Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, việc theo dõi khách hàng tiềm năng của bạn theo cách thủ công trở nên gần như không thể. Khi đó, doanh nghiệp bạn sẽ cần một phần mềm CRM. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn sử dụng phần mềm CRM chi tiết và tối ưu nhất cho các doanh nghiệp.
Nội dung bài viết
CRM là gì?
CRM là viết tắt của Customer Relationship Management, tạm dịch là Quản lý quan hệ khách hàng. Đây là một tập hợp các quy trình, chiến lược và công nghệ được sử dụng để quản lý tương tác của doanh nghiệp với khách hàng.
Tại sao doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm CRM?
Phần mềm CRM của một công ty lưu trữ tất cả các tương tác với khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại - mọi thứ từ lần truy cập đầu tiên của ai đó vào trang web và hoạt động trên trang web của bạn cho đến thời điểm chính xác họ mở đề xuất bán hàng của bạn, xuyên suốt khoảng thời gian họ xem xét đề xuất đó.
Có 4 lợi ích chính của việc sử dụng phần mềm CRM:
Trải nghiệm khách hàng tốt hơn
Việc cung cấp trải nghiệm mua hàng tích cực sẽ dễ dàng hơn nhiều khi bạn biết nhiều về khách hàng tiềm năng của mình. Phần mềm CRM giúp bạn không bỏ qua bất cứ thông tin nào về khách hàng. Từ đó, bạn có thể cá nhân hóa tin nhắn của mình và cung cấp nhiều giá trị hơn ngay từ đầu.
Sử dụng phần mềm CRM nâng cao năng suất
Với CRM, đội ngũ có thể tự động hóa nhiều thao tác như nhập liệu, cuộc gọi, báo cáo, tạo giao dịch,... Khi các nhân viên kinh doanh ít phải dành thời gian hơn cho các thao tác tài chính, họ có thêm thời gian để tiếp cận khách hàng tiềm năng. Doanh thu của bạn sẽ tăng theo tỷ lệ thuận.
>> Đọc thêm: Top 9 phần mềm quản lý tiến độ giúp gấp đôi hiệu suất công việc, dự án!
Tự động hóa tác vụ định kỳ trên SlimCRM
Tăng cường hợp tác
Người quản lý có thể thấy ngay cách thức và thời điểm nhân viên bán hàng của mình tiếp cận và theo dõi người mua. Những người bán hàng trong cùng một nhóm có thể tìm hiểu thêm về các phương pháp của nhau và giúp đỡ nhau kịp thời khi có ai đó vắng mặt. Về cơ bản, chức năng phần mềm CRM tăng cường sự hợp tác hiệu quả của đội ngũ bán hàng.
Những hiểu biết sâu sắc hơn
Ngừng việc tự hỏi nhân viên bán hàng của bạn đang làm gì và như thế nào. Sử dụng phần mềm CRM sẽ cung cấp cho bạn bức tranh toàn cảnh và rõ ràng về hiệu suất của mỗi nhân viên, bao gồm tỷ lệ chuyển đổi toàn nhóm và cá nhân theo giai đoạn giao dịch, quy mô giao dịch trung bình, tốc độ giao dịch - và đó mới chỉ là bề nổi. Hãy tưởng tượng những gì bạn có thể làm với sự hiểu biết dựa trên dữ liệu này về những gì có thể được cải thiện.
Hướng dẫn sử dụng phần mềm CRM thành công
Khi bạn đã lựa chọn được phần mềm CRM của mình, đã đến lúc để đưa nó vào hoạt động.
Thêm nhân viên bán hàng của bạn
Nếu tất cả các nhân viên trong nhóm nắm được cách sử dụng phần mềm CRM càng sớm thì dữ liệu của bạn sẽ càng chính xác và toàn diện hơn. Đó là lý do tại sao bước đầu tiên trong triển khai CRM nên là thêm người dùng.
