9 quan niệm sai lầm về hệ thống CRM

Việc cài đặt phần mềm CRM có thể rất khó khăn đối với một số công ty. Trên hết, có rất nhiều quan niệm sai lầm về những tính năng của CRM, cùng với đó là những câu chuyện về việc cài đặt CRM thất bại; những điều đó đủ để khiến bất kỳ công ty nào ngừng đầu tư cho CRM. Bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ nói về những quan niệm sai lầm về phần mềm CRM và phá vỡ những hiểu lầm đó. 

1. “CRM rất đắt tiền” - quan niệm sai lầm về phần mềm CRM đáng tiếc

Cũng không vô lý khi nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng CRM rất đắt tiền. Nhắc đến chi phí CRM, là nhắc đến nhiều loại chi phí như chi phí hệ thống, giấy phép, phần mềm và đào tạo. Tuy nhiên, doanh nghiệp chỉ phải chi trả toàn bộ những chi phí này khi cài đặt On-premise CRM (phần mềm lưu trữ dữ liệu tại chỗ); ngoài ra còn rất nhiều lựa chọn rẻ hơn như Cloud SaaS (phần mềm dạng dịch vụ) 

Với Cloud SaaS, bạn có thể tiết kiệm đáng kể chi phí cài đặt, phần cứng và chi phí bảo trì. Nói tóm lại, CRM không nhất thiết phải đắt tiền. 

SlimCRM là một sản phẩm SaaS với mức giá dao động từ 800.000VN - 2.500.000VND/tháng với đầy đủ các tính năng, phù hợp cho những doanh nghiệp nhỏ và vừa. 

2. “Nhưng chúng tôi vẫn muốn sử dụng Excel! Chúng tôi không muốn thay đổi” 

Bảng tính, Excel sẽ hoạt động tốt cho những công ty nhỏ, nhưng nếu nư doanh nghiệp của bạn đang phát triển thì đây không còn là sự lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn nữa. Bảng tính không thể mở rộng, hiệu quả hay cộng tác giống như CRM được. 

Ví dụ: Điều gì sẽ xảy ra nếu nhân viên bán hàng chịu trách nhiệm quản lý trang tính nghỉ phép hoặc gửi sai bảng ? Hoặc hoàn toàn quên mất? Hoặc không cấp cho đúng người quyền truy cập bảng tính ? Nếu bạn hỏi chúng tôi thì chúng tôi có thể nói rằng đây chính là một thảm họa. 

Một khi sử dụng phần mềm CRM, quan niệm sai lầm về phần mềm CRM này sẽ được thay đổi. Phần mềm CRM có thể tự động tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn, cho phép các nhân viên truy cập các phiên bản được cập nhật và đảm bảo chia sẻ dữ liệu giữa các nhóm. Điều này hợp lý hơn nhiều và dễ sử dụng hơn trong thời gian dài. 

3. “Chúng ta vẫn cần phải quản lý dữ liệu ?” 

Các doanh nghiệp thường nghĩ rằng khi dữ liệu nằm trong hệ thống CRM thì sẽ không cần quản lý dữ liệu nữa. 

Nhưng trên thực tế, doanh nghiệp vẫn cần quản lý phần mềm CRM và dữ liệu trong đó sau khi đã triển khai. Việc này có thể bao gồm dọn dẹp và sắp xếp lại dữ liệu thường xuyên, đây là một công việc không mất nhiều thời gian.

4. “Quản lý dữ liệu rất tốn thời gian” 

Hệ thống CRM mang tất cả dữ liệu của doanh nghiệp từ nhiều nguồn (thậm chí bạn có thể nhập cả những bảng tính mà bạn yêu thích) và tổng hợp các dữ liệu đó tại cùng một nơi. Vì vậy, bạn có thể tiết kiệm thời gian trong việc nhập dữ liệu và tìm kiếm những gì bạn cần. Nhưng còn việc quản lý dữ liệu thì sao ? 

Những giải pháp CRM chất lượng thường được xây dựng hướng đến trải nghiệm người dùng, loại bỏ các đường dẫn nhấp chuột bổ sung, khiến cho người dùng dễ dàng cập nhật/thêm mới thông tin. Trong thực tế, những phần mềm CRM hàng đầu thậm chí còn đi kèm những lời nhắc theo từng tình huống, chẳng hạn như đề xuất điền các dữ liệu còn thiếu và đề xuất cụ thể các hành động tốt nhất tiếp theo. 

Như vậy, thực chất việc quản lý dữ liệu sẽ trở nên đơn giản và tốn ít thời gian hơn. 

5. “CRM rất phức tạp để sử dụng” 

Quan niệm sai lầm về phần mềm CRM này đã rất lỗi thời. Các phần mềm CRM hiện đại thường được thiết kế sao cho dễ sử dụng, với giao diện thân thiện với người dùng và tích hợp đơn giản. Bạn có thể dễ dàng đồng bộ hóa các công cụ bạn yêu thích vào hệ thống để truy cập được tất cả những gì bạn cần tại cùng một nơi mà vẫn sử dụng các công cụ quen thuộc của bạn. 

Sau khi bạn đã đặt cấu hình phần mềm CRM theo cách bạn muốn sử dụng trong doanh nghiệp của bạn, việc đào tạo cần phải đơn giản và dễ dàng thích ứng với người dùng. Hầu hết các nhà cung cấp CRM thường cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng miễn phí, bạn có thể liện hệ với họ nếu bạn cần trợ giúp. 

