Có kỹ năng tổ chức công việc có nghĩa là bạn sẽ quản lý hiệu quả quy trình làm việc của mình để đáp ứng thời hạn. Kỹ năng này rất quan trọng tại nơi làm việc, đặc biệt với các vị trí quản trị. Trong bài đăng này, chúng ta sẽ đi sâu tìm hiểu kỹ năng tổ chức công việc là gì, các ví dụ cụ thể về những gì chúng thể hiện trong thực tế và cách phát triển các kỹ năng tổ chức công việc trong doanh nghiệp.
Nội dung bài viết
Kỹ năng tổ chức công việc là gì?
Tổ chức công việc có nghĩa là bạn sử dụng thời gian và nguồn lực của mình một cách hiệu quả. Bạn có thể quản lý thời gian, năng lượng và không gian làm việc vật lý để có thể hoàn thành nhiệm vụ thành công.
Kỹ năng tổ chức là về xây dựng cấu trúc, tăng năng suất và ưu tiên các nhiệm vụ phù hợp vào đúng thời điểm. Ngược lại, không có kỹ năng tổ chức sẽ dẫn đến sự trì hoãn, lộn xộn, kém hiệu quả và phối hợp sai.
Những cá nhân có kỹ năng tổ chức tốt sẽ luôn giữ được bình tĩnh và bám sát các kế hoạch đã định. Nhiều người còn chia nhỏ dự án thành các mục tiêu nhỏ hơn để dễ hoàn thành hơn.
Tầm quan trọng của kỹ năng tổ chức công việc
Kỹ năng tổ chức công việc rất quan trọng trong mọi lĩnh vực của cuộc sống, nhưng đặc biệt là ở nơi làm việc. Người quản lý muốn biết rằng bạn có thể xử lý các nhiệm vụ của mình và có thể làm việc độc lập. Nếu bạn không có sẵn kế hoạch về cách bạn sẽ hoàn thành một việc gì đó, bạn sẽ khó đạt được nó hơn nhiều.
Còn với vị trí quản lý, việc tổ chức công việc sẽ cần cao cấp hơn rất nhiều. Bạn sẽ cần dự đoán một nhiệm vụ sẽ mất bao lâu, những nguồn lực nào bạn sẽ cần để hoàn thành nhiệm vụ đó và có kỷ luật để sắp xếp thời gian cần thiết để hoàn thành nó.
15+ loại kỹ năng tổ chức công việc mà mọi nhà quản trị cần có
Tổ chức thực hiện công việc tại nơi làm việc liên quan đến việc sử dụng một loạt các kỹ năng quan trọng, bao gồm:
Ra quyết định
- Lập kế hoạch chiến lược
- Thiết lập mục tiêu
- Giải quyết vấn đề
- Năng suất
- Lập kế hoạch hành động
- Phân tích dữ liệu
- Dự báo
- Quản lý thời gian
Xem thêm: Cách lập bản kế hoạch kinh doanh hoàn hảo cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Làm việc nhóm
- Ủy quyền/giao việc
- Đào tạo
- Chia sẻ phản hồi
- Đáp ứng thời hạn công việc
Giao tiếp
- Lắng nghe tích cực
- Đồng cảm
- Quản trị xung đột
- Thuyết phục
- Thuyết trình
Bí quyết cải thiện hiệu quả tổ chức công việc nhanh chóng
Bạn có thể thực hiện các công việc cụ thể sau để cải thiện kỹ năng tổ chức công việc của mình:
Thiết lập lịch cá nhân
Cách tốt nhất để tổ chức thực hiện kế hoạch hiệu quả hơn là hãy thiết lập lịch cá nhân. Đưa ra thời gian cụ thể bạn cần hoàn thành các công việc. Sau đó, tạo cho bản thân một lịch trình thực tế để tuân theo. Lưu ý rằng mọi thứ sẽ không diễn ra theo đúng lịch trình 100% vì bạn không thể tránh khỏi các cuộc họp ngẫu nhiên xuất hiện trên lịch của mình.
Ngoài ra, điều quan trọng là bạn phải biết cách làm việc tốt nhất của mình. Ví dụ: Bạn có thể muốn sắp xếp tất cả các cuộc họp của mình trong một khung thời gian.
