Lần đầu tiên nghe đến OKRs, tôi đã lập tức bị ngạc nhiên bởi khái niệm của nó, chỉ đơn giản là đề cập đến mục tiêu và kết quả cốt lõi, tôi và cả đội ngũ chỉ cần phải tập trung vào mục tiêu cơ bản nhất. OKRs giúp mỗi người trong đội ngũ chúng tôi điều phối được công việc dễ dàng, bằng cách tập trung vào thành công của cả công ty.
Tuy nhiên, giống như bất kỳ ai khi lần đầu biết đến khái niệm này, tôi nhanh chóng hình thành trong tâm trí của mình một vài câu hỏi về OKRs và cảm nhận được rằng các thử thách đang chờ đợi mình, khi giới thiệu nó với cả đội ngũ, với các bên doanh nghiệp hợp tác và cả với khách hàng.
Tôi tóm gọn lại đây các thử thách, cũng chính là những vấn đề nổi cộm nhất khi thực hiện OKR trong một tổ chức
- Phương pháp nào là tốt nhất để thực hiện OKR trong một doanh nghiệp?
- Tổ chức cần làm thế nào để sử dụng OKRs cho phù hợp với các loại hình khác nhau?
- Khuôn khổ và điều chỉnh phù hợp.
Điều đầu tiên, tương tự với bất cứ tiến trình nào được ứng dụng trong đội ngũ, chúng tôi cần nhận ra, đó chính là một hành trình, không phải là một sự kiện cần phải thực hiện.
Không sở hữu các hướng dẫn sử dụng nào chính là một trong những thử thách lớn nhất cho đội ngũ muốn thực thi với OKRs. Chính vì vậy, tôi sẽ trả lời các câu hỏi trên để các bạn tham khảo
1. Phương pháp nào là tốt nhất để thực hiện OKR trong một doanh nghiệp?
Để ứng dụng OKRs trong đội ngũ của mình, điều đầu tiên, bạn cần giúp tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp mình hiểu được khái niệm chính của OKRs và cảm thấy thoải mái với phương pháp này, đặc biệt là đối với những người đứng đầu trong công ty, cụ thể là giám đốc, lãnh đạo và trưởng phòng ban.
Nó được hình thành từ 2 yếu tố:
**1. CẤU TRÚC **
OKRs được xây dựng dựa trên hai câu hỏi khác biệt:
Mục tiêu: Tôi muốn đi đâu?
Kết quả cốt lõi: Tôi sẽ đi bằng cách nào?
Mục tiêu chính là những gì bạn hoặc thành viên trong đội ngũ của mình muốn hoàn thành. Một mục tiêu phải quan trọng và có ý nghĩa, thể hiện khát vọng mong muốn đạt được của cả công ty và toàn thể các nhân viên. Chúng nên được kết nối, điều chỉnh cho đúng đắn và được hổ trợ tốt bởi toàn bộ tổ chức. Ngoài ra, nó còn đi chung với khung thời gian thực hiện tiến trình công việc để đạt được đến mục tiêu đã đề ra, thông thường là một quý trong năm.
Kết quả cốt lõi: Những kết quả cơ bản nên được đo lường, giới hạn trong một con số cụ thể và được thực hiện trong một khung thời gian nhất định.
2. TRIẾT LÝ HOẠT ĐỘNG CỦA OKR
OKRs không giống như những phương pháp khác, OKRs chỉ sử dụng nhiệm vụ nội bộ theo chiều dọc từ trên xuống dưới, từ dưới lên trên và các tính năng hoạt động theo chiều ngang. OKRs đảm bảo từng nhân viên tiến lên phía trước và đạt được các thành quả tương tự.
4 triết lý hoạt động cơ bản của OKR:
+ Tham vọng: mục tiêu được đặt ra vượt tầm khỏi các giới hạn của những gì tưởng chừng có thể, giống như “liều ăn nhiều”.
+ Đo lường được: Kết quả cốt lõi quyết định thành quả của từng mục tiêu. Ngoài ra, nó nên đi chung với những thời điểm cụ thể.
+ Tính minh bạch: OKRs phải được hiện hữu với quy mô cả công ty, từ giám đốc điều hành đến vị trí thực tập sinh.
+ Sự thể hiện: OKRs không được bó buộc với sự thể hiện của các đánh giá.
