Phần mềm KPI là gì? Lý do nên sử dụng phần mềm KPI thay vì Excel

Bài viết này đi sâu vào thế giới thú vị của phần mềm KPI, một công cụ thay đổi cuộc chơi dành cho các doanh nghiệp muốn đo lường, giám sát và làm chủ hiệu suất của mình. Cụ thể, chúng ta sẽ khám phá tầm quan trọng, khả năng và lợi thế của phần mềm KPI cũng như cách phần mềm này có thể thúc đẩy tổ chức của bạn hướng tới những thành công nổi bật hơn.

Phần mềm KPI là gì?

Phần mềm KPI hay phần mềm Chỉ báo hiệu suất chính (Key Performance Indicator) là một công cụ hoặc ứng dụng giúp các tổ chức xác định, theo dõi và quản lý KPI của mình. KPI là những chỉ số cụ thể, có thể đo lường được, mà tổ chức sử dụng để đánh giá hiệu suất và tiến triển hướng đến các mục tiêu và chiến lược chiến lược của mình.

KPI có thể rất khác nhau tùy thuộc vào bản chất của tổ chức và mục tiêu của nó. Tuy nhiên, chúng thường bao gồm các số liệu liên quan đến bán hàng, tiếp thị, tài chính, sự hài lòng của khách hàng, hiệu suất của nhân viên, và nhiều khía cạnh khác. Phần mềm KPI cung cấp nền tảng tập trung để thu thập, phân tích và trực quan hóa dữ liệu liên quan đến các chỉ số hiệu suất chính này.

Trong thế giới dựa trên dữ liệu và nhịp độ nhanh ngày nay, các tổ chức thuộc mọi quy mô không ngừng tìm cách để đạt được lợi thế cạnh tranh và thúc đẩy thành công. Các Chỉ số Hiệu suất Chính (KPI) nổi lên như la bàn chỉ dẫn doanh nghiệp hướng tới mục tiêu của mình. Đây thực sự là công cụ phù hợp giúp họ vượt qua được địa hình phức tạp của việc đo lường và quản lý hiệu suất.

Đọc thêm:

1. Mẫu KPI cho nhân viên kỹ thuật chi tiết nhất

2. Mẫu đánh giá KPI và hiệu suất cho nhân viên đầy đủ chi tiết

3. Mẫu KPI cho bộ phận Sales, Marketing và Dịch vụ chăm sóc khách hàng ...

Phần mềm KPI cung cấp những loại giải pháp nào?

Phần mềm KPI cho phép tổ chức theo dõi hiệu suất của mình theo thời gian một cách có hệ thống. Phần mềm giúp tổ chức thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn và phòng ban khác nhau, tổng hợp chúng và trình bày một cách khoa học giúp việc theo dõi tiến độ trở nên dễ dàng.

Trực quan hóa dữ liệu

Phần mềm KPI thường bao gồm các công cụ trực quan hóa dữ liệu như biểu đồ, đồ thị và dashboard. Những cách trình bày trực quan này giúp người đưa ra quyết định hiểu được xu hướng, mô hình và các lĩnh vực cần chú ý một cách nhanh chóng.

Nhiều giải pháp trong số này cung cấp khả năng giám sát các chỉ số quan trọng theo thời gian thực hoặc gần thời gian thực. Điều này có nghĩa là các tổ chức có thể đưa ra quyết định sáng suốt và phản ứng kịp thời với các điều kiện thay đổi.

Đồng bộ Hóa Mục Tiêu

Loại phần mềm này giúp đồng bộ mục tiêu cá nhân và nhóm với các mục tiêu chiến lược của tổ chức. Tổ chức có thể đặt ra các chỉ báo hiệu suất quan trọng (KPI) ở các cấp độ khác nhau và theo dõi tiến triển hướng tới các mục tiêu của mình.

Hiệu suất và Năng suất

Bằng cách trực quan hóa các số liệu hiệu suất, loại phần mềm này có thể xác định các lĩnh vực không hiệu quả hoặc hiệu suất kém. Thông tin này có thể hướng dẫn cải tiến quy trình và phân bổ nguồn lực để đạt hiệu quả và năng suất cao hơn.

