Quản lý dự án xây dựng (PM) là một vai trò khác biệt so với PM thông thường, đòi hỏi kiến thức chuyên sâu và dày dặn kinh nghiệm trong ngành xây dựng - lĩnh vực đầy những thách thức đặc thù. Hiệp hội Quản lý Xây dựng Hoa Kỳ cho biết, trung bình các PM xây dựng có khoảng 120 trách nhiệm, điều này có nghĩa là họ cần có tư duy chiến lược và linh hoạt khi làm việc trong môi trường luôn luôn thay đổi.
Để đảm bảo hoàn thành mọi trách nhiệm, bao gồm giữ cho các kiến trúc sư, nhà thầu và nhà cung cấp đều tuân theo tiến độ và ngân sách, các PM xây dựng hiệu quả nên tận dụng các công cụ và chiến lược giúp họ quản lý công việc đa dạng của mình.
May mắn thay, quản lý xây dựng đã trở nên kỹ thuật hơn với sự phát triển của các nền tảng phần mềm mới giúp đơn giản hóa nhiều quy trình. Tuy nhiên, chỉ đơn giản mua công cụ hoặc nền tảng quản lý công việc là không đủ - các nhà quản lý dự án cũng phải tìm ra cách tốt nhất để triển khai và duy trì các công cụ đó. Dưới đây là 5 chiến lược giúp các PM xây dựng thành công:
Nội dung bài viết
1. Xây dựng luồng giao tiếp:
Giao tiếp là yếu tố thiết yếu trong mọi giai đoạn của bất kỳ dự án xây dựng nào. Thiết lập luồng giao tiếp với mọi người trên công trường - và tất cả các bên liên quan và nhà cung cấp trong kế hoạch. Sự minh bạch này sẽ giúp quá trình diễn ra suôn sẻ hơn và giảm số lượng email và cuộc gọi điện thoại mỗi khi xảy ra vấn đề.
Một trong những cách đơn giản nhất để tạo luồng giao tiếp là sử dụng nền tảng thực thi công việc. Bằng cách đồng bộ hóa nhận xét, ảnh, tài liệu và lịch trong một vị trí duy nhất, bạn có thể theo dõi cập nhật, ngân sách và thay đổi lịch trình theo thời gian thực.
Một nền tảng mạnh mẽ cũng cho phép bạn chuyển tiếp những thay đổi này đến các nhà quản lý và văn phòng kế toán khác theo thời gian thực thông qua cảnh báo tức thời, hành động tự động và bảng điều khiển dễ hình dung, cung cấp phương thức quản lý dự án gần như không cần email và giấy tờ. Điều đó có nghĩa là bạn có nhiều thời gian hơn để dành cho công trường xây dựng để gặp gỡ các nhà thầu và phối hợp giai đoạn công việc tiếp theo.
2. Hình thành thói quen lập kế hoạch liên tục:
Mặc dù lập kế hoạch là giai đoạn thứ hai trong năm giai đoạn quản lý dự án của Viện Quản lý Dự án, các PM xây dựng nên bắt đầu lập kế hoạch trước rất lâu khi công việc xây dựng thực tế bắt đầu và tiếp tục xem xét và phát triển kế hoạch cho đến khi dự án kết thúc. Giai đoạn thiết kế, tiền xây dựng và mua sắm vật liệu của một dự án xây dựng đều đòi hỏi lập kế hoạch mở rộng - và mỗi giai đoạn có thể cần được sửa đổi khi giai đoạn tiếp theo diễn ra.
Bất cứ điều gì cũng có thể xảy ra tại một công trường xây dựng. Nếu bạn gặp phải các vấn đề về môi trường không mong muốn trong giai đoạn tiền xây dựng, thiết kế có thể cần thay đổi. Ngay cả những điều chỉnh nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến kế hoạch và mốc thời gian tổng thể.
Điều này vẫn đúng trong quá trình xây dựng thực tế. Mặc dù bạn sẽ làm việc với các chuyên gia giàu kinh nghiệm trong các lĩnh vực điện, hệ thống ống nước, giàn giáo và mộc, họ vẫn cần một định hướng tập trung để phối hợp nỗ lực của mình với nhau.
