Càng vào thời điểm cuối năm, mỗi doanh nghiệp lại càng trở nên bận rộn hơn bao giờ hết. Bên cạnh việc chuẩn bị báo cáo công việc cuối năm và lên kế hoạch cho năm mới, các công ty cũng đang bắt đầu chuẩn bị cho một bữa Tiệc Tất niên (Year End Party - YEP) thật ý nghĩa cho doanh nghiệp của mình. Bài viết dưới đây sẽ giúp các bạn lên kế hoạch chi tiết để có thể tổ chức một buổi tiệc YEP thành công cho doanh nghiệp của mình.
Nội dung bài viết
Hai tháng trước khi diễn ra Year End Party
Chọn một chủ đề
YEP là bữa tiệc tổng kết năm để mọi người cùng gắn kết. Việc quyết định chủ đề của buổi tiệc sẽ phụ thuộc vào văn hóa doanh nghiệp của bạn. Một bữa tiệc cuối năm cần một chủ đề có thể thể hiện được văn hóa công ty – và thành thật mà nói, đôi khi doanh nghiệp của bạn thậm chí có thể không có chủ đề gì cả.
Hơn nữa, đây là một sự kết hợp giữa sự kiện với việc tạo cơ hội cho các cá nhân hoặc bộ phận thể hiện tài năng văn nghệ trong công ty. Vậy nên các doanh nghiệp có thể dựa vào phần này để lên các ý tưởng thiết kế, tone màu, phối màu, thông điệp…
Xác định ngân sách của bạn
Sau khi bạn có ý tưởng về những gì muốn làm, hãy đảm bảo rằng bạn là người nắm rõ về ngân sách được chi cho buổi tiệc. Một mẹo nhỏ cho bạn là hãy xác định điều này bằng văn bản cụ thể và liên tục bám vào nó để tránh trường hợp bạn sử dụng quá số tiền được chi.
Tìm không gian phù hợp
Thời gian và địa điểm tổ chức rất quan trọng nên cần quyết định và chọn lựa sớm. Kết hợp với việc mong muốn tổ chức buổi tiệc như thế nào: ấm cúng, nhẹ nhàng hay thoải mái để quẩy thì cũng cân nhắc chọn địa điểm trong nhà hoặc ngoài trời, hãy quyết định xem bạn sẽ tổ chức tiệc tại công ty của mình hay bạn sẽ đặt một địa điểm khác.
Thời gian tổ chức
Sau khi đã có chủ đề, ngân sách và địa điểm, lúc này bạn có thể xác định ngày sẽ diễn ra buổi tiệc và gửi thiệp mời cho khách. Hãy cho những vị khách của bạn biết chính xác thời gian họ cần đến, quy định về trang phục và tư vấn về mọi cách sắp xếp phương tiện đi lại. Trường hợp địa điểm tổ chức xa công ty thì nên kết hợp làm sau giờ làm hoặc cho mọi người nghỉ hẳn ½ ngày để tham gia tiệc được dễ dàng hơn.
DOWNLOAD MIỄN PHÍ EBOOK "CẨM NANG TỔ CHỨC YEAR END PARTY 2023"
Tìm các đơn vị hỗ trợ
Bây giờ là lúc tìm kiếm những đơn vị hỗ trợ trong buổi tiệc cuối năm của công ty bạn. Hãy chắc chắn rằng bạn đã tìm kiếm được những đơn vị cung cấp:
- Bàn, ghế và các phụ kiện khác
- Đồ ăn và nước uống
- DJ, ban nhạc, trò chơi hoặc bất kỳ thứ gì khác phù hợp với bữa tiêc
- Đơn vị truyền thông: chụp ảnh, quay video
Một tháng trước khi diễn ra Year End Party
Lên kế hoạch chi tiết
Sau khi xác định được chủ đề của bữa tiệc, bạn sẽ cần phải lên danh sách những đồ trang trí cần thiết và đi tìm nguồn cung ứng của những đồ vậy đó. Một cách dễ dàng nhất cho bạn đó là hãy hỏi những người đã có kinh nghiệm đi trước.
Chuẩn bị quà tặng
Nếu công ty của bạn muốn tặng cho tất cả nhân viên một món quà nhỏ, thì những món quà được cá nhân hóa có thể là một điểm nhấn tuyệt vời – nhưng chúng sẽ cần thời gian sản xuất lâu hơn. Bên cạnh đó cũng cần ước chừng số lượng người tham gia để đảm bảo đủ quà tặng cho tất cả mọi người.
Làm việc với người cung cấp đồ ăn và nước uống của bạn để quyết định thực đơn dựa trên các yêu cầu mà bạn đã được nhận hoặc thiết kế sao cho phù hợp với phần lớn những người tham gia.
DOWNLOAD MIỄN PHÍ EBOOK "CẨM NANG TỔ CHỨC YEAR END PARTY 2023"
Hai tuần trước khi diễn ra Year End Party
- Gửi lời nhắc
- Hoàn thiện địa điểm tổ chức (nếu cần)
- Tạo danh sách phát nhạc nếu bạn có DJ
- Hoàn tất hợp đồng với tất cả các nhà cung cấp
- Hoàn thiện timeline của buổi tiệc
Một ngày trước khi diễn ra Year End Party
- Hoàn thiện cơ sở vật chất diễn ra bữa tiệc (chẳng hạn như kiểm tra lại bàn, ghế, ánh sáng và một số đồ trang trí trên bàn)
- Trường hợp địa điểm tổ chức xa công ty thì nên kết hợp làm sau giờ làm hoặc cho mọi người nghỉ hẳn ½ ngày để tham gia tiệc được dễ dàng hơn.
- Gửi lời nhắc cuối cùng
- Sẵn sàng tận hưởng bữa tiệc
DOWNLOAD MIỄN PHÍ EBOOK "CẨM NANG TỔ CHỨC YEAR END PARTY 2023"
Lời kết
Trên đây là bản kế hoạch với các đầu mục công việc chính để tổ chức một buổi YEP. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích cho mọi người trong quá trình tổ chức. Chúc các doanh nghiệp có một buổi Year End Party thành công rực rỡ.
Để tối ưu kết quả làm việc của doanh nghiệp trong năm mới, bạn sẽ cần dùng đến các phần mềm CRM. Với khả năng thu thập dữ liệu từ khách hàng hiệu quả, CRM đã trở thành một công cụ đắc lực giúp các doanh nghiệp khai mở tiềm năng tăng trưởng của mình.
SlimCRM là một giải pháp CRM của Việt Nam đã đạt giải SaaS Adward tại hạng mục “Sản phẩm phần mềm tốt nhất dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ”. Chắt lọc ưu điểm của các phần mềm quản lý trong và ngoài nước, SlimCRM có tất cả các tính năng thiết yếu, hiện đại nhưng vừa đủ đơn giản, giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ quản trị dễ dàng và tạo ra nhiều lợi nhuận hơn.
Bạn có thể dùng thử phần mềm quản trị doanh nghiệp SlimCRM miễn phí tại đây.
Nguồn tham khảo: mprhiring.co.za, Bùi Đoàn Chung
