Nếu bạn đang chuẩn bị bắt tay vào một dự án mới, lập kế hoạch công việc có thể giúp việc thực hiện có tổ chức và hiệu quả hơn. Bài viết này sẽ đề cập đến ba loại kế hoạch công việc phổ biến nhất và các bước thực hiện đơn giản để mọi cá nhân trong doanh nghiệp có thể tạo một mẫu kế hoạch công việc hiệu quả cho dự án sắp tới của mình.
TẢI FULL MẪU KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC CHI TIẾT 2024 TẠI ĐÂY!
Nội dung bài viết
Kế hoạch công việc là gì?
Kế hoạch công việc là một tài liệu bằng văn bản được thiết kế để hợp lý hóa một dự án. Mục đích là để tạo ra tài liệu tham khảo trực quan cho mục tiêu, nhiệm vụ, các thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm cho từng đầu mục và thời hạn. Mọi thành viên trong nhóm nên được cập nhật dựa trên tiến độ và trạng thái hiện tại.
Khi hiểu rõ về chiến lược và những gì bạn cần để thành công, việc lập mẫu kế hoạch công việc có thể không mất nhiều thời gian. Sở hữu một bản kế hoạch công việc trước khi bắt đầu một dự án lớn có thể xác định trách nhiệm của các thành viên trong nhóm, giảm khả năng vượt quá ngân sách và tăng khả năng đạt được mục tiêu trong khoảng thời gian quy định.
Xem thêm:
1. Tổng hợp 7 mẫu kế hoạch công việc chuẩn chỉnh bằng excel cho các phòng ban sales, marketing, ...
Ví dụ về lập kế hoạch công việc
Sau đây là ví dụ về lập kế hoạch công việc cho nhân viên kế toán:
Mục tiêu: Hoàn thành báo cáo tài chính quý 1 năm 2024
Thời gian: 2 tuần
Nhiệm vụ:
- Tuần 1:
- Thu thập dữ liệu tài chính từ các bộ phận liên quan.
- Phân tích dữ liệu và xác định các xu hướng chính.
- Viết bản thảo báo cáo.
- Tuần 2:
- Hoàn thiện bản báo cáo và chỉnh sửa theo phản hồi.
- Trình bày báo cáo cho ban lãnh đạo.
Công cụ và nguồn lực:
- Phần mềm kế toán
- Dữ liệu tài chính từ các bộ phận
- Biểu mẫu báo cáo
- Máy tính
Phân công trách nhiệm:
- Nguyễn Văn A: Thu thập dữ liệu từ bộ phận bán hàng và marketing.
- Trần Thị B: Thu thập dữ liệu từ bộ phận sản xuất và kho vận.
- Lê Văn C: Phân tích dữ liệu và viết bản thảo báo cáo.
- Dương Thị D: Hoàn thiện bản báo cáo và trình bày cho ban lãnh đạo.
| Nhiệm vụ | Thời gian | Người phụ trách |
|---|---|---|
| Thu thập dữ liệu | 2 ngày | Nguyễn Văn A, Trần Thị B |
| Phân tích dữ liệu | 3 ngày | Lê Văn C |
| Viết bản thảo báo cáo | 2 ngày | Lê Văn C |
| Hoàn thiện báo cáo | 2 ngày | Dương Thị D |
| Trình bày báo cáo | 1 ngày | Dương Thị D |
Ngân sách:
- 500.000 đồng cho phần mềm kế toán
- 100.000 đồng cho chi phí in ấn
Theo dõi và đánh giá:
- Cuối mỗi tuần, tổ chức họp nhóm để báo cáo tiến độ công việc.
- Sau khi hoàn thành báo cáo, tổ chức họp để đánh giá kết quả và rút kinh nghiệm.
Lưu ý:
- Lịch trình và ngân sách có thể thay đổi tùy theo thực tế.
- Cần cập nhật thông tin và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.
Đây chỉ là một ví dụ đơn giản về lập kế hoạch công việc. Bạn có thể điều chỉnh nội dung và chi tiết cho phù hợp với mục tiêu và yêu cầu của bạn.
