Thời điểm tốt nhất để thực hiện cold call

Khi nào là thời điểm tốt nhất để thực hiện cuộc gọi điện thoại thăm dò ý kiến ​​bán hàng? Để tìm hiểu, một nghiên cứu với quy mô lớn đã diễn ra vào năm 2019, khai thác dữ liệu cuộc gọi từ hàng triệu cuộc gọi bán hàng để tìm ra thời điểm nào trong ngày là lý tưởng cho các hoạt động bán hàng chính, bao gồm cả thời điểm tốt nhất để thực hiện cold call.

Dưới đây, kết quả của nghiên cứu đó sẽ được tiết lộ. Nhưng quan trọng hơn, có một số phát hiện mới cho năm 2022 với những thay đổi khi bạn theo đuổi những khách hàng tiềm năng của mình.

Trước hết, cold call là gì?

Cold call hay cold calling là thuật ngữ ám chỉ việc tiếp cận khách hàng tiềm năng thông qua những cuộc gọi chào hàng/ tư vấn giới thiệu sản phẩm. Thường thì những cuộc gọi này đa phần hướng tới việc chốt sales ngay trong cuộc gọi đầu tiên.

Tại sao việc biết được thời gian kết nối cuộc gọi cao điểm là rất quan trọng đối với việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Biết khi nào khách hàng tiềm năng có nhiều khả năng sẽ nhấc máy là rất quan trọng. Ngay cả những C-level, họ cũng luôn phải ưu tiên những khách hàng tiềm năng trong những thời điểm khả năng kết nối thành công cao nhất. 
Công nghệ sắp xếp chuỗi bán hàng đã giúp việc lên lịch cuộc gọi (và các hoạt động tiếp cận bán hàng khác như email và tin nhắn) trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Dựa trên nghiên cứu về người lãnh đạo bán hàng (sale leader) từ TOPO (nay là một phần của Gartner) cho thấy rằng: Các lãnh đạo bán hàng đang ưu tiên thực hiện cuộc gọi trực tiếp và coi nó như một kỹ năng quan trọng nhất cần có của những người bán hàng mới. Đó là một chỉ số hàng đầu cho thấy các nhóm phát triển bán hàng vẫn đang coi cold call là một kênh có giá trị. Thời điểm thích hợp để thực hiện cold call là một phần quan trọng trong quá trình thực hiện cuộc gọi trực tiếp, vì gọi điện vào đúng thời điểm có thể tối đa hóa tỷ lệ trả lời của bạn, do đó tối đa hóa các cuộc trò chuyện bán hàng và cuối cùng là cơ hội.

Thời điểm tốt nhất để thực hiện cold call vào năm 2022?

Dựa trên xem xét tỷ lệ kết nối cuộc gọi theo thời gian trong 90 ngày qua của Revenue, cho thấy kết quả vô cùng thú vị. Như bạn sẽ thấy bên dưới, chúng không phù hợp với kết quả từ nghiên cứu năm 2019. Điều này có thể tương quan với sự thay đổi hành vi giữa những người ra quyết định mua hàng.
Vì vậy, chúng tôi đã tìm thấy gì từ việc xem xét dữ liệu cuộc gọi này?

Có vẻ như những người ra quyết định mua hàng thường là vào buổi chiều muộn hơn. Với mức độ tương tác cao nhất là trong khoảng thời gian 4-5 giờ chiều. Khung giờ này được theo dõi chặt chẽ bởi khoảng 3-4 giờ chiều và 5-6 giờ chiều. 
Vậy bài học rút ra là gì? Các nhóm bán hàng nên cân nhắc lên lịch các cuộc gọi đi và trình tự các hành động với các mục tiêu hàng đầu trong khung giờ chiều muộn (3 - 6 giờ chiều theo múi giờ của riêng khách hàng).
Khi thấy những kết quả này, chúng tôi muốn chia sẻ chúng với bạn ngay lập tức, vì chúng ngược lại với nghiên cứu năm 2019. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể xem xét nghiên cứu năm 2019 vì chúng phản ánh một nghiên cứu quy mô lớn hơn trên nhiều ngành. Nhưng bạn nên cân nhắc, đặc biệt nếu bạn đang bán phần mềm SaaS như chúng tôi, hãy thử nghiệm cold call lúc chiều muộn với các khách hàng tiềm năng hàng đầu.

