Phần mềm kỹ thuật số đã cách mạng hóa ngành xây dựng. Nhiều công ty xây dựng đã và đang tận dụng phần mềm Quản lý Thi công để tối ưu hóa quy trình nội bộ, tăng hiệu quả và năng suất, đồng thời phối hợp tốt hơn các nhóm - đặc biệt là khi có nhiều nhóm ở nhiều địa điểm khác nhau. Vậy đâu là những lợi ích chính của công nghệ tân tiến này? 

Phần mềm quản lý xây dựng là gì?

Với mục tiêu cốt lõi là đơn giản hóa và nâng cao hiệu quả các quy trình kinh doanh xây dựng, phần mềm quản lý thi công (CMS) là một hệ thống quản lý dự án được thiết kế riêng cho các chuyên gia xây dựng.

CMS giúp gộp các quy trình quản lý xây dựng khác nhau thành một hệ thống thống nhất, hỗ trợ các công ty quản lý ngân sách, giao tiếp, lên lịch công việc, ước tính dự án, v.v. Một trong những lý do cơ bản mà hơn 57% các công ty xây dựng sử dụng phần mềm quản lý thi công là khả năng phối hợp hiệu quả việc quản lý các dự án và nhóm khác nhau trải dài nhiều địa điểm. Với tác động của COVID-19 đối với ngành xây dựng, những lợi ích của phần mềm quản lý thi công có thể giúp các công ty vượt lên trên khó khăn.

Đối với hầu hết các công ty xây dựng, ước tính chi phí và theo dõi dự án là những ưu tiên hàng đầu. Khả năng tự động hóa các quy trình thủ công tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi của con người có thể chứng minh giá trị to lớn đối với lợi nhuận cuối cùng và hiệu quả tổng thể của công ty. Hơn nữa, việc có một nền tảng tập trung để giao tiếp và quản lý trong toàn tổ chức giúp các nhóm riêng lẻ duy trì các quy trình độc đáo của họ mà không cản trở hoạt động hiệu quả của công ty xây dựng.

Biết phần mềm quản lý thi công là gì và nó giúp các công ty xây dựng như thế nào ở một mức độ bao quát, vậy những lợi ích cụ thể mà nó có thể cung cấp là gì? Quan trọng hơn, tại sao bạn nên sử dụng một phần mềm quản lý thi công cho doanh nghiệp của mình?

Hãy cùng tìm hiểu các lợi ích cụ thể của phần mềm quản lý thi công trong phần tiếp theo!

Tại sao nên sử dụng phần mềm xây dựng?

Phần mềm quản lý thi công (CMS) giúp các quy trình trở nên mượt mà và cải thiện hoạt động dự án. Sử dụng CMS mang lại nhiều lợi ích, bao gồm:

1. Giao tiếp và Cộng tác Theo Thời Gian Thực: 

Đây là một trong những chức năng quan trọng nhất của quản lý thi công, đảm bảo mọi người giao tiếp và hợp tác hiệu quả tại công trường. Quản lý dự án đang diễn ra và thay đổi rất khó, đặc biệt với các công ty có thành viên ở nhiều địa điểm. Với CMS, mọi thành viên đều truy cập được vào điểm giao tiếp trung tâm, bất kể họ làm việc ở đâu hay dùng thiết bị gì. Điều này đảm bảo giao tiếp và hợp tác theo thời gian thực giữa khách hàng, chuyên gia tư vấn, nhà thầu và quản lý dự án.

2. Quản lý Tài liệu: 

Với lượng tài liệu quan trọng mà các công ty xây dựng quản lý, việc lưu trữ và xử lý an toàn là điều tối quan trọng. CMS tích hợp tính năng quản lý tài liệu, cung cấp cho các công ty nơi lưu trữ an toàn tất cả tài liệu thiết yếu. Đối với các công ty muốn cạnh tranh, việc quản lý tài liệu an toàn và dễ truy cập là vô cùng giá trị.

3. Quản lý Dự án: 

CMS giúp quản lý dễ dàng áp dụng cách tiếp cận hiệu quả và có hệ thống cho quản lý dự án. CMS hỗ trợ chia sẻ thông tin có giá trị tức thời, theo dõi ngân sách dự án và tạo tất cả các thành phần cần thiết như yêu cầu thông tin, thư kinh doanh, yêu cầu thay đổi, v.v.

