Phần mềm quản lý tour du lịch hiệu quả đáng dùng

Hầu hết các doanh nghiệp du lịch đang gặp khó khăn trong việc kiểm soát dữ liệu kinh doanh như bỏ sót cơ hội của khách hàng, quên xác nhận dịch vụ với đối tác,... hay mất thời gian tổng hợp báo cáo. Để đáp ứng nhu cầu quản lý đặc thù ngành thì trên thị trường cũng đã có một số phần mềm quản lý tour du lịch như: Qtravel, Dip tour, Latour… Tuy vậy những giải pháp này chỉ đáp ứng được phần nào nhu cầu mà chưa bao quát được hết các tình huống sử dụng của khách hàng.

Hiểu được điều ấy, Vinno - công ty công nghệ với hơn 10 năm kinh nghiệm đã xây dựng và phát triển thành công gói giải pháp hỗ trợ công tác quản lý điều hành tour -  Vtranet Travel. Giải pháp nhanh chóng được tin tưởng và lựa chọn ứng dụng thực tế trong nhiều doanh nghiệp du lịch khác nhau và phù hợp với mọi hình thức kinh doanh: inbound, outbound, nội địa và các dịch vụ lẻ.

Hãy cùng tìm hiểu những lý do khiến khách hàng lựa chọn giải pháp này của Vinno.

Phần mềm quản lý tour là gì?

Du lịch là ngành đặc thù luôn cần lưu trữ lượng lớn thông tin và liên lạc, yêu cầu tương tác cao nên việc ứng dụng công nghệ thông tin như một yêu cầu cơ bản cần được đảm bảo. Đồng thời, khi mà nhu cầu cá nhân hóa tăng cao thì việc dùng phần mềm trong quản lý du lịch càng trở nên cần thiết hơn. 

Phần mềm quản lý tour được thiết kế để giúp các nhà điều hành tour quản lý hoạt động, đặt chỗ và tương tác với khách hàng của họ. Nó được sử dụng bởi các doanh nghiệp chuyên tổ chức và quản lý các tour du lịch, chẳng hạn như các tour tham quan, tour mạo hiểm, tour giáo dục, v.v.

Phần mềm điều hành tour thường bao gồm một loạt tính năng và công cụ giúp nhà điều hành quản lý việc đặt chỗ, lịch trình, hành trình và dữ liệu khách hàng của họ. Các tính năng này có thể bao gồm cổng đặt chỗ trực tuyến, đặt chỗ tour tự động, quản lý hành trình, quản lý hướng dẫn viên du lịch, quản lý nhà cung cấp, v.v.

Các trường hợp sử dụng phần mềm quản lý tour

Phần mềm quản lý tour du lịch có thể hữu ích cho nhiều nhiệm vụ quan trọng khác nhau đối với các công ty lữ hành, đại lý du lịch và các công ty du lịch hàng không. Dưới đây là một số trường hợp sử dụng chính:

1. Quản lý hành trình

Các đại lý du lịch và công ty lữ hành có thể sử dụng phần mềm để tạo và quản lý hành trình chi tiết cho các chuyến và gói khác nhau. Hành trình có thể bao gồm thông tin về điểm đến, chỗ ở, phương tiện di chuyển, bữa ăn, hoạt động, v.v. Hệ thống điều hành tour phù hợp cũng có thể được sử dụng để cập nhật hành trình theo thời gian thực, trong trường hợp có thay đổi hoặc hủy bỏ.

2. Quản lý đặt chỗ và đặt chỗ

Phần mềm có thể giúp các công ty du lịch và công ty lữ hành quản lý việc đặt chỗ và đặt chỗ của khách hàng. Phần mềm lập kế hoạch tour có thể theo dõi thông tin chi tiết về khách hàng, đặt chỗ và thanh toán cũng như tạo hóa đơn và biên lai. Nó cũng có thể quản lý việc hủy, hoàn tiền và lên lịch lại các tour và gói hàng. Công nghệ tốt nhất sẽ cải thiện đáng kể hiệu quả cho người dùng bằng cách hợp lý hóa tất cả các nguồn nội dung bên ngoài vào một nền tảng trực quan.

