Gemba Walk hay Gemba là một trong những công cụ thiết yếu được sử dụng trong quản lý tinh gọn, nhưng nhiều người vẫn chưa nhận thức được tầm quan trọng của nó. Vậy Gemba là gì? Lợi ích Gemba là gì? Hãy cùng Vinno tìm ra câu trả lời trong bài viết hôm nay!
Nội dung bài viết
Gemba là gì?
Gemba nghĩa là gì, Gemba walk là gì, hay Gemba kaizen là gì, xuất xứ từ đâu, là những câu hỏi thường gặp. Thực tế, Gemba Walk là một thuật ngữ tiếng Nhật chỉ việc đi đến nơi công việc đang được thực hiện để quan sát và xác định các cơ hội cải tiến. Còn Gemba kaizen là việc thực hiện các thay đổi thực tế để cải thiện quy trình ngay tại hiện trường. Gemba walk là cốt lõi trong sản xuất tinh gọn. Nó liên quan đến việc các nhà quản lý và lãnh đạo đi quanh khu vực sản xuất hoặc khu vực cửa hàng, trực tiếp quan sát quy trình trong khi tương tác với nhân viên và thu thập thông tin chi tiết có giá trị. Bằng cách tương tác với nhân viên, Gemba này cung cấp phản hồi kịp thời và có thể được sử dụng để cải thiện các quy trình hiện tại và tạo ra các quy trình mới, dẫn đến cải tiến liên tục theo thời gian.
Gemba Walk là nền tảng để tiến hành Gemba Kaizen hiệu quả hơn. Thông qua Gemba Walk, các nhà quản lý có thể thu thập thông tin và hiểu rõ hơn về tình hình thực tế để lên kế hoạch các hoạt động Kaizen phù hợp, tránh việc đưa ra những giải pháp "trên giấy" không giải quyết được vấn đề cốt lõi.
Ngoài việc cung cấp dữ liệu đáng tin cậy để cải tiến quy trình, Gemba còn kích thích sự tham gia của nhân viên khi họ cho phép nhân viên chia sẻ ý tưởng của mình trực tiếp với ban quản lý. Điều này giúp xây dựng lòng tin giữa đội ngũ lãnh đạo và nhân viên, tạo ra một môi trường nơi mọi người cảm thấy thoải mái khi nêu vấn đề và đề xuất giải pháp. Thông qua hệ thống giao tiếp cởi mở này, các công ty có thể xác định các vấn đề một cách nhanh chóng và giải quyết chúng một cách phù hợp để họ có thể liên tục phấn đấu hướng tới sự xuất sắc trong tất cả các bộ phận.
Quản trị tinh gọn là gì?
Bài viết này đề cập rất nhiều đến quản trị tinh gọn, vậy quản trị tinh gọn là gì? Quản lý tinh gọn là phương pháp kinh doanh nhằm tối đa hóa giá trị khách hàng đồng thời giảm thiểu lãng phí. Nó dựa trên các nguyên tắc của hệ thống sản xuất Toyota và thúc đẩy cải tiến liên tục . Mục tiêu là nâng cao hiệu quả bằng cách giảm thời gian dành cho các hoạt động không gia tăng giá trị và tối ưu hóa quy trình làm việc. Ví dụ về lãng phí bao gồm sản xuất thừa, thời gian chờ đợi, hàng tồn kho dư thừa và lỗi.
Gemba là một phần của hệ thống quản lý tinh gọn này và liên quan đến việc các nhà quản lý đi quanh khu vực sản xuất để tìm kiếm các cơ hội hoặc ý tưởng cải tiến với thông tin từ nhân viên . Quá trình này giúp thúc đẩy sự hợp tác giữa các nhân viên cũng như cải tiến liên tục các quy trình và sản phẩm.
Đọc thêm: QA là gì? QC là gì? Cách triển khai QA và QC hiệu quả
Gemba có thực sự tăng hiệu quả quản trị tinh gọn?
Gemba walk là phần thiết yếu trong sản xuất tinh gọn. Chúng cung cấp sự hiểu biết sâu sắc về hoạt động của doanh nghiệp và giúp các nhà lãnh đạo đánh giá những điểm có thể cải thiện để đạt được các mục tiêu của công ty. Danh sách kiểm tra Gemba walk cho phép các nhà lãnh đạo quan sát các hoạt động hiện tại ở từng giai đoạn sản xuất, xác định bất kỳ vấn đề hoặc lĩnh vực nào cần cải thiện và thực hiện hành động dẫn đến hiệu quả cao hơn. Vậy vai trò của các nguyên tắc tinh gọn như Gemba kaizen là gì? Tại đây Gemba kaizen là trung tâm của quá trình này vì chúng cho phép các nhóm thực hiện các thay đổi gia tăng với các tác động lâu dài đáng kể.
Mục tiêu chính của Gemba walk là cải thiện hiệu suất hoạt động bằng cách tập trung vào các quy trình hiện có, thay vì áp dụng các quy trình mới. Cách tiếp cận này cho phép các bộ phận hiểu rõ hơn về hoạt động của mình và mức ảnh hưởng đến năng suất tổng thể. Những hiểu biết thu được từ những “bước đi” này mang lại cho doanh nghiệp khả năng phát triển các chiến lược nhắm mục tiêu vào các điểm yếu cụ thể trong quy trình của họ đồng thời xem xét nhu cầu và mong đợi của khách hàng.
