Các phòng thí nghiệm hiện đại tạo ra và lưu trữ một lượng lớn dữ liệu. Với những tiến bộ trong công nghệ thông lượng cao và quan hệ đối tác R&D, chất lượng và số lượng dữ liệu này đang ngày càng tăng, cũng như dữ liệu chảy qua các tổ chức. Sự gia tăng đáng kể về thông tin này đòi hỏi một cách tiếp cận chi tiết để quản lý dữ liệu. Để quản lý và duy trì khối lượng dữ liệu khổng lồ tại chỗ này, các phòng thí nghiệm phải triển khai Hệ thống Quản lý Thông tin Phòng thí nghiệm (LIMS).
Việc triển khai một LIMS đã được kiểm chứng giúp tích hợp các hoạt động của phòng thí nghiệm bên trong chính phòng thí nghiệm, đẩy nhanh quá trình thử nghiệm và tinh gọn hóa hệ thống quản lý dữ liệu. Nó cung cấp cho các phòng thí nghiệm công nghệ đơn giản hóa để kết hợp nhiều quy trình phụ khác nhau và giảm thiểu sai sót của con người.
Hoạt động của phòng thí nghiệm cung cấp thông tin chi tiết trong điều kiện hạn chế về thời gian. Thật không may, sai sót của con người có thể gây ra những vấn đề lớn trong việc đáp ứng các khung thời gian khắt khe. Các giải pháp lưu trữ hồ sơ như phần mềm LIMS giúp các phòng thí nghiệm tiết kiệm thời gian bằng cách giảm thiểu lỗi của con người và cải thiện mức độ dữ liệu có sẵn cho quản lý và nhân viên phòng thí nghiệm. Hệ thống cũng thông báo cho người dùng về bất kỳ sự cố nào, cho phép họ khắc phục sự cố và tiết kiệm tiền về thời gian và chi phí giải pháp.
Ngoài ra, LIMS còn tạo các báo cáo phòng thí nghiệm thường xuyên để xác định khối lượng công việc theo từng cá nhân, thiết bị, thử nghiệm, khách hàng, v.v. Việc tạo các báo cáo hàng tháng này sẽ chi tiết hệ thống nào cần cải thiện và cung cấp hiểu biết rõ ràng về hoạt động phòng thí nghiệm và các quy trình lập kế hoạch.
Việc cài đặt hệ thống LIMS cung cấp quyền truy cập vào các tài nguyên giúp các phòng thí nghiệm lấy và quản lý chính xác dữ liệu mẫu bằng cách tải dữ liệu trực tiếp vào phần mềm LIMS của bạn, bao gồm theo dõi, ưu tiên và thực hiện chạy mẫu.
Dưới đây là một số dữ liệu mà hệ thống LIMS có thể thu thập cho phòng thí nghiệm của bạn:
- Ai đã ghi lại mẫu
- Mẫu được lấy từ ai hoặc cái gì
- Nhà nghiên cứu nào đang làm việc trên dự án
- Các giai đoạn của quy trình làm việc
- Phòng thí nghiệm nên tiến hành tiếp theo trong quy trình thí nghiệm
- Nhân viên nên lưu trữ mẫu và dụng cụ như thế nào
- Ngày cần thiết để mẫu chuyển sang giai đoạn tiếp theo của quy trình công việc
- Tự động phân công công việc cho các thành viên nhóm
- Đề xuất loại dụng cụ cho một giai đoạn cụ thể
- Vạch ra các tiêu chuẩn và quy tắc tuân thủ hiện hành của hệ thống
- Cảnh báo nhân viên về vị trí của mẫu trong quy trình công việc
- Chi tiết về công việc tồn đọng trong phòng thí nghiệm
- Xác định hiệu quả xử lý mẫu của phòng thí nghiệm bạn.
Mặc dù rõ ràng mọi phòng thí nghiệm đều cần LIMS, nhưng làm thế nào để đảm bảo triển khai thành công? Việc triển khai LIMS thường là một thách thức do khoản đầu tư về chi phí, hạn chế ngân sách, cam kết về nguồn lực, các ưu tiên cạnh tranh trong công ty và đảm bảo các tính năng phù hợp được đưa vào hệ thống.
Quá trình quản lý triển khai LIMS lý tưởng sẽ nằm trong ngân sách của bạn, hoàn thành đúng thời hạn và có tất cả những gì bạn cần để vận hành quy trình phòng thí nghiệm hiệu quả. Nó cũng sẽ cung cấp tài liệu cần thiết để đảm bảo phòng thí nghiệm và hoạt động của nó tuân thủ lẫn nhau.
