Việc cải thiện năng suất lao động của nhân viên là một vấn đề gây nhức nhối tại nhiều doanh nghiệp. Tại Việt Nam, nhiều tập đoàn hay các công ty đều đang tìm một phương thức để giải quyết vấn đề này.
Thông qua bài chia sẻ của chị Nguyễn Ngọc Mẫn, người đọc có thể có một cái nhìn chi tiết hơn về bản chất của năng suất lao động cũng như cách thức để cải thiện năng suất lao động thông qua minh chứng cụ thể về nước Đức.
Nội dung bài viết
1. Sự so sánh
Tại Việt Nam
Theo VNECONOMY, tính theo sức mua tương đương năm 2011, năng suất lao động của Việt Nam năm 2016 đạt 9.894 USD, chỉ bằng 7% của Singapore; 17,6% của Malaysia; 36,5% của Thái Lan; 42,3% của Indonesia; 56,7% của Philippines và bằng 87,4% năng suất lao động của Lào”, Tổng cục Thống kê cho hay.
Với tình hình hiện tại thì 10 người Việt Nam làm không bằng 1 người Singapore, 5 người Việt chưa bằng 1 người Malaisya, gần 3 ngươi Việt Nam mới bằng 1 người Thái Lan, thậm chí năng suất lao động của nước ta còn thấp hơn cả Lào.
Tại Đức
Theo OECD, năm 2014 năng suất lao động (GDP/giờ lao động) của Đức là 64.4 USD, so với 41.3 USD của Nhật thì năng suất lao động của Đức cao hơn 56%.
Đức là ví dụ minh chứng cho việc mặc dù thời gian làm việc ngắn nhưng vẫn có thể giữ vững được mức tăng trưởng kinh tế và tái phân phối của cải dựa trên hệ thống an sinh xã hội. Theo OECD, năm 2014 thời gian làm việc bình quân hàng năm của một người Đức là 1371 giờ.
Đây là con số thấp nhất trong số các nước OECD, ngắn hơn thời gian làm việc bình quân của các nước OECD 399 giờ, của Hàn Quốc 753 giờ. Hoặc đơn giản hơn là người Đức chỉ mất 4 ngày để làm những gì mà người Anh mất 5 ngày để hoàn thành.
Tóm gọn lại là năng suất lao động của Việt Nam và Đức là hai đầu cực đối nghịch.
Việt Nam cần tham khảo phương thức để cải thiện năng suất lao động ở các quốc gia đã đạt được thành công. Mà quản lý tốt thời gian là chìa khoá của làm việc hiệu quả, các doanh nghiệp và chính phủ có thể học hỏi Đức trong vấn đề này.
Năng suất lao động của Đức luôn dẫn đầu
2. Kỹ thuật quản lí thời gian của người Đức - Ứng dụng Giờ Mở Cửa
Vậy nhờ đâu mà Đức có thể cải thiện năng suất lao động của họ?
Tất cả là nhờ hệ thông quản lý thời gian của người Đức. Vậy hệ thống quản lý thời gian của người Đức (Öffnungszeiten) hoạt động thế nào?
Để giải thích việc người Đức áp dụng hệ thống này cần dựa trên việc tính toán rất đều đặn và chi tiết chứ không phải bừa bãi.
Thời gian hoạt động không luôn luôn tỷ lệ thuận với doanh thu
Có một khu nhà ở Đức và cửa hàng bán đồ tạp hoá cho cư dân trong đó. Nó mở cửa hàng ngày, và chỉ mở cửa đúng 1 tiếng đồng hồ. Tại sao? Vì số lượng khách của họ cố định (chỉ trong khu đó) nên khó có thể tăng lên, do đó, dù mở cả ngày thì cũng chỉ có ngần đó sản phẩm được bán ra. Thế là họ qui định luôn chỉ mở 1 tiếng hàng ngày, cũng chính là khoảng thời gian có số người hay đến mua nhất.
Có mở thêm 7 tiếng nữa cũng gần như không tăng doanh thu mà! Tương tự, việc chúng ta cắt cử nhân viên làm một việc đủ 8 tiếng chưa hẳn sẽ làm tăng doanh thu của cửa hàng đó! Nhiều người đặc biệt là cư dân nhập cư không đồng tình với cách làm việc này nhưng theo thời gian, nhiều người phải công nhận độ hiệu quả của nó
Có thể bạn không biết rằng, người Đức cải thiện năng suất lao động vẫn tốt hơn người Nhật, dù họ làm ít hơn.
Hãy học cách làm việc hiệu quả, không phải làm việc đủ giờ
Tiết kiệm là quốc sách
Để cải thiện năng suất lao động, người Đức không bỏ qua bất cứ cơ hội nào để tiết kiệm thêm, dù nhỏ bé bằng 1 giờ mở cửa.
Bạn sẽ dễ dàng thấy các ngày trong tuần, hoặc tháng trong năm, họ thay đổi giờ mở cửa chênh nhau dù chỉ một tiếng.
Mới tháng trước thôi, các thư viện ở Đức tuyên bố giảm số giờ mở cửa để … tiết kiệm điện. Họ đo đạc số người sử dụng dịch vụ ở mọi thời điểm. Sau đó thống kê xem những thời gian nào ít người dùng nhất để cắt giờ mở cửa lúc đó. Trong thông báo của mình, họ ghi rõ với mức bỏ bớt số giờ mở cửa này, họ sẽ tiết kiệm được bao nhiêu tiền điện.
