6 lý do tại sao các tổ chức phi lợi nhuận nên sử dụng CRM!

Hãy tưởng tượng một tổ chức phi lợi nhuận cống hiến cho một mục đích cao cả, được điều hành bởi những cá nhân nhiệt huyết đang nỗ lực tạo ra sự khác biệt trên thế giới. Sứ mệnh của họ cao đẹp, mục tiêu của họ đầy tham vọng, nhưng họ phải đối mặt với một thách thức chung: làm thế nào để quản lý hiệu quả các mối quan hệ, thu hút các nhà tài trợ và tối đa hóa tác động của mình.

Bước chân vào thế giới của các hệ thống Quản lý Quan hệ Khách hàng (CRM).

Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu tìm hiểu lý do tại sao các tổ chức phi lợi nhuận nên sử dụng CRM và cuối cùng sẽ giới thiệu cho bạn một số CRM phi lợi nhuận tốt nhất hiện nay.

CRM dành cho tổ chức phi lợi nhuận là gì?

CRM không chỉ là một công cụ phần mềm. Đó là một chiến lược quan trọng để tạo ra những trải nghiệm có giá trị cho các nhà tài trợ tiềm năng và hiện tại.

CRM là cách để hiểu họ là ai, họ cần gì và làm thế nào để tổ chức có thể giúp họ đạt được mục tiêu. CRM dành cho tổ chức phi lợi nhuận giúp bạn kết nối các dữ liệu, nội dung và hành động của mình. Nó giúp bạn truyền tải đúng thông điệp, đến đúng người, vào đúng thời điểm, trên đúng kênh.

CRM là cách bạn xây dựng lòng tin, sự trung thành và lòng nhiệt tình cho tổ chức của mình.

Tại sao các tổ chức phi lợi nhuận nên quan tâm?

CRM là một tài sản vô giá đối với các tổ chức phi lợi nhuận. Nó giúp họ hiểu rõ hơn các bên liên quan, cải thiện giao tiếp và tương tác, tinh gọn hóa hoạt động, thúc đẩy việc giữ chân và thu hút nhà tài trợ, đo lường tác động và đưa ra các quyết định chiến lược.

Bằng cách áp dụng các phương thức CRM, các tổ chức phi lợi nhuận có thể xây dựng các mối quan hệ ý nghĩa, nâng cao hiệu quả và đạt được mục tiêu của mình.

6 lý do để sử dụng CRM cho tổ chức phi lợi nhuận

1. Quản lý nhà tài trợ được đơn giản hóa

Quản lý nhà tài trợ là một trong những thách thức khó khăn nhất đối với bất kỳ tổ chức phi lợi nhuận nào. Việc theo dõi hoạt động của nhà tài trợ cho đến việc giữ chân họ sau khi quyên góp đều khó khăn hơn nhiều so với tưởng tượng.

Chirasree Bose từ Donorbox nói rằng,

“Một trong những thách thức gây quỹ tồi tệ nhất mà các tổ chức phi lợi nhuận phải đối mặt là quản lý nhà tài trợ kém hiệu quả. Kết quả là, giao tiếp và mối quan hệ với nhà tài trợ của họ bị ảnh hưởng, cuối cùng dẫn đến mất mát nhiều nhà tài trợ. Điều cần thiết đối với các tổ chức phi lợi nhuận là tích hợp hoạt động gây quỹ với một công cụ CRM tốt và theo dõi tất cả các hoạt động của nhà tài trợ.”

Một tổ chức phi lợi nhuận thu thập rất nhiều dữ liệu về nhà tài trợ. Việc quản lý, tinh chỉnh và xử lý tất cả dữ liệu này sẽ trở nên phức tạp nếu bạn không sử dụng đúng bộ công cụ.