Tại sao tìm kiếm vào buổi chiều muộn lại có ý nghĩa

Trong bán hàng B2B, điều quan trọng cần nhớ là các khách hàng tiềm năng của bạn cũng có một công việc để làm. Và khi họ tập trung vào công việc đó, họ sẽ ít có khả năng nhấc điện thoại lên để trò chuyện với một người lạ. Vào cuối buổi chiều, các công việc quan trọng có thể không còn và các yêu cầu từ đồng nghiệp có thể sẽ giảm dần. Rất ít khả năng khách hàng tiềm năng của bạn sẽ tham gia một cuộc họp dự án quan trọng vào giờ này, đúng chứ? 
Buổi chiều muộn có phải là thời điểm tốt duy nhất để kết nối với những khách hàng tiềm năng không? Hãy cùng xem dữ liệu năm 2019 để thấy một cơ hội tiềm năng khác giúp thực hiện cold call thành công.
Nghiên cứu 2019 - Khi nào là thời điểm tốt nhất để thực hiện cold call?
Nghiên cứu 2019 cho thấy rằng thời gian tốt nhất để gọi cho khách hàng tiềm năng (theo múi giờ của riêng khách hàng) là vào buổi sáng muộn.
Cold call vào buổi sáng muộn có hiệu quả vì một số lý do sau. Các chuyên gia làm việc bắt đầu một ngày của họ vào những thời điểm khác nhau, nhưng phần lớn là ở văn phòng vào lúc sáng muộn.
Mặc dù các cuộc họp thường được sắp xếp vào những giờ này, nhưng điều đó cũng có nghĩa rằng đây là thời gian trong ngày mà họ mong đợi được nghe ý kiến ​​từ mọi người, điều này có thể khiến họ có nhiều khả năng nghe điện thoại hơn.

Hãy nhớ rằng dữ liệu này dành cho tất cả các cuộc gọi được thực hiện thông qua nền tảng Revenue.io vào năm 2019 - bao gồm các cuộc gọi được thực hiện giữa các chuyên gia kinh doanh đã có mối quan hệ từ trước. Đối với hầu hết các đại diện bán hàng, một biểu đồ hữu ích hơn sẽ là biểu đồ cụ thể các cold call (xem nghiên cứu năm 2022 ở trên).
Theo dữ liệu cuộc gọi năm 2019, thời gian tốt nhất để thực hiện cold call là 9 giờ sáng theo múi giờ địa phương của người nhận cuộc gọi.
Tỷ lệ kết nối cuộc gọi cao nhất trong khoảng thời gian từ 8 giờ sáng đến 11 giờ sáng theo múi giờ của người nhận cuộc gọi.
Điều đó có nghĩa là các đại diện phát triển bán hàng hoặc bất kỳ ai thực hiện các cuộc gọi thăm dò đều có thể thử cấu trúc thực hiện cold call trong ngày bằng cách ưu tiên các phiên buổi sáng cho các cuộc gọi.
Bạn có thể xem biểu đồ này để biết mô tả chi tiết về thời điểm mà hầu hết các nhóm thực hiện cold call và thời điểm mà khách hàng tiềm năng nhấc máy.

Các đại diện bán hàng không nhất thiết phải tránh thực hiện cuộc gọi trong thời gian mà khả năng kết nối thấp hơn - những khả năng kết nối thấp hơn đó chỉ đơn giản là thời điểm mà khách hàng tiềm năng ít có khả năng nhấc máy hơn, nhưng điều đó không có nghĩa là họ sẽ không bao giờ trả lời điện thoại vào thời điểm đó. Bài học chỉ đơn giản là ưu tiên các khách hàng tiềm năng nhất cho các khung thời gian mà họ có nhiều khả năng nhấc máy được.

Thời điểm tốt nhất để thực hiện cuộc gọi thăm dò (prospecting calls) dựa trên múi giờ

Thời điểm tốt nhất để thực hiện các cuộc gọi thăm dò trong ngày là bất cứ khi nào khách hàng tiềm năng của bạn nhấc máy. Điều này có nghĩa rằng việc cấu trúc ngày của bạn theo giờ làm việc của lãnh thổ bán hàng và thực hiện cuộc gọi của bạn trong thời gian tốc độ kết nối cao nhất của họ là điều rất quan trọng. Ví dụ: Nếu khách hàng của bạn ở Việt Nam thì bạn hãy gọi theo khung giờ Việt Nam, và nó sẽ khác với khách hàng ở Hoa Kỳ. 

