Recap webinar: 6 mô hình làm việc từ xa cho doanh nghiệp trong tương lai

Webinar với chủ đề “6 mô hình làm việc từ xa trong tương lai” do SlimCRM tổ chức đã mang đến cho các doanh nghiệp bức tranh toàn cảnh về xu hướng remote work, đồng thời xoáy sâu vào những lưu ý, vấn đề cốt lõi sẽ xảy ra trong quá trình triển khai làm việc từ xa tại doanh nghiệp.

Trong thời gian dài duy trì remote work ứng phó COVID-19, liệu người lao động đang cảm nhận như thế nào về làm việc từ xa trong hiện tại và tương lai? Hãy cùng điểm qua một vài số liệu cập nhật mới nhất từ Gallup, Up Work, Growmotely...

6 mô hình làm việc từ xa cho doanh nghiệp trong tương lai

Với những mô hình remote work chia sẻ tại webinar, có thể chia thành 2 nhóm chính: (1) Làm việc từ xa hoàn toàn và (2) Làm việc từ xa không hoàn toàn.

Làm việc từ xa hoàn toàn (Fully Remote)

Doanh nhiệp không cần dùng đến văn phòng cụ thể, tất cả nhân viên dành toàn thời gian làm việc tại địa điểm họ chọn (có thể là ở nhà). Mô hình này giúp doanh nghiệp dễ thích ứng với sự thay đổi và có thể dễ dàng hỗ trợ cho nhân viên khi làm việc từ xa.

Dựa vào đặc điểm nơi sinh sống của nhân viên, mật độ giao tiếp trong công việc, Fully Remote có 2 biến thể chính:

Mô hình 1: Làm việc từ xa Không đồng bộ (Fully Remote – Asynchronous)

Tại đây, nhân sự trong doanh nghiệp có thể sống, làm việc ở bất kỳ mọi nơi trên thế giới và không bị ràng buộc vào cùng một khung thời gian làm việc. Các luồng công việc diễn ra trôi chảy liên tục.

Ưu điểm:

• Đối với nhân viên: Mô hình mang lại sự linh hoạt vì họ có thể chọn thời gian và địa điểm làm việc phù hợp với bản thân
• Đối với các tổ chức: Vì có nhiều nhân sự phân bố trên toàn cầu, mô hình này cho phép doanh nghiệp cung cấp các dịch vụ khách hàng cả ngày lẫn đêm. Người sử dụng lao động có thể đưa ra mức lương dựa trên vị trí địa lý của nhân viên, có được các lợi thế nhờ chi phí sinh hoạt của một số nhân viên sẽ thấp hơn tại một vài địa phương

Nhược điểm: Do nhân viên không cùng làm việc trong khung thời gian có thể dẫn đến khả năng giao tiếp nội bộ thấp, người quản lý có thể gặp khó khăn trong việc xử lý các yêu cầu từ cấp dưới trong cùng một thời điểm.

Mô hình 2: Làm việc từ xa đồng bộ ( Fully Remote – Asynchronous)

Trái ngược với remote work không đồng bộ, các nhân sự làm việc từ xa đồng bộ sẽ sống chung trong một múi giờ cụ thể, quy mô địa lý sẽ bó hẹp hơn (ví dụ cùng ở Hà Nội). Họ sẽ cùng hoạt động trong một khung giờ cố định, các luồng công việc diễn ra đồng thời.

Ưu điểm:

• Tăng nhanh khả năng giao tiếp nội bộ, lên lịch họp và giải quyết nhanh chóng yêu cầu của các thành viên nếu họ sống chung một múi giờ
• Trong khi mô hình làm việc từ không đồng bộ đề cao sự hợp tác thì các công ty remote work đồng bộ chú trọng nhiều hơn vào tương tác thời gian thực

Nhược điểm:

• Việc hỗ trợ dịch vụ chỉ trong thời gian làm cố định
• Do các nhân sự cần hoạt động tại cùng một múi giờ nên việc ứng dụng mô hình có thể khiến tổ chức không tận dụng được nhân sự nước ngoài

