Hiện nay, trong rất nhiều doanh nghiệp khi lập kế hoạch kinh doanh mà quên mất đi một việc quan trọng đó là "Lập kế hoạch dòng tiền" . Lý do là nhiều anh chị vẫn còn nhập 2 khi niệm doanh thu và dòng tiền là một, có doanh thu tức là có tiền về. Điều này đúng chứ không sai. Nhưng thời điểm tiền về ở nhiều ngành nghề nó khác xa với thời điểm có doanh thu.
Ví dụ: các doanh nghiệp BĐS, doanh thu ghi nhận tháng 1 nhưng đôi khi tiền từ chủ đầu tư trả về đến tận tháng 3 tháng 4, thậm chí kéo dài 6 tháng. Hoặc nhiều doanh nghiệp có chính sách công nợ dài hạn, không quản lý tốt dẫn đến lợi nhuận của công ty nằm hết trong công nợ, không thu được công nợ thì không thu được tiền về.
Hoặc trường hợp công ty thiết kế thi công xây dựng, cùng một thời điểm mà nhận 3-4 dự án bạc tỷ, không có kế hoạch để quản lý dòng tiền: Kế hoạch Thu tiền, thu hồi công nợ và kế hoạch trả nợ thì sẽ vỡ trận ngay vì bạn có quá nhiều thứ phát sinh cần chi, chi mà không dựa trên nguồn thu thực tế thì sẽ không còn tiền, mà công nợ - tiền từ khách thì chưa về dẫn đến mất Thanh Khoản, bị thiếu hụt dòng vốn lưu động cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Vậy rốt cuộc lập kế hoạch dòng tiền là gì? Tôi sẽ cung cấp các kịch bản chi tiết kèm mẫu lập kế hoạch dòng tiền bằng excel chi tiết ở bên dưới!
Nội dung bài viết
Lập kế hoạch dòng tiền là gì?
Lập kế hoạch dòng tiền là việc dự báo dòng tiền vào (mọi khoản tiền doanh nghiệp kiếm được) và dòng tiền ra (bao gồm mọi khoản chi tiêu) của doanh nghiệp phát sinh vào một thời điểm nhất định trong tương lai. Kế hoạch dòng tiền giúp doanh nghiệp đánh giá khả năng tài chính của mình để đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp.
Kế hoạch dòng tiền được chia thành ba loại chính:
- Kế hoạch dòng tiền hoạt động: Dự báo dòng tiền phát sinh từ các hoạt động kinh doanh chính của doanh nghiệp, bao gồm bán hàng, mua hàng, chi phí sản xuất, chi phí bán hàng và marketing, v.v.
- Kế hoạch dòng tiền đầu tư: Dự báo dòng tiền phát sinh từ các hoạt động đầu tư của doanh nghiệp, bao gồm đầu tư tài sản cố định, đầu tư tài chính, v.v.
- Kế hoạch dòng tiền tài chính: Dự báo dòng tiền phát sinh từ các hoạt động tài chính của doanh nghiệp, bao gồm vay vốn, trả nợ, phát hành cổ phiếu, v.v.
Tại sao phải lập kế hoạch dòng tiền?
Nhiều người cứ nghĩ chỉ cần bán hàng tốt là sẽ có tiền. Nhưng thực tế không phải vậy. Có những lúc mình bán hàng tốt nhưng lại thiếu hụt tiền mặt vì phải chi trả các khoản nợ, chi phí đầu tư, v.v. Điều này khiến doanh nghiệp rất khó khăn trong việc thanh toán các khoản nợ, thậm chí còn phải vay mượn thêm. Rốt cuộc thì lập kế hoạch dòng tiền đem lại những lợi ích như:
- Dự đoán được tình hình tài chính trong tương lai, từ đó có kế hoạch sử dụng tiền mặt hiệu quả.
- Tránh được tình trạng thiếu hụt tiền mặt, dẫn đến các vấn đề như không thể thanh toán các khoản nợ, không thể thực hiện các kế hoạch kinh doanh, v.v.
- Có cơ sở để đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp, chẳng hạn như quyết định đầu tư, mở rộng kinh doanh, v.v.
4 kịch bản kế hoạch dòng tiền
Do đó việc xây dựng kế hoạch dòng tiền sẽ giúp cho chủ doanh nghiệp rất nhiều thứ. Có 4 trường hợp tiêu biểu sau:
- Một là, nắm được khi nào tiền vào, khi nào tiền chi ra.
Những khoản chi nào cố định hàng tháng thì có thể áp dụng cơ chế khoán để các bộ phận tự duyệt trong ngân sách đã cấp, đỡ mỗi chút mỗi việc lon con cũng gọi đến chủ.
- Hai là, khi có kế hoạch dòng tiền, bạn có thể cân chỉnh được với đối tác.