Hai cách trên tính toán dựa trên nguyên tắc là chỉ làm việc vào lúc thu được nhiều khách nhất. Đồng thời, bỏ những khung thời gian ít khách nhất để tiết kiệm tiền điện, tiền nhân viên, tiền dịch vụ…
Nhưng tư duy của họ không dừng lại đơn giản như vậy. Ngoài việc hiểu thực tế đang diễn biến ra sao, họ còn đi sâu vào phân tích lí do của việc tăng giảm lượng khách, từ đó họ điều chỉnh giờ mở cửa. Đây là quy tắc tính toán thứ ba: hiểu rõ thiên thời địa lợi nhân hoà để cải thiện năng suất lao động.
Giờ mở cửa ở đây thay đổi theo mùa ở khu vực và theo sự kiện trong năm. Và như đã nói, nó cũng chỉ chênh lệch khoảng 1 tiếng với nhau. Giờ mở cửa này dựa vào việc ở các tháng trong năm, mặt trời lặn sớm hơn hay muộn hơn mấy tiếng (ảnh hưởng tới số lượng khách). Còn con người thì đi nghỉ lễ nhiều hơn hay ít hơn ở các tháng khác nhau.
Đó là lí do mà bạn sẽ thấy giờ mở cửa ở nhiều nơi ở Đức có khác biệt giữa thứ hai và thứ sáu, giữa mùa đông và mùa hè, giữa phía Bắc và phía Nam. ”Đơn giản” đúng không?
3. Các vấn đề cần khắc phục để cải thiện năng suất lao động
Chuyển đổi là mất thời gian
Sẽ ra sao nếu một bà nội trợ làm việc kiểu này: là một cái áo xong – rồi quay sang lau một mét vuông nhà – sau đó là thêm một cái áo ở đó – rồi quay sang lau thêm một mét vuông nhà nữa.
Nghe có vẻ sai sai nhỉ? Nhưng thực tế là các doanh nghiệp Việt Nam đều đang làm việc theo cách đó và không nhận ra làm thế là không năng suất! Hãy nhìn vào cách làm việc của một cơ quan thông thường: Mở cửa từ 9 giờ tới 18 giờ, tất cả các nhân viên sẽ cùng làm tất cả các dịch vụ mỗi khi khách yêu cầu. Bạn tới và yêu cầu họ làm một dịch vụ A, người đến sau bạn yêu cầu dịch vụ giấy tờ B, rồi người tiếp theo lại yêu cầu làm cái A.
Việc này rất bị động và công ty sẽ chạy đôn chạy đáo để làm từ dịch vụ A, sang dịch vụ B rồi trở về dịch vụ A. Mà bạn biết đấy, mỗi dịch vụ sẽ cần chuẩn bị các loại giấy tờ, dụng cụ khác nhau và phải dọn dẹp để đổi sang đầu việc khác. Thậm chí dù vẫn là một nhân viên phục vụ, nhưng người đó cũng phải mất thời gian nghĩ lại xem tiếp theo cần phải làm những gì. Những lần chuyển đổi như vậy hạn chế khả năng cải thiện năng suất lao động.
Theo bạn cách nào hiệu quả hơn?
Sự bị động và tốn kém của cách chúng ta làm việc
Thứ nhất, cách làm việc thông thường mang tính bị động cho người làm việc. Trong khi đó, việc bạn chỉ mở thời gian cho một việc cụ thể, và chỉ cho phép người khác tham gia vào ở khung giờ cụ thể đó khiến bạn làm thoăn thoắt các thao tác. Điều đó làm tăng năng suất vì bạn không bị gián đoạn bởi các việc khác nhau, não sẽ tập trung hơn và thuần thục hơn vì chỉ phải ghi nhớ một chu trình nhất định trong khung thời gian đó, như thế sự chính xác cũng cao hơn.
Thứ hai, nếu giờ làm việc từ 9 giời tới 16 giời sẽ khiến nhân viên cảm thấy có cả một ngày dài để làm việc, họ sẽ có lí do để trì hoãn. Đến cuối ngày mới dốc sức chạy việc, và cả ngày chỉ làm được có một việc. Nhưng khi tiến hành đóng khung thời gian theo cơ chế chỉ làm một việc A trong một khung thời gian, họ buộc phải có ý thức tập trung cao trong đúng khung thời gian đó để nhanh chóng hoàn thiện. Và vì quãng thời gian được chia nhỏ, họ sẽ nhìn được thành quả ngay tức khắc, tạo động lực để đo lường và nhận ra hiệu suất của bản thân. Nếu việc đóng khung này được triển khai thành giờ làm việc cố định như cách người Đức công bố Giờ Mở Cửa, thì buộc người làm phải hoàn thiện nhiều việc khác nhau trong cùng một ngày.
Đây là một trong những lí do mà người Đức áp dụng mô hình này cho tất cả các cơ quan, công ty, và mạng lưới ấy lại càng hỗ trợ nhau nâng năng suất. Vì khi cả xã hội cùng tôn trọng hệ thống giờ mở cửa của các nơi khác nhau, thì sẽ chủ động hợp tác với yêu cầu của các dịch vụ ấy, đồng thời tự lên lịch cá nhân để ăn khớp với cơ chế chung. Đây chính là điểm khó làm, áp dụng phương thức này cho cá nhân thì dễ nhưng áp dụng cho toàn xã hội để cải thiện năng suất lao động lại không đơn giản.
Nếu người đọc muốn tìm hiểu thêm về việc cải thiện năng suất lao động trong doanh nghiệp, bài viết dưới đây của Chron là dành cho bạn:
https://smallbusiness.chron.com/ways-improve-labor-productivity-4845.html