Làm việc từ xa không hoàn toàn

​Một tổ chức có đồng thời 2 nhóm nhân viên là làm việc tại nhà và làm việc tại văn phòng, đại đa số các doanh nghiệp đều có thể áp dụng được. Tuỳ theo từng mức độ phân bổ nhân sự, làm việc từ xa không hoàn toàn có thể chia thành 4 mô hình nhỏ:

Mô hình 3: Mô hình làm việc kết hợp (Hybrid)

Doanh nghiệp sẽ tổ chức cố định một số nhân viên làm việc tại văn phòng và một số làm việc từ xa. Công ty có thể chọn các yếu tố để thiết lập hoạt động đội ngũ như phạm vi địa lý hoặc múi giờ nhân viên hoạt động.

Ưu điểm:

• Có thể tuyển dụng các vị trí bên ngoài khu vực đặt trụ sở doanh nghiệp, điều này đặc biệt hữu ích trong các thị trường cạnh tranh yêu cầu cao về kỹ năng chuyên môn.
• Giảm chi phí vận hành, thuê văn phòng do có một lượng nhất định nhân viên làm việc tại nhà. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải lập ngân sách cho phụ cấp thiết bị văn phòng tại nhà và chi phí đi lại cho nhân viên đến văn phòng cho các cuộc họp đột xuất.

Nhược điểm: Sự phân chia văn hoá giữa các nhóm nhân viên

• Với những nhân viên làm việc từ xa, họ có thể cảm thấy bị cô lập và lạc lõng vì khó khăn trong việc xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp.
• Các nhân viên làm việc tại văn phòng có thể ghen tị với sự linh hoạt trong lịch trình công việc của các nhân viên làm việc từ xa, khả năng cân bằng giữa cuộc sống và công việc.

Mô hình 4: Mô hình làm việc từ xa một phần (Partially Remote Work)

Mọi người đều làm việc từ xa vài ngày trong một tuần theo chỉ dẫn của cấp quản lý. Vì mọi nhân viên đều đã được đào tạo và cảm thấy thoải mái khi làm việc từ xa, nên mô hình từ xa một phần giúp chuẩn bị cho nhân viên tinh thần về một tương lai sẽ chuyển sang mô hình làm việc từ xa hoàn toàn.

Mô hình này giảm chi phí hoạt động liên quan đến văn phòng, tuy nhiên, ngân sách vẫn cần được phân bổ hợp lý cho các chi phí phát sinh khi sử dụng nhà làm văn phòng (ví dụ nhân viên có thể cần thêm máy in, nâng cấp băng thông...).

Mô hình 5: Mô hình ưu tiên làm việc từ xa (Remote – First Work)

Đa phần nhân viên sẽ làm việc tại nhà và chỉ một số ít làm việc trong văn phòng, ví dụ như những người cần tiếp cận hàng ngày với các thiết bị đặc biệt hoặc phải sử dụng phòng họp do tính chất công việc của họ. Trong mô hình này, nhân viên dành phần lớn thời gian của họ để làm việc từ xa, không yêu cầu đến các buổi gặp mặt trực tiếp hay các hoạt động tập trung khác thường xuyên.

Mô hình 6: Mô hình ưu tiên làm việc văn phòng (Office – First Work)

Mô hình này được áp dụng khi hầu hết nhân viên làm việc tại văn phòng. Thông thường, nhân viên có một lượng thời gian cụ thể được phân bổ để làm việc tại nhà, có thể là một ngày, một tuần hoặc 16-24 giờ một tháng. Điều này giúp giảm nhu cầu của nhân viên sử dụng các ngày nghỉ phép để giải quyết các vấn đề cá nhân của họ.

Với từng mô hình làm việc từ xa ở trên sẽ mang lại cho doanh nghiệp những cơ hội về khả năng tiếp cận nhân sự tài năng và mức chi phí dành để thuê văn phòng, cơ sở hạ tầng khác nhau, ban lãnh đạo có thể cân nhắc để áp dụng phù hợp với đăc điểm nhân sự và mục tiêu doanh nghiệp. Bạn có thể theo dõi bảng so sánh dưới đây:

Những lưu ý quan trọng khi triển khai mô hình làm việc từ xa

Không chỉ cần hiểu rõ về các mô hình làm việc từ xa, ưu và nhược điểm, điều quan trọng hơn là cách doanh nghiệp sẽ lựa chọn mô hình nào để triển khai vào bộ máy. Doanh nghiệp sẽ cần lưu ý về các yếu tố như văn hoá tổ chức, mục tiêu doanh nghiệp, nhu cầu tìm kiếm nhân tài...