Hộ trợ đưa ra quyết định

Với dữ liệu chính xác và cập nhật trong tầm tay, những người ra quyết định có thể đưa ra những lựa chọn sáng suốt hơn. Phần mềm này cho phép đưa ra quyết định dựa trên bằng chứng và giảm sự phụ thuộc vào trực giác hoặc phỏng đoán.

Trách nhiệm và Sự minh bạch

Phần mềm KPI thúc đẩy trách nhiệm giải trình bằng cách làm rõ ai chịu trách nhiệm về các KPI cụ thể. Nó cũng tăng cường tính minh bạch bằng cách cho phép các bên liên quan truy cập dữ liệu hiệu suất, thúc đẩy văn hóa cởi mở trong tổ chức.

Đo lường và Phân tích Đối thủ

Phần mềm KPI thường bao gồm các tính năng để so sánh với các tiêu chuẩn ngành hoặc đối thủ cạnh tranh. Điều này cho phép các tổ chức hiểu được vị trí của họ so với các tổ chức khác và thực hiện các điều chỉnh chiến lược phù hợp.

Khả năng mở rộng

Cho dù bạn là một công ty khởi nghiệp nhỏ hay một tập đoàn lớn, phần mềm KPI đều có thể được điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu cụ thể của bạn. Bạn có thể bắt đầu với một bộ KPI cơ bản và mở rộng khi tổ chức của bạn phát triển.

Có thể tùy chỉnh

Phần mềm KPI có thể được điều chỉnh để phù hợp với các nhu cầu và mục tiêu đặc biệt của tổ chức. Việc tùy chỉnh này cho phép tổ chức theo dõi các chỉ số quan trọng nhất đối.

Tại sao phần mềm quản lý KPI là cần thiết?

Phần mềm KPI (Chỉ số hiệu suất chính) là một công cụ không thể thiếu đối với các tổ chức đang tìm cách nâng cao hiệu suất thông qua cải tiến liên tục và theo dõi lợi ích hiệu quả. Thứ nhất, phần mềm KPI cung cấp một khung có cấu trúc để đo lường và giám sát các số liệu thiết yếu phù hợp với mục tiêu của tổ chức.

Một công ty có thể đánh giá hiệu quả tiến độ của mình và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu bằng cách thiết lập và theo dõi KPI để thúc đẩy cải tiến liên tục. Nó đóng vai trò như một chiếc la bàn, cho phép các tổ chức xác định các lĩnh vực cần chú ý và ưu tiên nỗ lực tối ưu hóa các quy trình và chiến lược. Với phần mềm này, doanh nghiệp có thể liên tục tinh chỉnh hoạt động của mình, thích ứng với điều kiện thị trường thay đổi và duy trì lợi thế cạnh tranh trong các ngành tương ứng.

Thứ hai, phần mềm KPI đóng vai trò then chốt trong việc theo dõi lợi ích, cho phép các tổ chức định lượng kết quả của các sáng kiến và khoản đầu tư của họ. Bằng cách xác định các KPI có liên quan gắn liền với các dự án hoặc hoạt động cụ thể, các tổ chức có thể đo lường kết quả đạt được từ những nỗ lực của mình, đảm bảo rằng các nguồn lực được phân bổ hiệu quả.

Việc theo dõi này xác nhận sự thành công của các dự án đã thực hiện và hỗ trợ việc đưa ra quyết định sáng suốt về việc phân bổ nguồn lực, cho dù là tài chính, nhân lực hay thời gian. Nó trao quyền cho các tổ chức đánh giá tác động của hành động của họ, xác định các lĩnh vực có giá trị cao và tối ưu hóa chiến lược của họ để đạt hiệu quả tối đa

Tại sao các Chỉ báo hiệu suất (KPI) lại hiệu quả đối với việc cải thiện hiệu suất kinh doanh?

