linh hoạt giúp họ làm được điều đó bằng cách sử dụng chu kỳ phát triển và phát hành ngắn hơn, nhận phản hồi thường xuyên hơn và phản ánh tiến trình của họ thường xuyên. Điều này cho phép họ phản ứng tốt hơn với những thay đổi của thị trường và nhu cầu của khách hàng.

Cải thiện tính đồng bộ hóa với mục tiêu kinh doanh

Các phương pháp Agile ưu tiên mang lại giá trị cho khách hàng và phù hợp với mục tiêu kinh doanh, giúp các công ty dễ dàng đạt được mục tiêu chiến lược của mình hơn. Bằng cách tập trung vào nhu cầu và sở thích của khách hàng, các nhóm Agile đảm bảo rằng sản phẩm và dịch vụ đáp ứng nhu cầu thị trường, mang lại sự hài lòng cao hơn cho khách hàng. Sự hợp tác chặt chẽ giữa các nhóm và các bên liên quan đảm bảo rằng các nỗ lực đều hướng tới các mục tiêu chung của tổ chức, cải thiện thành công chung và khả năng thích ứng của công ty trong môi trường thị trường năng động.

Sự hài lòng của khách hàng cao hơn

Các công ty phải đối mặt với áp lực ngày càng tăng trong việc tạo ra các sản phẩm và dịch vụ phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Khi thị trường thay đổi nhanh chóng, nhu cầu của khách hàng không ngừng phát triển và sản phẩm trở nên lỗi thời nhanh hơn. Các phương pháp linh hoạt giải quyết vấn đề này bằng cách thu hút khách hàng và nhận phản hồi của họ. Bằng cách này, các công ty có thể thích ứng với thế giới đang thay đổi nhanh chóng và xây dựng các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

Cải thiện sự hợp tác

Khi các tổ chức trở nên phức tạp hơn với nhu cầu thay đổi, công nghệ tiên tiến và các nhóm phân tán, nhu cầu cộng tác và giao tiếp tốt hơn giữa các nhóm và bộ phận khác nhau sẽ tăng lên. Các phương pháp mô hình kinh doanh linh hoạt khuyến khích các nhóm làm việc cùng nhau, giao tiếp hiệu quả và giải quyết vấn đề hiệu quả, dẫn đến sự phối hợp và liên kết tốt hơn.

Chất lượng nâng cao

Để duy trì tính cạnh tranh, các công ty phải cung cấp các sản phẩm xuất sắc và dịch vụ linh hoạt. Các phương pháp Agile hỗ trợ thử nghiệm và cải tiến liên tục, giúp cung cấp các dịch vụ chất lượng cao. Bằng cách thu hút sự tham gia sớm của các nhóm đảm bảo chất lượng vào quá trình phát triển, các công ty có thể phát hiện và sửa lỗi nhanh hơn, đảm bảo sản phẩm cuối cùng tốt hơn.

Rút ngắn vòng phản hồi

Các phương pháp linh hoạt khuyến khích cung cấp các phần chức năng nhỏ hơn của phần mềm thường xuyên hơn. Điều này cho phép các nhóm kiểm tra và xác nhận mục tiêu của sản phẩm cũng như điều chỉnh nếu cần thiết. Nó dẫn đến khả năng học hỏi và thích ứng nhanh hơn trong môi trường thị trường đang thay đổi nhanh chóng.

Hiện thực hóa giá trị nhanh hơn

Agile cho phép các công ty cung cấp sản phẩm và dịch vụ với số lượng nhỏ hơn, giúp tăng tốc quá trình phát triển và đưa chúng ra thị trường nhanh hơn, mang lại giá trị cho người dùng một cách nhanh chóng. Cách tiếp cận lặp đi lặp lại này cho phép các công ty thu thập phản hồi sớm và thực hiện các cải tiến dựa trên ý kiến ​​đóng góp của người dùng, từ đó tạo ra các sản phẩm thành công hơn và lấy khách hàng làm trung tâm.

Làm thế nào để lập kế hoạch chuyển đổi Agile?

Trước khi bắt đầu chuyển đổi linh hoạt, điều quan trọng là phải hiểu tổ chức của bạn đang đứng ở đâu và bạn muốn đạt được điều gì. Dưới đây là các bước cần thực hiện trong lộ trình chuyển đổi linh hoạt của bạn:

Biết trạng thái hiện tại của doanh nghiệp

Bước đầu tiên để bắt đầu chuyển đổi linh hoạt là đánh giá tình hình hiện tại của tổ chức bạn. Điều này liên quan đến việc kiểm tra các quy trình, cấu trúc, văn hóa và công nghệ hiện có để xác định điểm mạnh và điểm yếu. Nó được gọi là “As-Is Agility Health Assessment” (Đánh giá sức linh hoạt hiện tại).