• Tất cả dữ liệu nhà tài trợ của bạn ở một nơi: Sử dụng CRM cho tổ chức phi lợi nhuận, bạn có thể lưu trữ tất cả dữ liệu tổ chức phi lợi nhuận của mình ở một nơi. Bằng cách này, bạn không cần mở nhiều tab trên trình duyệt để truy cập vào các dữ liệu khác nhau. Bạn có thể thực hiện tất cả chỉ trong một tab.
• Giao tiếp và tương tác tốt hơn với nhà tài trợ: Nếu bạn sử dụng CRM cho tổ chức phi lợi nhuận, bạn sẽ có thể trao đổi với nhà tài trợ thông qua email được cá nhân hóa, SMS, cuộc gọi, v.v. Ngoài ra, CRM thu thập tất cả dữ liệu liên quan về mọi hồ sơ, điều này có thể giúp bạn cá nhân hóa các cuộc trò chuyện của mình, dẫn đến điểm tiếp theo.
• Giao tiếp cá nhân hóa với nhà tài trợ: CRM cho tổ chức phi lợi nhuận cung cấp cho bạn tất cả dữ liệu về nhà tài trợ, giúp bạn hiểu rõ về họ. Điều này giúp bạn cá nhân hóa các cuộc trao đổi để có kết quả tốt hơn.

2. Tích hợp và Tự động hóa

CRM không thể tự thực hiện tất cả các hành động. Vì vậy, để cung cấp thêm các tính năng cho CRM, bạn có thể kết nối nó với các tích hợp khác.

• Tích hợp liền mạch với các hệ thống khác: Các CRM phi lợi nhuận tốt nhất hỗ trợ nhiều tích hợp. Ví dụ: MakeWebBetter đã tạo ra một tích hợp có tên Mã giảm giá tự động cho phép người dùng tự động tạo và chia sẻ mã giảm giá được cá nhân hóa với HubSpot CRM.
• Tự động hóa các tác vụ và quy trình công việc thông thường: Tại một tổ chức phi lợi nhuận, bạn thực hiện các tác vụ lặp lại mỗi ngày như gửi email chào mừng/cảm ơn, theo dõi và gửi hóa đơn quyên góp. Sử dụng CRM cho tổ chức phi lợi nhuận, bạn có thể tự động hóa tất cả các hoạt động này để giảm bớt gánh nặng cho nhóm của mình.

3. Nâng cao hiệu quả gây quỹ

Bằng cách sử dụng CRM cho tổ chức phi lợi nhuận, bạn có thể tăng cường hoạt động gây quỹ trong khi vẫn đảm bảo tính dễ dàng.

Nói một cách chính xác, CRM giúp bạn thực hiện:

• Phân khúc nhà tài trợ để nhắm mục tiêu tốt hơn: Sử dụng phần mềm CRM dành cho tổ chức phi lợi nhuận, bạn có thể tạo danh sách để phân loại nhà tài trợ theo hành vi của họ. Ví dụ: bạn có thể thêm tất cả các nhà tài trợ không quyên góp trong năm ngoái vào danh sách có tên “Nhà tài trợ không hoạt động”. Thêm tất cả nhà tài trợ của bạn vào một danh sách như vậy sẽ giúp bạn lên kế hoạch cho một chiến dịch marketing tốt hơn, khuyến khích họ quyên góp trở lại.
• Tự động hóa các tác vụ quyên góp lặp lại: Là một tổ chức phi lợi nhuận, bạn có rất nhiều nhiệm vụ cần phải thực hiện. Nhưng không phải tất cả trong số chúng đều yêu cầu can thiệp thủ công. Trong những trường hợp như vậy, bạn có thể sử dụng CRM cho tổ chức phi lợi nhuận để tự động hóa các tác vụ đó. Ví dụ: bạn có thể tự động hóa việc gửi email cảm ơn đến các nhà tài trợ sau khi họ thực hiện khoản quyên góp thành công.
• Theo dõi chi tiết các chiến dịch quyên góp: CRM cung cấp cho bạn báo cáo đầy đủ về các chiến dịch phi lợi nhuận của bạn, cho phép bạn theo dõi mọi chi tiết nhỏ trong những nỗ lực của mình. Điều này giúp bạn hiểu rõ hơn kết quả mang lại từ các hoạt động quyên góp.

4. Cải thiện Các Chỉ số về Quyên góp

CRM dành cho tổ chức phi lợi nhuận cung cấp cho bạn các công cụ để cải thiện và theo dõi các chỉ số của tổ chức. Điều này giúp bạn phân biệt được những gì tốt, xấu và cần cải thiện trong tổ chức phi lợi nhuận của mình.