Nhiều phương pháp quản lý chiến lược quan trọng đã được thử nghiệm và phát triển trong nhiều năm qua. Gần như tất cả các công ty đều nhận ra rằng các phương pháp thực hành tổng thể tốt nhất đều dựa trên dữ liệu định lượng liên quan được thu thập từ nơi làm việc. Sự nhấn mạnh vào việc thu thập, đo lường và phân tích dữ liệu tiếp theo này có thể được thể hiện trong khái niệm về các Chỉ số Hiệu suất Chính hoặc KPI.

Khái niệm về KPI đã giúp nhiều tổ chức và quản lý đưa ra quyết định quản lý dựa trên dữ liệu và quan sát có cơ sở. Mục tiêu cơ bản của mỗi và mọi công ty đang tìm cách triển khai khái niệm KPI là làm cho việc triển khai KPI trở nên dễ dàng và hiệu quả nhất có thể.

Ở đây, giải pháp phần mềm KPI chuyên dụng sẽ phát huy tác dụng hỗ trợ của nó. Điều quan trọng cần nhớ khi sử dụng phần mềm KPI là không nên giám sát quá ít hoặc quá nhiều dữ liệu cùng một lúc, mà là lựa chọn KPI hữu ích và phù hợp nhất. Trên thực tế, trong quá trình triển khai hệ thống KPI, bước đầu tiên là hiểu rõ KPI phù hợp và các công cụ để đo lường chúng.

Tại sao phần mềm KPI là công cụ quan trọng để quản lý KPI

Phần mềm KPI hỗ trợ và có thể tập trung hóa hiệu quả việc giám sát và phân phối các Chỉ số hiệu suất chính. Thông thường, các tổ chức đang thu thập dữ liệu quan trọng nhất trước những thách thức kinh doanh, nhưng vấn đề là khả năng sử dụng thông tin này để đưa ra các quyết định quan trọng hiệu quả hơn.

Giải pháp phần mềm KPI đóng vai trò là trung tâm điều khiển tập trung có thể thu thập, quản lý, phân tích, truyền tải và kiểm soát các KPI đã chọn qua các máy tính và người dùng khác nhau trong toàn tổ chức. Việc quản lý dữ liệu hiệu quả thông qua hệ thống mạng sẽ giúp phần mềm KPI thực sự tỏa sáng. Việc giám sát các số liệu từ các nhóm và người dùng khác nhau sẽ cho phép ban quản lý xác định các lỗ hổng hoặc những nơi cần triển khai các biện pháp khuyến khích, kế hoạch và nguồn lực, chẳng hạn như đào tạo.

KPI là công cụ quan trọng mang lại thành công cho toàn tổ chức. Dưới đây là một số lợi ích của phần mềm KPI trong việc quản lý các chỉ số hiệu suất chính:

• Cung cấp cho doanh nghiệp nền tảng tập trung phục vụ cho việc tạo, quản lý và phân tích dữ liệu KPI.

• Cho phép tổ chức nhập dữ liệu KPI vào một hệ thống chuyên nghiệp, được thiết kế đặc biệt thay vì sử dụng các phương pháp thông thường như bảng tính Excel – vốn dễ bị lỗi.

• Cung cấp bảng phân tích đơn giản về hiệu suất kinh doanh thông qua trực quan hóa dữ liệu như bảng thông tin (Dashboard) và biểu đồ.

• Cho phép bạn theo dõi hiệu suất theo thời gian thực và có chức năng tích hợp để phân tích chi tiết nguyên nhân.

Tại sao bảng tính Excel không phải là một lựa chọn tốt so với phần mềm KPI? 

Trước đây, Excel, một ứng dụng bảng tính, từng là một công cụ nổi bật, giúp các tổ chức làm việc hiệu quả và năng suất hơn. Tuy nhiên, trong thế giới kinh doanh ngày nay, tình hình đã có một chút thay đổi..