Lập danh sách việc cần làm
Khi bạn có nhiều việc cần làm trong danh sách, bạn có thể tạo nhiều danh sách khác nhau cho những việc cần hoàn thành và khi nào.
Bạn nên có một danh sách việc cần làm để thêm mọi thứ mình cần làm trong tuần. Sau đó, chia nhỏ chúng theo danh sách việc cần làm theo ngày. Bạn có thể sắp xếp danh sách của mình theo cuộc họp, lời nhắc,...
Một mẹo nhỏ cho bạn là hãy bắt đầu bằng cách viết ra tất cả các nhiệm vụ của bạn, sau đó sắp xếp chúng theo mức độ ưu tiên để bạn biết nhiệm vụ nào cần giải quyết trước.
Giao tiếp với nhóm của bạn
Một cách khác để phát triển kỹ năng tổ chức là giao tiếp với nhóm của bạn. Điều này không chỉ giúp bạn duy trì trách nhiệm mà còn cho phép nhóm hỗ trợ bạn.
Với vai trò nhà quản trị, nếu bạn đang làm việc trong một dự án với nhiều người, bạn có thể yêu cầu thông báo các cập nhật tiến độ phần việc của từng cá nhân mỗi khi có gì mới phát sinh hoặc thường xuyên vào cuối ngày. Đây là một cách tuyệt vời để tổ chức công việc và giữ cho nhóm hoàn thành nhiệm vụ.
Giữ cho không gian làm việc có tổ chức
Bên cạnh tổ chức công việc, không gian của bạn cũng cần được sắp xếp và không nên lộn xộn.
Mặc dù không phải ai cũng thích giữ mọi thứ luôn gọn gàng và ngăn nắp, nhưng bạn vẫn chỉ nên để những vật dụng cần thiết trên bàn làm việc để không bị phân tâm. Điều này sẽ cải thiện năng suất và giữ mọi thứ nói chung luôn có tổ chức.
Tìm ra công cụ hỗ trợ tổ chức công việc hữu ích
Mỗi người làm việc theo cách khác nhau, quan trọng là bạn cần tìm ra cách làm việc tốt nhất. Bạn có thể tùy chọn sử dụng công cụ truyền thống hoặc công cụ kỹ thuật số. Dưới đây là danh sách các công cụ có thể giúp bạn bắt đầu tổ chức công việc hiệu quả:
Công cụ truyền thống
- Các mẫu kế hoạch công việc
- Lịch
- Sổ tay
- Các thư mục
- Nhật ký
Công cụ kỹ thuật số
SlimCRM là phần mềm quản trị doanh nghiệp toàn diện trên bốn khía cạnh: khách hàng, công việc, tài chính, nhân sự. Với khía cạnh công việc, SlimCRM là một công cụ hữu ích trong việc lập kế hoạch, sắp xếp và tổ chức công việc. Phần mềm cung cấp các tính năng như:
- Dễ dàng giao việc, thêm người theo dõi, to-do list, tạo các công việc lặp lại hay tính giờ làm việc
- Quản lý công việc và dự án theo nhiều phương pháp hiện đại: biểu đồ Gantt, Kanban đáp ứng chuẩn PMI.
- Tự động hóa những tác vụ định kỳ, tiết kiệm thời gian, tăng hiệu suất: Thông báo hết hạn dịch vụ/nhắc nhở công việc và cơ hội được gửi tự động theo chu kỳ.
- Tiện ích vẽ bản đồ tư duy giúp trình bày ý tưởng thuận tiện hơn: Bạn có thể nhanh chóng tạo ra các bản đồ tư duy một cách đẹp mắt và chuyên nghiệp, ứng dụng cho công việc, dự án, kiến thức,...
Lời kết
Tổ chức công việc không chỉ đơn giản là bạn lên danh sách việc cần làm. Điều này còn bao gồm việc bạn quản lý thời gian và làm việc hiệu quả, có thể giải quyết triệt để mọi vấn đề. Dù bạn là nhân viên hay nhà quản trị, hãy phát triển kỹ năng tổ chức công việc của bạn bất cứ khi nào có thể.