Nhưng hãy đảm bảo rằng bạn đã giải thích giá trị của CRM - cụ thể là cách nó sẽ giúp nhân viên bán hàng của bạn tạo ra được nhiều doanh thu hơn - và thu hút được sự đồng ý của họ. Chỉ khi các nhân viên bán hàng nhập dữ liệu vào thì CRM mới phát huy tác dụng.
Lời khuyên bạn nên tuyển dụng một quản lý bán hàng đứng đầu để đóng vai trò là người dẫn dắt. Người này sẽ hướng dẫn và quản lý cách nhân viên khác sử dụng phần mềm.
Xem thêm: Báo giá phần mềm CRM chi tiết 2023
Tùy chỉnh cài đặt sử dụng phần mềm CRM
CRM của bạn phải phản ánh quy trình bán hàng của bạn. Điều đó có nghĩa là phần mềm thể hiện trực quan chính xác các giai đoạn mà khách hàng trải qua từ “khách hàng tiềm năng” đến “cơ hội” và thành “khách hàng”.
Tất nhiên, điều đó đòi hỏi bạn phải quan sát và đo lường cách khách hàng tiềm năng mua sản phẩm hoặc dịch vụ để nắm được quy trình bán hàng của mình trông như thế nào. Tạo từng bước tiếp cận trong quy trình CRM của mình cho từng giai đoạn. Bây giờ, quy trình bán hàng của bạn đã được chuẩn hóa.
Tiếp theo, tạo các thuộc tính tùy chỉnh để lưu trữ dữ liệu của bạn. CRM của bạn sẽ có các “thuộc tính” mặc định kèm chỗ trống để điền thông tin về khách hàng tiềm năng của bạn. Ví dụ: SlimCRM đi kèm với các trường thông tin như tên, công ty, số điện thoại, địa chỉ email, ngày tạo (ngày họ vào hệ thống của bạn), khu vực,...
Thao tác nhập cơ hội nhanh chóng trên phần mềm SlimCRM
Hầu hết các doanh nghiệp có các thuộc tính cụ thể mà họ muốn lưu lại và theo dõi. Để cung cấp cho bạn ý tưởng, có thể bạn muốn thêm trường cho “ID thanh toán”, “Sản phẩm đã mua” hoặc “Địa chỉ văn phòng”. Tạo các thuộc tính tùy chỉnh đó ngay bây giờ trước khi bạn nhập bất kỳ dữ liệu hiện có nào vào sử dụng phần mềm CRM của mình.
Cuối cùng, nếu bạn đang sử dụng đơn vị tiền tệ khác với đơn vị tiền tệ đặt trước của CRM, hãy điều chỉnh cả đơn vị tiền tệ đó.
Nhập liên hệ, công ty và giao dịch của bạn
Rất có thể, công ty bạn đã sử dụng một bảng tính khác để theo dõi các khách hàng tiềm năng và cơ hội của mình. Hầu hết mọi CRM sẽ cho phép bạn đưa thông tin này vào bằng cách tải lên tệp CSV. Mỗi cột trong bảng tính của bạn phải khớp với một thuộc tính thông tin trong CRM. Khi đó, dữ liệu của bạn sẽ được lưu chuyển liền mạch giữa hệ thống cũ và hệ thống mới.
Tích hợp các công cụ khác của bạn
Mọi thông tin về tiếp thị, bán hàng và khách hàng nên được tập trung trong CRM của bạn. Điều này cung cấp cho bạn chế độ xem 360 độ về khách hàng tiềm năng, đồng thời cắt giảm việc nhập dữ liệu thủ công.
Nếu doanh nghiệp của bạn đã từng: Thu thập khách hàng tiềm năng bằng trình tạo biểu mẫu, đưa các dữ liệu đó vào email để marketing có thể nuôi dưỡng và xuất khách hàng tiềm năng sang CRM.
