Dưới đây là top 3 phần mềm quản lý dự án được đánh giá là phù hợp túi tiền dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cá nhân hay startup.
Nội dung bài viết
1. Phần mềm quản lý dự án là gì?
Để hiểu rõ về khái niệm phần mềm quản lý dự án là gì, trước tiên chúng ta phải hiểu quản lý dự án là gì.
Quản lý dự án là việc áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động dự án nhằm đáp ứng các yêu cầu về thời gian, chi phí và nguồn lực. Và để thực hiện được điều đó, chúng ta sẽ cần tới phần mềm quản lý dự án.
Vậy thì khái niệm phần mềm quản lý dự án chính là công cụ được con người sử dụng để quản lý tiến trình thực hiện dự án đó từ khi bắt đầu đến kết thúc. Phần mềm có nhưng tính năng cốt lõi như: tạo biểu đồ, báo cáo, chia sẻ tài liệu, theo dõi tiến trình công việc, quản lý công việc, lập kế hoạch dự án và trao đổi giữa các nhóm.
2. Tại sao cần phần mềm quản lý dự án ?
Như chúng ta đã biết, phần mềm quản lý dự án hay quản lý công việc sẽ đáp ứng được 2 khía cạnh: người quản lý và nhân viên làm việc. Đối với nhân viên, đây sẽ là công cụ giúp nâng cao hiệu suất làm việc, còn với người quản lý sẽ hệ thống hóa được quy trình làm việc cho đội nhóm, tất cả được quản lý tập trung chỉ với một phần mềm duy nhất.
Nếu như trước đây, mỗi khi giao việc, người quản lý thường nói bằng miệng, chat, hoặc gửi email hay thông qua bảng tính excel...tất cả những công cụ đó đều quản lý được công việc trong dự án. Nhưng chúng không đồng nhất, không thật sự tối ưu cho doanh nghiệp, chưa kể có những tính năng vượt ngoài phạm vi các công cụ đó.
Phần mềm quản lý dự án ra đời với những ưu điểm chuyên biệt là công cụ quản lý tốt nhất để nâng hiệu suất làm việc và quản lý tốt hơn.
3. Như thế nào là một phần mềm quản lý dự án tốt ?
Có một cái sai tại hại mà rất nhiều chủ doanh nghiệp gặp phải đó là lựa chọn phần mềm theo số đông. Nghĩa là, cái gì nổi tiếng là xài, đắt chắc chắn xịn. Nhưng thực tế không phải vậy. Lựa chọn một phần mềm tốt cũng giống như việc bạn mua một chiếc giày đi hợp đôi chân. Đôi giày hàng hiệu không giúp bạn cảm thấy êm chân, thoải mái khi mang chúng thì bỏ một số tiền lớn ra mua quả thật là lãng phí.
Hãy lựa chọn phần mềm theo các tiêu chí dưới đây nếu không muốn “tiền bay qua cửa sổ”.
- Tính dễ sử dụng
Đây là yếu tố đầu tiên bạn cần quan tâm. Để chắc chắn rằng, đội ngũ nhân sự của bạn sẽ thích thú khi làm việc. Việc triển khai bất kỳ một phần mềm nào, thành công hay không đều phụ thuộc vào người sử dụng cuối cùng.
Hãy xem, giao diện tối ưu không, có những ngôn ngữ nào, thao tác chuột nhiều hay ít, có cần hướng dẫn sử dụng không….
- Khả năng tích hợp
Bạn cần xem phần mềm quản lý dự án có dễ dàng đồng bộ hóa với các công cụ kinh doanh khác không, điều này cực kỳ quan trọng.
- Phân quyền và bảo mật
Một dự án có nhiều người tham gia với vai trò riêng, vì thế chắc chắn rằng phần mềm đáp ứng tính phân quyền cho các thành viên giúp người quản lý dễ dàng kiểm soát.
Lựa chọn các đơn vị có kinh nghiệm về phần mềm sẽ đảm bảo cho bạn được tính bảo mật an toàn và trách nhiệm cao.
- Tính năng và chức năng
Cần trả lời các câu hỏi, phần mềm cung cấp các tính năng và chức nào nào, có theo dõi, biểu đồ gantt, chi phí, báo giá, công việc, mốc tiến độ.. không ? Hãy nhớ, quản lý công việc khác với quản lý dự án, vì thế cần xem xét kỹ về tính năng.