Mặc dù bạn có thể mong đợi việc triển khai LIMS khá dễ dàng, nhưng bạn phải cân nhắc một vài điều để thành công. Hãy tập trung vào bảy yếu tố then chốt này khi bạn chuẩn bị triển khai LIMS và cơ hội thành công của bạn sẽ tăng lên.
Nội dung bài viết
Bảy yếu tố then chốt để chuẩn bị triển khai hệ thống LIMS thành công
Yếu tố 1: Xác định rõ ràng Yêu cầu Hệ thống
Các phòng thí nghiệm cần hiểu mục đích của Hệ thống Quản lý Thông tin Phòng thí nghiệm trước khi triển khai phần mềm. Để chuẩn bị cho việc triển khai LIMS, hãy làm rõ mục đích phòng thí nghiệm của bạn muốn phần mềm đạt được bằng cách xác định phạm vi quy trình làm việc của bạn. Hiểu rõ các yêu cầu của bạn và phần mềm sẽ cải thiện việc quản lý dữ liệu của bạn như thế nào sẽ cho phép bạn tìm thấy một LIMS ưu tiên các nhu cầu của bạn. Các yêu cầu này có thể bao gồm nhu cầu kinh doanh chung, nhu cầu của người dùng, nhu cầu CNTT, quản lý dữ liệu hoặc yêu cầu tạo báo cáo
Yếu tố 2: Tận dụng kinh nghiệm
Hệ thống dựa trên phần mềm LIMS từ nhà cung cấp thứ ba sẽ cho phép quản lý hồ sơ phòng thí nghiệm đáng tin cậy, tự động và có thể mở rộng được cấu hình theo các nhu cầu tổ chức cụ thể của phòng thí nghiệm bạn.
Do chức năng chính của LIMS là theo dõi và lưu trữ thông tin mẫu, việc triển khai hệ thống sẽ yêu cầu một loạt các bước, bao gồm thu thập, ghi lại và theo dõi dữ liệu trong hệ thống phần mềm. Bằng cách hợp tác với nhà triển khai được đào tạo, bạn sẽ cấu hình hệ thống để phù hợp với các hoạt động phòng thí nghiệm của mình, bao gồm thiết lập bảng, sửa đổi thuật ngữ và một loạt các sắc thái khác.
Một vài lý do chính để tin tưởng nhà cung cấp phần mềm LIMS là do họ có kinh nghiệm. Họ cũng có thể hoàn toàn tập trung vào việc thiết lập hệ thống vì nó đòi hỏi khá nhiều thời gian dành riêng cho việc chuyển đổi quy trình, dữ liệu, mạng và các hệ thống khác.
Yếu tố 3: Truyền đạt Mục tiêu
Cùng với việc tận dụng kinh nghiệm từ nhà cung cấp thứ ba, bạn phải triển khai LIMS phù hợp với các mục tiêu kinh doanh của mình. Kỳ vọng của bạn đối với phần mềm LIMS phải phù hợp với các mục tiêu và chiến lược phòng thí nghiệm. Sau khi xác định các yếu tố này, bạn sẽ cần tìm một hệ thống phù hợp với chiến lược của mình và đáp ứng các mục tiêu của bạn.
Việc xác định các mục tiêu này giúp bạn hiểu rõ hơn về hệ thống sẽ trông như thế nào sau khi triển khai. Ví dụ về mục tiêu có thể là - hợp lý hóa việc chia sẻ báo cáo với khách hàng. Khi bạn làm việc với nhà cung cấp bạn chọn, bạn có thể cấu hình hệ thống để phù hợp với các quy trình làm việc cần thiết cụ thể để hợp lý hóa các báo cáo nhất định với các khách hàng cụ thể.
Ghi chú cụ thể các yêu cầu cấu hình với nhà cung cấp của bạn. Hãy cẩn thận xác định cách hệ thống cần phù hợp với các hoạt động phòng thí nghiệm và cởi mở để thay đổi các hoạt động phòng thí nghiệm để tuân theo quy trình hiệu quả hơn trong LIMS. Sau đó, nhà cung cấp của bạn sẽ cung cấp các kỹ năng quản lý dự án cần thiết để phát triển kế hoạch triển khai và đáp ứng tiến độ. Cùng nhau, bạn sẽ chuẩn bị và thực hiện đúng đắn một kế hoạch triển khai toàn diện.