Bảng tính là công cụ tuyệt vời để giải quyết KPI, dự báo và lập kế hoạch. Chúng cho phép bạn thu thập và trực quan hóa một lượng nhỏ dữ liệu. Tuy nhiên, cũng chính vì những tính năng mạnh mẽ này mà chúng vượt quá giới hạn của tính hữu dụng và tạo điều kiện cho lỗi xảy ra. Bảng tính làm cho việc phạm lỗi trở nên dễ dàng, điều này có thể ảnh hưởng đến quyết định và sức khỏe kinh doanh. Vậy giải pháp thay thế là gì?

Cách tốt nhất để nhanh chóng có được cái nhìn tổng quan về hiệu quả hoạt động kinh doanh là sử dụng phần mềm KPI. Tương lai của phần mềm KPI giờ đây có vẻ tươi sáng hơn bao giờ hết vì nó ngày càng được các chủ doanh nghiệp hiện đại chấp nhận nhiều hơn. Việc sở hữu phần mềm KPI có thể là quyết định kinh doanh tốt nhất mà một tổ chức từng thực hiện.

Những thách thức phải đối mặt với bảng tính và KPI

Vấn đề lớn mà tổ chức đối mặt khi sử dụng các ứng dụng kinh doanh như KPI là đôi khi chúng bị lạm dụng, được hiểu một cách mảnh khảnh hoặc triển khai kém chất lượng. Một số tổ chức bị quá phụ thuộc vào bảng tính như một giải pháp mạnh mẽ cho mọi nhu cầu quản lý KPI, dự báo, cơ sở dữ liệu hoặc tổng hợp, điều này không phải là cách tốt, đặc biệt là nếu có lỗi tồn tại. 

Bảng tính KPI có thể làm hỏng dữ liệu như thế nào?

Các khảo sát về việc sử dụng bảng tính của các nhà phát triển cho thấy rằng ít tổ chức có chính sách toàn diện cho việc sử dụng bảng tính. Sau khi tạo thành công KPI và mục tiêu hiệu suất trên một bảng tính duy nhất, người dùng (nhân viên) được yêu cầu đóng góp bằng cách thêm dữ liệu hoặc thêm KPI khác. Khi bảng tính này được chuyển đến tay những người dùng khác nhau, một số dữ liệu sẽ bị điều chỉnh, thêm bớt cột thông tin hoặc các thay đổi không được phép có thể được thêm vào trong quá trình thực hiện. Vấn đề này phát sinh từ những quan điểm khác nhau của các bên liên quan về mục đích sử dụng của bảng tính. Giống như một đại dịch, bảng tính rơi vào tay mọi người trong tổ chức, và sau đó nó bị lỗi. Kết quả là, bảng tính không có sự kiểm soát, an toàn hoặc xác minh dữ liệu..

Những hạn chế chính của Excel trong việc quản lý KPI

Lý do chính để triển khai chiến lược KPI là cho phép người dùng đưa ra quyết định nhanh hơn và sáng suốt hơn bằng cách sử dụng thông tin theo thời gian thực. Đây cũng là một nhược điểm lớn đối với dữ liệu KPI vì nó là dữ liệu tĩnh và cần phải diễn giải. Trên thực tế, chất lượng đầu ra hiệu suất phụ thuộc hoàn toàn vào chất lượng dữ liệu được cung cấp. Tuy vậy, bảng tính không cung cấp nền tảng an toàn và ổn định cần thiết để người dùng duy trì dữ liệu này..

Lựa chọn phần mềm KPI phù hợp

Cho dù mục tiêu cải thiện hiệu suất của bạn có liên quan đến bán hàng, tiếp thị hay bất kỳ khía cạnh nào khác của doanh nghiệp thì việc chọn chỉ báo hiệu suất phù hợp có thể khá khó khăn. Nhiều nhà cung cấp hiện đang cung cấp các giải pháp tập trung vào dữ liệu riêng biệt từ các công cụ trực quan hóa dữ liệu đến bảng điều khiển và hệ thống báo cáo phức tạp. 

Vậy làm thế nào để một tổ chức xác định được phần mềm KPI phù hợp??

