Báo cáo công việc thường là phần chung trong trách nhiệm công việc của nhiều người. Từ nhân viên đến các cấp quản lý đều có thể cần viết báo cáo công việc. Mặc dù không có định dạng cố định nào để viết báo cáo công việc, vẫn có một số bước nhất định để đảm bảo soạn báo cáo chuyên nghiệp và hiệu quả nhất. Bài viết này sẽ thảo luận về báo cáo công việc là gì, cách viết cũng như các mẫu báo cáo công việc hữu ích.
TẢI FULL MẪU BÁO CÁO CÔNG VIỆC FILE WORD VÀ EXCEL TẠI ĐÂY!
Nội dung bài viết
Báo cáo công việc là gì?
Báo cáo công việc là một tài liệu chính thức thảo luận thông tin về một chủ đề cụ thể liên quan đến một khía cạnh công việc. Hầu hết các báo cáo công việc được gửi đến đối tượng cụ thể, chẳng hạn như người quản lý. Tùy thuộc vào loại báo cáo công việc, người soạn thảo có thể được cung cấp một báo cáo tóm tắt nêu rõ những gì nên đưa vào báo cáo của mình. Hầu hết các báo cáo nên được viết theo định dạng có cấu trúc để thể hiện rõ ràng những gì người soạn thảo muốn truyền đạt.
>> Đọc thêm: 10+ Mẫu báo cáo tổng kết cuối năm đơn giản bằng excel cho các phòng ban
Cách viết báo cáo công việc đúng chuẩn
Để viết báo cáo công việc hiệu quả cần thực hành và đòi hỏi kỹ năng tổng hợp thông tin tốt. Bạn càng viết nhiều báo cáo, bạn càng soạn thảo chúng nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn. Sau đây là các bước bạn nên thực hiện để viết một báo cáo chuyên nghiệp tại nơi làm việc:
Xác định đối tượng nhận báo cáo
Nắm được ai sẽ là người đọc báo cáo là một bước quan trọng trong việc xác định cách thức định dạng báo cáo, những gì cần đưa vào và giọng điệu bạn nên sử dụng khi viết báo cáo.
Ví dụ: nếu bạn đang viết báo cáo bán hàng cho người quản lý của mình, liệu có ai khác sẽ đọc báo cáo đó không? Nếu bạn đang soạn một báo cáo kinh doanh, liệu cấp trên có đọc báo cáo của bạn hay chỉ người giám sát trực tiếp? Xác định ai sẽ đọc báo cáo của bạn và cung cấp nội dung báo cáo hữu ích cho những người này.
Quyết định thông tin sẽ đưa vào báo cáo
Sau khi xác định đối tượng là ai, bước tiếp theo bạn cần xác định mục đích của báo cáo và quyết định những thông tin nào sẽ được đưa vào. Nếu bạn biết được những ai sẽ đọc báo cáo, bạn có thể tự hỏi những gì họ muốn xem. Chọn những thông tin cung cấp cái nhìn rõ ràng nhất về những gì bạn muốn truyền đạt.
Ví dụ: Nếu bạn đang viết mẫu báo cáo công việc hàng ngày, báo cáo của bạn có thể cần bao gồm các thông tin về việc liệu những công việc nào đã được hoàn thành và những công việc còn đang dang dở, những thách thức mà bạn và toàn nhóm đang gặp phải cũng như những đề xuất.
Tải ngay: Mẫu báo cáo tổng kết cho các phòng ban: Marketing, sales, HR, Tài chính...
Cấu trúc báo cáo của bạn
Khi soạn thảo, bạn nên cấu trúc bản báo cáo sao cho dễ đọc và dễ hiểu. Mặc dù mỗi báo cáo sẽ khác nhau về các phần được đưa vào, nhưng những thành phần dưới đây có thể coi là tiêu chuẩn khi viết báo cáo:
- Tiêu đề hoặc trang tiêu đề
- Tóm tắt hoặc mô tả ngắn gọn bản báo cáo của bạn
- Mục lục (nếu báo cáo có nhiều trang, thường là mẫu báo cáo công việc theo tháng, năm)
- Phần giới thiệu mô tả mục đích của bạn khi viết báo cáo
- Đoạn thân bài nơi truyền đạt những nội dung chính của bản báo cáo
- Kết luận và khuyến nghị (nếu có) tùy thuộc vào mục đích của báo cáo
Sử dụng ngôn ngữ ngắn gọn và chuyên nghiệp
Bạn nên cố gắng sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và súc tích khi viết mẫu báo cáo tiến độ công việc của mình. Cố gắng trình bày vấn đề rõ ràng và nhanh nhất có thể và sử dụng ngôn ngữ đơn giản nhưng chuyên nghiệp. Nên sử dụng các câu văn ngắn gọn và tránh sử dụng các từ thừa. Ví dụ: thay vì nói "Bạn có thể thấy việc thường xuyên làm mới hộp thư đến của mình để cập nhật email có thể hữu ích", bạn có thể nói "Thường xuyên làm mới hộp thư đến của bạn”.
Đọc lại và chỉnh sửa báo cáo của bạn
Đọc lại báo cáo kết quả công việc của bạn là một bước thiết yếu trong quá trình viết báo cáo. Điều này cho bạn cơ hội phát hiện ra bất cứ lỗi sai nào trước khi gửi đi và đảm bảo báo cáo của bạn chuyên nghiệp nhất có thể. Việc đọc lại cũng cho phép bạn một lần nữa lọc lại những thông tin không cần thiết.
