Chứng từ xuất nhập khẩu là gì? Chứng từ Xuất - Nhập khẩu bao gồm những giấy tờ nào? Qua bài viết này, Vinno hy vọng bạn có thể hình dung rõ ràng về giấy tờ khi chuẩn bị xuất nhập khẩu. Từ đó có sự chuẩn bị tốt hơn khi xuất nhập khẩu hàng hóa quốc tế.
Nội dung bài viết
Chứng từ xuất nhập khẩu là gì?
Nói đơn giản, bộ chứng từ xuất nhập khẩu giống như hộ chiếu cho hàng hóa có thể được xác định và thông quan qua cửa khẩu, cảng. Bộ chứng từ này là cơ sở cho việc thanh toán, khiếu nại về hàng hóa; giúp xác nhận bạn đã giao - nhận hàng, vận tải hàng và làm thủ tục hải quan.
Thông thường vận tải hàng hóa quốc tế được chia làm 2 loại: chính ngạch và tiểu ngạch. Trong đó, hàng hóa đi theo đường tiểu ngạch sẽ không có chứng từ xuất nhập khẩu đi kèm. Chúng ta thường quen gọi đó là hàng xách tay hoặc hàng lậu. Tuy nhiên đây là một cách gọi chưa đúng. Bên cạnh đó, hàng chính ngạch thường là những kiện hàng, container hàng lớn. Các hàng hóa này cần làm các thủ tục hải quan cần thiết để chứng minh hàng hóa có nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng.
Bộ chứng từ xuất khẩu gồm những gì?
Bộ chứng từ xuất khẩu là tập hợp các giấy tờ cần thiết để thực hiện quá trình xuất khẩu hàng hóa từ một quốc gia đến quốc gia khác. Bộ chứng từ này thường bao gồm các loại giấy tờ sau: Hợp đồng mua bán hàng hóa, Hóa đơn thương mại, packing list, Giấy chứng nhận xuất xứ, Giấy chứng nhận kiểm dịch, Giấy chứng nhận bảo hiểm, bảo hiểm, vạn đơn...
Bộ chứng từ nhập khẩu gồm những gì?
Bộ chứng từ nhập khẩu là tập hợp các giấy tờ cần thiết để thực hiện quá trình nhập khẩu hàng hóa từ một quốc gia đến quốc gia khác. Bộ chứng từ này thường bao gồm các loại giấy tờ sau: Hợp đồng mua bán hàng hóa, Hóa đơn thương mại, Vận đơn, Giấy chứng nhận bảo hiểm, Biên lai thanh toán tiền hàng
Sự khác biệt giữa bộ chứng từ xuất khẩu và bộ chứng từ nhập khẩu
Sự khác biệt giữa bộ chứng từ xuất khẩu và nhập khẩu
Bộ chứng từ xuất khẩu và nhập khẩu có một số điểm khác biệt cơ bản, bao gồm:
- Chủ thể lập: Bộ chứng từ xuất khẩu do người bán lập, còn bộ chứng từ nhập khẩu do người mua lập.
- Mục đích: Bộ chứng từ xuất khẩu được sử dụng để xuất khẩu hàng hóa khỏi một quốc gia, còn bộ chứng từ nhập khẩu được sử dụng để nhập khẩu hàng hóa vào một quốc gia.
- Các loại chứng từ: Bộ chứng từ xuất khẩu thường bao gồm các chứng từ như hợp đồng mua bán hàng hóa, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận kiểm dịch, giấy chứng nhận bảo hiểm, và vận đơn. Bộ chứng từ nhập khẩu thường bao gồm các chứng từ như hợp đồng mua bán hàng hóa, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, và biên lai thanh toán tiền hàng.
Các loại chứng từ trong Xuất nhập khẩu
Căn cứ vào chức năng, bộ chứng từ xuất nhập khẩu được chia thành các loại: Chứng từ hàng hóa, chứng từ vận tải, chứng từ bảo hiểm, chứng từ kho hàng và chứng từ hải quan.
Trong bài viết này, Vinno cung cấp cho bạn các thông tin cơ bản của chứng từ hàng hóa và chứng từ vận tải.
Chứng từ hàng hóa
Khi xuất nhập khẩu hàng hóa quốc tế đều cần chứng từ hàng hóa; ghi rõ đặc điểm về giá trị, chất lượng, số lượng hàng hóa. Bao gồm
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Yêu cầu đặc điểm, đơn giá, tổng trị giá hàng hóa; các điều kiện và cơ sở giao hàng; phương thức thanh toán, vận chuyển hàng hóa. Có thể có 1 hoặc nhiều bản Commercial Invoice dành cho nhiều bên liên quan như ngân hàng, cơ quan bảo hiểm, tính thuế hải quan.
Hóa đơn thương mại phân loại thành:
- Hóa đơn tạm tính (Provisional invoice)
- Hoá đơn chính thức (Final Invoice)
- Hoá đơn chi tiết (Detailed invoice)
- Hoá đơn trung lập (Neutral invoice)
- Hoá đơn chiếu lệ (Proforma invoice)
- Hoá đơn xác nhận (Certified invoice)
- Bảng kê chi tiết (Specification)
Đây là chứng từ xuất nhập khẩu giúp tạo điều kiện kiểm tra hàng hóa, ghi chi tiết hàng hóa trong lo hàng. Trong trường hợp lô hàng gồm nhiều loại hàng có tên gọi và chất lượng khác nhau; bảng kê chi tiết có tác dụng bổ sung cho hóa đơn thương mại.
