Mọi quyết định trong doanh nghiệp CEO đều phải dựa theo dữ liệu thông qua các con số. Bạn không thể ra quyết định cảm tính, vậy thì quản trị những con số chuyển đổi này như nào ?
Ví dụ,
- Với khối lao động phổ thông, đó là tỷ lệ sai sót, tỷ lệ hoàn thành checklist việc phải làm mỗi ngày.
- Với khối chất xám, đó là tỷ lệ hoàn thành mục tiêu, là số lượng sáng kiến đóng góp,...
Con số không nói dối, nhưng hành vi con người có thể gian trá, có thể lươn lẹo.
1. Chuyển đổi kết quả các công việc thường nhật hằng ngày mà nhân sự đang phụ trách thành các con số trong mọi phòng ban doanh nghiệp.
Ví dụ, phòng vận tải:
- Tài xế ngày chạy mấy cuốc xe?
- Thời gian trung bình/cuốc xe trên cùng 1 chặng.
- Thời gian khởi hành và thời gian đến của 1 chặng/ngày.
- Tốc độ bình quân tài xế đang lái cho từng chặng.
- Tỷ lệ hoàn thành việc phải làm mỗi ngày của tài xế.
- Số lần đổ xăng bình quân/ngày?
- ....
2. Chuyển đổi tất cả kế hoạch công ty từ cấp lãnh đạo đến tận cấp nhân viên thành các con số cụ thể.
Ví dụ, tháng này, phòng kinh doanh phaei tăng trưởng doanh thu 2 tỷ cho nhãn hàng A, thông qua:
- Mở 200 đại lý ở SG và 100 đại lý Bình Dương.
- Tăng tỷ lệ đại lý cũ đặt hàng trở lại 30% so tháng trước.
Như vậy thì rõ ràng hơn cho phòng kinh doanh.
3. Chuyển đổi về hành vi nhân sự thành kết quả các con số hết
Thay vì quan sát xem nhân sự có chuyên cần, chăm chỉ thì hãy chuyển đổi thành các con số
- Tỷ lệ nhân viên xin nghỉ phép/tháng - quý - năm
- Tỷ lệ nhân viên đi làm đúng giờ.
- Tỷ lệ nhân viên tham dự họp đúng giờ.
- Tỷ lệ nhân viên hoàn thành chỉ tiêu đúng hạn.
4. Chuyển đổi về trải nghiệm khách hàng thành các con số
Thay vì quan sát hay phải hỏi từng khách hàng xem họ có hài lòng về sản phẩm, dịch vụ, hãy chủ động chuyển đổi thành số để nhanh chóng nhận ra vấn đề nhanh hơn, triệt để hơn.
- Số lần khách hàng quay trở lại mua trong năm (vòng đời).
- Số lần chi tiêu bình quân KH/một lần mua sắm.
- Tỷ lệ tăng trưởng khách hàng mới.
- Tỷ lệ % khách hàng cũ quay trở lại.
- Tỷ lệ phản hồi khách hàng về sản phẩm, dịch vụ
- Tỷ lệ % khách hàng rời bỏ công ty (khách hàng không quay lại sau 1 năm)
5. Chuyển đổi về kết quả văn hóa doanh nghiệp ra các con số để theo dõi
- Tỷ lệ % nhân sự tham gia hoạt động chung nội bộ.
- Tỷ lệ % nhân sự hài lòng về tổ chức.
- Tỷ lệ % nhân sự cảm thấy hạnh phúc.
- Tỷ lệ % nhân sự hiểu về sứ mệnh, triết lý, giá trị cốt lõi?
6. Chuyển đổi về kết quả kinh doanh ra các con số
- Tổng doanh thu
- Tổng lượng tiền mặt
- Tổng nợ vay
- Tổng ài sản
- Tổng công nợ
- Chi phí cố định
- Tình hình tồn kho
Có nhiều startup rất thích mua nhiều đồ trang trí cho đẹp văn phòng không cần thiết, tới khi nhìn sổ sách, thì thấy hiệu quả sinh lời từ tài sản mang lại là không có. Thà bạn kinh doanh công ty quà tặng, bạn bỏ 300tr để mua 1 máy khắc laser, nó sẽ giúp tăng công xuất sản lượng, thì sẽ đảm bảo sinh lời; chứ còn mua 2 tượng sư tử đá về trang trí cho tốn kém tiền triệu mà không ra tiền thì đáng phải cân nhắc.