OKRs được giới thiệu đến Google từ năm 1999 bởi John Doerr, một mô hình được ông ta học tại Intel. Ngày nay, OKR là một yếu tố chuẩn mực để canh chỉnh mục tiêu của nhân viên và cả công ty. Tôi thực sự hứng thú khi tìm hiểu về OKRs, phương pháp này được sử dụng để định nghĩa nền tảng, không chỉ có ý nghĩa với các công ty khởi nghiệp, doanh nghiệp quy mô nhỏ, nó còn có tầm ảnh hưởng đến các công ty quy mô lớn, như Google, Linkedin, eBay, Booking.com, Zynga.
Rick Klau tại Google Ventures khẳng định: “Google đã từng không phải là Google, cho đến khi họ ứng dụng phương pháp OKR”
Khi những thành viên cấp cao của doanh nghiệp hiểu được khái niệm và biết cách đặt ra mục tiêu OKRs, dùng chúng để bắt đầu thực hiện nâng cấp lên đến cấp độ mới của niềm tin, sau đó, để chúng trở lại với đội ngũ và yêu cầu khởi đầu trên nó.
2. Làm thế nào để tổ chức có thể ứng dụng OKRs cho các quy mô khác nhau?
Với các doanh nghiệp khởi nghiệp, SME hoặc các tập đoàn, sự điều hướng để áp dụng OKRs vào trong doanh nghiệp, không gặp lỗ hổng quá lớn. Dưới đây là một ví dụ về sự điều hướng để ứng dụng OKR cho tổ chức mới, tương tự như sử dụng OKR với một công ty lớn.
Doanh nghiệp nên bắt đầu lập kế hoạch về OKR trong 6 tuần trước khi bắt đầu một giai đoạn 1 quý trong năm mới.
Mỗi cuộc họp không nên kéo dài hơn 60 phút.
Tuần đầu tiên : Định nghĩa các mục tiêu của công ty.
Tỉm ra, nghiên cứu từ 3 đến 5 mục tiêu cốt lõi của công ty cho một năm hoặc một quý tiếp theo. Các mục tiêu này cần được canh chỉnh với tầm nhìn và sứ mệnh của công ty. Cả đội ngũ ngoài ra cần nhận định được kết quả cần thiết, có thể đo lường được, nhằm mục đích hoàn thành tốt các mục tiêu đã đề ra.
Tuần 1 đến tuần 2: tìm hiểu hệ thống để tổ chức OKRs
Lợi thế đặc trưng của OKRs chính là sự minh bạch, nó giúp hỗ trợ mọi người nhận ra được những mục tiêu ưu tiên, cần được tập trung nguồn lực để thực hiện. Nhưng việc lựa chọn bộ công cụ để có thể theo dõi được OKR là một điều không hề dễ dàng.
Một vài công ty công nghệ như Google, họ xây dựng một bộ công cụ nội bộ. Một số khác thì sử dụng bảng tính (bạn có thể download tại đây), và sự tăng trường số lượng doanh nghiệp sử dụng các phần mềm có thể hỗ trợ cho OKR trên thị trường, đơn cử là GOALIFY.
Tuy nhiên, bạn cần hiểu rõ vai trò của tiến trình thật rõ ràng, và truyền tải tốt đến các thành viên trong đội ngũ của mình, nhằm tránh được sự lộn xộn trong tiến trình công việc. Bên cạnh đó, doanh nghiệp của bạn sẽ có thể tránh được việc không biết rằng điều gì sẽ đến từ việc ứng dụng đúng đắn OKR.
Từ tuần 2 đến tuần 3: Phối hợp với lãnh đạo để phác thảo từng phần của mục tiêu.
Phần này rất quan trọng sau khi các mục tiêu hàng đầu được ổn định. Quản trị cấp trung cần hiểu được những gì và lý do tại sao nó lại xảy ra như vậy với doanh nghiệp của mình.
Sau đó, các thành viên trong đội ngũ lãnh đạo còn cần phải đàm phán lại với doanh nghiệp mình về mục tiêu OKRs, giải thích OKRs này và tiến hành các cuộc đối thoại với lãnh đạo, tất cả đều phải dựa trên nền tảng mục tiêu của doanh nghiệp. Đây là một buổi nói chuyện quan trọng, và cũng chính là nơi các vị đứng đầu doanh nghiệp có thể trả lời các phản hồi của cả công ty về OKRs. Mục tiêu cho bước này chính là đảm bảo được mọi thành viên đều nắm được mục tiêu của toàn doanh nghiệp, và quản trị cấp trung sẽ có được mục tiêu và kết quả cốt lõi nháp ban đầu cho đội ngũ của mình.