4. Ngân sách: 

Giám sát phạm vi, tiến độ và ngân sách của dự án là ưu tiên hàng đầu của bất kỳ công ty xây dựng nào, nhưng ngân sách thường đòi hỏi nhiều sự chú ý nhất. Dự toán ngân sách không chính xác có thể khiến dự án vượt quá tiến độ hoặc không hoàn thành. Vì vậy, khi lập ngân sách, việc kiểm tra cẩn thận tất cả các kế hoạch dự án về rủi ro, tạo các ước tính chính xác và truyền đạt mục tiêu cho các bên liên quan và khách hàng là điều then chốt. CMS giúp giảm thiểu chi phí và tối đa hóa lợi nhuận thông qua quản lý ngân sách tốt hơn bằng các tính năng như tự động hóa chi phí vật liệu và nhân công, tiêu chuẩn hóa đề xuất giá thầu và lưu trữ tích hợp chi phí, giá thầu và tỷ lệ thắng/thua của dự án trước đó để cải thiện quy trình ước tính chính xác hơn.

5. Thuận tiện: 

Mỗi quản lý dự án có cách quản lý dự án của mình, nhưng CMS giúp họ quản lý quy trình hiệu quả hơn. CMS tự động hóa hầu hết các quy trình thủ công tốn thời gian như gọi điện/gửi email cho nhà thầu, xem xét tiến độ dự án, phối hợp khối lượng công việc, giúp quản lý dự án tiết kiệm thời gian quý giá để tập trung vào việc khác.

6. Tổ chức: 

Một trong những lợi ích quan trọng nhất, nhưng thường bị bỏ qua, của CMS là khả năng nhanh chóng và hiệu quả tổ chức các quy trình trên toàn công ty xây dựng. Từ lưu trữ thông tin và dễ dàng truy cập đến theo dõi chi phí, hợp đồng và ngân sách, hệ thống tổ chức liền mạch cho phép các thành viên trong công ty truy cập những gì họ cần, khi họ cần, mà không gặp rắc rối.

7. Quản lý Tài nguyên: 

CMS giúp sắp xếp tất cả các tài nguyên và công cụ được sử dụng trong xây dựng và phối hợp ứng dụng của chúng trên toàn bộ tiến độ dự án. Bằng cách phân tích dữ liệu tài nguyên, quản lý có thể tối ưu hóa tốt hơn các công cụ và tài nguyên để phù hợp với giá thầu và ước tính dự án ban đầu. Ở cấp độ chi tiết hơn, CMS cũng có thể giúp nhà thầu quản lý và tổ chức việc phân bổ hàng ngày các công cụ và thiết bị, nhân viên và vật liệu, theo dõi việc sử dụng của chúng theo thời gian thực. Kết hợp với khả năng so sánh dữ liệu dự án hiện tại và quá khứ, quản lý dự án có phương tiện điều phối tài nguyên hiệu quả hơn nhiều.

8. Dễ Dàng Thích ứng và Tích hợp: 

Một trong những điểm khó khăn lớn nhất khi áp dụng bất kỳ giải pháp phần mềm nào là tốc độ thích ứng và tích hợp với quy trình công việc và quy trình hiện có của công ty. CMS được thiết kế để mọi người dùng có thể dễ dàng áp dụng và tích hợp vào quy trình của họ.

9. Tính Năng Tùy Chỉnh

Bản chất của phần mềm quản lý thi công là khả năng tùy chỉnh cao. Điều này là do không có một "mẫu chuẩn" nào cho các tính năng được bao gồm trong giải pháp. Hầu hết các công ty xây dựng đều dựa vào các quy trình riêng biệt của họ, và các công ty phần mềm thường muốn đáp ứng những nhu cầu đó bằng cách tùy chỉnh phần mềm của họ theo nhu cầu cụ thể của khách hàng. Vì vậy, khả năng điều chỉnh phần mềm quản lý thi công theo quy trình và yêu cầu của bạn có thể dẫn đến triển khai nhanh hơn và cuối cùng là tăng trưởng nhanh hơn cho công ty bạn.