• Giữ chân nhà tài trợ tốt hơn: Bạn có thể sử dụng CRM để thu hút nhà tài trợ và cung cấp nội dung được cá nhân hóa nhiều hơn. Bằng cách này, bạn có thể tăng giá trị vòng đời của nhà tài trợ và tăng khả năng giữ chân họ.
• Cải thiện tỷ lệ chuyển đổi nhà tài trợ: 74% khách hàng cảm thấy thất vọng khi nội dung trang web không được cá nhân hóa. Bằng cách sử dụng CRM cho tổ chức phi lợi nhuận, bạn có thể tạo nội dung được cá nhân hóa hấp dẫn khách hàng và tăng tỷ lệ chuyển đổi.

5. Quản lý Tài chính và Lập hóa đơn

Bạn cũng có thể đơn giản hóa các quy trình quản lý tài chính và lập hóa đơn bằng phần mềm CRM dành cho tổ chức phi lợi nhuận. Dưới đây là cách CRM thực hiện điều đó:

• Tích hợp thanh toán: CRM đi kèm với nhiều tích hợp giúp bạn thực hiện các hoạt động bổ sung với nền tảng. Ví dụ: nếu bạn muốn nhận quyên góp bằng VNPay, ZaloPay, Momo.
• Tự động lập hóa đơn và theo dõi: Bạn có thể tạo quy trình công việc trong phần mềm CRM dành cho tổ chức phi lợi nhuận để gửi hóa đơn sau khi nhà tài trợ thực hiện thanh toán. Ngoài ra, bạn có thể gửi email nhắc nhở các nhà tài trợ về khoản phí hoặc khoản quyên góp của họ.

6. Phân tích Dữ liệu và Báo cáo

Theo dõi dữ liệu cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết chính xác để đưa ra quyết định tốt hơn.

Và CRM cung cấp cho bạn toàn quyền kiểm soát cách bạn muốn tạo và trình bày dữ liệu của tổ chức phi lợi nhuận. Điều này giúp bạn hiểu rõ hơn về cách bạn muốn theo dõi và tổ chức dữ liệu của mình.

• Báo cáo chi tiết để đưa ra quyết định sáng suốt: Bạn có thể tạo các báo cáo chi tiết để theo dõi các KPI và hiệu suất có ý nghĩa để đưa ra quyết định tốt hơn.
• Báo cáo và bảng điều khiển tùy chỉnh: Bạn có thể tạo báo cáo và bảng điều khiển tùy chỉnh để có cái nhìn tổng quan hơn về hiệu suất của mình.

Đâu là phần CRM tốt nhất cho tổ chức phi lợi nhuận?

Không có giải pháp nào phù hợp cho tất cả các tổ chức. Nhưng một số CRM tốt nhất dành cho tổ chức phi lợi nhuận là:

• Monday.com: Monday.com là một nền tảng linh hoạt và thân thiện với người dùng, chuyên về cộng tác từ xa và quản lý dự án. Nó có sẵn mẫu được xây dựng sẵn và hỗ trợ cho các tổ chức phi lợi nhuận, cũng như các chiết khấu đặc biệt cho các tổ chức đủ điều kiện.

• CRM Vtranet: Là một giải pháp chuyên ngành dành riêng cho Tổ chức phi chính phủ và Tổ chức phi lời nhuận, phầm mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) của Vtranet cho phép lưu trữ thông tin, chăm sóc nhà tài trợ và gây quỹ trực tuyến. Đặc biệt, người dùng có thể quản lý thông tin, số liệu các chiến dịch gây quỹ cũng như quản lý thông tin nhà tài trợ, khoản ủng hộ, tiếp cận và giao tiếp với nhà tài trợ tiềm năng một cách có hệ thống và hiệu quả thông qua email, tự động hóa tiếp thị bằng email nhằm tăng tỉ lệ gây quỹ cũng như trải nghiệm nhà tài trợ. 

Tìm hiểu thêm: Giải pháp CRM cho Tổ chức xã hội

• HubSpot: HubSpot cung cấp CRM với một loạt các công cụ tiếp thị, bán hàng và dịch vụ. Nó giúp bạn lưu trữ và theo dõi dữ liệu nhà tài trợ, tạo các kế hoạch tương tác được cá nhân hóa, tự động hóa tiếp thị qua email và tích hợp với các phần mềm phổ biến như MailChimp, Eventbrite, WooCommerce và Stripe.