3. Quản lý quan hệ khách hàng

Các đại lý du lịch và công ty lữ hành có thể sử dụng phần mềm quản lý tour để quản lý dữ liệu và tương tác của khách hàng. Phần mềm có thể theo dõi sở thích của khách hàng, lịch sử đặt chỗ, phản hồi và các dữ liệu liên quan khác để giúp cá nhân hóa dịch vụ và cải thiện sự hài lòng của khách hàng.

4. Quản lý tài chính kế toán

Phần mềm quản lý tour du lịch có thể giúp các đại lý du lịch và công ty lữ hành quản lý các giao dịch tài chính, bao gồm lập hóa đơn, theo dõi thanh toán và quản lý chi phí. Nó cũng có thể tạo ra các báo cáo tài chính như bảng cân đối kế toán, báo cáo thu nhập và báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

5. Quản lý tiếp thị và bán hàng

Phần mềm đặt chỗ dành cho các công ty lữ hành có thể giúp các công ty du lịch và công ty lữ hành quản lý các chiến dịch tiếp thị và nỗ lực bán hàng. Phần mềm có thể theo dõi khách hàng tiềm năng và cơ hội, quản lý chiến dịch email và tạo báo cáo về hiệu suất bán hàng.

6. Phân tích và Báo cáo

Các công ty du lịch và công ty lữ hành có thể tạo ra nhiều báo cáo khác nhau liên quan đến các khía cạnh khác nhau của hoạt động kinh doanh bằng phần mềm quản lý tour phù hợp. Phần mềm có thể tạo báo cáo tài chính, báo cáo tiếp thị và báo cáo hiệu suất cho các tour và gói khác nhau. Những báo cáo này có thể giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và cải thiện hoạt động của họ. Phần mềm hàng đầu sẽ có một tính năng dành riêng cho thông tin kinh doanh, cung cấp bảng điều khiển hiện đại, có thể tùy chỉnh, cung cấp thông tin chi tiết về doanh nghiệp để đưa ra quyết định sáng suốt và tăng lợi nhuận.

Phần mềm quản lý tour du lịch sẽ là giải pháp công nghệ toàn diện hỗ trợ tối đa các doanh nghiệp du lịch. Lượng nhân sự cùng thời gian thực hiện được giảm tải song vẫn đạt được hiệu quả cao, doanh thu tốt.

Mọi công đoạn từ thu thập, xử lý hay cập nhật thông tin đều diễn ra thuận lợi và được bảo mật tốt trên phần mềm. Đặc biệt, nhờ tính năng tự động hóa mà chỉ tốn vài giây thực hiện với mỗi thao tác. Nguồn dữ liệu khách hàng, nhà hàng, hay khách sạn, tour du lịch,… được lưu trữ trên một nền tảng và có thể truy cập mọi lúc mọi nơi là cơ sở để thay đổi và hoàn thiện chất lượng dịch vụ đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng.

Cụ thể, một phần mềm quản lý du lịch tiêu chuẩn sẽ hỗ trợ quản lý và chăm sóc khách hàng, quản lý request/booking, quản lý đối tác và nhà cung cấp, quản lý lịch trình tour.

Tính năng và lợi ích của phần mềm quản lý tour

Các doanh nghiệp trang bị cho mình phần mềm quản lý tour phù hợp sẽ thu được vô số lợi ích. Một số trong số đó bao gồm:

Cải thiện hiệu quả

Tự động hóa nhiều nhiệm vụ liên quan đến việc quản lý các tour và gói hàng, chẳng hạn như đặt chỗ, lập hóa đơn và tạo hành trình. Tính năng này giúp các nhà điều hành tour và đại lý du lịch tiết kiệm thời gian và tăng năng suất.

Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Phần mềm đặt tour du lịch mang đến cho khách hàng trải nghiệm liền mạch và được cá nhân hóa. Nó cho phép các doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng hành trình chi tiết, theo dõi sở thích của họ và cung cấp hỗ trợ khách hàng nhanh chóng và hiệu quả.

Tăng doanh số 

Phần mềm giúp các công ty lữ hành và đại lý du lịch bán được nhiều tour và gói du lịch hơn. Nó cho phép các doanh nghiệp tiếp thị các dịch vụ của mình một cách hiệu quả, quản lý khách hàng tiềm năng và cơ hội, đồng thời cung cấp cho khách hàng trải nghiệm đặt phòng suôn sẻ.

Cải thiện quản lý tài chính

Cung cấp giải pháp toàn diện để quản lý các giao dịch tài chính. Nó cho phép doanh nghiệp quản lý việc lập hóa đơn, theo dõi thanh toán, quản lý chi phí và báo cáo tài chính một cách dễ dàng.

Giao tiếp tốt hơn

Cho phép các nhà điều hành tour và đại lý du lịch giao tiếp hiệu quả hơn với khách hàng của họ. Nó cung cấp cho doanh nghiệp một nền tảng dễ sử dụng để chia sẻ thông tin cập nhật, cảnh báo và thông tin quan trọng khác.

Phân tích dữ liệu nâng cao

Cung cấp cho doanh nghiệp các công cụ phân tích dữ liệu mạnh mẽ để theo dõi hiệu suất của họ và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Nó cho phép doanh nghiệp tạo báo cáo về hiệu quả tài chính, hiệu quả tiếp thị và sự hài lòng của khách hàng.

Khả năng mở rộng

Cho phép các nhà điều hành tour du lịch và đại lý du lịch mở rộng quy mô hoạt động của họ một cách dễ dàng; Cung cấp cho các doanh nghiệp sự linh hoạt để thêm các tour và gói mới, mở rộng sang các thị trường mới và tăng lượng khách hàng của họ.

Tăng cường hợp tác

Trang bị cho doanh nghiệp một nền tảng để hợp tác; Cho phép các thành viên trong nhóm làm việc cùng nhau hiệu quả hơn, chia sẻ thông tin và cải thiện hiệu suất tổng thể của họ.

Lợi thế cạnh tranh

Cung cấp cho doanh nghiệp lợi thế cạnh tranh trong một thị trường đông đúc; Cho phép các doanh nghiệp cung cấp trải nghiệm liền mạch và được cá nhân hóa cho khách hàng, tăng hiệu quả hoạt động và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Các chức năng quan trọng trên phần mềm Quản lý điều hành tour - Vtranet travel

Màn hình làm việc chính

Đầu tiên là giao diện người dùng đơn giản với một số khối thông tin hữu ích đối với từng vai trò người dùng như, cảnh báo giao dịch, công việc trong ngày của nhân viên, khối cảnh báo thanh toán cho bộ phận kế toán, biểu đồ chỉ tiêu doanh số của đơn vị trong tháng, trong năm.

Hình 1: Giao diện trang chủ

Chức năng quản lý khách hàng

Tiếp đến là quản lý kho dữ liệu đầu vào: thông tin khách hàng, đối tác với một số ưu điểm là dữ liệu được quản lý tập trung đảm bảo việc phân quyền xem, sửa tới từng vai trò phòng ban, hay cơ chế cảnh báo sinh nhật khách hàng trong tháng, tích hợp gửi email chúc mừng sinh nhật, cảnh báo đối tác sắp hết hạn hợp đồng,... Nhược điểm là mất thời gian đưa dữ liệu vào phần mềm, tuy nhiên có thể khắc phục được với module hỗ trợ import dữ liệu khách hàng vào phần mềm quản lý tour du lịch.

