Quản trị nhân sự với CEO là 1 trong 5 công việc cần phải làm khi thành lập công ty (Điều hành, Kinh doanh, Tài chính, Nhân sự, Sản xuất). Mục đích cuối cùng là làm thế nào để các nhân viên - con người trong tổ chức - hoàn thành mục tiêu của mình, thông qua đó, tổ chức đạt mục tiêu thì đó là đích đến của quản trị nhân sự. Quản trị nhân sự chính là Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ. Để QTNS tốt thì lãnh đạo cần:
- Có kỹ năng quản trị nhân sự: giao tiếp, thuyết trình, hội họp, tạo động lực, đào tạo...
- Có hệ thống quản trị NS tiên tiến để hỗ trợ công việc quản trị nhân sự.
Phần 1 đã khá rõ những gì cần thực hiện, nhưng phần 2 sẽ yêu cầu thêm các yếu tố:
- Con người biết về QTNS: Leader, HR, nhân viên
- Hệ thống văn bản chính sách quy định quy trình văn hoá tốt, giải quyết được các vấn đề con người, giúp con người trong hệ thống QTNS. Đây còn gọi là các công cụ QTNS.
Một hệ thống Quản trị Nhân sự tốt là hệ thống bao gồm: (1) phù hợp với luật pháp (2) có tính tạo động lực (3) có tính linh họat.
Cái 1 (luật) và 3 (linh) chúng ta đã rõ. Còn cái 2 là thế nào? Nghĩa là, có tính tạo động lực là hệ thống phải tuân theo 1 thuyết tạo động lực nào đó. Doanh nghiệp nền dùng thuyết 2 yếu tố. Môi trường tạo động lực theo thuyết 2 yếu tố là môi trường tổ chức luôn duy trì các yếu tố duy trì bằng với trung bình của thị trường. Cụ thể là các yếu tố duy trì sau:
- Chế độ, chính sách của tổ chức: có đủ như các công ty khác.
- Sự giám sát trong công việc: phù hợp
- Các điều kiện làm việc: như trung bình thị trường
- Lương bổng và các khoản thù lao: bằng trung bình của thị trường
- Quan hệ với đồng nghiệp: không có vấn đề
- Quan hệ với các cấp (cấp trên, cấp dưới): bình thường
Cùng với đó là chúng ta tăng dần các yếu tố tạo động lực như:
- Sự thừa nhận của tổ chức, lãnh đạo và đồng nghiệp về thành quả công việc
- Trách nhiệm trong công việc.
- Sự tiến bộ, thăng tiến trong nghề nghiệp.
- Sự tăng trưởng mong muốn.
Con người trong hệ thống là:
- Leader (lãnh đạo/ quản lý): là những người quản trị nhân sự. Họ phải làm các công việc như: tuyển, dạy, dùng giữ. Nếu ở đâu đó, các quản lý chưa làm công việc này mà chỉ chăm chăm vào công việc chuyên môn thì họ chưa làm hết việc.
- HR: là những người hỗ trợ các leader quản trị nhân sự, quản lý thông tin nhân sự. Leader sẽ là người tuyển và HR là người hỗ trợ leader tuyển. HR sẽ tìm CV, sơ loại, đánh giá ứng viên nhưng leader là người quyết định cuối cùng. Tương tự như các công việc dạy, dùng, giữ.
- Staff (nhân viên): là đối tượng tác động của hệ thống chính sách. Hệ thống là phải phù hợp với họ.
Các văn bản, chính sách, tài liệu, văn hóa … của công ty trong hệ thống QTNS, chúng ta còn có cách gọi khác: HR Tool - Công cụ QTNS. Một hệ thống QTNS có các công cụ tốt, cập nhật, đáp ứng được 3 yêu cầu (luật, lực, linh) ở trên sẽ giúp nhiều cho công ty.
Công cụ QTNS - HR tool bao gồm:
- Cơ cấu tổ chức
- Mô tả công việc
- Quy trình, quy chế hoạt động tác nghiệp gắn với từng phòng ban
- Nội quy, văn hóa
- Hệ thống theo dõi thông tin NS
- Lương 3P
- BSC và KPI
- Quản trị tri thức
- Thương hiệu tuyển dụng
Trên đây là những nội dung về quản trị nhân sự mà CEO nên làm. Câu hỏi tiếp theo là lãnh đạo sẽ làm gì ?
Bước 1: Tất nhiên là nâng cao kỹ năng và kiến thức Quản trị nhân sự.
Bước 2: Xây dựng các tài liệu văn bản, chính sách theo luật và đáp ứng được các cuộc thanh tra
Bước 3: Tập hợp, phân chia lại các tài liệu hiện có vào các folder phù hợp
Bước 4: Đánh giá, phỏng vấn từng bộ phận để tìm kiếm thêm các quy định bất thành văn. Tiến hành soạn thảo các quy định bất thành văn đó để nó thành văn.
Bước 5: Rà soát chỉnh sửa lại tất cả văn bản cùng về một mẫu template.
Bước 6: Tạm thời duy trì hệ thống các quy định, quy chế đã được tập hợp lại và tiến hành triển khái các dự án xây dựng hệ thống QTNS. Hay chính xác là triển khai xây dựng các công cụ QTNS như ở trên.
Nguồn: Nguyễn Hùng Cường - Quản trị & Khởi nghiệp