Biết mục tiêu chuyển đổi doanh nghiệp

Sau khi đánh giá tình hình hiện tại, bước tiếp theo là xác định những gì bạn muốn đạt được với lộ trình chuyển đổi linh hoạt. Điều này liên quan đến việc thiết lập các mục tiêu và mục đích rõ ràng cho việc chuyển đổi và phác thảo những cải tiến mong muốn về quy trình, cơ cấu, văn hóa và công nghệ.

Thu hút các bên liên quan tham gia và thông báo

Sự tham gia của các bên liên quan chính là điều cần thiết để chuyển đổi kỹ thuật số Agile thành công. Điều này có nghĩa là bao gồm cả các giám đốc điều hành, người quản lý, trưởng nhóm và nhân viên trong việc lập kế hoạch để nhận được sự hỗ trợ và đảm bảo mọi người đều làm việc hướng tới các mục tiêu chung.

Xác định các nhóm và quy trình liên quan: Bước tiếp theo là tìm hiểu sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các nhóm và quy trình, đồng thời xác định những nhóm và quy trình nào sẽ bị ảnh hưởng bởi quá trình chuyển đổi linh hoạt.

Tạo lộ trình triển khai Agile toàn diện

Sau khi xác định các nhóm và quy trình, bước tiếp theo là tạo một kế hoạch chi tiết để triển khai linh hoạt. Kế hoạch này bao gồm việc đặt ra mốc thời gian cho việc chuyển đổi, xác định các nguồn lực cần thiết và thiết lập ngân sách.

Thiết lập cơ cấu quản trị

Tạo ra một cơ cấu quản trị là rất quan trọng để quản lý hiệu quả quá trình chuyển đổi linh hoạt. Điều này liên quan đến việc làm rõ vai trò và trách nhiệm của các bên liên quan chính, thành lập ủy ban quản trị và thiết lập các quy trình ra quyết định minh bạch.

Truyền đạt kế hoạch và đưa nhóm vào cuộc

Khi kế hoạch đã sẵn sàng, bước tiếp theo là chia sẻ nó với tổ chức. Họ truyền đạt các mục tiêu, tiến trình và yêu cầu về nguồn lực của quá trình chuyển đổi cho các thành viên trong nhóm và các bên liên quan khác.

Cung cấp đào tạo và huấn luyện

Đào tạo và huấn luyện là cần thiết trong quá trình chuyển đổi linh hoạt. Điều này liên quan đến việc giảng dạy các nhóm về các phương pháp linh hoạt và hướng dẫn họ sử dụng các phương pháp thực hành linh hoạt tốt nhất một cách hiệu quả trong công việc của họ.

Áp dụng và giám sát

Bước tiếp theo là bắt đầu các giải pháp linh hoạt, thực hiện các thay đổi và theo dõi tiến độ. Điều này bao gồm các cuộc họp thường xuyên với các nhóm để kiểm tra xem mọi thứ có diễn ra tốt đẹp hay không và thực hiện bất kỳ điều chỉnh cần thiết nào trong quá trình thực hiện.

Liên tục theo dõi và tìm kiếm các cải tiến

Chuyển đổi linh hoạt là các quá trình liên tục cần được cải tiến liên tục. Điều này có nghĩa là thường xuyên kiểm tra các quy trình, cơ cấu và văn hóa của tổ chức để tìm ra những lĩnh vực có thể cải thiện tốt hơn và thực hiện những thay đổi cần thiết.

Đọc thêm: Vai trò của người quản lý trong Agile

Các bước để chuyển đổi Agile trong kinh doanh thành công

Bất kể doanh nghiệp bạn hoạt động trong lĩnh vực nào, các nguyên tắc linh hoạt có thể sẽ sớm đóng vai trò quan trọng trong công việc của bạn. Dưới đây là sáu điều bạn có thể làm ngay bây giờ để bắt đầu áp dụng tư duy linh hoạt.

Thành lập các nhóm tự quản

Sự linh hoạt trong kinh doanh dựa vào các nhóm tự tổ chức được trao quyền, có quyền tự do đưa ra quyết định, chấp nhận rủi ro và chịu trách nhiệm về hành động của mình. Cách tiếp cận này cho phép quản lý cấp trên tập trung vào các vấn đề chiến lược hơn là quản lý vi mô. Các nhóm Agile có thể có chức năng hoặc chức năng chéo, kết hợp chuyên môn đa dạng hoặc bộ kỹ năng cụ thể. Cả hai loại đều có vị trí của chúng trong một tổ chức linh hoạt. Các nhóm chức năng có thể hoạt động như các dịch vụ linh hoạt được chia sẻ, hợp lý hóa hoạt động cho nhiều đơn vị. Cộng tác và áp dụng các phương pháp thực hành linh hoạt tốt nhất, các nhóm này tạo ra các sản phẩm chất lượng cao một cách hiệu quả, cải thiện quy trình làm việc và tạo ra nhiều giá trị hơn.

