Hệ thống quản lý thông tin phòng thí nghiệm (LIMS) được biết đến với việc mang lại hiệu quả đáng kể cho hoạt động của phòng thí nghiệm. Từ quản lý mẫu, so sánh dữ liệu và báo cáo, LIMS có thể chuyển đổi các nhiệm vụ tốn thời gian nhất, quan trọng nhất thành các nhiệm vụ đơn giản, dễ hoàn thành chỉ bằng một cú nhấp chuột. Vậy, tại sao không phải mọi phòng thí nghiệm đều có LIMS? Trong bài đăng trên blog này, chúng tôi sẽ nêu bật 4 lý do ngăn cản các phòng thí nghiệm triển khai LIMS, và nếu điều này phù hợp với bạn, chúng tôi đã bao gồm các mẹo về cách vượt qua chúng.
Nội dung bài viết
1. Ngân sách
Việc phê duyệt ngân sách cho LIMS có thể là một nhiệm vụ khó khăn. Hầu hết thời gian, phòng thí nghiệm đều có thể nhận ra được những lợi ích của việc sử dụng LIMS, nhưng lý do tài chính là trở ngại cuối cùng cần vượt qua. Khi bạn muốn được phê duyệt ngân sách, có một số yếu tố về chi phí cần xem xét chẳng hạn như:
- Chi phí của hệ thống, mua hoặc thuê (đối với các giải pháp được lưu trữ)
- Chi phí triển khai
- Chi phí hỗ trợ kỹ thuật đang diễn ra
- Chi phí tích hợp hoặc yêu cầu phát triển theo yêu cầu riêng
Những chi phí này không phải là yếu tố duy nhất cần cân nhắc. Thời gian của bạn cũng có một chi phí liên quan, và bạn cũng nên cân nhắc thời gian bạn dành ra để biến dự án thành công. Các mẹo về cách giải quyết vấn đề này để đảm bảo tác động tối thiểu đến hoạt động thường xuyên của phòng thí nghiệm của bạn được thảo luận chi tiết hơn dưới đây.
Mẹo:
- Hãy xem xét các khoản tiết kiệm tiềm năng mà phòng thí nghiệm của bạn sẽ nhận được sau khi giải pháp được triển khai và sử dụng. Điều này có thể là bất cứ thứ gì từ việc tiết kiệm thời gian cho các nhiệm vụ thường xuyên như báo cáo cho đến sản xuất thông qua theo dõi xu hướng sản phẩm và phát hiện sớm các lỗi tiềm ẩn.
- Sau khi bạn có cả yếu tố tiết kiệm chi phí và thời gian, bạn có thể tính toán lợi tức đầu tư (ROI) để hỗ trợ dự án LIMS của mình.
2. Chức năng
Nhiều phòng thí nghiệm bắt đầu triển khai LIMS có thể bị mắc kẹt ở vấn đề chức năng. Có rất nhiều LIMS trên thị trường để lựa chọn và tất cả đều có nhiều tính năng phong phú. Nhóm của bạn có thể bị sa lầy bởi vô số lựa chọn và chức năng khiến dự án của bạn bị đình trệ. Để đảm bảo điều này không ảnh hưởng đến tiến độ, hãy liệt kê tất cả các chức năng mà bạn và nhóm của bạn muốn có trong LIMS. Trong các ngành được quản lý, danh sách này thường được gọi là Đặc tả yêu cầu của người dùng. Đối với mỗi yêu cầu, hãy làm việc với nhóm của bạn để phân loại nó thành bắt buộc hoặc mong muốn. Bạn càng có nhiều yêu cầu bắt buộc, nhóm của bạn sẽ càng phải nỗ lực nhiều hơn để đảm bảo giải pháp được chọn đáp ứng các yêu cầu đó. Tài liệu này cũng sẽ cung cấp cho bạn cơ sở vững chắc để sử dụng khi so sánh và đánh giá các giải pháp khác nhau.
3. Thời gian
Thông thường, chúng tôi gặp các công ty đang trong quá trình triển khai hoặc vừa hoàn thành việc triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), và điều cuối cùng họ muốn làm là bắt tay vào một dự án triển khai phần mềm khác. Hoặc chúng tôi gặp một phòng thí nghiệm hoặc nhóm có những trải nghiệm tiêu cực trước đây về việc triển khai LIMS. Với tất cả các dự án cải tiến, sẽ cần đầu tư một khoản thời gian để nhóm của bạn có thể nhận ra những lợi ích. Do đó, nếu thời gian là rào cản cho sự tiến triển của dự án LIMS của bạn, thì cách duy nhất để giải quyết nó là dành nhiều thời gian hơn.