Các loại kế hoạch công việc
Có một số kế hoạch làm việc mà bạn có thể tạo tùy thuộc vào người sẽ sử dụng tài liệu. Mục đích và loại dự án cũng có thể ảnh hưởng đến các chi tiết cụ thể cần được đưa vào. Các loại kế hoạch công việc phổ biến nhất là:
Kế hoạch công việc của nhân viên
Các cá nhân và nhóm nhỏ trong doanh nghiệp thường sử dụng mẫu kế hoạch công việc này với các hướng dẫn và bước hành động để phát triển và hoàn thành một dự án. Mẫu lập kế hoạch công việc cá nhân và nhóm nhỏ này thường bao gồm:
- Mục tiêu của dự án
- Ngân sách cần thiết
- Nguồn lực cần thiết
- Thời gian dự kiến hoàn thành
Ví dụ: Một nhóm marketing có thể tạo kế hoạch làm việc cho chiến dịch quảng cáo mới. Mục tiêu của họ có thể bao gồm tăng 25% doanh số bán hàng và tăng 15% lưu lượng truy cập website. Trong kế hoạch cũng nên liệt kê vai trò của từng thành viên trong nhóm, chẳng hạn như viết kịch bản quảng cáo, liên hệ với các đối tác,... và chỉ định hạn hoàn thành cho mỗi người.
Xem thêm: Hướng dẫn lập kế hoạch marketing B2B 2023 kèm mẫu chi tiết
Kế hoạch công việc của quản lý
Kế hoạch này tương tự như kế hoạch công việc của nhân viên nhưng có phạm vi dự án lớn hơn và có thể bao gồm:
- Lợi ích mà dự án sẽ mang lại cho doanh nghiệp
- Danh sách chi tiết các chi phí và ngân sách liên quan đến dự án
- Thống kê cho thấy doanh nghiệp sẽ phát triển như thế nào qua dự án
Ví dụ về lập kế hoạch công việc của quản lý: Người quản lý bộ phận marketing có thể tạo một mẫu kế hoạch công việc năm, quý hay tháng. Các mục tiêu có thể bao gồm tăng 20% doanh số bán trực tuyến hay khởi chạy chiến dịch quảng cáo trên mạng xã hội và thuê một chuyên gia SEO để tăng khả năng tiếp cận trực tuyến. Sau đó là ngân sách chi tiết và số liệu thống kê về tăng trưởng bán hàng.
Kế hoạch làm việc của chủ doanh nghiệp
Tương tự như kế hoạch kinh doanh mà các doanh nhân thường sử dụng, kế hoạch công việc của chủ doanh nghiệp có thể tập trung vào các mục tiêu hàng năm và đề xuất sản phẩm mới. Chúng cũng thường đi kèm nghiên cứu thị trường và các dự đoán dài hạn.
Ví dụ: Chủ sở hữu công ty có thể tạo một mẫu báo cáo kế hoạch công việc bao gồm các mục tiêu hàng năm như tăng 25% lợi nhuận ròng, với các mục tiêu ngắn hạn và cụ thể hơn về cách thực hiện điều đó.
4 bước lập mẫu kế hoạch làm việc nhanh chóng, đơn giản
Bước 1: Đặt mục tiêu và các nhiệm vụ
Bước đầu tiên để tạo một kế hoạch làm việc là đặt mục tiêu và các nhiệm vụ rõ ràng. Mục tiêu nên tập trung vào bức tranh toàn cảnh và cũng phải cụ thể và có thể đo lường được.
Ví dụ: Nếu doanh nghiệp đang tung ra một sản phẩm mới, mục tiêu sẽ là khởi động một chiến dịch truyền thông mạng xã hội mới, với nhiệm vụ có thể là thu hút 20.000 lượt truy cập trang đích sản phẩm trong một tháng tới.
Tốt nhất, nên áp dụng phương pháp đặt mục tiêu SMART cho kế hoạch công việc.
Bước 2: Thiết lập trách nhiệm của thành viên nhóm
Khi đã xác định được mục tiêu, hãy chỉ định các thành viên trong nhóm hành động để biến chúng thành hiện thực. Bên cạnh một nhóm để hoàn thành các mục tiêu cá nhân, cần chỉ định một người lãnh đạo để giữ cho nhóm đi đúng hướng.
