Các tài liệu nhân viên luôn là một vấn đề được quan tâm trong bộ phận nhân sự. Việc quản lý hồ sơ nhân viên một cách thống nhất và có tổ chức là một nhiệm vụ quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện. Vậy hồ sơ nhân sự là gì? Và hồ sơ nhân sự cần những gì? Bài viết này sẽ cung cấp các mẫu hồ sơ nhân viên tải xuống miễn phí cho các doanh nghiệp cũng như các bước để tạo một bảng hồ sơ nhân viên hiệu quả.
Nội dung bài viết
Hồ sơ nhân viên là gì?
Một mẫu hồ sơ nhân viên chứa tất cả chi tiết cá nhân và liên quan đến công việc về một nhân viên trong tổ chức. Chúng bao gồm một số tài liệu phản ánh thông tin cá nhân, lịch sử công việc, hiệu suất làm việc, tiền lương, hợp đồng lao động và một số tài liệu khác được tổng hợp trong hồ sơ. Quản lý hồ sơ nhân viên bằng excel hay bất kỳ công cụ nào khác cũng là việc mà bộ phận nhân sự bắt buộc phải thực hiện.
Hồ sơ nhân sự gồm những gì?
"Bộ hồ sơ nhân viên gồm những gì?" là thắc mắc của rất nhiều người. Tùy vào đối tượng lao động và yêu cầu của doanh nghiệp mà hồ sơ nhân sự bắt buộc cần có những loại giấy tờ khác nhau. Dưới đây là một vài trường hợp cụ thể:
Hồ sơ nhân sự của lao động chính thức
Đối với nhân viên chính thức, hồ sơ lao động của họ sẽ được bổ sung và gắn vào hồ sơ thử việc, học việc. Bộ hồ sơ nhân viên đầy đủ cần đảm bảo gồm toàn bộ các tài liệu phát sinh trong quá trình làm việc tại công ty, bao gồm:
- Hợp đồng lao động chính thức do công ty soạn, có ký xác nhận của hai bên.
- Doanh nghiệp sẽ tiến hành đóng bảo hiểm cho người lao động dựa trên mức lương được ghi trong hợp đồng lao động.
- Phụ lục hợp đồng (nếu doanh nghiệp trả lương cao hơn mức đóng bảo hiểm)...
- Trong quá trình làm việc tại công ty, nếu có quyết định về thăng cấp, tăng lương... doanh nghiệp sẽ đưa ra quyết định nội bộ.
- Các giấy tờ phát sinh có chữ ký của người lao động sẽ được công ty thực hiện thành 2 bản và lưu trữ trong hồ sơ công ty.
Hồ sơ thông tin nhân sự trong thời gian học việc, thử việc
Bộ hồ sơ nộp đơn xin việc đầy đủ các tài liệu (bản sao công chứng) gồm:
- Đơn xin việc;
- Sơ yếu lý lịch;
- Chứng minh thư bản sao công chứng
- Bằng cấp bản sao công chứng;
Lưu ý:
- Đối với gười lao động là người nước ngoài, ngoài các tài liệu đã liệt kê trên, người lao động cần chuẩn bị thêm visa lưu trú hiện còn hạn và giấy phép lao động tại Việt Nam.
- Đối với lao động từ 15 - 18 tuổi, người sử dụng lao động cần có văn bản đồng ý ký kết hợp đồng lao động.
Hồ sơ nhân sự của lao động dưới 15 tuổi
Bộ hồ sơ nhân viên đầy đủ của lao động dưới 15 tuổi gồm:
- Chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân/Hộ chiếu có chữ ký của người đại diện theo luật pháp của cá nhân đó.
- Quyết định chấp thuận việc người đại diện theo pháp luật tự đề xuất ký kết hợp đồng lao động cho bản thân với nhân sự dưới 15 tuổi.
Tại sao phải quản lý hồ sơ nhân viên?
Trong một tin bài về nhân sự, trang báo Chron đã thuyết phục rằng nên lưu giữ tất cả hồ sơ của nhân viên trong ba năm sau khi họ từ chức hoặc chấm dứt hợp đồng trước khi loại bỏ chúng.
Trong trường hợp đó, lượng giấy tờ và các file tài liệu cần lưu trữ của các nhân viên hiện tại và trước đây là con số khổng lồ. Tuy nhiên, việc này là hoàn toàn có mục đích. Bên cạnh đáp ứng các yêu cầu pháp lý, đây là một số lý do tại sao việc quản lý các mẫu hồ sơ nhân sự là quan trọng:
- Đảm bảo sức khỏe và an toàn cho bệnh nhân: Hồ sơ không chỉ chứa những thông tin liên quan đến công việc mà còn cả các bệnh lý của họ. Điều này giúp nhân sự biết cách làm cho nơi làm việc trở nên thoải mái và họ cần lưu ý những thông tin gì khi xảy ra trường hợp khẩn cấp.
- Theo dõi hiệu suất nhân viên: Các mẫu hồ sơ nhân viên bảng chấm công giúp nhân viên biết sự có mặt, ý thức và hiệu quả của nhân viên tại nơi làm việc. Một tài khoản về năng suất của họ cũng giúp đánh giá xem họ có đang mang lại kết quả mà công ty muốn họ tạo ra hay không.
- Giúp giữ mối liên hệ với các nhân viên cũ: Khi doanh nghiệp lưu trữ hồ sơ nhân viên, việc tìm lại một cộng sự trước đây dễ dàng hơn rất nhiều và bạn có thể tận dụng những cá nhân tiềm năng để mời lại cho một cơ hội việc làm khác.