Mẹo:
- Dành thêm thời gian có thể đến dưới nhiều hình thức. Bạn có thể dành thời gian bằng cách giới thiệu thêm nguồn lực cho dù bạn chọn thuê nhân viên mới hay mua thời gian từ nhà cung cấp LIMS hoặc một công ty tư vấn. Nếu bạn chọn lấy thêm nhân lực, hãy đảm bảo rằng kiến thức về LIMS vẫn được duy trì hoặc được chuyển giao hiệu quả cho nhóm vận hành của bạn trước khi dự án kết thúc. Việc triển khai LIMS sẽ không thành công nếu một người chủ chốt tham gia dự án rời đi khi dự án hoàn thành.
- Giảm thông lượng phòng thí nghiệm hoặc xác định các khoảng thời gian chậm trong năm là một cách khác để dành thời gian. Giảm thông lượng tạm thời có thể giúp nhóm của bạn có thời gian để cống hiến cho dự án LIMS. Bạn có thể xem liệu điều này có thể trùng hợp với việc ngừng hoạt động của một dây chuyền sản xuất hoặc các giai đoạn chậm trong năm. Giảm thông lượng không phải là điều lý tưởng, nhưng nếu đó là giải pháp duy nhất để tạo thời gian triển khai LIMS, thì tác động của việc giảm thông lượng cũng cần được tính đến trong đánh giá ROI của bạn.
4. Chủ động
Một số nhóm mà chúng tôi gặp phải bị ban quản lý thúc đẩy để triển khai LIMS, và nhóm vận hành phòng thí nghiệm lại miễn cưỡng với ý tưởng này. Ngược lại, thiếu chủ động cũng có thể xảy ra khi nhóm vận hành phòng thí nghiệm muốn sử dụng LIMS nhưng ban quản lý lại không thấy lợi ích. Trước khi bạn tìm cách khắc phục rào cản này, hãy xác định lý do tại sao nhóm thiếu chủ động. Một số lý do phổ biến nhất khiến thiếu chủ động là:
- Không thoải mái với công nghệ máy tính - Đây là trường hợp nhóm không quen thuộc hoặc không thoải mái khi sử dụng phần mềm hoặc ứng dụng máy tính. Họ có thể cảm thấy bị đe dọa bởi việc sử dụng máy tính và lo ngại rằng nó sẽ khó sử dụng hơn so với giấy và bút đáng tin cậy. Nếu đây là trường hợp, hãy đảm bảo thực hiện chương trình đào tạo kỹ lưỡng để giúp nhóm của bạn cảm thấy thoải mái khi sử dụng LIMS. Bằng cách chỉ cho họ thấy những lợi ích về thời gian mà họ có thể nhận ra thông qua việc báo cáo xu hướng hoặc quản lý mẫu đơn giản, họ có thể hình dung LIMS sẽ giúp công việc của họ dễ dàng hơn như thế nào. Bao gồm họ trong cuộc họp demo khi đánh giá LIMS cũng là một cách quan trọng để thu hút họ tham gia.
- An ninh việc làm - Nhóm có thể cảm thấy lý do tại sao LIMS được đưa vào phòng thí nghiệm là để giảm nhân sự. An ninh việc làm là một khía cạnh quan trọng đối với bất kỳ ai được tuyển dụng, vì vậy rào cản này cần được xử lý một cách nhạy bén. Trong hầu hết các trường hợp, các công ty muốn giới thiệu LIMS đang tìm cách xây dựng nền tảng cho sự phát triển, do đó tạo thêm an ninh việc làm với việc tăng thông lượng phòng thí nghiệm và tùy chỉnh.
- Tốn kém - Ban quản lý có thể không nhìn thấy lợi ích của LIMS và coi đó là chi phí cho doanh nghiệp, ảnh hưởng đến lợi nhuận. Khi tìm cách biện minh cho dự án LIMS của bạn, một ROI tích cực sẽ xây dựng trường hợp logic nhất để tiến triển dự án của bạn và giúp thuyết phục nhóm quản lý tán thành những người ủng hộ LIMS.