Hình 2: Màn hình cảnh báo sinh nhật khách hàng

Chức năng điều hành, báo cáo tour

Công việc chăm sóc yêu cầu và quản lý điều hành tour trở nên đơn giản hơn rất nhiều: từ việc theo dõi lịch sử xây dựng chương trình tour, gửi báo giá cho khách hàng cho tớ việc lựa chọn đối tác nào thực hiện, đơn giá bao nhiêu, theo lộ trình nào,... đều được xử lý trên phần mềm quản lý tour du lịch. Tại đây bộ phận điều hành có thể nhìn thấy ngay lợi nhuận dự kiến thực hiện tour tại đây để đưa ra phương án thay đổi đối tác cho phù hợp với doanh thu của tour.

Bên cạnh đó là hệ thống biểu đồ, báo cáo và hệ thống mẫu in tiên tiến hỗ trợ ban lãnh đạo kiểm soát được chỉ tiêu doanh thu của từng nhân viên theo một thời gian nhất định, hay tỉ lệ chăm sóc cơ hội thành công là bao nhiêu, doanh thu trong tháng, biểu đồ trong năm,... từ đó có những chính sách cải tiến phù hợp cho hoạt động kinh doanh trong đơn vị.

Hình 3: Điều hành tour

Hình 4: Báo cáo lợi nhuận của nhân viên kinh doanh

Ngoài ra hệ thống còn mở rộng tích hợp cơ chế đồng bộ dữ liệu 2 chiều giữa hệ thống quản lý nội bộ và quản trị website. Khi sử dụng tính năng này, chỉ với một thao tác cập nhật dữ liệu trên nội bộ bạn được phép chọn có cho hiển thị lên website của bạn hay không? Hay là tiết kiệm thời gian kiểm tra email về request của khách vì dữ liệu này đã được đẩy về hệ thống nội bộ nơi bạn đang quản lý các yêu cầu, thật đơn giản phải không nào?

Theo ông Lê Thanh Tùng - Giám đốc kỹ thuật Công ty CP Mặt trời Châu Á (Asia Sun Travel) nhận định thì Vtranet Travel chính là "Công cụ chuẩn hóa quy trình kinh doanh cũng như nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng, quản lý chất lượng nhân viên và dịch vụ sau bán hàng hiệu quả "

Sử dụng giải pháp Vtranet bạn được miễn phí hosting năm đầu và được bảo hành sản phẩm trong 12 tháng từ khi triển khai. Với bộ phận hỗ trợ tách biệt, yêu cầu của bạn sẽ được xử lý ngay trong thời gian từ 1 - 4h kể từ khi thông báo yêu cầu.

>> Đọc thêm: Giải pháp quản lý điều hành tour

Tổng kết ưu nhược điểm phần mềm quản lý và điều hành tour du lịch Vtranet

Ưu điểm của phần mềm quản lý tour du lịch Vtranet:

• Sản phẩm đơn giản, dễ sử dụng

• Tiết kiệm thời gian xử lý công việc

• Phân quyền chặt chẽ, rõ ràng

• Hoạt động online nên việc kiểm soát và điều hành mở mọi lúc mọi nơi.

Nhược điểm của phần mềm quản lý tour du lịch Vtranet:

• Mất thời gian cập nhật dữ liệu ban đầu: khách hàng, đối tác

• Thời gian triển khai lâu do người dùng chưa quen sử dụng phần mềm

Tuy vậy, với kinh nghiệm và sự nhiệt tình của bộ phận hỗ trợ thì Vtranet đã dần dần trở thành một công cụ không thể thiếu cho các đơn vị du lịch.

Như vậy, nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý tour du lịch với chi phí không quá cao và đặc biệt là được thiết kế riêng cho doanh nghiệp của bạn thì Vtranet chính là lựa chọn phù hợp. Giải pháp vừa là kho lưu trữ dữ liệu tập trung, khoa học, kết nối hoạt động giữa các phòng ban, vừa là nơi tổng hợp báo cáo nhanh chóng và minh bạch. Kiểm soát hoạt động doanh nghiệp và doanh thu của công ty chưa bao giờ đơn giản tới vậy. Truy cập ngay webstie Vinno để tìm hiểu chi tiết tính năng Quản lý và điều hành tour du lịch Vtranet Travel.