Có thể bạn quan tâm:
Hướng dẫn thiết lập mẫu hồ sơ nhân viên
Dưới đây là hướng dẫn cụ thể hữu ích về cách thiết lập hồ sơ nhân viên:
Thu thập thông tin cá nhân
Bất kỳ mẫu quản lý hồ sơ nhân viên nào cũng cần bắt đầu từ thông tin cá nhân của nhân viên. Đây là phần thông tin rõ ràng và dễ lấy nhất trong trong hồ sơ. Thông tin cá nhân cần bao gồm tên, tuổi, ngày sinh, tình trạng hôn nhân, trình độ học vấn, địa chỉ,... Những điều này tốt nhất nên được thu thập từ sơ yếu lý lịch của nhân viên trong quá trình tuyển dụng. Hoặc bạn có thể yêu cầu họ điền vào một mẫu form thông tin cá nhân để dễ dàng lưu giữ trực tuyến sau này.
Ghi lại đầy đủ thông tin liên hệ
Ngoài các chi tiết cá nhân, nhân sự công ty nên nắm được cách thức và địa điểm để liên hệ với nhân viên của mình bất cứ khi nào cần. Đây là lý do tại sao nên đưa chi tiết liên lạc nhân viên vào hồ sơ. Ngoài ra, cần bổ sung cả người liên lạc khẩn cấp trong trường hợp có vấn đề phát sinh, bao gồm cả tên, số điện thoại và địa chỉ. Hãy luôn nhắc nhở nhân viên cập nhật tức thì những thay đổi của họ.
>> Đọc thêm: 4 chiến lược quản trị nhân sự cho từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp
Đính kèm mô tả chi tiết công việc
Tất nhiên, trong mẫu thông tin nhân viên mới không thể thiếu các chi tiết về công việc mà họ sẽ đảm nhiệm bên cạnh thông tin cá nhân và thông tin liên hệ của họ. Hồ sơ nhân viên của bạn sẽ không hoàn chỉnh nếu thiếu mô tả những gì mà họ sẽ làm. Điều này cho phép công ty ghi lại những trách nhiệm mà họ mong muốn nhân viên hoàn thành. Phần thông tin này trên tài liệu phải bao gồm mô tả công việc, kỹ năng và chuyên môn của nhân viên, các nhiệm vụ cần được xử lý hay giám sát. Tất cả điều gì phản ánh vai trò của nhân viên trong công ty đều nên được đưa vào đây.
Kinh nghiệm làm việc
Kinh nghiệm làm việc cũng là một thành phần quan trọng trong mẫu hồ sơ nhân viên. Nên đề cập đến vai trò và tổ chức trước đây của họ trong tài liệu. Thư giới thiệu từ các quản lý và đồng nghiệp trong quá khứ sẽ là một tài liệu bổ sung tốt. Hơn nữa, phần này cũng nên bao gồm danh mục việc làm, tình trạng, thời gian làm việc.
Bao gồm các thông tin về lương
Các thông tin về việc trả lương cho nhân viên là phần mà công ty bắt buộc phải lưu trữ. Điều này bao gồm giờ làm việc, tiền lương, thưởng đã thanh toán, bảng chấm công, các khoản khấu trừ, bảo hiểm và thuế mà đã phản ánh trên thông tin bảng lương của họ. Lưu ý các thông tin này cần được giữ trong ít nhất 3 năm. Hãy chắc chắn rằng dữ liệu về sự tham gia và tiền lương của họ được lưu trữ đồng bộ trên một hệ thống mà các nhân sự có thể dễ dàng truy cập.
Trọn bộ 5 mẫu hồ sơ nhân viên thông dụng nhất hiện nay
Dưới đây là 5 mẫu quản lý hồ sơ nhân viên dễ sử dụng và có thể áp dụng trong mọi doanh nghiệp
- Mẫu hồ sơ nhân viên 1
- Mẫu hồ sơ nhân viên 2
- Mẫu hồ sơ nhân viên 3
- Mẫu hồ sơ nhân viên 4
- Mẫu hồ sơ nhân viên 5
TẢI XUỐNG MẪU DANH MỤC HỒ SƠ NHÂN SỰ MIỄN PHÍ TẠI ĐÂY
Lời kết
Hy vọng những thông tin chia sẻ trên đây cùng các mẫu hồ sơ nhân viên sẽ hữu ích cho doanh nghiệp bạn. Quản lý hồ sơ ứng viên nói riêng và quản lý nhân sự nói chung bằng các mẫu file word và excel có thể phổ biến và tiện dụng. Tuy nhiên, cách làm này sẽ xuất hiện rất nhiều bất cập khi doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô và số lượng dữ liệu nhân sự ngày càng lớn. Vì vậy, các quý doanh nghiệp có thể tham khảo và trải nghiệm dùng thử phần mềm quản lý nhân sự tinh gọn SlimCRM.
Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự SlimCRM sẽ hỗ trợ toàn diện việc quản lý nhân sự dễ dàng và hiệu quả hơn rất nhiều:
- Quản lý danh sách hồ sơ nhân viên
- Thống kê đơn xin nghỉ phép
- Tính năng OKR
- Quản lý tri thức với tính năng Wiki nội bộ
- Tự động hóa nhiều thao tác trong quá trình tuyển dụng nhân sự
Dùng thử phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ SlimCRM tại đây.