Bạn sẽ thường xuyên cần phải làm việc với các bên liên quan trong suốt dòng thời gian để phát triển và tinh chỉnh kế hoạch khi xảy ra chậm trễ và hỏng hóc thiết bị. Giống như bất kỳ PM nào, bạn sẽ thực hiện và theo dõi các diễn biến, nhưng kế hoạch thường thay đổi trong quản lý dự án xây dựng.
3. Quan sát và đặt câu hỏi
Các yếu tố thực tế tại công trường có thể ảnh hưởng đáng kể đến quy trình của dự án xây dựng. Sẽ có nhiều lần bạn cần trực tiếp quan sát vấn đề để có thể giải quyết nó hiệu quả.
Hiểu rõ về công trường xây dựng và nhiệm vụ của từng chuyên gia làm việc dưới quyền bạn sẽ giúp bạn trở thành một nhà quản lý dự án xây dựng giỏi hơn. Ngành xây dựng không ngừng phát triển, với các trang thiết bị, quy trình, yêu cầu an toàn và tiến bộ mới xuất hiện hàng năm.
Quản lý và điều hành thành công một dự án đòi hỏi sự cải tiến và học hỏi liên tục. Mặc dù giao tiếp có thể được đơn giản hóa nhờ công nghệ, nhưng công việc vẫn đòi hỏi các chuyến thăm công trường thường xuyên và các cuộc họp với nhà thầu và nhà thiết kế tại hiện trường.
4. Lập ngân sách dự án bằng nền tảng thực thi công việc
Trong xây dựng, giấy phép, tiền lương, vật liệu và thiết bị cần thiết cho dự án thường được trao đổi giữa nhiều nguồn tài chính và nhà cung cấp khác nhau. Từ quá trình đấu thầu ban đầu đến khi hoàn thành dự án, các PM xây dựng có trách nhiệm theo dõi và giám sát tất cả chi phí, đặc biệt là các chi phí liên quan đến ngân sách ban đầu.
Ngay cả những dự án xây dựng tương đối nhỏ cũng có hàng trăm chi tiết và chi phí riêng lẻ, vì vậy để duy trì hiệu quả, bạn cần sử dụng phần mềm có thể giúp bạn quản lý chi phí trong các giai đoạn then chốt của việc lập ngân sách xây dựng. Thêm vào đó, thông qua nền tảng phần mềm của bạn, bạn sẽ có quyền truy cập vào các mẫu quản lý dự án xây dựng.
Một nền tảng thực thi công việc tốt có thể cho phép bạn và tất cả các bên liên quan nhập chi phí, thay đổi ngân sách và các tính toán khác để theo dõi tài chính của dự án, giảm bớt nhu cầu phối hợp với từng người tham gia hoặc tự tính toán ngân sách của bạn.
5. Sử dụng hệ thống báo cáo tự động
Không có người quản lý dự án xây dựng nào có thời gian để trả lời hàng trăm email mỗi ngày - hoặc sử dụng điện thoại để gọi và giải quyết mọi câu hỏi về ngân sách và tiến độ. Ngoài việc tập trung nhận xét và lịch trình, bạn có thể cắt giảm thêm thư từ bằng cách triển khai hệ thống báo cáo tự động.
Quản lý dự án xây dựng đòi hỏi phải phân phối hàng tuần các bảng tính và báo cáo tình trạng khác nhau, và các công cụ phân phối tự động sẽ tiết kiệm đáng kể thời gian trong suốt quá trình xây dựng. Tự động hóa này sẽ đảm bảo báo cáo phù hợp được gửi đến đúng người đúng thời điểm, cho phép bạn tập trung vào các nhiệm vụ và giao tiếp khác. Các hệ thống báo cáo khác, chẳng hạn như quản lý an toàn và sức khỏe, có thể ngăn ngừa rủi ro, theo dõi sự cố và đơn giản hóa phân tích công trường khi xảy ra sự cố.
Phần mềm quản lý xây dựng không chỉ mang lại lợi ích cho các nhà quản lý dự án xây dựng mà còn cho cả nhóm của họ, các nhà thầu phụ, đối tác và các bên liên quan. Phần mềm giúp các nhóm cải thiện khả năng hiển thị và đơn giản hóa quy trình làm việc thông qua cập nhật theo thời gian thực, báo cáo tự động và tích hợp với các ứng dụng phổ biến.
Tham khảo giải pháp phần mềm quản lý xây dựng Vtranet để đơn giản hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả quản lý.
Tìm hiểu thông tin về sản phẩm tại đây