Có những loại phần mềm quản lý xây dựng nào?

Để hiểu rõ hơn về cách giải pháp Phần mềm Quản lý Thi Công (CMS) có thể hỗ trợ tổ chức của bạn, hãy nghĩ về nó như một danh mục tổng thể bao gồm nhiều giải pháp chuyên biệt khác nhau, nhằm giúp bạn giải quyết các vấn đề cụ thể. Những giải pháp này có thể là các giải pháp toàn diện cung cấp vô vàn chức năng trên các phân mục cụ thể hoặc tập trung vào một hoặc hai lĩnh vực cụ thể. Dưới đây là tổng quan về các loại phần mềm khác nhau có sẵn để đáp ứng nhu cầu độc đáo của bạn:

1. Phần mềm Phân tích:

Phần mềm phân tích cung cấp cho các nhà quản lý xây dựng các phân tích thời gian thực, cho phép họ tiết kiệm thời gian và luôn được cập nhật về các dự án đang diễn ra. Ví dụ, người quản lý có thể tận dụng dữ liệu lịch sử từ các dự án trước để đưa ra ước tính chi phí chính xác hơn cho các dự án mới hoặc đảm bảo dự án hiện tại diễn ra hiệu quả nhất có thể.

2. Phần mềm Bản vẽ Xây dựng:

Các công cụ vẽ xây dựng cho phép các công ty tải lên, chỉnh sửa nhanh chóng và cộng tác trên các bản vẽ xây dựng, giúp đơn giản hóa quy trình cho chủ sở hữu công trình, nhà thầu, đơn vị thi công và quản lý trong giai đoạn lập kế hoạch và triển khai.

3. Phần mềm Quản lý Tài nguyên Doanh nghiệp (ERP):

Giải pháp ERP xây dựng tập trung các hệ thống thông tin trên các khía cạnh riêng biệt của một dự án xây dựng. Từ lập hóa đơn và kế toán đến quản lý tài liệu và giao tiếp, ERP nhằm mục đích tạo điều kiện kết nối liền mạch giữa các nhóm khác nhau bất kể vị trí của họ.

4. Phần mềm Tính Giá Thi công:

Phần mềm tính giá thi công, còn được gọi là phần mềm ước tính, hỗ trợ quản lý ước tính và quy trình đề xuất dự án xây dựng. Những giải pháp này thường có thể được tùy chỉnh theo các lĩnh vực cụ thể như hệ thống ống nước, HVAC, điện, v.v., hoặc cung cấp ước tính toàn diện hơn cho các công ty xây dựng cung cấp phạm vi dịch vụ rộng hơn.

5. Phần mềm Quản lý Dự án:

Như tên gọi của nó, các giải pháp quản lý dự án được thiết kế để xử lý việc quản lý hàng ngày vòng đời của một dự án xây dựng. Các công cụ này quản lý các khía cạnh như quy trình làm việc, danh sách kiểm tra, phân công nhiệm vụ, phân bổ nhóm/tài nguyên, v.v., nhằm đảm bảo tốt hơn rằng dự án tuân theo ước tính ngân sách ban đầu và tiến độ dự án.

6. Phần mềm Quản lý Rủi ro và An toàn:

Được thiết kế để giúp các nhà quản lý xây dựng giảm thiểu rủi ro tại công trường xây dựng tốt hơn, các công cụ này cung cấp cho người dùng dữ liệu thu thập được trong quá trình đi bộ tại công trường, báo cáo sản xuất, v.v., để đảm bảo an toàn và tuân thủ các yêu cầu tuân thủ cụ thể.

Bằng cách hiểu các loại giải pháp CMS khác nhau và cách chúng giải quyết các nhu cầu cụ thể, bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt về phần mềm nào phù hợp nhất với yêu cầu của tổ chức bạn và giúp bạn đạt được mục tiêu xây dựng của mình.

Phần mềm quản lý thi công Vtranet đáp ứng được những yêu cầu nghiêm ngặt và khắt khe.

Tìm hiểu thêm về phần mềm tại đây.