Bằng cách tận dụng chuyến đi Gemba, doanh nghiệp có được thông tin chi tiết theo thời gian thực về hoạt động của họ, cho phép họ phát triển các giải pháp hiệu quả hơn để đáp ứng các mục tiêu kinh doanh của mình. Thông qua quan sát tập trung và đánh giá các thực tiễn hiện tại, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp có thể tìm thấy cơ hội cải tiến tiềm năng có thể mang lại lợi nhuận đáng kể về tiết kiệm chi phí và cải thiện hiệu quả theo thời gian.
Thực hiện Gemba Walk như thế nào?
Xác định mục đích của Gemba Walk và các khu vực cần quan sát
Quan sát quy trình một cách cẩn thận và ghi chép về những gì đang được thực hiện và cách thức thực hiện
Tương tác với nhân viên và đặt câu hỏi để hiểu sâu hơn về các quy trình
Chụp ảnh hoặc quay video để ghi lại các quan sát và phát hiện
Gặp gỡ các thành viên trong bộ phận để hỏi những phát hiện của mình
Đọc thêm:Transformational leadership là gì? Phong cách quản trị thời đại chuyển đổi số
Lợi ích của Gemba là gì?
Gemba Walk đem lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp, vì chúng thúc đẩy sự hợp tác giữa các phòng ban, nâng cao tinh thần và sự gắn kết của nhân viên, đồng thời tăng tính minh bạch. Lợi ích của Gemba rất phong phú, nhưng đây là một số lợi ích chính của việc triển khai Gemba Walk vào chiến lược quản lý tinh gọn:
Thông tin kịp thời
Các chuyến đi Gemba tạo cơ hội cho các nhà lãnh đạo thu thập thông tin theo thời gian thực về công việc đang được thực hiện. Bằng cách quan sát trực tiếp các quy trình, tương tác và thách thức, các nhà quản lý có thể thu được những hiểu biết có giá trị về cách mọi thứ đang hoạt động trên thực tế.
Sự gắn kết và trao quyền cho nhân viên
Những “cuộc đi bộ” của Gemba thể hiện cam kết của người quản lý trong việc hiểu môi trường làm việc. Khi các nhà quản lý tương tác với nhân viên trong khu vực làm việc của họ, điều đó sẽ thúc đẩy cảm giác trao quyền, sự tham gia và quyền sở hữu trong lực lượng lao động.
Xác định vấn đề và cải tiến liên tục
Bằng cách quan sát chặt chẽ các quy trình, người quản lý có thể xác định sự kém hiệu quả, tắc nghẽn hoặc lãng phí trong quy trình làm việc. Gemba walk giúp phát hiện sớm vấn đề, cho phép nhà quản lý có hành động kịp thời để cải tiến.
Hợp tác và làm việc theo nhóm
Gemba walk tạo cơ hội cho các nhà quản lý tương tác với nhân viên và xây dựng mối quan hệ dựa trên sự tin tưởng và hiểu biết lẫn nhau. Gemba khuyến khích giao tiếp, hợp tác và làm việc theo nhóm giữa người quản lý và nhân viên, phá vỡ các rào cản về thứ bậc.
Học tập và chia sẻ kiến thức
Người quản lý có thể học hỏi từ nhân viên và ngược lại trong các cuộc “dạo chơi” của Gemba. Nhân viên ở tuyến đầu thường sở hữu kiến thức, hiểu biết sâu sắc và ý tưởng đổi mới có giá trị. Các “cuộc đi bộ” Gemba tạo ra nền tảng chia sẻ kiến thức, cho phép chuyển giao các bài học kinh nghiệm và thực tiễn tốt nhất.
An toàn và đảm bảo chất lượng
Bằng cách có mặt tại nơi làm việc, người quản lý có thể đánh giá, xác định các mối nguy tiềm ẩn và đảm bảo tuân thủ quy trình. Ngoài ra, Gemba walk cho phép các nhà quản lý giám sát chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, xác định lỗi và thực hiện các chỉnh sửa theo thời gian thực, từ đó thúc đẩy văn hóa đảm bảo chất lượng.
Phát triển kỹ năng lãnh đạo
Gemba walk khuyến khích các nhà quản lý phát triển kỹ năng lãnh đạo của họ. Bằng cách tương tác với nhân viên, lắng nghe tích cực và đặt câu hỏi có liên quan, người quản lý có thể nâng cao hiểu biết của họ về những thách thức trong hoạt động và phát triển mối liên hệ sâu sắc hơn với nhân viên.
Vậy là trong bài viết này, Vinno đã giới thiệu 2 khái niệm “Gemba là gì”, “Quản trị tinh gọn là gì” cũng như đưa ra những lợi ích và cách áp dụng phương pháp Gemba. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp quý doanh nghiệp có thêm nhiều kiến thức hữu ích.
Tìm hiểu và bắt đầu sử dụng phần mềm SlimCRM miễn phí cho doanh nghiệp tại đây!