- Hỗ trợ từ nhà cung cấp
Dù là phần mềm trong nước hay nước ngoài, tiêu chí đánh giá hỗ trợ từ nhà cung cấp cực quan trọng. Hãy xem nhà cung cấp có đào tạo, hướng dẫn sử dụng hay hỗ trợ về công nghệ không ? Có tính thêm chi phí ? Kênh hỗ trợ là gì ? Đặc biệt chú ý đến kinh nghiệm và năng lực của nhà cung cấp.
- Giá cả
Giá cả quyết định một phần, đôi khi đắt xắt ra miếng. Để quyết định hãy xem xét các tính năng và khả năng đáp ứng của phần mềm với nhu cầu của bạn.
- Mobile app
Phần mềm quản lý dự án nên có app để việc cập nhật và quản lý thông tin sẽ dễ dàng hơn thay vì đăng nhập trên website.
4. Top các phần mềm quản lý dự án tốt nhất 2020 cho doanh nghiệp nhỏ và cá nhân
- SlimCRM
Nhắc đến SlimCRM mọi người sẽ nghĩ tới đó là phần mềm quản lý quan hệ khách hàng, trên thực tế thì, quản lý dự án là một phần nhỏ trong module Công việc của hệ thống này.
Cùng xem, tính năng quản lý dự án của SlimCRM có gì nhé!
Như chúng ta thấy, phần mềm quản lý dự án như được thu nhỏ trong module Công việc của SlimCRM. Tất cả tiêu chuẩn cần có của một dự án đều được đáp ứng bao gồm: Tổng quan công việc, Công việc, Tính thời gian, Mốc tiến độ, đặc biệt là Biểu đồ Gantt.
Trong dự án, chỉ có người tham gia dự án được phép xem được công việc chung. Người quản lý dự án có thể thêm nhân sự và phân quyền cho từng thành viên. Mỗi nhân sự, khi có công việc được giao sẽ được gửi email thông báo. Đặc biệt, khách hàng có thể thấy được tiến trình dự án khi có cập nhật và tham gia trao trực tiếp vào dự án.
Trong SlimCRM, hệ thống còn cho phép tính giờ, tính chi phí làm việc riêng. Tính năng Biểu đồ Gantt là một điểm nhấn đặc biệt mà có lẽ ít hệ thống dự án nào có được. Nó cho phép xem tổng quan các dự án dưới dạng biểu đồ, trực quan và thâu tóm hết thông tin cốt lõi. Người quản lý hay nhân sự phụ trách dễ dàng thuyết trình hay bàn giao công việc.
Để truy cập nhanh, bạn cũng có thể ghim dự án đó ra menu chính của hệ thống giúp tiết kiệm thao tác click chuột. Ngoài ra, người dùng còn có thể xuất dữ liệu toàn bộ các dự án dưới dạng file pdf một cách dễ dàng.
SlimCRM được thiết kế theo lối tinh gọn, vì thế giao diện cực trực quan, dễ dùng ngay cả khi bạn mới bắt đầu. Ngôn ngữ tối ưu cho tiếng Việt trọn vẹn, tiết kiệm từng click chuột… là những điểm cộng từ hệ thống này.
SlimCRM giá cả thế nào ? Bạn có thể sử dụng một công cụ tuyệt vời như SlimCRM giải quyết trọn vẹn 4 vấn đề: TÀI CHÍNH, NHÂN SỰ, CÔNG VIỆC, BÁN HÀNG, trong khi chi phí chỉ 26.000 đồng/ngày mà không giới hạn tính năng.
Hệ thống có mobile app, tự động cập nhật mà không tính phí. Hỗ trợ khách hàng 1:1 mà không gặp trở ngại như các hệ thống nước ngoài.
Chưa kể, đơn vị phát triển SlimCRM có kinh nghiệm hơn 10 năm làm hệ thống, sẽ hỗ trợ đắc lực cho bạn về mặt kỹ thuật cũng như công nghệ vận hành.
- Team work Project
Phần mềm quản lý dự án tiếp theo chúng tôi muốn giới thiệu đó là Teamwork Project. Đây là một nền tảng quản lý dự án tuyệt vời, hệ thống cung cấp nhiều tính năng cao nhưng giá cả lại cực kỳ phải chăng. Teamwork Project thực sự là một phần mềm quản lý hoàn hảo, nó không chỉ quản ký các tác vụ, mà nó còn bao gồm các tính năng như quản lý khối lượng công việc, đăng ký rủi ro và nhiều cách để xem các dự án của doanh nghiệp.