Những lợi ích chính remote work mang lại:

• Khả năng thu hút và tuyển dụng nhân tài cao: Rất nhiều ứng viên thuộc thế hệ trẻ và tài năng có xu hướng không muốn bị bó buộc trong không gian văn phòng, họ sẽ tập trung và làm việc hiệu quả nhất khi họ ở không gian riêng phù hợp với bản thân (ví dụ: lập trình viên hay thậm chí là marketer, copywriter…)

• Tiết kiệm chi phí, tiết kiệm thời gian, tăng tính linh hoạt trong công việc: Do kết hợp remote và làm việc trực tiếp thì nhu cầu không gian văn phòng cũng có thể giảm đi, công ty cũng có thể chuyển qua thuê văn phòng nhỏ hơn với chi phí thấp hơn. Còn với nhân viên sẽ tiết kiệm chi phí và thời gian cho việc di chuyển đến văn phòng làm việc, bạn chỉ cần ung dung và hoàn toàn có thể dành 1 tiếng đó cho hoạt động công việc hoặc 1 số vấn đề khác.

Những hạn chế và rủi ro tiềm ẩn khi remote work

Kể cả khi nhân sự có thể đảm bảo được vấn đề về hiệu suất công việc, thì trên thực tế cũng có nhiều hạn chế của mô hình này doanh nghiệp có thể gặp phải:

• Thiếu gắn kết trong nội bộ do ít tương tác gặp mặt trực tiếp.

Ngay khi làm việc từ xa hoàn toàn, chúng ta vẫn có thể nhìn thấy mặt, giao tiếp, họp nhóm với nhau dễ dàng. Thực tế tại SlimCRM cho thấy, khi mới triển khai remote work, các thành viên đều cảm thấy rất thích thú khi làm việc từ xa, vì nó tiết kiệm được khá nhiều thời gian, công sức và chi phí cho việc đi lại. Tuy nhiên, lâu dần nhiều nhân viên dần muốn được trở lại văn phòng, được trải nghiệm và tương tác trực tiếp giữa mọi người với nhau trong đó, một không gian làm việc ảo không thể thay thế được.

• Hình thành 2 văn hoá làm việc khác biệt về quan điểm và lợi ích
  • Nhân sự làm việc tại văn phòng có thể dễ dàng tương tác trực tiếp, trong khi nhân sự đang remote có thể khó khăn hơn trong việc kết nối với mọi ngừời và có thể cảm thấy bị cô lập, bỏ rơi.
  • Từ góc độ của nhóm nhân sự làm việc tại văn phòng, có thể cảm thấy không công bằng vì có thể mức lương được trả tương đương nhau nhưng những người làm việc từ xa lại được thoải mái, linh động về mặt thời gian hơn còn bản thân mình lại phải tốn công sức đi lại vất vả đến công ty.

Những lưu ý khi lựa chọn mô hình làm việc từ xa tại doanh nghiệp

• Lưu ý 1: Cần cân nhắc kỹ về mô hình làm việc từ xa phù hợp

Các doanh nghiệp sẽ cần cân nhắc tất cả các yếu tố về chi phí mặt bằng, hiệu suất làm việc của nhân sự, cơ hội tuyển dụng những ứng viên giỏi, trải nghiệm nhân viên trong quá trình quyết định lựa chọn mô hình làm việc phù hợp.

• Lưu ý 2: Văn phòng làm việc chung

Liệu có cần đến một không gian làm việc chung hay không? Khi lựa chọn mô hình kết hợp, cần tính toán tỷ lệ nhân sự sẽ làm việc từ xa và tần suất làm việc từ xa như thế nào.