Ví dụ theo kế hoạch là bạn sẽ thanh toán cho nhà cung cấp vào ngày 10/1 này số tiền 300 triệu. Nhưng vào ngày đó tiền công ty chỉ còn 100 triệu, mà qua ngày 12/1 khách mới thanh toán cho mình 300 triệu. Khi đó bạn cần trổ tài đàm phán để thuyết phục nhà cung cấp cho kéo qua đến ngày 12/1. Bạn hoàn toàn ở thế chủ động để xử lý vấn đề. Nếu không đến lúc đó bạn sẽ cuống lên không biết xoay sở sao.
- Ba là, lập kế hoạch dòng tiền còn giúp bạn lên phương án huy động số vốn còn thiếu ngay từ trước thời điểm cần vốn ít nhất 3 tháng.
Vì đến lúc cần vốn mới đi huy động thì quá trễ, cơ hội trôi qua mất. Ví dụ có một công ty chuyên nhập các hệ thống máy móc về cung cấp cho các nhà máy trong nước. Trước khi lên kế hoạch dòng tiền, anh CEO lên kế hoạch kinh doanh là sẽ nhập các hệ thống với mức giá từ 1 tỷ trở lên, anh sẽ có lợi nhuận như vầy như vầy. Sau khi lên kế hoạch dòng tiền xong, phân tích thời điểm thanh toán cho nhà cung cấp nước ngoài, chính sách công nợ đối với nhà máy trong nước, thời gian chờ vận chuyển về Việt Nam,…thì anh mới nhận ra là anh không đủ tiền để nhận những dự án trên 1 tỷ, phù hợp nhất là từ 300-500 triệu. Và anh cần phải làm việc với ngân hàng từ sớm để Chuẩn bị kế hoạch tài chính, hồ sơ kế toán phù hợp để Ngân Hàng tài trợ vốn cho những dự án lớn từ 1 tỷ trở lên mà tầm 6 tháng sau Công Ty sẽ cần vốn cho các hoạt động kinh doanh.
- Bốn là, lập kế hoạch dòng tiền giúp các doanh nghiệp sản xuất chủ động điều chỉnh sản lượng sản xuất kịp thời tránh sản phẩm sản xuất ra quá nhiều, tiền nằm hết vào trong sản phẩm.
Một doanh nghiệp sản xuất mà tôi quen, chị CEO rất tự hào về sản phẩm của mình và theo như chị nói qua nhiều cuộc khảo sát khách hàng kết quả rất tốt nên thay vì đầu tư nho nhỏ trước rồi dần dần mở rộng quy mô sau thì chị lại chơi lớn luôn đầu tư mạnh tay so với tiềm lực hiện có. Sau đó chị gặp vấn đề lớn khi tiền về từ việc kinh doanh không như kỳ vọng, chị không đủ tiền trả lãi vay hàng tháng, còn sản phẩm thì nằm chất đống ở kho.
Khi tìm hiểu thì ngay từ đầu khi lên phương án kinh doanh, chị chỉ dự báo có một mức tăng trưởng thôi thay vì 3 mức là thấp/trung bình/cao. Nếu ngay từ đầu lên 3 phương án thì chị sẽ biết ngay là nếu lỡ việc kinh doanh không tốt như kỳ vọng, tiền về ít hơn thì khi đó cần xử lý sao, cần đầu tư ở mức nào thì phù hợp. Thêm một chuyện nữa là chị tập trung cho sản xuất mà quên để ý vấn đề thu hồi công nợ. Tiền vốn thiếu mà còn bị chiếm dụng nữa thì sao mà chịu nổi.
Lập kế hoạch dòng tiền nó quan trọng thế đấy các anh chị chủ doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ. Vì mình nhỏ ít vốn rồi nên cần phải thật thận trọng trong mỗi đồng tiền mình kiếm được, chi ra.
Hướng dẫn lập kế hoạch dòng tiền cho doanh nghiệp
Cách lập kế hoạch dòng tiền cũng đơn giản lắm, 4 bước là xong:
Bước 1: Xác định các khoản thu và chi
Đầu tiên, bạn cần xác định tất cả các khoản thu và chi của doanh nghiệp trong tương lai. Các khoản thu bao gồm: doanh thu bán hàng, thu nhập từ đầu tư, thu nhập từ các khoản vay,... Các khoản chi bao gồm: chi phí mua hàng, chi phí sản xuất, chi phí bán hàng và marketing, chi phí quản lý,...
Để xác định các khoản thu và chi, bạn có thể dựa trên các dữ liệu thực tế của doanh nghiệp trong quá khứ, hoặc dựa trên các giả định hợp lý về tình hình kinh tế, thị trường,...
Bước 2: Dự báo dòng tiền
Sau khi đã xác định được các khoản thu và chi, bạn cần dự báo dòng tiền trong tương lai. Dòng tiền được tính bằng tổng các khoản thu trừ đi tổng các khoản chi.