Yếu tố 4: Hiểu về Kiểu dữ liệu và Định dạng dữ liệu
Thu thập dữ liệu là lý do chính để triển khai LIMS. Quản lý phòng thí nghiệm phải xác định loại dữ liệu và định dạng cần thiết cho quy trình làm việc của họ. Trả lời các câu hỏi đơn giản về phần mềm LIMS chẳng hạn như, "Tôi cần thu thập dữ liệu gì?"; "Khóa chính sẽ là gì?"; "Chuỗi dữ liệu có thể chứa chữ cái / số hoặc cả hai?"; "Giới hạn ký tự trong một cột là bao nhiêu?" Xác định các loại dữ liệu và định dạng này trước thời gian sẽ giúp bạn tránh được nhiều trục trặc sau khi triển khai.
Yếu tố 5: Hiểu Về Nhu Cầu Phần Cứng
Các phòng thí nghiệm sử dụng một bộ cơ sở hạ tầng CNTT sẵn có, nghĩa là bất kỳ LIMS nào được triển khai đều phải hoạt động trong cấu trúc nhất định đó. Khi bạn chuẩn bị triển khai LIMS, hãy đảm bảo rằng phần mềm và trình duyệt web tương thích với LIMS được triển khai. Hầu hết các nhà cung cấp sẽ bao gồm phần mềm và phần cứng, nhưng bạn phải đảm bảo tất cả những thứ đó được tính toán chính xác trước khi triển khai.
Yếu tố 6: Yếu tố Bảo mật Dữ liệu
Việc triển khai LIMS sẽ bao gồm việc truyền tải một lượng lớn dữ liệu, bao gồm thông tin về khách hàng, sức khỏe, lịch sử, thuốc men, v.v. Bạn cần đảm bảo bảo mật dữ liệu khi hệ thống được triển khai, đặc biệt là vì có thể xảy ra rủi ro dữ liệu lớn và dữ liệu trên đám mây. Do hầu hết các LIMS chạy trên nhiều hệ thống, cơ sở vật chất và khu vực địa lý, nên bảo mật dữ liệu phải luôn là ưu tiên hàng đầu trong suốt quá trình triển khai và khi hệ thống tiếp tục hoạt động.
Yếu tố 7: Chạy Trường hợp Thử nghiệm
Việc triển khai Hệ thống Quản lý Thông tin Phòng thí nghiệm không phải lúc nào cũng đơn giản. Những gì có vẻ dễ dàng có thể trở nên phức tạp hơn trong suốt quá trình. Để đảm bảo việc triển khai thực tế diễn ra suôn sẻ, bạn có thể chạy các trường hợp thử nghiệm. Các lần chạy thử nghiệm này sẽ cho phép bạn thấy các trở ngại có thể phát sinh trong quá trình triển khai, cũng như hiểu các mục tiêu đã xác định của bạn và lên kế hoạch triển khai phù hợp.
Cách triển khai hệ thống LIMS
Thành công của việc triển khai LIMS được củng cố bằng việc lập kế hoạch và thực hiện đúng cách. Đồng thời, thiếu đi chiến lược kết hợp với kỳ vọng không thực tế sẽ khiến dự án thất bại và lãng phí tài nguyên. Bây giờ khi bạn đã chuẩn bị cho việc triển khai LIMS, bạn có thể thực hiện theo kế hoạch dự án chi tiết của mình.
Dưới đây là một số bước bạn cần thực hiện khi triển khai phần mềm LIMS.
Ưu tiên Đào tạo LIMS
Việc sử dụng Hệ thống Quản lý Thông tin Phòng thí nghiệm rất quan trọng đối với mọi người dùng.
Khi hệ thống LIMS đã sẵn sàng để tích hợp vào hệ thống phòng thí nghiệm của bạn, bạn sẽ cần đào tạo những người dùng cuối. Quá trình này được gọi là Kiểm thử Chấp nhận của Người dùng (UAT). Nhà cung cấp của bạn sẽ đề nghị đào tạo càng nhiều người dùng càng tốt trong khi kiểm tra hệ thống.