Ví dụ, 80% nhân sự được phép làm việc từ xa, nhưng họ có thể chỉ làm việc từ xa 1 ngày trên tuần. Trong 5 ngày làm việc tại văn phòng, nhân sự hoàn toàn có thể duy trì sự tương tác và kết nối trực tiếp cần thiết trong quá trình cộng tác làm việc, cùng nhau hình thành và phát triển ý tưởng mới hay các mối quan hệ thân thiết không chỉ trong công việc mà cả trong cuộc sống. Trong trường hợp này, mô hình Partially Remote tại trụ sở chính sẽ có thể đem lại hiệu quả nhất.

• Lưu ý 3: Đo lường hiệu suất công việc “Dựa trên kết quả đầu ra”

Nhiều công ty vẫn kiểm soát đầu vào và hành vi làm việc của nhân sự như một thước đo hiệu suất, tuy nhiên đây không phải là một thước đo tốt cho hiệu suất thực sự của nhân sự, điều sẽ thúc đẩy đầu ra kết quả cuối cùng. Việc nhân sự chăm chỉ có mặt tại cơ quan từ sớm hay việc họ tan làm muộn không có ý nghĩa nhiều trong việc đánh giá hiệu suất.

Netflix (hiện tại là công ty lớn thứ 32 trên thế giới theo vốn hoá thị trường) là một dẫn chứng sống động cho điều này. Công ty này đạt được thành công mà không cần quy định rõ ràng về việc nhân sự phải có mặt bao nhiêu giờ tại văn phòng, họ đo lường hiệu suất dựa trên kết quả đầu ra, không phải đầu vào. Đây là điều mà các công ty ngày nay nên học hỏi.

• Lưu ý 4: Về vai trò của lãnh đạo
  • Đưa ra những hành động cụ thể và chủ động tạo điều kiện cho nhân sự làm việc từ xa có cơ hội tương tác, kết nối với nhau
  • Ngoài việc đưa ra mục tiêu cụ thể, cũng như trao trách nhiệm và tính tự chủ cho nhân sự trong việc thực thi
  • Cần dẫn dắt, truyền cảm hứng và giúp đội ngũ của mình vượt qua những thách thức đang cản trở họ
  • Giúp nhân viên tiếp cận những cơ hội tốt nhất, trang bị cho họ với kiến thức và công cụ để đi nhanh hơn
• Lưu ý 5: Về vai trò của nhân viên
  • Cần theo sát những tiêu chuẩn mới, thay đổi cách thức làm việc phù hợp để duy trì và cải thiện hiệu suất, sự cộng tác và năng lực đổi mới sáng tạo
  • Chủ động thu thập thông tin, suy nghĩ để đề xuất và đưa vào thực hiện những giải pháp và hoàn thành công việc nhanh chóng

Cuối cùng, khi đã lựa chọn mô hình làm việc từ xa rồi thì mỗi tổ chức cần có quá trình theo dõi, đánh giá hiệu quả, những như những khó khăn vướng mắc để có thể khắc phục và vượt qua.

Case study thực tế tại Vinno

Trong thời gian giãn cách xã hội, Vinno đã triển khai remote work hoàn toàn và trong tương lai, sau khi dịch kết thúc rất có thể tiến tới mô hình Hybrid.

Thuận lợi của công ty Vinno

• Đặc thù làm sản phẩm công nghệ nên dễ chuyển đổi sang remote work, các hoạt động làm việc với khách hàng, dịch vụ chăm sóc hỗ trợ cũng đều có thể thực hiện từ xa.

• Đội ngũ nhân sự tinh gọn, dễ đào tạo và ứng dụng những công nghệ mới, giúp việc triển khai làm việc từ xa nhanh nhạy.

• Hầu như trong đợt dịch Vinno đều có sự chuẩn bị trước, thậm chí là chủ động tổ chức remote work trước cả khi có chỉ thị giãn cách của chính phủ.

Khó khăn, thách thức của Vinno

Cũng như nhiều công ty khác, một số nhân sự công ty cũng bị ảnh hưởng khá nhiều từ các yếu tố gia đình, con cái hoặc đôi khi nhân sự làm việc từ xa cũng dễ bị xao nhãng, từ đó ban lãnh đạo đã đặt ra vấn đề về duy trì và gia tăng hiệu suất trong công việc.

