Đại dịch Covid 19 đã và đang tạo ra 3 tác động như 3 đợt sóng thần ảnh hưởng đến toàn thế giới trong đó có Việt Nam.
- Đợt sóng thứ nhất: Khủng hoảng bệnh dịch rộng khắp.
- Đợt sóng thứ hai: Suy thoái kinh tế lan rộng
- Đợt sóng thứ ba: làn sóng đóng cửa, vỡ nợ, phá sản
Trong quý I/2020, Việt Nam đã có 34,900 doanh nghiệp đóng cửa, giải thể, phá sản. Đại đa số là doanh nghiệp vừa và nhỏ. Sang quý II, các doanh nghiệp lớn cũng bị ảnh hưởng ngày càng nhiều. Nhiều doanh nghiệp đã phải sa thải hàng nghìn nhân viên. Hệ lụy này là do tác động kép từ khó khăn kinh tế do dịch bệnh gây ra và sự quản lý yếu kém của các doanh nghiệp trong đó có công tác quản lý tài chính.
Dưới đây là một số sai lầm trong quản lý tài chính thường mắc phải dẫn đến doanh nghiệp đối diện với nguy cơ khủng hoảng
Nội dung bài viết
Không quản lý tài chính dòng tiền
Nhiều chủ doanh nghiệp lẫn lội khái niệm bán hàng với thu nhập. Bán hàng = thu nhập chỉ khi bạn thu được tiền. Có chủ doanh nghiệp thấy bán được nhiều hàng nhưng vẫn không có tiền để trả cho nhà cung cấp. Để kiểm soát được dòng tiền, bộ phận tài chính phải phối hợp với bộ phận kinh doanh, bộ phận quản lý công nợ, bộ phận mua hàng, kế toán ngân hàng, kế toán chi tiêu ... để dự đoán và kiểm soát chặt chẽ dòng tiền ra và dòng tiền vào. Doanh nghiệp có thể quản lý dòng tiền theo tuần nhưng tốt nhất là nên quản lý theo tháng, quý và 6 tháng.
Chú ý: Doanh nghiệp phải làm sao để đảm bảo số tiền thu về lớn hơn số tiền sẽ chi ra thì mới có cơ hội tồn tại và phát triển được.
Không có quỹ dự phòng khẩn cấp
Trong trạng thái bình thường mới, tốc độ bán hàng và thu nợ của khách hàng sẽ chậm lại do suy giảm nhu cầu chi tiêu của người dân dẫn đến suy giảm dòng tiền vào trong khi nhiều khoản chi phí thường xuyên của doanh nghiệp vẫn phải duy trì làm mấy cân đối dòng tiền vào - ra. Để đảm bảo doanh nghiệp không phải đối mặt với khó khăn tài chính, doanh nghiệp cần duy trì Quỹ dự phòng khẩn cấp tương đương với chi phí lưu động trong 90 ngày để bù đắp sự thiếu hụt tạm thời này. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp vượt qua được những khó khăn trong ngăn hạn.
Xem thêm: 2 lỗ hổng chí mạng của doanh nghiệp nhỏ
Chi tiêu không cần thiết
Nhiều doanh nghiệp vẫn đang thực hiện mua sắm theo nhu cầu phát sinh mà không phân tích, đánh giá xem thực sự việc mua sắm ấy có cần thiết hay không. Các doanh nghiệp lớn thường có bộ phận mua sắm chuyên nghiệp giúp họ có thể chọn lựa được hàng hóa đạt chất lượng và đàm phán được giá tốt. Ngoài ra, họ còn có bộ phận phân tích tài chính để thường xuyên đánh giá định mức tồn kho, định mức chi tiêu, định mức tiêu hao trong sản xuất và kích thích cải tiến kỹ thuật để tiết giảm chi phí đến mức hiệu quả. Đặc biệt trong giai đoạn đại dịch Covid thì việc tiết kiệm chi phí và cắt giảm các khoản đầu tư chưa cần thiết sẽ giúp doanh nghiệp có thêm nguồn tài chính để vượt qua cuộc khủng hoảng này.
Trong dài hạn, cắt giảm chi phí lãng phí sẽ giúp giảm giá thành sản phẩm tạo cho doanh nghiệp có lợi thế cạnh tranh cao hơn. Vì vậy, doanh nghiệp nào quản lý chi phí tốt sẽ có cơ hội sống sót và vượt lên trên đối thủ.
Không có ngân sách
Rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ hoạt động mà không có ngân sách tháng hay năm. Chủ doanh nghiệp không kiểm soát được mình sẽ chi ra bao nhiêu tiền và tiền đó đi đâu, có hiệu quả không. Trong khi đó, các bộ phận chức năng lại không có ngân sách để chủ động hoạt động dẫn đến cơ chế xin cho và phụ thuộc 100% vào chủ doanh nghiệp gây ách tắc và chậm chễ.
Với kế hoạch ngân sách, chủ doanh nghiệp và các cấp quản lý đều biết được mình sẽ làm gì và có bao nhiều tiền để làm việc đó. Điều này giúp họ chủ động xem xét các phương án để tối ưu hóa chi phí và hiệu quả hoạt động.
Không coi trọng báo cáo tài chính của doanh nghiệp
Các doanh nghiệp vừa và nhỏ mới chỉ có bảo cáo tài chính phục vụ cơ quan thuế, cơ quan thống kê và ngân hàng. Họ thiếu báo cáo tài chính quản trị để giúp cho chủ doanh nghiệp quản lý doanh nghiệp và ra quyết định kinh doanh. Điều này xuất phát từ thực tế là chủ doanh nghiệp không biết đọc báo cáo tài chính nên không coi trọng hệ thống báo cáo này.
Chủ doanh nghiệp cần nắm được khái niệm doanh thu, giá thành, giá bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý … theo kỳ tuần, tháng, quý, năm để biết được tình hình kinh doanh của doanh nghiệp đang như thế nào. Nếu doanh nghiệp có điều kiện tổ chức công tác kế toán quản trị thì chủ doanh nghiệp còn có thể xem được hiệu quả trên từng dòng sản phẩm, từng khu vực bán hàng, từng đầu nhân viên …. để ra các quyết định điều chỉnh phù hợp.
Xem thêm: Công cụ quản lí tài chính trọn vẹn cho doanh nghiệp
Không biết hiệu quả kinh doanh so với đối thủ trong ngành như thế nào
Khi theo dõi hoạt động của các doanh nghiệp khác trong ngành, bạn có thể biết được mức chi phí và hiệu suất hoạt động trung bình ngành. Nếu bạn có mức chi phí cao hay hiệu suất thấp hơn mức trung bình ngành thì bạn đang đối mặt với nguy cơ khó khăn trong hoạt động.
Đây là 6 sai lầm mà các doanh nghiệp SMEs hay mắc phải. Nếu quản lý tài chính tốt, bạn sẽ giải phóng được lượng tiền mặt cần duy trì để đảm bảo thanh khoảng cũng như cải thiện lợi nhuận của doanh nghiệp mà không cần chi thêm tiền cho công tác bán hàng. Xác định và sửa chữa bất kỳ sai lầm nào trong quản lý tài chính cũng giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu nguy cơ đối diện với khủng hoảng trong thời đại dịch Covid này.
Chia sẻ Đỗ Mạnh Bùi - Quản trị & Khởi nghiệp