Quyết định những gì bạn muốn

Điều quan trọng là phải dành đủ thời gian để quyết định về các chỉ báo hiệu suất (KPI) mà tổ chức muốn quản lý, cách nó hoạt động đối với tổ chức của bạn và cách các yếu tố này phù hợp với kế hoạch kinh doanh của bạn. Ngoài ra, các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất của công ty của bạn có thể không áp dụng cho các công ty khác.

Các nhà cung cấp lớn hầu hết đều đắt tiền

Nếu bạn vẫn chưa quen với phần mềm KPI, việc triển khai một ứng dụng mạnh mẽ bao trùm toàn bộ hệ thống BI sẽ rất tốn kém. Sử dụng nhà cung cấp có phần lớn các tính năng quan trọng mà không vượt quá ngân sách của bạn.

Nghiên cứu lựa chọn phần mềm của bạn

Tìm hiểu thêm về lựa chọn phần mềm của bạn. Có nhiều nhà cung cấp cung cấp dịch vụ quản lý KPI tùy chỉnh trên các khía cạnh khác nhau. Đọc các nhận xét về họ cũng như là dịch vụ hỗ trợ khách hàng tổng thể của họ.

Lựa chọn phần mềm toàn diện

Khi chọn phần mềm KPI, hãy đảm bảo chọn một hệ thống có tất cả các tính năng như nhập liệu, phân tích, báo cáo và bảng điều khiển. Điều này sẽ tiết kiệm chi phí và tránh cần phải tích hợp thêm trong tương lai.

Kiểm tra phần mềm KPI bằng bản dùng thử

Đối với người dùng phần mềm KPI lần đầu, quá trình nghiên cứu có thể khó khăn, làm cho việc chọn nhà cung cấp phù hợp cũng trở nên vất vả. Tận dụng thời gian thử nghiệm miễn phí. Tìm hiểu về phần mềm, kết hợp với nhân viên của bạn để có thêm những góc nhìn, quan điểm về hệ thống đang dùng thử. Đừng ngần ngại yêu cầu gia hạn thời gian thử nghiệm nếu bạn cần thêm thời gian để khám phá phần mềm.

Sử dụng phiên bản trực tuyến

Phiên bản trực tuyến rất dễ truy cập và tiết kiệm chi phí. Tổ chức có thể dừng việc sử dụng một cách dễ dàng nếu cảm thấy phần mềm không phù hợp.

Tham khảo phần mềm quản lý KPI chuyên sâu cho doanh nghiệp tại đây!

Doanh nghiệp bạn đang gặp phải ?

Thiếu dữ liệu phân tích kết quả kinh doanh theo thời gian thực

• Dữ liệu kinh doanh nằm rải rác, khiến lãnh đạo không có báo cáo thống kê cần thiết để ra quyết định.

Nhân viên không đạt doanh số, tỷ lệ chốt sales thấp

• Vì không đo lường được hiệu quả tức thì của từng cá nhân trong phòng kinh doanh, chờ đến cuối tháng tổng kết thì đã muộn, dẫn đến thất thoát cơ hội kinh doanh.

Nhân viên không có động lực làm việc

• Đến công ty ngày 8 tiếng làm việc, nhưng nhân viên lại không biết bắt đầu từ đâu, đã đặt hiệu suất thế nào, còn thiếu mục tiêu là bao nhiêu để có động lực làm việc

Đúc kết từ kinh nghiệm của hàng trăm doanh nghiệp Việt Nam

Cài đặt chỉ tiêu kinh doanh

Mỗi nhân viên được thiết lập những chỉ tiêu kinh doanh cụ thể, giúp nhân viên định hướng được việc cần làm.

Tự động tính toán chỉ tiêu

Toàn bộ dữ liệu: doanh số, hợp đồng, khách hàng, cơ hội,....được tính toán tự động và cập nhật vào chỉ tiêu kinh doanh của từng nhân viên.

Kiểm soát thực hiện KPI

Bảng thống kê giúp nhân viên biết được hiện trạng hoàn thành chỉ tiêu của mình, thiếu/ đủ chỉ tiêu bao nhiêu

Tích hợp sẵn Email Marketing

Tiết kiệm thời gian trong việc chăm sóc khách hàng, chạy chiến dịch quảng cáo cũng như email chăm sóc khách hàng định kỳ.