Khi mua chúng ta ít để ý, đến khi nhìn lại số trong sổ thì tặc lưỡi, chết, lỡ mua quá tay.
Các chủ doanh nghiệp nhỏ thường bị quá tải với rất nhiều công việc và do đó họ rất ít thời gian để quản lý tài chính hoặc nếu có thì họ cũng sẽ không làm tốt được. Mặt khác, nếu việc quản lý tài chính diễn ra không tốt thì có thể dẫn đến thất bại hoàn toàn của doanh nghiệp.
Theo thực tế cho thấy, 80% doanh nghiệp đủ mọi quy mô nếu kinh doanh không thành công hay phá sản thì phần lớn là do không thể quản lý tốt dòng tiền của họ.
Có số về tài chính, sẽ giúp ta không ảo tưởng về tăng trưởng nhanh.
Ví dụ, một công ty phát triển phần mềm đã bắt đầu thử nghiệm với Facebook Ads. Trong tháng đầu tiên, công ty đã lấy lại vốn rất nhanh. Người điều hành ngay lập tức tăng chi tiêu quảng cáo gấp 5 lần và dự đoán doanh số bán hàng cũng sẽ tăng gấp 5 lần. Tuy nhiên, điều đó đã không xảy ra.
Người giám đốc ấy đã khai thác rất nhiều khách hàng tiềm năng nhưng lại không thu hồi được lợi nhuận đáng kể bởi họ không tương thích với sản phẩm công ty, tức dù tiếp cận được khách hàng nhưng không bán được sản phẩm. Và việc chi tiêu quảng cáo nhiều hơn lợi nhuận thu về đã ảnh hưởng khá nhiều tới tài chính công ty, dẫn tới công ty phải đi vay để trang trải số tiền thiếu hụt trong thời gian qua.
7. Chuyển đổi về hoạt động Marketing và Thương Hiệu ra số, để đảm bảo Marketing phải kiếm được tiền và tạo dựng thị phần.
- Tỷ lệ chuyển đổi ra 1 đơn hàng từng kênh
- Tỷ lệ chuyển đổi ra 1 tương tác.
- Chi phí để có 1 tương tác ở từng kênh.
- Chi phí để có 1 KH ở từng kênh.
- Tổng tiếp cận bình quân theo ngân sách.
- Thị phần hiện có.
Rất nhiều bạn kinh doanh buôn bán online, mình hỏi chi phí để ra được 1 đơn hàng qua Facebook là bao nhiêu? Nhiều bạn không trả lời được, nên kinh doanh lời lỗ hoàn toàn không nắm.
Là một doanh nghiệp nhỏ, những kế hoạch tìm kiếm khách hàng mới lúc nào cũng phải cân nhắc. Có hai số liệu để xác định liệu khách hàng này có mang lại lợi nhuận mà công ty đã dự đoán hay không?
- Chi phí nhận được: là số tiền mà khách hàng chi trả sản phẩm.
- Giá trị lâu dài: là tổng doanh thu mà khách hàng bỏ ra trong thời gian dài.
Vậy để đánh giá 1 chương trình Marketing hiệu quả, phải xem xét cả về P/L của Campaign, chứ không phải thấy đơn hàng đổ về ầm ầm là vui, nhiều khi vẫn lỗ đấy. Nếu như nhà quản lý sẽ theo dõi con số, đôn đốc đạt số, kiểm soát để tối ưu số đạt được thì nhà quản trị sẽ suy nghĩ và ra quyết định từ các con số để đảm bảo tương lai cho doanh nghiệp.
Và theo dõi số thì không phải chỉ là số liệu ở phòng kế toán mà thôi. Mà nó là số của toàn công ty, ở mọi vị trí, mọi hoạt động, mọi đơn vị thành viên.
Chia sẻ Nguyễn Tuấn Hùng - Quản trị & Khởi nghiệp