Hơn nữa, Teamwork Projects là một sản phẩm có khả năng mở rộng. Bởi vì phần mềm được định giá cho mỗi người dùng, các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô đều có thể mua được công cụ này. Vì vậy, nếu bạn có nguyện vọng phát triển doanh nghiệp của mình, đây có thể là ứng dụng quản lý dự án dành cho bạn.
Teamwork Projects giá thế nào ?
Teamwork Projects định giá trên mỗi người dùng và có phiên bản miễn phí, tuy nhiên bị hạn chế về tính năng. Nếu bạn muốn sử dụng các tính năng còn lại của hệ thống, sẽ phải trả $ 9/người dùng/tháng hoặc $15/người dùng/tháng , tùy thuộc vào dung lượng lưu trữ, dự án và số lượng người dùng.
Nếu bạn có hơn 100 người dùng, có thể sẽ cần phải đăng ký gói Enterprise của Project Team Project, điều này sẽ cho phép bạn truy cập vào nhiều bộ nhớ hơn, bảo mật tốt hơn và hỗ trợ được ưu tiên.
Tính năng của Teamwork Project có gì ?
Rất dễ sử dụng là yếu tố được đánh giá đầu tiên. Giao diện thiết kế cực hợp lý và logic. Tuy nhiên, cũng có một số người dùng phản ánh rằng, hệ thống này có một chút không hài hòa. Có rất nhiều tính năng được tích hợp trong Teamwork Project vì thế với người mới sử dụng đôi khi còn gặp khó khăn, nhưng về sau, mọi thứ sẽ trở nên trơn tru hơn.
Một số tính năng cơ bản bao gồm:
- Biểu đồ Gantt
- Mẫu quản lý dự án
- Tính năng khối lượng công việc
- Theo dõi thời gian
- Đăng ký rủi ro
- Bảng điều khiển dự án
Bạn cũng có thể thêm nhiều chức năng hơn dưới dạng tích hợp các ứng dụng. Hệ thống cho phép tích hợp với 57 ứng dụng phần mềm của bên thứ ba như Slack, Xero, QuickBooks Online, DropBox và Google Drive. Việc tích hợp với Zapier (là phần mềm kết nối phần mềm của bên thứ ba khác) mang đến nhiều cơ hội hơn cho việc tích hợp.
Nhà cung cấp hỗ trợ 24/7 thông qua tất cả các kênh liên lạc như: điện thoại, trò chuyện trực tiếp và email. Ngoài ra, còn có kho tài nguyên hướng dẫn người dùng tự sử dụng, cũng như tổ chức các hội thảo trực tuyến.
Nhìn chung, Teamwork là một phần mềm quản lý dự án tuyệt vời rất ít nhược điểm. Duy nhất là khó khăn với người mới bắt đầu mà thôi.
- Hive
Hive là một phần mềm quản lý dự án và là một nền tảng cộng tác cung cấp năng lượng cho các công ty như Starbucks, Uber, WeWork và IBM. Với các phân tích dựa trên AI, hàng ngàn tích hợp, chế độ xem dự án linh hoạt và hơn thế nữa, Hive hợp lý hóa công việc của bạn trong một nền tảng quản lý duy nhất.
Phần mềm này cực phù hợp cho nhiều quy mô công ty khác nhau, từ 10 người đến 1.000, Hive là một lựa chọn tuyệt vời cho các công ty nhiều nhóm làm việc.
Hive có thể theo dõi thời gian, phân tích và khả năng xem linh hoạt của Hive cho phép hiểu rõ về các thành viên khác trong nhóm làm việc và các dự án sắp tới. Hive cũng có một trong những tích hợp email đầy đủ đầu tiên trong bất kỳ công cụ quản lý dự án nào, cho phép bạn gửi và nhận tin nhắn Gmail và Outlook từ ứng dụng. Chọn Hive nếu bạn đang ở trong thị trường cho một công cụ quản lý dự án toàn diện, có bố cục tốt, có thể được thu nhỏ lên hoặc xuống dựa trên nhu cầu của nhóm.
Công cụ có giá $ 12 mỗi người dùng mỗi tháng khi thanh toán hàng năm.
Website: Hive.com
Với quy mô của các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đội nhóm cá nhân thì có lẽ đây top 3 phần mềm quản lý dự án trên vừa đảm báo "túi tiền” lại tinh gọn nhất các bạn nên tham khảo. Và để lựa chọn ra phần mềm phù hợp với mong muốn của mình, đừng quên đăng kí dùng thử nhé.