Bắt đầu từ quy mô nhỏ với một nhóm đa chức năng để thử nghiệm là một cách tiếp cận khôn ngoan để áp dụng Agile. Cho dù triển khai nó giữa các phòng ban hay từng nhóm một, các giải pháp linh hoạt đều nâng cao khả năng thích ứng và tốc độ của tổ chức trong việc cung cấp giá trị cho khách hàng. Sự chuyển đổi này thúc đẩy sự hợp tác và sự linh hoạt, giúp tổ chức đạt được thành công trong bối cảnh kinh doanh luôn thay đổi.

Giảm cấp độ phân cấp

Các công ty lớn như Spotify, Amazon và Google đã thử và áp dụng cách làm việc linh hoạt. Họ đã trở nên nổi tiếng vì đã thay đổi cấu trúc từ trên xuống thành cấu trúc phẳng hơn, một quá trình được gọi là “trì hoãn”. Thay vì giống như một kim tự tháp với các ông chủ ở trên, một tổ chức phẳng giống một đội nơi các nhà lãnh đạo và các đội cộng tác vì những mục tiêu chung.

Trong cơ cấu phẳng, không có nhiều cấp quản lý giữa sếp và nhân viên. Cấu trúc này có một số lợi ích, chẳng hạn như dễ thích ứng hơn với những thay đổi do có ít lớp điều khiển hơn. Nó cũng làm cho nhân viên có trách nhiệm hơn với công việc của họ.

Tạo hàng đợi

Công việc tồn đọng của bạn còn được gọi là "hàng đợi", là một danh sách được sắp xếp nghiêm ngặt bao gồm tất cả các nhiệm vụ mà bạn và nhóm của bạn muốn hoàn thành trong ba tháng tới. Điều này giúp bạn xác định những nhiệm vụ cần thiết nhất và tránh những yêu cầu công việc không mong muốn không phù hợp với khối lượng công việc hiện tại của bạn.

Trực quan hóa công việc

Bất kể phương pháp của bạn là gì, việc hiển thị mọi thứ đều rất quan trọng trong việc triển khai và quản lý công việc linh hoạt. Điều này giúp mọi người được thông báo về những gì cần phải làm và khi nào.

Khi công việc được hình dung, các nhóm có thể thấy cách họ sử dụng thời gian, tìm những nơi có quy trình chậm, làm ít việc hơn cùng một lúc và tập trung nhiều hơn vào chất lượng và giá trị. Bảng Kanban là một công cụ trực quan tiêu chuẩn trong triển khai linh hoạt, giúp các tổ chức chọn các nhiệm vụ thiết yếu và giới hạn số lượng công việc họ làm cùng một lúc.

Kiểm soát số lượng nhiệm vụ đang thực hiện

Giới hạn Công việc đang tiến hành (WIP) đóng vai trò là nguyên tắc ngăn cản việc bắt đầu quá nhiều dự án cùng một lúc. Ý tưởng là tập trung vào những gì chúng ta đang làm, hoàn thành nó và sau đó thực hiện một điều gì đó mới.

Các nhà làm marketing thường đảm nhận quá nhiều công việc, đồng thời khiến nhiều dự án phải triển khai. Điều này dẫn đến thời gian dự án dài hơn do phải chuyển đổi thường xuyên. Đặt giới hạn hợp lý về số lượng công việc bạn xử lý là rất quan trọng. Điều này giúp tăng năng suất, giá trị và sự hài lòng của khách hàng và các bên liên quan.

Tạo ra văn hóa luôn trở nên tốt hơn

Tạo ra một nền văn hóa không ngừng tìm cách cải thiện và phát triển những ý tưởng mới. Trong quá trình chuyển đổi tính linh hoạt trong kinh doanh, việc duy trì cam kết theo kịp những thay đổi trên thị trường và đáp ứng mong đợi của khách hàng thông qua các điều chỉnh và cải tiến liên tục là rất quan trọng.

Khi áp dụng chuyển đổi Agile, hãy đảm bảo bạn có thể theo dõi tiến trình đó. Bằng cách này, bạn có thể đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu giúp doanh nghiệp của bạn phát triển.

Trên đây là bài viết về chuyển đổi Agile và các bước chuyển đổi Agile thành công. Hy vọng bài viết đã cung cấp những thông tin hữu ích giúp bạn đọc có cái nhìn tổng quát và hiểu rõ hơn về chuyển đổi Agile. Đừng quên theo dõi Vinno để cập nhật thêm những thông tin hữu ích khác nhé!