Bạn có thể sử dụng các công cụ tính toán như Excel, Google Sheets, hoặc các phần mềm quản lý dòng tiền chuyên nghiệp... để dự báo dòng tiền.
Bước 3: Phân tích dòng tiền
Sau khi đã dự báo được dòng tiền, bạn cần phân tích dòng tiền để đánh giá khả năng tài chính của doanh nghiệp. Phân tích giúp bạn xác định các vấn đề sau:
- Có khả năng thiếu hụt tiền mặt hay không?
- Nếu có, khi nào và mức độ thiếu hụt là bao nhiêu?
- Cần có giải pháp gì để đảm bảo dòng tiền luôn dương?
Tham khảo thêm:
1. 13 mẫu excel phân tích chỉ số tài chính doanh nghiệp bằng Excel
2. Mẫu lập kế hoạch sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp 2024
Bước 4: Lập kế hoạch ứng phó
Nếu dự báo dòng tiền cho thấy doanh nghiệp có nguy cơ thiếu hụt tiền mặt, bạn cần lập kế hoạch ứng phó để đảm bảo doanh nghiệp vẫn có đủ tiền mặt để hoạt động.
Một số biện pháp ứng phó bao gồm:
- Tăng doanh thu: Bạn có thể tăng doanh thu bằng cách tăng giá bán, mở rộng thị trường,...
- Giảm chi phí: Bạn có thể giảm chi phí bằng cách đàm phán với nhà cung cấp, cắt giảm các chi phí không cần thiết,...
- Huy động vốn: Bạn có thể vay vốn từ ngân hàng, phát hành cổ phiếu,...
Mẫu lập kế hoạch tài chính và dòng tiền file Excel
Mẫu lập kế hoạch tài chính và dòng tiền file Excel là một công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp lập kế hoạch tài chính và dòng tiền một cách dễ dàng và hiệu quả. Dưới đây, tôi sẽ cung cấp cho bạn các mẫu kế hoạch dòng tiền chuẩn mực cho doanh nghiệp.
Các mẫu kế hoạch tài chính và kiểm soát dòng tiền này bao gồm:
- Bảng kế hoạch dòng tiền 5 năm
- Mẫu kế hoạch thu chi tài chính trên excel
- File excel lập kế hoạch ngân sách và dự phòng cho doanh nghiệp
- Mẫu kế hoạch trả nợ vay
Tải trọn bộ mẫu kế hoạch tài chính và bảng kế hoạch dòng tiền file excel tại đây!
Giải pháp quản lý dòng tiền cho doanh nghiệp thời 4.0
Việc quản lý tài chính bằng excel là cách thủ công của nhiều doanh nghiệp hiện nay. Mặc dù không thể phủ nhận tính hữu ích, free từ công cụ này nhưng chúng tồn tại những nhược điểm quan trọng: tính an toàn dữ liệu, bảo mật, cập nhật dòng tiền theo thời gian thực...
Bên cạnh đó, các phần mềm kế toán đều có thể kiểm soát tốt dòng tiền nhưng thường có độ trễ và giao diện không thân thiện với người quản lý. Rất may, các phần mềm CRM hiện đại lại đã có đầy đủ các tính năng giúp CEO nắm bắt thông tin về dòng tiền trong doanh nghiệp một cách hiệu quả và tức thì.
SlimCRM.vn là công cụ quản lý dòng tiền theo thời gian thực, khắc phục mọi nhược điểm từ công cụ excel hay kế toán mang đến cho chủ doanh nghiệp bức tranh toàn cảnh về tài chính, được cập nhật liên tục mà không hề phụ thuộc vào bộ phận kế toán như trước đây. Công cụ quản lý dòng tiền bằng cách trả lời các câu hỏi quan trọng như:
- Doanh thu và chi phí trong hôm nay / tuần này / tháng này là bao nhiêu ?
- Các hóa đơn đã thanh toán / chưa thanh toán và đang quá hạn
- Số tiền mặt trong quỹ
- Giúp tăng dòng tiền cho doanh nghiệp qua những tính năng: nhắc nhở, tạo hóa đơn đẹp, gửi email thanh toán, tracking lượt mở email...
Đối với chủ doanh nghiệp thì dòng tiền là huyết mạch, muốn phát triển hay mở rộng thì trước tiên phải có tiền và quản lý được nó. Tuy nhiên, các giải pháp CRM hay các giải pháp quản trị khác lại hiếm khi có được tính năng này, khiến cho CEO luôn bị phụ thuộc vào các bộ phận liên quan và không tự chủ đưa ra quyết định nhanh chóng.
Để tìm hiểu sâu hơn về cách thức hoạt động của SlimCRM cũng như dùng thử miễn phí, bạn có thể đăng kí dưới đây.
Tham khảo: Lê Thanh Duy / Quản Trị Và Khởi Nghiệ
