Các kỹ năng giao việc và ủy quyền cần thiết cho một nhà quản trị thành công

Các nhà quản trị thường chịu trách nhiệm cao nhất về các dự án cũng như điều phối nguồn lực trong doanh nghiệp. Kỹ năng giao việc và ủy quyền cho các nhân viên là một phần không thể thiếu của các trách nhiệm đó. Trong bài viết này, hãy cùng khám phá giao việc và ủy quyền là gì, danh sách các kỹ năng cần thiết và cách cải thiện chúng.

Kỹ năng giao việc và ủy quyền là gì?

Kỹ năng giao việc và ủy quyền mô tả khả năng trong việc giao nhiệm vụ cho các nhóm hay các cá nhân, thành viên trong nhóm. Có thể hiểu là việc chuyển giao trách nhiệm cho các cá nhân mà nhà quản trị sẽ hướng dẫn và kiểm soát họ hoàn thành. Tùy thuộc vào nhiệm vụ liên quan và các thành viên trong nhóm, giao việc và ủy quyền có thể có các hình thức khác nhau bao gồm: 

• Giao việc bằng cách cung cấp hướng dẫn: hướng dẫn thành viên trong nhóm về cách hoàn thành nhiệm vụ. 
• Ủy quyền nghiên cứu để ra quyết định: chỉ giao các hoạt động nghiên cứu cho thành viên trong nhóm. 
• Giao việc với quyền can thiệp: cho phép các thành viên trong nhóm hoàn thành nhiệm vụ và duy trì quyền thực hiện thay đổi kết quả.
• Giao việc với quyền phê duyệt: phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm và duy trì quyền phê duyệt chúng.
• Ủy quyền với kết quả báo cáo: phân công trách nhiệm cho các thành viên trong nhóm và yêu cầu họ báo cáo kết quả của mình sau khi hoàn thành.
• Ủy quyền toàn bộ trách nhiệm: chuyển giao hoàn toàn trách nhiệm của một nhiệm vụ và việc ra quyết định cho một thành viên trong nhóm.

Nếu bạn quan tâm nhà quản trị cấp cao cần thiết nhất kỹ năng kỹ năng gì thì có thể tìm hiểu tại đây!

Đọc thêm: 

1. Giao việc - Đòn bẩy nhân sự của nhà quản lý điều hành 

2. Cách phát triển kỹ năng tổ chức công việc cho mọi nhà quản trị

Sự khác nhau giữa ủy quyền và giao việc

Có sự khác nhau giữa ủy quyền và giao việc. Giao việc mang tính chất giao nhiệm vụ cho nhân viên lâu dài. Trong khi đó, ủy quyền thường mang tính tạm thời, giao nhiệm vụ, trách nhiệm quyền hạn và nguồn lực cần thiết để thực hiện công việc đó trong một khoảng thời gian xác định.

• Ủy quyền là việc chuyển giao quyền hạn và trách nhiệm cho người khác để thực hiện một nhiệm vụ hoặc công việc nào đó. Người được ủy quyền có toàn quyền quyết định và thực hiện nhiệm vụ đó, trong phạm vi được ủy quyền.
• Giao việc là việc giao cho người khác thực hiện một nhiệm vụ hoặc công việc nào đó. Người được giao việc có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ đó theo hướng dẫn của người giao việc.

Dưới đây là bảng so sánh sự khác nhau giữa ủy quyền và giao việc:

Ví dụ

• Một giám đốc ủy quyền cho một nhân viên phụ trách việc giải quyết khiếu nại của khách hàng. Trong trường hợp này, nhân viên được ủy quyền có toàn quyền quyết định cách giải quyết khiếu nại của khách hàng, trong phạm vi quy định của công ty.
• Một trưởng phòng giao cho một nhân viên dưới quyền thực hiện việc báo cáo kết quả kinh doanh tháng. Trong trường hợp này, nhân viên được giao việc có trách nhiệm thực hiện báo cáo theo hướng dẫn của trưởng phòng.

Ủy quyền và giao việc đều là những kỹ năng quan trọng cần thiết cho các nhà quản lý. Việc ủy quyền hiệu quả sẽ giúp nhà quản lý giải phóng thời gian và công sức, tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn. Giao việc hiệu quả sẽ giúp nhà quản lý đảm bảo rằng công việc được thực hiện đúng tiến độ và chất lượng.

Có thể bạn quan tâm: Top 10 phần mềm giao việc cho nhân viên tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ

Xem thêm: Lập mẫu kế hoạch công việc nâng cao hiệu suất chỉ với 4 bước

Các kỹ năng cần thiết để giao việc và ủy quyền thành công tại doanh nghiệp

Kỹ năng giao việc và ủy quyền có thể đóng góp vào khả năng quản trị nói chung. Giao việc và ủy quyền hiệu quả thường yêu cầu danh sách các kỹ năng sau:

Giao tiếp

Là một người đứng đầu, giao tiếp không chỉ là truyền đạt thông tin mà còn lắng nghe các thành viên trong nhóm để trả lời và giải quyết chính xác các câu hỏi, mối lo ngại tiềm ẩn của họ về trách nhiệm được giao. Kỹ năng giao tiếp xuất sắc có thể giúp đảm bảo các thành viên nhận thức được kỳ vọng của bạn và có thể hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn. 

Đào tạo 

Để đảm bảo nhân viên hoàn thành nhiệm vụ một cách chính xác và hiệu quả, các cá nhân cần được hưởng cơ hội từ việc đào tạo và hỗ trợ toàn diện. Kỹ năng này có thể liên quan đến việc thể hiện sự kiên nhẫn khi nhân viên tìm hiểu về nhiệm vụ mới và cung cấp các hướng dẫn cần thiết để họ thực hiện chúng.

