Muốn quản lý công ty tốt, cốt lõi chính là ở người CEO. Một CEO, mà bản thân không quản lý nổi chính mình, thì thật sự khó để mà có thể điều hành công ty hoạt động tốt và ổn định. Điều này có nghĩa là, CEO phải có khả năng quản lý bản thân trước đã.
Vậy quản lý bản thân CEO cần những gì ?
Nội dung bài viết
CEO phải học cách đọc báo cáo, lập kế hoạch
Dù một CEO có bận cỡ nào đi nữa, bắt buộc phải luôn kỷ luật trong việc dành ra một khoản thời gian cuối ngày, cuối tuần, cuối tháng, cuối quý và cuối năm để xem và phân tích, đánh giá đầy đủ tất cả kế hoạch mà nhân sự gửi cho mình.
Tức, ví dụ nếu công ty bạn đã có 5 phòng ban và có 5 người đứng đầu mỗi phòng ban (là trưởng phòng) thì bắt buộc cuối mỗi tháng, bạn phải dành thời gian xem cặn kẽ hết báo cáo của 5 vị trưởng phòng này gửi cho bạn. Tuyệt đối không xem cho vui mà không nhận xét gì, góp ý gì và không đưa ra kế hoạch từ bản báo cáo. Tệ hơn là bỏ qua không xem báo cáo, khiến vị trưởng phòng kia không biết phòng ban mình làm vậy là tốt hay chưa, cần cải tiến gì không. Đừng bạo biện cho sự bận rộn của CEO mà bỏ lơ là việc đọc báo cáo, phân tích nó.
- Với các nhân sự cấp thấp, sẽ có báo cáo ngày, tuần, tháng, quý, năm.
- Với các nhân sự cấp trung, sẽ có báo cáo tuần, tháng, quý, năm.
- Với các nhân sự cấp cao, sẽ có báo cáo tháng, quý, năm.
Từ cấp trung và cao trở lên, việc quản lý bản thân là phải đọc, phân tích và ra quyết định trên các báo cáo nhân viên gửi, tuyệt đối không bỏ qua bất kỳ báo cáo nào không đọc, và tuyệt đối không đọc báo cáo xong mà không nhận xét bất cứ điều gì, không góp ý cũng như thắc mắc, đưa ra đề xuất, việc này khiến nhân viên tâm huyết sẽ không biết cần tối ưu gì thêm hay không, lâu dài tư tưởng báo cáo gửi cho có thì rất nguy hiểm.
Để tối ưu hơn hiệu quả nhân viên làm báo cáo. Thiết nghĩ, CEO và các trưởng bộ phận cần làm rõ các chỉ số mình muốn nhận được trong báo cáo định kỳ, thay vì để nhân sự báo cáo lang mang nhiều việc không cần thiết.
Nếu có thể, in ra các báo cáo (ngày xưa) rồi dùng bút bi đỏ khoanh tròn những chỗ cảm thấy khó hiểu trên báo cáo, rồi yêu cầu nhân sự giải trình chi tiết. Có thể dùng Google Doc để xem báo cáo nhân viên và comment những gì cần thay đổi, cần làm vào đó để nhân viên thấy.
Là CEO, phải khó tính, tuyệt đối không bỏ qua 1 chi tiết nhỏ khi nhân sự gửi báo cáo, và phải tập cho nhân sự dùng não, tức giải trình và ra hướng giải quyết, chứ không phải gây ra hậu quả rồi báo cáo để bắt mình đi dọn dẹp sự vụ.
Về chuyện lập kế hoạch, ưu tiên time cho ngày chủ nhật hàng tuần (sáng) và ngày đầu tiên của tháng, của quý, của năm (sáng) để vạch nhanh những vấn đề sau (sử dụng evanote):
- Những tồn đọng còn lại từ báo cáo nhân sự, chưa giải quyết triệt để.
- Những vấn đề đang phát sinh từ việc vận hành, marketing, sales, tài chính, nhân sự.
- Tình trạng mục tiêu đội ngũ đang phấn đấu (đạt được bao nhiêu, cái gì chưa đạt)
- Vấn đề nào cần ưu tiên cải tiến gấp cho tổ chức?
Khi viết ra những vấn đề này, không cần phải suy nghĩ nhiều hay sắp xếp theo trật tự, cứ viết ra đã. Rồi sắp xếp, chọn mục ưu tiên, rồi tìm giải pháp cho từng vấn đề, ghi chú ai sẽ lo, thời gian, ngân sách và chỉ số...
Sau đó, tôi soạn theo biểu mẫu OKRs của công ty, và share nhanh cho các nhân sự cấp cao, và đặt hẹn họp qua Zoom (xưa là họp offline) để cùng nhau lên Kế Hoạch Làm Việc cho tháng, quý, năm. Mỗi nhân sự sẽ dựa trên OKRs tổng, sẽ cùng họp đội ngũ của họ để lên OKRs tháng, quý, năm cho từng mảng kinh doanh.