Từ tuần 3 đến tuần 4: Giải thích OKRs đến toàn thể đội ngũ và tổ chức của mình
Nên nhớ rằng, bạn cần phải giải thích, chứ không phải thông báo với các nhân viên của mình. Khi các lãnh đạo từng phòng ban của tổ chức đã được trực tiếp tập huấn những kiến thức , đây cũng chính là lúc để tung ra OKRs cho cả công ty tại cuộc họp có mặt toàn thể các nhân viên. Giống như một cuộc đối thoại giữa các đội ngũ lãnh đạo, cần phải giữ tâm trí rằng bạn phải là người đảm bảo được với nhân viên mình, họ có thể hiểu được bối cảnh hiện tại của doanh nghiệp, và tại sao các OKRs được nêu ra lại cần thiết đến như vậy, việc quản trị các kỳ vọng cũng vậy. Cuối cùng, phải hướng dẫn cho nhân viên cách thức có thể tương tác tốt nhất với hệ thống OKRs.
Từ tuần thứ 4 đến tuần thứ 5: Lãnh đạo làm việc với từng cá nhân đã đóng góp sáng kiến/ định nghĩa OKRs của cả doanh nghiệp.
Cuộc họp mặt đối mặt chỉ 2 người, giữa lãnh đạo và một người đã có đóng góp để bắt đầu viết tiến trình hoàn thành OKR cho từng cá nhân. Căn nguyên của cuộc hội thoại này được xem như là cuộc gặp gỡ giữa quản lý cấp cao với quản lý cấp trung.
Tuần 5: Hiệu chỉnh và trình bày OKRs.
Luôn kiểm tra mục tiêu và kết quả cốt lõi, người quản lý giám sát các OKR riêng lẻ.
Sau khi tiến hành cuộc đối thoại với toàn bộ thành viên. Thời gian cho các thành ban quản trị để có thể xem lại các mục tiêu, kiểm tra, điều chỉnh, nếu thực sự cần thay đổi các OKRs ưu tiên hàng đầu. Khi mọi thứ đã sẵn sàng, đó cũng chính là thời điểm để trình bày với quy mô toàn công ty một lần nữa.
Những người giám sát tiến trình thực hiện OKRs
Liên tục theo dõi sự tiến triển của các OKRs riêng lẻ để đảm bảo rằng công ty đang đi đúng hướng về các mục tiêu kinh doanh
** Lời khuyên để thiết lập cuộc họp về OKRs. **
Số lượng người tham gia cuộc họp nên thấp, khoảng 10 người hoặc ít hơn nếu có thể. Đặc biệt, cuộc họp phải bao gồm các lãnh đạo. Giữ tất cả các thiết bị điện có thể làm phân tâm xa khỏi bàn họp, và cần phải duy trì sự tập trung của nhóm và nhanh chóng đi đến kết luận.
Thời gian của cuộc họp nên là 45 phút để đáp ứng các điều kiện cần thiết và phân ra làm hai phiên. Mục tiêu của bạn: tập trung tối đa vào phiên họp thứ nhất để có được hiệu quả, không cần chờ đến những cuộc họp tiếp theo.
3. Sự kỷ luật và canh chỉnh về OKR cho đội ngũ của bạn
OKRs giúp đội ngũ của bạn tạo ra sự kỷ luật và cũng thách thức bạn phải thực thi và tiếp tục với thói quen này. Cả đội ngũ không phải thường xuyên có cùng các nhóm thành viên như nhau, sẽ có những người mới tham gia vào đội ngũ, hoặc sẽ có những người rời bỏ bạn vì lý do nào đó. Người mới có thể không sử dụng được OKRs và có thể là họ không theo dõi sát sao, điều này có thể ảnh hưởng đến những thành viên khác, và có thể làm hỏng đi mục tiêu chính mà cả đội ngũ đang hướng đến. Bạn cần phải đảm bảo rằng người mới hòa nhập tốt với văn hoá và quy luật riêng của doanh nghiệp mình.
Ngoài ra, tất cả chúng ta là một tổ chức thống nhất, mỗi nhóm đều có một giá trị cốt lõi khác nhau. Ban đầu bạn có thể học hỏi theo một số các ứng dụng có sẵn, hướng dẫn hoặc ví dụ để hiểu và làm quen với OKRs. Tuy nhiên, bạn không thể mong đợi bạn là một Google,LinkedIn, hoặc Zynga. Bạn là ai; điều đó phụ thuộc vào OKRs của bạn cần phải là duy nhất và phản ánh được văn hóa của doanh nghiệp bạn,qua đó có thể trình bày được cách thức bạn định nghĩa thành công như thế nào.
Theo Goalify