Tự động thu thập thông tin khách hàng qua điền biểu mẫu trên Website
Quy trình nảy sẽ đơn giản hơn rất nhiều một khi bạn sử dụng SlimCRM. Các khách hàng tiềm năng đã điền vào biểu mẫu, bắt đầu trò chuyện với nhân viên hỗ trợ hay thực hiện các hành động tương tác trên trang web của bạn sẽ được tự động nhập vào phần mềm. Nếu các khách hàng tiềm năng này được đánh giá cao, các nhân viên kinh doanh sẽ chủ động liên hệ với họ. Hoặc nếu họ cần thêm thời gian, nhóm tiếp thị sẽ nuôi dưỡng họ bằng các nội dung có giá trị.
Thiết lập trang tổng quan
Trang tổng quan CRM rất tiện dụng bởi bạn có thể tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình. Chọn các thống kê nào xuất hiện trên trang tổng quan dựa trên mục tiêu và quy trình bán hàng của bạn.
Trang tổng quan trên phần mềm SlimCRM
Chẳng hạn, nếu nhóm của bạn dự định bán nhiều sản phẩm X hơn trong tháng này, bạn có thể muốn xem bảng phân tích số đơn vị sản phẩm X đã bán so với sản phẩm Y. Hoặc nếu bạn muốn biết tiến độ làm việc của các nhân viên, bạn có thể muốn có một phần dành cho “các hoạt động đã hoàn thành” trong ngày.
Bật báo cáo
Những người quản lý sẽ dành nhiều thời gian để xem dữ liệu. Nhưng nhân viên nên dành nhiều thời gian nhất để bán hàng. Đó là lý do tại sao bạn cần sử dụng phần mềm CRM có tính năng hiển thị báo cáo theo ngày, tuần, tháng và quý.
Các nhà quản lý dễ dàng nắm được tình hình hoạt động của từng thành viên trong nhóm trong khoảng thời gian đó: Doanh thu mới, doanh thu bán thêm và bán chéo cũng như doanh thu ròng. Các báo cáo này cũng khuyến khích cạnh tranh thân thiện giữa các nhân viên.
Xem thêm: Phần mềm CRM nào tốt? So sánh các phần mềm CRM phổ biến nhất hiện nay
Lưu ý khi sử dụng phần mềm CRM
Để sử dụng phần mềm CRM hiệu quả, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Lựa chọn phần mềm CRM phù hợp: Có rất nhiều phần mềm CRM trên thị trường, vì vậy bạn cần lựa chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp.
- Đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm CRM: Phần mềm CRM chỉ có thể phát huy hiệu quả khi được nhân viên sử dụng thành thạo. Do đó, doanh nghiệp cần đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm CRM một cách bài bản.
- Duy trì dữ liệu CRM chính xác, cập nhật: Dữ liệu CRM là nền tảng của phần mềm CRM. Do đó, doanh nghiệp cần duy trì dữ liệu CRM chính xác, cập nhật để đảm bảo phần mềm CRM hoạt động hiệu quả.
SlimCRM - hệ thống CRM tinh gọn, dễ dùng nhất 2023
Phần mềm SlimCRM phát triển bởi công ty công nghệ Vinno với hơn 10 năm kinh nghiệm, được thiết kế tối ưu CRM cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam. Bởi vậy, SlimCRM có ưu điểm nổi bật hơn cả về tính đơn giản, dễ sử dụng mà vẫn mạnh mẽ.
Hiện nay, SlimCRM đã cung cấp phần mềm cho hơn 3000 khách hàng trong nhiều ngành nghề, lĩnh vực khác nhau. SlimCRM còn hỗ trợ quản lý doanh nghiệp cân bằng 4 khía cạnh doanh nghiệp: khách hàng, tài chính, nhân sự và công việc. Nhờ vậy, quản trị doanh nghiệp dễ dàng và tạo ra nhiều lợi nhuận hơn.
Đăng ký dùng thử phần mềm CRM tinh gọn cho doanh nghiệp SMEs - SlimCRM tại đây.
Lời kết
Trên đây là hướng dẫn sử dụng phần mềm CRM tối ưu nhất cho mọi doanh nghiệp. Nên nhớ rằng, thực sự không bao giờ là quá sớm để bắt đầu sử dụng phần mềm CRM.
