Là đơn vị tính chất hoạt động trên nhiều địa bàn (các tình thành), số lượng công việc & công văn giấy tờ phát sinh liên tục trên các dự án cộng với số lượng nhân lực lớn và đa dạng mọi trình độ ( trên 600 nhân sự), đặc biệt các dự án với giá trị triển khai lớn nhỏ khác nhau lên đến hàng trăm triệu USD nhưng có những dự án cần triển khai rất gấp đòi hỏi sự phối hợp / báo cáo kịp thời giữa các cá nhân, phòng ban với ban lãnh đạo.
Trước khối lượng công việc cần được giám sát cũng như phối hợp chặt chẽ, đặc thù hoạt động phân tán trên nhiều địa bàn (Tỉnh / Thành phố)...Hòa Hiệp đã quyết định lựa chọn Vinno là đối tác công nghệ & triển khai phần mềm Vtranet vào hoạt động thực tế.
Sau gần 02 tháng khẩn trường triển khai, Phần mềm Vtranet đã bước đầu được tinh chỉnh hoàn thiện theo đặc thù quản trị & giao tiếp công việc toàn hệ thống.
Giải pháp được chia thành nhiều giai đoạn, giai đoạn 01 xử lý triệt để 02 khâu cơ bản:
- Quản trị dự án xây dựng triển khai trên toàn quốc
- Quản trị thực hiện công việc trong toàn đơn vị
- Quản trị văn bản đến / văn bản đi trong triển khai dự án
Với thế mạnh đáp ứng May đo / Tùy chỉnh theo đặc thù, Vtranet đã xử lý đảm bảo:
1. Mọi phát sinh trên hệ thống đều được bố cục khoa học theo tình huống khai thác & luôn có cơ chế cảnh báo qua email, chẳng hạn:
- Cảnh báo khi có Dự án mới được phân công
- Cảnh bóa khi có Công việc mới được tạo (đến trưởng các phòng liên quan) hoặc Công việc mới được giao (trực tiếp đến người phụ trách & liên quan).
- Cảnh báo tới cấp quản lý liên quan khi có Các báo cáo tiến độ thực hiện trong suốt thời gian triển khai công việc.
- Cảnh báo tới Giám đốc / Phó giám đốc dự án khi có Các đề xuất / khó khăn vướng mắc phát sinh.
2. Hệ thống luôn đảm bảo có tính tương tác 02 chiều và sẵn sàng hỗ trợ xử lý một số tình huống công việc trên Smartphone:
- Phê duyệt đề xuất công việc
- Phê duyệt báo cáo hoàn thành công việc
- Cảnh báo các khó khăn vướng mắc phát sinh từ các cán bộ phụ trách cần được xử lý.
- Chỉ thị cách thức xử lý các khó khăn / vướng mắc.
- ................
Về khâu Quản lý công văn / Văn bản đến, Văn bản đi.
Do đặc thù là đơn vị triển khai các công trình dự án liên quan nhiều tới các ban nghành nhà nước, khối lượng các Văn bản đến / đi liên quan tới dự án nhiều và đặc biệt cần có sự phối hợp cũng như xem xét kỹ lưỡng giữa người thực hiện với ban lãnh đạo.
Tương tự như phần công việc, mọi đặc thù trong xử lý công văn / văn bản đến đi đều được triển khai / tùy chỉnh theo đúng đặc thù tổ chức của Hòa Hiệp.
Một số màn hình giải pháp:
- Công việc - dự án
- Công văn - Văn bản đến đi
- Báo cáo tổng hợp
