Khi Covid 19 chưa có dấu hiệu giảm, chủ đề nóng trong giới doanh nghiệp lúc này đang là làm việc từ xa (remote work) hay “làm việc tại nhà” (work from home).
Làm việc từ xa là một khái niệm không mới với các freelancer hay các nhóm làm việc đa quốc gia. Để tổ chức và quản lý một team work từ xa không khó nhưng để điều hành cả một doanh nghiệp từ xa lại là vấn đề khác. Vậy, doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì để toàn bộ nhân viên có thể làm việc từ xa mà vẫn đảm bảo sự ổn định và tăng trưởng?
Để điều hành một doanh nghiệp từ xa bạn cần ba yếu tố: công cụ, quy định và quy trình. Tuy nhiên, bạn đừng quá coi trọng yếu tố công nghệ mà bỏ qua các khía cạnh còn lại, công nghệ chỉ thứ yếu.
Nội dung bài viết
- 1. Lựa chọn làm việc từ xa cho “nhóm làm việc” hay “toàn bộ doanh nghiệp”
- 2. Doanh nghiệp muốn làm việc từ xa sẽ cần một workplace online
- 3. Làm việc từ xa doanh nghiệp cần tới các công cụ để quản lý và điều hành
- 4. Làm việc từ xa doanh nghiệp cần có bộ quy định
- 5. Làm việc từ xa doanh nghiệp cần có quy trình cho từng phòng ban
Lựa chọn làm việc từ xa cho “nhóm làm việc” hay “toàn bộ doanh nghiệp”
Một nhóm làm việc thông thường có số lượng không lớn và không tổ chức thành các phòng ban như doanh nghiệp. Trong khi doanh nghiệp phải có nhiều phòng ban chức năng, số lượng nhân viên và các quy trình quản lý hành chính cũng phức tạp hơn.
Với "nhóm làm việc" từ xa thì mọi thứ sẽ đơn giản hơn vì chỉ cần công cụ meeting online, soạn thảo văn bản online, phần mềm group chat và công cụ giao việc là xong.
Tuy nhiên nếu bạn muốn áp dụng làm việc từ xa cho toàn bộ doanh nghiệp bao gồm cả bộ phận sales, marketing, nhân sự, tài chính, hợp đồng... thì sẽ cần tới một phần mềm quản lý doanh nghiệp online hoàn chỉnh. Những nội dung trên thường nằm ngoài phạm vi của những công cụ quản lý công việc thông thường.
Doanh nghiệp muốn làm việc từ xa sẽ cần một workplace online
Workplace online tái hiện lại toàn bộ môi trường làm việc offline của công ty, đảm bảo quy trình làm việc và vận hành toàn bộ doanh nghiệp online một cách trơn tru. Vậy workplace online cần có gì? Đó là bảng thông báo, tài chính thu chi hàng ngày, công việc các phòng ban, tình hình bán hàng của đội sales, bộ phận nhân sự, dịch vụ khách hàng…. có như vậy người điều hành doanh nghiệp mới nắm bắt và giám sát hoạt động toàn bộ công ty và đánh giá hiệu suất làm việc của từng cá nhân, phòng ban.
Làm việc từ xa doanh nghiệp cần tới các công cụ để quản lý và điều hành
Các công cụ cần có để doanh nghiệp làm việc từ xa
Có rất nhiều công cụ miễn phí để doanh nghiệp lựa chọn. Dưới đây là danh sách 4 nhóm công cụ phù hợp nhất cho doanh nghiệp nhỏ theo tiêu chí chi phí và tính năng gọn nhẹ.
Công cụ soạn thảo văn bản online: G-suite, office 365…
Công cụ meeting online: Google Hangout, Zoom…
Công cụ chat, trao đổi nhanh: Zalo, Skype, Viber…
Công cụ quản lý tổng thể: SlimCRM
Làm việc từ xa doanh nghiệp cần có bộ quy định
Yếu tố thứ hai nhưng lại có vai trò quan trọng nhất chính là các quy định khi làm việc từ xa. Nếu như làm việc tại văn phòng, người điều hành có thể nhắc nhở, gọi nhân viên vào nói chuyện trực tiếp thì khi làm việc từ xa bắt buộc bạn phải tạo một quy định để mọi người tuân thủ, giúp người điều hành giám sát toàn bộ hoạt động công ty. Bạn có thể tham khảo bộ quy định dưới đây đang được một số công ty công nghệ áp dụng.
Tuân thủ quy định là yếu tố sống còn khi làm việc từ xa
Làm việc từ xa doanh nghiệp cần có quy trình cho từng phòng ban
Để duy trì hiệu suất làm việc cho toàn công ty, bên cạnh các quy định doanh nghiệp cần xây dựng bộ quy trình làm việc từ xa đầy đủ cho từng phòng ban. Chẳng hạn như đây là quy trình meeting online đơn giản cho phòng kinh doanh bao gồm 4 nội dung
Thời gian meeting online: 8g30 - 9g00 (tối đa 30 - 60 phút)
Nội dung họp: Duyệt lại các cơ hội tiềm năng nhất, những khó khăn vướng mắc và giải pháp
Kết quả họp: Cập nhật chi tiết tình trạng cơ hội / hợp đồng vào phần mềm
Và cuối cùng là hướng dẫn thao tác trên phần mềm
Bạn cũng có thể tải full Quy trình hướng dẫn tổ chức và điều hành TẠI ĐÂY