Bình quân từ ngày 2 đến ngày 3 đầu năm mới là phải xong OKRs ở từng mảng kinh doanh, mỗi mảng sẽ có từ ngày 4 đến ngày 6 để xong OKRs cho quý. Mỗi bộ phận trong mảng từ ngày 7 đến ngày 8 để xong OKRs cho tháng làm việc của mình.
Từ ngày 9 tháng đầu tiên trong năm (và sau này ở các tháng tiếp theo), không có chuyện mỗi nhân viên không biết mình cần hoàn thành những mục tiêu gì trong tháng. Bình quân, 1 nhân viên sẽ có khung thời gian 1 tháng là từ ngày 9 tháng hiện tại đến ngày 9 tháng tiếp theo, trước khi có OKRs cho tháng mới.
CEO phải học theo dõi tài chính và thuế sát sao ngay từ ban đầu
Là CEO, bạn phải là người siêng theo dõi sổ sách tài chính nhất công ty, hơn cả kế toán. Mình kinh doanh, mà sổ sách và số liệu kinh doanh không biết tý gì, thì lấy gì mà giữ nổi tiền, làm ra nhiêu bị đội ngũ gian lận ăn hết, rồi hỏi sao làm giàu được. Các công việc cần theo dõi là:
Theo dõi dòng tiền thực thu, thực chi
Xem liệu mỗi khoản chi ra, chúng ta đã có đầy đủ chứng từ hóa đơn đầu vào hay chưa. Luôn phải nhờ kế toán tư vấn xem có hợp lệ theo đúng quy định của cơ quan thuế hay không, không phải cái gì cũng đưa vào được, nhất là chi phí đi ăn uống tiếp khách.
Cần nhất, là chốt sổ tiền mặt cuối mỗi ngày, yêu cầu xác nhận và gửi vào tài khoản ngân hàng công ty ngay, hoặc đưa vào két sắt và bàn giao thủ quỹ. Luôn cần có một dự báo thu, chi trong tối thiểu 3 tháng, để CEO dễ bề ra quyết định. Từ bảng dòng tiền, dựa trên số liệu 3 tháng gần nhất, là CEO đã phải có ngay bảng định mức chi tiêu hàng tháng, để biết:
- Chi phí mặt bằng chiếm % bao nhiêu trên tổng chi phí.
- Quỹ lương chiếm % bao nhiêu trên tổng chi phí.
- Ngân sách marketing chiếm % bao nhiêu trên tổng chi phí.
- Phí sản xuất chiếm % bao nhiêu trên tổng chi phí.
- Định kỳ, kiểm kê tất cả chứng từ, tránh gian dối trong quá trình giao dịch đội ngũ.
Từ đó, CEO sẽ cùng kế toán trưởng tính toán việc tối ưu tài chính tốt hơn. Một công ty kiếm nhiều tiền về chưa chắc đã tốt, mới là điều kiện cần thôi, điều kiện đủ là phải học cách giữ tiền.
Theo dõi kết quả kinh doanh theo mỗi chu kỳ
- Để biết công ty lời, lỗ ra sao.
- Doanh thu bán hàng từng sản phẩm, dịch vụ thế nào.
- Công nơ như thế nào (đối chiếu bảng dòng tiền thực thu, thực chi)
- Thuế phải đóng là bao nhiêu ? có thể tối ưu tiền thuế đóng hợp pháp hơn hay không?
Theo dõi bảng cân đối kế toán theo chu kỳ
- Để biết công ty có mua sắm tài sản nhiều quá mức không cần thiết hay không.
- Có vỡ nợ không với nợ nần.
- Các hoạt động đầu tư khác ngoài sản xuất kinh doanh có hiệu quả không
- Tình trạng vay vốn như thế nào
Từ đó có những quyết định quan trọng sống còn công ty, như có thể dẹp bớt vài cửa hàng, bán nhanh tài sản không cần thiết, thúc đẩy vốn lưu động có nhiều tiền để xoay sở cho những cơ hội kiếm tiền trong tương lai.
CEO phải học bán hàng
Là CEO, bạn phải quản lý bản thân mình cực kỳ siêng năng đi bán hàng mỗi ngày. Dù bạn bận điều hành đội ngũ cỡ nào, thì một ngày 8h thì cũng phải có tối thiểu 2h để đi bán hàng, kể cả khi bạn đã có đội ngũ bán hàng, có cả giám đốc kinh doanh.
Phải kỷ luật thép bản thân mình, về:
- Chăm chỉ xây dựng hoạt động kết giao để bán hàng (networking)
- Chăm chỉ hỏi thăm bạn hàng, đối tác để giữ quan hệ (như đại lý, nhà cung cấp)
Nếu CEO lười biếng cả tháng không xem báo cáo, lập ké hoạch, không theo dõi tiền nong, nợ nần và ỷ lại vào đội ngũ thì trong 3 năm đầu tiên, thất bại là điều dễ gặp nhất.
Chia sẻ từ Nguyễn Tuấn Hùng - Quản trị & Khởi nghiệp