Quản lý thời gian

Quản lý thời gian có thể hiểu là việc sử dụng thời gian một cách hiệu quả. Phát triển kỹ năng giao tiếp và ủy quyền này là điều cần thiết để ước tính và đưa ra thời hạn cho các thành viên trong nhóm. Tùy thuộc vào hình thức ủy quyền, việc sắp xếp thời gian đào tạo, các buổi phản hồi hoặc đánh giá hiệu suất cũng có thể quan trọng. Một số mô hình quản lý thời gian bạn có thể tham khảo bao gồm: ma trận quản lý thời gian Eishentower, Mô hình Pomodoro, Mô hình Kanban....

Cung cấp phản hồi mang tính xây dựng

Bất kể hình thức ủy quyền nào, việc cung cấp phản hồi hữu ích cho các nhân viên khi họ thực hiện nhiệm vụ rất quan trọng. Tổ chức các buổi phản hồi và đưa ra lời khuyên hữu ích có thể giúp thành viên trong nhóm xác định lĩnh vực cần cải thiện. Điều này liên quan đến kỹ năng giao việc và giám sát công việc.

Làm thế nào để cải thiện kỹ năng giao việc và ủy quyền?

Các bước dưới đây có thể giúp các nhà quản trị cải thiện mức độ tự nhận thức và kỹ năng giao việc và ủy quyền:

Thực hiện tự đánh giá

Bạn có thể bắt đầu bằng cách tự đánh giá các kỹ năng ủy quyền của mình để xác định những khía cạnh cần cải thiện. Đồng nghiệp, nhân viên cấp dưới hay các quản lý cấp cao hơn cũng có thể giúp bạn đánh giá kỹ năng giao việc và ủy quyền của mình.

Tham gia các khóa học và đào tạo

Các nhà quản trị có thể lựa chọn tham gia vào các khóa học trực tuyến hay tham gia vào các chương trình đào tạo để áp dụng kỹ năng giao việc và ủy quyền của mình tốt hơn trong doanh nghiệp. Các chương trình này thường cung cấp lịch học linh hoạt. Ngoài ra, bạn cũng có thể khuyến khích nhóm của mình tham gia các khóa học kỹ năng chuyên sâu liên quan đến nhiệm vụ được giao. 

Học hỏi từ những nhà quản trị thành công

Quan sát cách các nhà quản trị cấp cao ủy thác công việc tại nơi làm việc có thể giúp nhân viên và các quản lý cấp trung phát triển các kỹ năng của mình. Cân nhắc tìm một người cố vấn có kỹ năng ủy quyền xuất sắc và một sự nghiệp thành công.

Áp dụng phong cách lãnh đạo ủy quyền

Phong cách lãnh đạo ủy quyền được hiểu là việc đánh giá tài năng độc đáo của các nhân viên và phân công trách nhiệm phù hợp. Áp dụng phong cách này vào các khía cạnh chung trong vai trò của bạn có thể giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực. Điều này có liên quan đến việc xác định điểm mạnh của các thành viên trong nhóm và giao nhiệm vụ như cách bạn lãnh đạo họ.

Xem thêm: Phát triển kỹ năng huấn luyện và kèm cặp nhân viên

Lời kết 

Hy vọng với những chia sẻ trên đây có thể giúp quá trình giao việc và ủy quyền trong các doanh nghiệp diễn ra một cách hiệu quả. Kỹ năng giao việc và ủy quyền càng tốt thì hiệu quả trong công việc với tư cách là người quản lý càng cao hơn.

Các doanh nghiệp có thể tham khảo phần mềm SlimCRM hỗ trợ quản trị tổng thể doanh nghiệp trên 4 khía cạnh: khách hàng, công việc, tài chính nhân sự. Với khía cạnh công việc, phần mềm hỗ trợ giao việc, quản lý công việc, dự án hiệu quả và khoa học, dễ dàng thêm người theo dõi, thêm đầu việc chi tiết.

Giao việc dễ dàng với phần mềm SlimCRM

Giải đáp các thắc mắc liên quan đến kỹ năng giao việc và ủy quyền của nhà quản trị

1. Sự khác nhau giữa giao quyền và ủy quyền?

Giao quyền và ủy quyền là hai khái niệm thường bị nhầm lẫn với nhau. Tuy nhiên, giữa hai khái niệm này có một số điểm khác biệt quan trọng như sau:

Giao quyền là việc chuyển giao quyền hạn và trách nhiệm cho người khác để thực hiện một nhiệm vụ hoặc công việc nào đó. Người được giao quyền có toàn quyền quyết định và thực hiện nhiệm vụ đó, trong phạm vi được giao quyền.

Ủy quyền là việc giao cho người khác thực hiện một nhiệm vụ hoặc công việc nào đó. Người được ủy quyền có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ đó theo hướng dẫn của người giao ủy quyền.

2. Những công việc có đặc tính nào thuộc nhóm việc ủy quyền?

Những công việc có đặc tính sau thuộc nhóm việc ủy quyền:

• Công việc lặp đi lặp lại: Đây là những công việc có tính chất giống nhau, được thực hiện thường xuyên. Những công việc này có thể được ủy quyền cho nhân viên có trình độ và kinh nghiệm tương đương để thực hiện.
• Công việc không yêu cầu chuyên môn cao: Đây là những công việc không đòi hỏi kỹ năng hoặc kiến thức chuyên môn cao. Những công việc này có thể được ủy quyền cho nhân viên có trình độ phù hợp để thực hiện.
• Công việc không quan trọng hoặc không cấp bách: Đây là những công việc không ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh hoặc hoạt động của doanh nghiệp. Những công việc này có thể được ủy quyền cho nhân viên để giải quyết.