SlimCRM là một phần mềm CRM được thiết kế thân thiện với người dùng, người dùng có thể biết cách sử dụng ngay sau vài giờ mà không mất hàng tháng đào tạo, dễ dàng tích hợp các ứng dụng khác, phần mềm CRM cũng đã tích hợp sẵn các tiện ích thiết yếu như email, callcenter, hóa đơn điện tử.

6. “Phần mềm CRM không dành cho doanh nghiệp nhỏ” 

Mặc dù hầu hết các công ty lớn trên toàn cầu chắc chắn sẽ sử dụng phần mềm CRM, nhưng bất kỳ doanh nghiệp nào hướng tới khách hàng đều có thể sử dụng phần mềm CRM để có được lợi nhuận.Quy mô công ty không phải là vấn đề. Nếu bạn cần phải chia sẻ thông tin khách hàng cho một nhóm người, CRM có thể giúp bạn. 

Điều này là vì các phần mềm CRM tập trung dữ liệu và giúp bạn sắp xếp các dữ liệu đó. Tìm kiếm những gì bạn cần và chia sẻ giữa các nhóm của doanh nghiệp sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Đừng để quan niệm sai lầm về phần mềm CRM này ngăn cản bạn ứng dụng cho doanh nghiệp.

7. “CRM thực sự chỉ cần thiết cho phòng sales” - quan niệm sai lầm về phần mềm CRM rất phổ biến

Điều này không sai hoàn toàn - phòng sales cần sử dụng CRM nhưng cả phòng Marketing, chăm sóc khách hàng và kế toán cũng vậy. 

Mỗi đội nhóm trong công ty đều cần phải nuôi dưỡng khách hàng theo những cách khác nhau, và chắc chắn họ sẽ cần phải chia sẻ dữ liệu. CRM cung cấp cái nhìn toàn cảnh 360 độ về khách hàng và giúp doanh nghiệp mang đến những nội dung và trải nghiệm mà khách hàng đang cần. 

8. “Nhưng CRM có mang lại bất kỳ giá trị nào liên quan đến tỷ suất hoàn vốn (ROI) không ?” 

ROI được tính theo tùy trường hợp, vì vậy rất khó để định lượng ROI chính xác một cách chung chung. Điều này không có nghĩa là CRM không mang lại bất cứ giá trị nào. 

Trên thực tế, phần mềm CRM cải thiện hiệu quả và năng suất vì nó tập trung dữ liệu tại cùng một chỗ. Khi các nhóm của bạn có được bức tranh toàn cảnh về khách hàng, việc thực hiện các chiến dịch marketing đúng đối tượng mục tiêu, nuôi dưỡng leads, chốt giao dịch, chủ động trong dịch vụ chăm sóc khách hàng,... trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. 

Ví dụ, hãy tưởng tượng nếu như doanh nghiệp có thể giảm tỷ lệ khách hàng rời đi xuống 2% và tăng tổng doanh thu của doanh nghiệp lên 0.5% thì tình hình tài chính sẽ được cải thiện như thế nào ? 

Có thể không có con số ROI chính xác nhưng rõ ràng là CRM có thể nâng cao sự hài lòng, niềm vui và sự trung thành của khách hàng, và 3 điều này góp phần trực tiếp vào ROI của doanh nghiệp. 

9. “Liệu doanh số bán hàng của doanh nghiệp có thể tăng ngay lập tức khi doanh nghiệp triển khai CRM hay không?” 

Hãy suy nghĩ một cách thực tế! Doanh thu của doanh nghiệp bạn không thể tăng gấp đôi chỉ trong một đêm chỉ vì bạn triển khai CRM. Tuy nhiên, doanh thu có thể sẽ tăng lên dựa vào các yếu tố mà chúng tôi đã đề cập phía trên. Và doanh nghiệp cần phải đảm bảo rằng doanh nghiệp đang sử dụng hệ thống đúng cách, tận dụng tối đa hệ thống. 

Hãy nhớ rằng, CRM là một công cụ thúc đẩy hiệu quả và năng suất hoạt động. Cuối cùng, những điều này thúc đẩy doanh số bán hàng theo thời gian. 

Lời kết

Chúng tôi mong rằng cho đến hiện tại, chúng tôi đã có thể trả lời tất cả những câu hỏi và quan niệm sai lầm về phần mềm CRM của các bạn. Chúng tôi tin rằng CRM có thể mang đến lợi ích cho bất cứ doanh nghiệp nào và là một giải pháp hoàn hảo giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu khách hàng tốt hơn. 

Dưới đây là bản tóm tắt nhanh các ý chính: 

• Cloud SaaS là một lựa chọn tiết kiệm hơn so với on-premise 
• CRM dễ quản lý hơn bảng tính
• Quản lý dữ liệu đã được đơn giản hóa
• CRM thân thiện với người dùng và cho phép cộng tác giữa các nhóm
• CRM có thể được sử dụng bởi các công ty thuộc mọi quy mô, dù lớn hay nhỏ
• CRM không chỉ dành cho phòng sales của doanh nghiệp
• ROI sẽ tăng lên, dù không có con số định lượng chính xác
• CRM tăng doanh thu của doanh nghiệp theo thời gian. 

Bên cạnh việc đọc những lý thuyết nhàm chán, chúng tôi tin rằng, các doanh nghiệp có thể dễ dàng thay đổi những quan niệm sai lầm về phần mềm CRM khi được trải nghiệm một cách trực quan. 

Dùng thử phần mềm quản trị doanh nghiệp SlimCRM tại đây.