- Phiếu đóng gói (Packing list)
Packing list là bảng kê khai tất cả hàng hóa mà bạn đóng trong một kiện hàng (container). Khi có được Packing list, bạn có thể biết được:
- Kích thước, diện tích chỗ cần xếp dỡ hàng: 2 container 40’, ½ container…
- Cần phương tiện nào để bốc dỡ hàng: công nhân, xe nâng rút ruột,..
- Bố trí phương tiện vận tải phù hợp: xe tải bao nhiêu tấn..
- Tìm mặt hàng cần kiểm hóa ở đâu (pallet nào) khi cần kiểm tra hải quan.
Bên cạnh đó bạn cũng cần phân biệt Packing list và Commercial Invoice vì có cùng 1 mẫu gốc và có nhiều thông tin giống nhau. Có thể hiểu, Commercial Invoice là chứng từ giúp bạn trong việc thanh toán, Packing list giúp thể hiện về mặt vật lý: hàng hóa được đóng gói ra sao? số lượng, trọng lượng như thế nào?
- Giấy chứng nhận số lượng, chất lượng, trọng lượng (C/Q)
C/Q thường do một bên thứ 3 cấp, là một công ty kiểm định có uy tín. Giúp kết luận lo hàng sau khi sản xuất có phù hợp điều kiện xuất khẩu và các thông tin cam kết trong hợp đồng hay không. C/Q không phải là chứng từ bắt buộc nhưng trong một số trường hợp hải quan, quy định của bên nhập khẩu thì người bán (seller) phải cung cấp được chứng nhận này.
Chứng từ vận tải
Là những chứng từ do đơn vị vận tải xác nhận đã nhận hàng để chuyên chở. Thông thường bao gồm:
- Vận đơn đường biển (Bill of Lading): Biên lai thuyền phó (Mate's receipt), biên lai của cảng; Giấy gửi hàng đường biển (seaway bill), Phiếu gửi hàng (Shipping note), Biên bản hàng đổ vỡ hư hỏng (Cargo outturn Report- COR),...
- Vận đơn đường hàng không
- Vận đơn đường sắt (đường bộ)
Trên đây là các thông tin về chứng từ trong xuất nhập khẩu hàng hóa quốc tế. Hy vọng sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình xuất - nhập khẩu.
Tăng năng lực quản lý xuất nhập khẩu với phần mềm quản lý
Quản lý xuất nhập khẩu là một công việc phức tạp, đòi hỏi nhiều kỹ năng và kinh nghiệm. Để quản lý xuất nhập khẩu nói chung và quản lý các chứng từ xuất nhập khẩu hiệu quả, doanh nghiệp cần có một hệ thống quản lý khoa học và hiện đại. Phần mềm quản lý xuất nhập khẩu là một giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp tăng năng lực quản lý xuất nhập khẩu.
Dựa vào quy trình quản lý thông tin đặc thù của từng nhóm doanh nghiệp, Vinno phát triển gói giải pháp Vtranet Quản lý xuất nhập khẩu mới dành riêng cho các doanh nghiệp sản xuất - xuất nhập khẩu tại Việt Nam. Vtranet sẽ đem đến cho khách hàng sự an tâm về thương hiệu lâu đời, dịch vụ hỗ trợ và triển khai phần mềm mà không một phần mềm nào đáp ứng được. Cụ thể là:
- Với kinh nghiệm triển khai cho nhiều doanh nghiệp trong nước, tạo nên những tính năng đặc thù phù hợp với tất cả các đơn vị sản xuất - xuất nhập khẩu
- Chi phí hợp lý, vừa túi tiền với nhiều phương án triển khai.
- Giải pháp quản lý xuất nhập khẩu được phát triển bởi công ty phần mềm Vinno thành lập năm 2004 với kinh nghiệm triển khai phần mềm cho hơn 500 khách hàng.
- Hoạt động trên cả hai môi trường mạng LAN và INTERNET.
- Phần mềm xuất nhập hàng linh hoạt - có thể mở rộng quy mô và thích nghi với sự thay đổi của doanh nghiệp.
- Dịch vụ hỗ trợ và bảo hành chuyên nghiệp 24/7.
Tìm hiểu chi tiết: Phần mềm Quản lý Xuất nhập khẩu tại đây và để lại thông tin liên hệ để được hỗ trợ báo giá!
Giải đáp một số thắc mắc liên quan đến bộ chứng từ xuất nhập khẩu
Hóa đơn chiếu lệ là gì?
Hóa đơn chiếu lệ là một loại hóa đơn thương mại được lập để tạm thời thay thế cho hóa đơn thương mại chính thức. Hóa đơn chiếu lệ thường được sử dụng trong các trường hợp sau:
- Hàng hóa chưa được đóng gói hoặc chưa sẵn sàng để xuất khẩu.
- Hàng hóa được vận chuyển bằng nhiều phương thức vận chuyển khác nhau.
- Hàng hóa được xuất khẩu theo lô hàng nhỏ.
Mate's receipt là gì?
Mate's receipt là một loại chứng từ do thuyền trưởng tàu cấp cho người gửi hàng để xác nhận việc nhận hàng hóa lên tàu. Mate's receipt thường được sử dụng trong các trường hợp sau:
- Hàng hóa được vận chuyển bằng đường biển.
- Hàng hóa được vận chuyển bằng đường sông hoặc đường thủy nội địa.
Packing list là gì trong xuất nhập khẩu?
Packing list là một loại chứng từ xuất nhập khẩu do người bán lập để mô tả hàng hóa được đóng gói trong lô hàng. Packing list thường được sử dụng trong các trường hợp sau:
- Hàng hóa được vận chuyển bằng đường biển.
- Hàng hóa được vận chuyển bằng đường hàng không.
- Hàng hóa được vận chuyển bằng đường bộ.