Khi bạn đã viết xong báo cáo công việc của mình, hãy để nó sang một bên trong một giờ hoặc lâu hơn trước khi tiến hành đọc lại. Nhờ vậy, bạn được xem xét lại báo cáo một cách mới mẻ và nắm bắt những sai lầm mà bạn có thể chưa từng phát hiện ra trước đây.
Xem thêm: Mẫu quản lý nhân sự dễ sử dụng nhất 2023
Tổng hợp các mẫu báo cáo hiệu quả trong doanh nghiệp
Dưới đây là một số mẫu báo cáo công việc bạn có thể sử dụng trong doanh nghiệp:
Mẫu báo cáo công việc hàng ngày cho cá nhân
Mẫu báo cáo công việc hàng ngày cho cá nhân là một tài liệu được sử dụng để báo cáo kết quả công việc cá nhân, những gì đã được hoàn thành trong một ngày làm việc. Mẫu báo cáo công việc cá nhân có vai trò quan trọng trong việc giúp nhân viên theo dõi tiến độ công việc, thông báo cho quản lý và đánh giá hiệu suất. Mẫu báo cáo công việc cá nhân dưới đây có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng cá nhân hoặc tổ chức.
TẢI MẪU BÁO CÁO CÔNG VIỆC HÀNG NGÀY CHO CÁ NHÂN TẠI ĐÂY
Mẫu báo cáo công việc hàng ngày cho phòng ban (cho quản lý)
Mẫu báo cáo công việc hàng ngày cho phòng ban (cho quản lý) là một tài liệu được sử dụng để ghi lại những gì đã được hoàn thành trong một ngày làm việc tại một phòng ban. Mẫu báo cáo công việc hàng ngày cho phòng ban (cho quản lý) có vai trò quan trọng trong việc giúp quản lý theo dõi tiến độ công việc của phòng ban, identify các vấn đề cần giải quyết và đưa ra quyết định kịp thời.
TẢI MẪU BÁO CÁO CÔNG VIỆC HÀNG NGÀY CHO PHÒNG BAN TẠI ĐÂY
Mẫu báo cáo công việc theo dự án
Mẫu báo cáo công việc theo dự án là một tài liệu được sử dụng để ghi lại tiến độ công việc của một dự án. Mẫu báo cáo này có thể giúp người quản lý dự án theo dõi tiến độ của dự án và đảm bảo rằng dự án đang đáp ứng các mục tiêu và lịch trình. Ngoài ra, mẫu báo cáo công việc theo dự án cũng có thể được sử dụng để identify các vấn đề cần giải quyết trong dự án và cung cấp thông tin về tiến độ của dự án cho các bên liên quan, chẳng hạn như khách hàng, nhà cung cấp hoặc cổ đông.
TẢI MẪU BÁO CÁO CÔNG VIỆC THEO DỰ ÁN TẠI ĐÂY
Ngoài ra, bạn có thể tham khảo hoặc download mẫu báo cáo công việc cuối năm, tại đây! Hy vọng những mẫu báo cáo công việc trên đây sẽ giúp ích cho các doanh nghiệp.
Phần mềm báo cáo công việc tinh gọn cho doanh nghiệp nhỏ và vừa
Để nâng cao năng suất làm việc và hỗ trợ việc quản lý công việc trở nên hiệu quả hơn, các doanh nghiệp nên đầu tư các giải pháp công nghệ như phần mềm quản lý công việc. Trong đó, SlimCRM là một giải pháp nổi bật với các tính năng:
- Quản lý công việc và dự án theo các phương pháp hiện đại: Áp dụng cả biểu đồ Gantt, Kanban đáp ứng chuẩn PMI
- Tự động hóa những tác vụ định kỳ, làm được nhiều việc trong thời gian ít hơn
- Lưu trữ, quản lý và chia sẻ tri thức nội bộ dễ dàng với tính năng wik một cách dễ dàng và khoa học
Đây là cách chúng tôi giúp đội ngũ nhân sự nâng cao hiệu suất làm việc của mình:
1.Thiết lập mục tiêu
SlimCRM cho phép bạn thiết lập mục tiêu cho cá nhân, nhóm và doanh nghiệp, đồng thời xác định các chỉ số đo lường hiệu quả để theo dõi tiến độ.
2. Quản lý công việc liên quan đến mục tiêu
Thiết lập công việc theo ngày/tuần/tháng bằng tính năng mẫu công việc hoặc công cụ quản lý dự án.
3. Theo dõi và giám sát tiến độ thực hiện công việc theo thời gian thực
4. Báo cáo và phân tích
Cung cấp các báo cáo và phân tích chi tiết về hiệu quả thực hiện công việc, giúp bạn xác định những khía cạnh cần cải thiện.
Báo cáo hiệu suất bán hàng
Báo cáo hiệu quả Marketing
Phân tích biến động và cấu trúc chi phí
Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ và vừa thường bỏ qua việc thiết lập mục tiêu mà đi thẳng vào hành động => dẫn đến thiếu tập trung, khó điều chỉnh, không truyền tải được tầm nhìn và tạo sự đồng thuận. Quy trình quản lý mục tiêu ở trên cũng chính là cách mà chúng tôi đang ứng dụng cho chính doanh nghiệp mình.
Dùng thử miễn phí phần mềm SlimCRM thúc đẩy hiệu suất làm việc, quản lý dễ dàng hơn và tăng doanh thu tại đây.