Các nhà phát triển không bao giờ có thể dự đoán hoàn hảo tất cả các tình huống tiềm ẩn mà người dùng có thể gặp phải khi sử dụng phần mềm LIMS mới. Vì vậy, đào tạo và kiểm tra chấp nhận của người dùng càng mạnh mẽ thì hệ thống cuối cùng càng được trang bị tốt hơn. Thông thường, người dùng sẽ phát hiện ra các lỗi trong LIMS trong quá trình này. Nếu điều này xảy ra, bạn sẽ hợp tác với các nhà phát triển để thực hiện bất kỳ điều chỉnh cần thiết nào để khắc phục bất kỳ sự cố nào do người dùng phát hiện.
Kiểm chứng Phần mềm
Ngoài ra, bạn cũng có thể chính thức kiểm chứng LIMS của mình. Một số yêu cầu quản lý phòng thí nghiệm bao gồm kiểm chứng phần mềm, trong khi một số khác thì không. Nếu yêu cầu của bạn có, bạn có thể hợp tác với nhà cung cấp của mình để thực hiện quy trình kiểm chứng cần thiết.
Các giai đoạn kiểm chứng phần mềm khác bao gồm:
- Chuẩn bị một kế hoạch kiểm chứng phần mềm được quy định trước
- Tài liệu hóa các yêu cầu của hệ thống
- Thực hiện các bài kiểm tra để chứng minh rằng phần mềm đáp ứng từng yêu cầu
- Tài liệu hóa tất cả các trường hợp thử nghiệm trong báo cáo tổng kết cuối cùng
Nhà cung cấp và người dùng thường thực hiện các giai đoạn thích hợp trong quá trình phát triển và thử nghiệm, điều này sẽ giúp đẩy nhanh quá trình kiểm chứng. Bạn có thể tự kiểm chứng phần mềm hoặc nhờ các nhà phát triển phần mềm hoặc bên thứ ba thực hiện. Tuy nhiên, vì các nhà phát triển đã tùy chỉnh hệ thống cụ thể của bạn, nên họ thường được trang bị tốt nhất để thực hiện kiểm chứng.
Tích hợp Hoàn toàn Phần mềm LIMS
Bây giờ phần mềm LIMS đã hoàn thành và có thể được xác nhận, bạn có thể tích hợp hoàn toàn nó vào hệ thống của mình. Chuyên gia LIMS của chúng tôi khuyên bạn nên có một kế hoạch chi tiết về cách thức và thời điểm bạn sẽ chuyển sang hệ thống mới. Sau khi phòng thí nghiệm của bạn đặt ngày, hãy đảm bảo rằng mọi người đều hoàn toàn nhận thức về kế hoạch và sẵn sàng hoạt động.
Kế hoạch tích hợp LIMS của bạn nên bao gồm các chi tiết sau:
- Ngày và giờ chuyển đổi
- Khi nào người dùng có thể bắt đầu sử dụng hệ thống LIMS mới
- Ai sẽ triển khai phần mềm
- Bất kỳ thời gian ngừng hoạt động của hệ thống, nơi người dùng không thể truy cập vào hệ thống phòng thí nghiệm
- Dữ liệu phòng thí nghiệm có được sao lưu trước khi triển khai không
- Bất kỳ quy trình kiểm thử hoặc xác minh cuối cùng nào cần phải diễn ra để đảm bảo triển khai hệ thống.
Trường hợp Sử dụng Thêm
Khi phòng thí nghiệm của bạn bắt đầu sử dụng LIMS, bạn có thể đánh giá hiệu suất hoạt động của nó và xác định xem bạn có cần thêm bất kỳ tính năng nào khác không. Là khách hàng, bạn phải đánh giá hệ thống quản lý thông tin phòng thí nghiệm mới theo các trường hợp thử nghiệm bạn đã chuẩn bị và các mục tiêu bạn đặt ra để đạt được. Nếu bạn xác định rằng các tính năng mới sẽ nâng cao khả năng của LIMS, nhà cung cấp của bạn có thể ngay lập tức tiến hành cập nhật hệ thống.
Mỗi lần chạy phải được chia sẻ với nhóm triển khai và các thay đổi có thể được thực hiện sau khi được ghi nhận. Phản hồi sau khi triển khai rất quan trọng để hoàn thiện hệ thống. Hãy đảm bảo rằng phản hồi của bạn trung thực và kịp thời để các nhà phát triển có thể giải quyết bất kỳ vấn đề nào trước khi nhanh nhất có thể. Làm việc với nhà cung cấp của bạn, bạn có thể tạo ra hệ thống LIMS hoàn hảo hứa hẹn cho phòng thí nghiệm của bạn quản lý thu thập dữ liệu được cải thiện.