Nếu dự án quy mô lớn và có nhiều nhóm, hãy phân cấp nhiều mức quản lý. Khi đó, người quản lý chung toàn dự án có thể giám sát nhiều trưởng nhóm, chỉ trao đổi qua những cá nhân đó và tập trung vào tiến độ chung để giữ cho dự án bám sát lịch trình.
Bước 3: Đặt các mốc thời gian cho dự án
Các mốc thời gian là yếu tố cần thiết để giám sát các thành viên trong nhóm thực hiện nhiệm vụ và hạn chế phát sinh chi phí. Vì chỉ có một khoảng thời gian nhất định để đạt được mục tiêu, bạn sẽ phải chọn lọc chiến lược nhanh nhất với cơ hội sử dụng các phương pháp hiệu quả hơn.
Bước 4: Lập ngân sách
Việc lập ngân sách phải là bước cuối trong quy trình tạo mẫu kế hoạch công việc này, vì một phần nào đó trong kế hoạch có thể bao gồm việc nhận báo giá từ các nhà cung cấp bên thứ ba.
Ngân sách nên chia nhỏ chi phí theo các nhiệm vụ khác nhau cho từng nhóm. Mỗi khi một nhóm đạt được cột mốc mới hoặc hoàn thành một mục tiêu, cần xem lại chi phí và xác định khoản ngân sách còn lại.
Trong trường hợp một nhóm hoặc một nhiệm vụ không nằm trong ngân sách cho phép, bạn có thể phân bổ lại phần còn lại từ các khu vực khác và xác định xem khả năng tài chính có thể tăng lên hay không. Một kế hoạch công việc chi tiết sẽ giúp bạn nhận ra đâu là nơi cần đầu tư thêm và đâu là vấn đề trong chi tiêu.
Mẫu kế hoạch công việc đơn giản cần thiết cho mọi doanh nghiệp
Dưới đây là tổng hợp mẫu kế hoạch công việc bằng excel và word mà bạn có thể dễ dàng sử dụng và tùy chỉnh cho phù hợp để thực hiện dự án tiếp theo của mình.
Mẫu kế hoạch công việc năm
Mẫu kế hoạch công việc năm là công cụ giúp bạn xác định mục tiêu, lập kế hoạch và theo dõi tiến độ công việc trong suốt một năm. Mẫu này bao gồm các phần sau:
- Top những công việc cần ưu tiên trong năm
- Mục tiêu công việc
- Các chỉ số đo lường hoạt động
- Kế hoạch hành động cụ thể cho từng tháng
Mẫu kế hoạch triển khai công việc
Trong mẫu kế hoạch triển khai công việc rất cần thiết cho việc theo dõi tiến độ công việc. Mẫu này gồm phần tóm tắt có các câu hỏi gợi ý nhằm giới thiệu về dự án của bạn. Sau đó gồm có mục tiêu và liệt kê những nguồn lực giúp người thực hiện hình dung rõ ràng nhiệm vụ công việc của mình.
Hay ví dụ về lập kế hoạch dự án như hình dưới đây cũng là mẫu kế hoạch được sử dụng khá nhiều trong công việc.
Mẫu kế hoạch công việc bằng excel đơn giản
Mẫu kế hoạch công việc bằng Excel đơn giản là một công cụ hữu ích giúp bạn quản lý công việc hiệu quả. Các mẫu bao gồm:
- Mẫu kế hoạch công việc tuần file excel
- Mẫu kế hoạch công việc cho nhân viên Marketing, Sales, CSKH, Kế toán...
TẢI XUỐNG MẪU KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC TẠI ĐÂY
Lời kết
Hy vọng những chia sẻ cùng các mẫu kế hoạch công việc trên đây sẽ hữu ích cho quá trình tổ chức và thực hiện dự án của doanh nghiệp bạn. Nếu các quý doanh nghiệp mong muốn tìm kiếm một công cụ quản lý công việc, quản lý dự án hiệu quả hơn, hãy thử trải nghiệm phần mềm SlimCRM. Áp dụng đầy đủ các phương pháp biểu đồ Gantt, Kanban đáp ứng chuẩn PMI, việc quản lý công việc, quản lý dự án với SlimCRM trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