Bên cạnh đó, vì phải làm việc từ xa trong thời gian khá dài, sự kết nối trong nội bộ nhân sự khi làm việc từ xa cũng ít nhiều bị ảnh hưởng

Cách thức triển khai mô hình remote work

• Ở mỗi đợt dịch, khi bắt đầu triển khai làm việc từ xa, ban lãnh đạo đều có thông báo chính thức từ phía công ty cho tất cả các nhân sự

• Thực hiện giờ giấc làm việc, họp hành vẫn như khi làm việc trực tiếp, duy trì không gian làm việc chung như Discord và Google Meet. Bật cam để tăng tính kết nối (trừ trường hợp mạng yếu hoặc làm việc với khách hàng trong một meeting khác)

• Đưa ra những nguyên tắc khi làm việc từ xa: Đầu tuần yêu cầu phải có kế hoạch công việc trong tuần, đưa vào phần mềm để theo dõi, giao việc cho nhau cũng phải thực hiện qua phần mềm, trong ngày yêu cầu phải có today checklist. Đồng thời, có khung thời gian gian riêng cho những hạng mục quan trọng khác nhau
• Duy trì đào tạo, tổ chức không gian gắn kết cho nhân sự thông qua những buổi seminar thuyết trình nội bộ đều đặn hàng tuần.
• Tạo động lực cho nhân sự bằng phương pháp quản trị mục tiêu theo kết quả then chốt là OKRs, duy trì check-in để theo sát tiến độ OKRs của bản thân hàng tuần

Công cụ triển khai

• Online meeting nội bộ qua Discord

• Demo online với khách hàng, sự kiện online qua Google Meet

• Quản trị doanh nghiệp thông qua SlimCRM

Về khía cạnh khách hàng

• Sales chăm sóc cơ hội thực hiện qua tổng đài ảo, giúp tiết kiệm thời gian và kiểm soát được chất lượng cuộc gọi tốt hơn
• Xuất hoá đơn điện tử cho khách hàng, triển khai hợp đồng điện tử trong bối cảnh làm việc từ xa để có thể duy trì việc ký kết không tiếp xúc.

​Về khía cạnh tài chính: Số liệu về thu - chi đều được update theo thời gian thực vào phần mềm, bao gồm cả những khoản dự thu, dự chi lãnh đạo cũng có thể chủ động nắm bắt nhanh chóng

Về khía cạnh quy trình nội bộ:

• Giao việc, báo cáo tiến độ công việc, dự án, yêu cầu hỗ trợ của khách hàng đều được thống kê và theo dõi trên phần mềm để đảm bảo đầy đủ thông tin, rõ ràng, minh bạch và gia tăng hiệu suất làm việc.
• Quy trình trình ký các yêu cầu, đề nghị nội bộ cơ bản cũng được online hoá qua module trình ký trên phần mềm mà sắp tới SlimCRM sẽ có giới thiệu với khách hàng sâu hơn về tính năng này.

• Học hỏi, phát triển:
  • Tạo động lực cho nhân sự và cả công ty thông qua việc triển khai áp dụng OKRs và theo dõi, báo cáo qua phần mềm
  • Các tri thức, tài liệu trong quá trình làm việc đều được tài liệu hoá và lưu trữ online tại wiki để dễ dàng cho mục đích đào tạo nhân sự mới và chia sẻ kiến thức lẫn nhau, xây dựng thành 1 kho tri thức của doanh nghiệp

Tổng kết

Trên đây là những điểm chính của webinar, để theo dõi chi tiết hơn bạn có thể xem video tại đây.

Webinar nằm trong chuỗi webinar “Sinh tồn và Tăng trưởng ngay trong đại dịch” do SlimCRM tổ chức vào 14h30 thứ 6 hàng tuần. Mục đích nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp tìm ra giải pháp quản lý tổ chức hiệu quả, thông suốt quy trình và bứt phá sau dịch. Quý doanh nghiệp quan tâm có thể đăng ký thông tin tại đây.