Thách thức khi triển khai hệ thống LIMS
Mặc dù việc triển khai LIMS trở nên đơn giản hơn với một nhà cung cấp đã được kiểm chứng, bạn sẽ cần vượt qua những thách thức để đảm bảo thành công. Hãy làm quen với ba cách hàng đầu khiến việc triển khai LIMS có thể thất bại do không chuẩn bị cho quy trình đúng cách.
Không Hoàn Toàn Hiểu Yêu Cầu Hệ thống
Nếu bạn đầu tư vào LIMS, có một số câu hỏi bạn cần tự hỏi khi lên kế hoạch triển khai. Bạn cần hệ thống quản lý dữ liệu nào ngay bây giờ và bạn cần gì trong tương lai? Thành công của việc triển khai dựa trên việc sử dụng cụ thể của LIMS.
Chi phí thực tế của chính LIMS có thể rất tốn kém, chưa kể đến công sức triển khai và duy trì hệ thống. Triển khai thành công phần lớn phụ thuộc vào chất lượng và tính rõ ràng của các yêu cầu mà phòng thí nghiệm xác định trước. Nếu không dành đủ thời gian và công sức để phân tích các yêu cầu hệ thống, việc triển khai thất bại có thể có những hậu quả lâu dài.
Hãy dành thời gian để đánh giá nhu cầu của phòng thí nghiệm bằng cách xem xét những gì bạn cần ngay bây giờ và những gì bạn có thể cần trong tương lai. Đừng bỏ qua những tiến bộ công nghệ trong tương lai chỉ bằng cách dựa hoàn toàn các yêu cầu của bạn vào tình trạng phòng thí nghiệm hiện tại. Bỏ qua các phát triển tiềm năng có thể gây ra hạn chế cho các phát triển trong tương lai. Do đó, bạn sẽ cần phải trải qua một quá trình triển khai LIMS khác trong thời gian ngắn.
Phức tạp hóa Phần mềm Quá Mức
Khi bạn cấu hình hệ thống, việc quá tải phần mềm với các tính năng có thể dễ dàng xảy ra. Hãy cẩn thận tập trung vào các mục tiêu chính của hệ thống ngay từ đầu. Việc có được Sản phẩm khả thi tối thiểu (MVP) trước tiên sẽ giúp bạn tập trung vào chức năng. Nếu bạn có quá nhiều yêu cầu đối với phạm vi dự án không cần thiết, có thể có khoảng trống giữa khả năng của hệ thống và các yêu cầu, dẫn đến quá trình triển khai bị tổn hại.
Tập trung vào MVP của bạn, sau đó bạn có thể thêm bất kỳ yếu tố khác sau khi triển khai. Sử dụng cách tiếp cận theo giai đoạn cho việc triển khai của bạn có thể có lợi. Giai đoạn đầu tiên sẽ cho thấy những gì cần thiết, trong khi mỗi giai đoạn tiếp theo sẽ giải quyết các tính năng nào có thể giúp ích nhưng có thể dư thừa so với các yêu cầu của hệ thống phòng thí nghiệm.
Chọn Sai LIMS
Một thách thức khác trong việc triển khai LIMS là chọn đúng nhà cung cấp. Mua LIMS dựa trên quảng cáo truyền miệng hoặc đề nghị của đồng nghiệp hầu như luôn là một ý tưởng tồi. Trong một quy trình dựa trên dữ liệu quá nhiều, việc sử dụng đánh giá định tính để xác định LIMS của bạn sẽ không có lợi cho bạn. Thay vào đó, hãy dành thời gian và công sức để so sánh các nhà cung cấp LIMS tiềm năng.
Các yếu tố cần xem xét khi xem xét phần mềm LIMS bao gồm:
- Khả năng sử dụng
- Kiến trúc CNTT
- Tính linh hoạt
- Khả năng cấu hình
- Truyền thông nội bộ và bên ngoài
Nhà cung cấp LIMS bạn chọn phải có khả năng phục vụ các yêu cầu chức năng chính của phòng thí nghiệm của bạn, cùng với việc cấu hình phần mềm để đáp ứng mọi nhu cầu bổ sung. Cùng nhau, bạn có thể triển khai LIMS đảm bảo thành công quản lý dữ liệu lâu dài.
Tìm hiểu mọi thứ bạn nên cân nhắc khi chọn LIMS. Tìm kiếm các nhà cung cấp phần mềm LIMS có đánh giá tốt và uy tín vững chắc.