Video trải nghiệm

Key Performance Indicator-KPI: là chỉ số hiệu suất cốt yếu để đo lường hiệu quả một công việc, một dự án,... Phản ánh hiệu quả hoạt động của tổ chức hoặc cá nhân. Video ngắn giúp trải nghiệm phần: 

• Cài đặt chỉ tiêu kinh doanh 
• Kiểm soát hoàn thành chỉ tiêu
• Hệ thống báo cáo theo 1 hoặc nhiều chỉ số KPI

Video trải nghiệm KPI Dịch vụ viễn thông - Ứng dụng KPI vào quản lý dịch vụ viễn thông, cùng hệ thống báo cáo đặc thù

Câu hỏi thường gặp

Những doanh nghiệp nào nên áp dụng phần mềm KPI ?

Việc áp dụng KPI cho các doanh nghiệp là rất cần thiết, đặc biệt là những công ty có chủ trương quản lý theo mục tiêu và định hướng quản lý theo hiệu quả công việc
KPI không chỉ đơn thuần là công cụ quản lý. Một doanh nghiệp khi áp dụng KPI là một doanh nghiệp có tâm thế hướng tới sự phát triển bền vững và phương pháp quản trị bài bản.

Các giải pháp KPI thường quá phức tạp và rườm rà ?

Khi áp dụng bất kỳ một hệ thống phần mềm vào doanh nghiệp thì cũng có 2 mặt tốt và xấu

• Mặt xấu: thay đổi phương thức làm việc thủ công, giấy tờ và thậm chí cả hệ thống nhân sự cồng kềnh hiện tại khiến một số bộ phận phản ứng không tích cực, điều này cần lãnh đạo phải thật tinh tế làm công tác tư tưởng cho nhân viên.
• Mặt tốt: Khi đã áp dụng hệ thống Quản lý chỉ tiêu kinh doanh KPI thì hiệu suất của từng nhân viên kinh doanh sẽ minh bạch giúp lãnh đạo có cái nhìn chuẩn xác về năng lực nhân sự trong doanh nghiệp. Ngoài ra còn giúp nhân viên tự biết mục tiêu cần thực hiện và hệ thống chỉ số báo hiệu kết quả đã được và còn thiếu

Đã có rất nhiều doanh nghiệp áp dụng với hiệu quả đánh giá được cải thiện rõ ràng, bạn thay vì ngần ngại thì hãy trải nghiệm!

Có cần phải thuê dịch vụ tư vấn KPI không ?

Nếu doanh nghiệp bạn chưa từng áp dụng KPI và mong muốn triển khai KPI vào tất cả hoạt động của doanh nghiệp thì cần kết hợp với đối tác tư vấn KPI.

Tuy nhiên, nếu bước đầu chỉ áp dụng KPI cho bộ phận kinh doanh hoặc marketing thì với những chỉ tiêu như chúng tôi đề xuất đã đủ dữ liệu cho bạn: doanh số, số hợp đồng, số khách hàng, số cuộc gọi, số email marketing,...

Tôi chưa hiểu KPI là gì và lợi ích khi áp dụng ?

Có thể hiểu ngắn gọn doanh nghiệp bạn đang phải hoàn thành một số lượng lớn chỉ tiêu đặt kinh doanh ra, phần mềm

Quản lý chỉ tiêu kinh doanh KPI giúp bạn chia nhỏ chỉ tiêu cho từng nhân viên và giúp bạn kiểm soát việc thực hiện các chỉ tiêu đã đặt ra.

Các bước khi áp dụng quản lý theo KPI ?

(1) Xác định các chỉ số áp dụng KPI
(2) Cài đặt chỉ tiêu KPI
(3) Giám sát việc thực hiện
(4) Đọc kết quả và điều chỉnh cho phù hợp

Liên hệ để được tư vấn MIỄN PHÍ: 091.260.8723 | 04.6684.3788