• CiviCRM: CiviCRM là một nền tảng mã nguồn mở có khả năng tùy chỉnh và mở rộng cao. Nó giúp bạn quản lý danh bạ, tư cách thành viên, sự kiện, đóng góp, thư tín, chiến dịch và báo cáo. Nó cũng tích hợp với WordPress, Drupal, Joomla và Backdrop. Đây là một CRM phi lợi nhuận được đánh giá thấp nhưng là một trong những CRM tốt nhất để sử dụng.

Có đáng để đầu tư vào CRM cho tổ chức phi lợi nhuận?

Giả sử bạn là một tổ chức phi lợi nhuận, đang nỗ lực tạo ra sự khác biệt trên thế giới, được trang bị một đội ngũ nhiệt huyết và một mục tiêu cao cả. Nhưng, bạn thấy mình phải xoay xở hàng nghìn công việc: quản lý nhà tài trợ, thu hút tình nguyện viên, theo dõi các nỗ lực gây quỹ và nuôi dưỡng các mối quan hệ với những người ủng hộ. Đó là một điệu nhảy tinh tế, đòi hỏi hiệu quả, phối hợp và một chút kỳ diệu.

CRM dành cho tổ chức phi lợi nhuận chính là điều kỳ diệu đó. Nó không chỉ là một cơ sở dữ liệu; đó là cánh cổng dẫn đến những kết nối sâu sắc hơn, hiểu biết chiến lược và hoạt động được sắp xếp hợp lý.

Với CRM, bạn có thể nói lời tạm biệt với các bảng tính rải rác và ghi chú nháp nh crumpled. Thay vào đó, bạn sẽ có một trung tâm tập trung, nơi bạn có thể lưu trữ và tổ chức thông tin quan trọng về nhà tài trợ, tình nguyện viên và đối tác của mình.

Hơn hết, khả năng nâng cao các mối quan hệ của CRM rất đáng khen ngợi. Bạn có thể theo dõi các tương tác, ghi lại các cuộc trò chuyện và thúc đẩy cảm giác kết nối chân thành. Đó là những yếu tố xây dựng lòng trung thành, sự tin tưởng và một cộng đồng sẽ sát cánh cùng bạn vượt qua khó khăn.

Và chúng ta đừng quên sức mạnh của việc ra quyết định dựa trên dữ liệu. CRM cho phép bạn phân tích xu hướng, đo lường tác động của các sáng kiến và tinh chỉnh các chiến lược của mình.

Bạn có thể xác định những người ủng hộ có giá trị nhất, hiểu chiến dịch nào mang lại kết quả tốt nhất và tối ưu hóa các nỗ lực gây quỹ của mình.

Lời kết

Trong bài viết này, chúng tôi đã thảo luận về lý do tại sao các tổ chức phi lợi nhuận nên sử dụng CRM bằng cách đề cập đến các lợi ích của nó.

CRM có thể giúp các tổ chức phi lợi nhuận tinh gọn quy trình làm việc, cải thiện giao tiếp, tăng cường gây quỹ và nâng cao tác động của họ. Bằng cách áp dụng hệ thống CRM, các tổ chức phi lợi nhuận có thể tiết kiệm thời gian và tài nguyên, đạt được những hiểu biết có giá trị và củng cố các chiến lược để có kết quả tốt hơn.

Nếu bạn là lãnh đạo của một tổ chức phi lợi nhuận đang tìm cách nâng cao hiệu suất hoạt động của tổ chức và đạt được sứ mệnh, mục tiêu của mình, chúng tôi khuyến khích bạn khám phá các CRM phi lợi nhuận tốt nhất phù hợp với nhu cầu và ngân sách của mình.

CRM có thể là một công cụ cải tiến cho tổ chức phi lợi nhuận của bạn, cho phép bạn tạo ra sự khác biệt lớn hơn trên thế giới. Đừng bỏ lỡ cơ hội này để đưa tổ chức phi lợi nhuận của bạn lên một tầm cao mới với CRM.