Khi nào là thời điểm tệ nhất để gọi cho khách hàng tiềm năng?

Thời gian tệ nhất để gọi cho khách hàng tiềm năng là ngoài giờ làm việc. Trong thời gian này, không chỉ tỷ lệ kết nối thấp hơn mà một cuộc gọi điện thoại có thể làm phiền khách hàng tiềm năng của bạn. Việc kêu gọi khách hàng tiềm năng trong thời gian cá nhân của họ thường là không thể dự đoán được.
Trong giờ làm việc, thời gian tệ nhất để gọi cho khách hàng tiềm năng là khoảng 1 giờ chiều. Tùy thuộc vào ngày làm việc của họ, hầu hết các khách hàng tiềm năng đều dành thời gian đi ăn với đồng nghiệp, nghỉ ngơi hoặc dành thời gian tập trung cần thiết trong những giờ này.
Tỷ lệ trả lời này cũng trùng khớp với mức giảm năng lượng mà nghiên cứu cho thấy là phổ biến ở các chuyên gia làm việc ngay sau bữa trưa. Nhiều người trong chúng ta cảm thấy năng lượng tạm lắng xuống trong thời gian này và điều đó có nghĩa là chúng ta ít sẵn sàng tương tác với một người không quen biết qua điện thoại vào giờ này.

Làm cách nào bạn có thể tạo dữ liệu về thời gian tốt nhất để gọi khách hàng tiềm năng có thể thực hiện được?

Giờ đây, chúng ta đã biết về thời điểm tối ưu để gọi điện cho các doanh nghiệp và khách hàng tiềm năng, chúng ta sẽ làm gì với thông tin này?
Lời khuyên tốt nhất dành cho các đại diện bán hàng muốn tiếp cận nhiều khách hàng một cách thường xuyên là lên lịch trong ngày xung quanh khối lượng cuộc gọi và coi các chỉ số này như điểm chuẩn.
Đối với các khối thời gian, hãy dành ra một giờ mỗi lần cho các cuộc gọi thăm dò của bạn, nhiều lần trong ngày. Nếu đây chỉ là những cuộc gọi thông thường hoặc các bước trong chu trình bán hàng, hãy đảm bảo rằng bạn đã chuẩn bị sẵn danh sách khách hàng tiềm năng, với số điện thoại, tên và tất cả lịch sử theo ngữ cảnh về sự gắn bó của họ với công ty của bạn. Sau đó, khi thời gian cho cuộc gọi đã lên lịch của bạn đến, bạn sẵn sàng để bắt đầu quay số trong danh sách của mình và không phải lãng phí thời gian để nghiên cứu khách hàng tiềm năng.
Có rất nhiều cạm bẫy có thể chiếm thời gian của nhân viên bán hàng, ngăn chúng ta dành nỗ lực tập trung vào những vấn đề quan trọng. Nếu chúng ta có thể giữ kỷ luật theo cuộc gọi đã lên lịch trong thời gian kết nối cao điểm, ta sẽ có nhiều khả năng tiếp cận khách hàng và tạo ra nhiều cơ hội hơn cho đường ống bán hàng của mình.
Hãy nhớ rằng những điểm dữ liệu này được sử dụng tốt nhất làm điểm chuẩn - nói cách khác, chúng là nơi khởi đầu hữu ích để đưa ra quyết định về cách sử dụng thời gian để bán hàng. Điều cực kỳ quan trọng của quy trình quản lý bán hàng là phải bắt đầu thu thập dữ liệu của riêng mình về tỷ lệ kết nối cao nhất, vì thị trường cụ thể và đối tượng mục tiêu của mỗi người sẽ có những sắc thái và sự khác biệt so với các điểm dữ liệu được tổng quát trên nhiều ngành.
Cho dù tìm thấy kết quả tốt nhất vào sáng muộn hay buổi chiều thì điều đó có thể phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố. Nhưng điều quan trọng là phải thử nghiệm và hơn hết là đo lường kết quả theo thời gian trong ngày. 

Tìm kiếm tiềm năng và tài nguyên để thực hiện cold call

Đây là những hỗ trợ quan trọng mà bạn có thể sử dụng để đưa “trò chơi tìm kiếm khách hàng tiềm năng” của mình lên một tầm cao mới.

Đường ống bán hàng và điểm chuẩn doanh thu năm 2022

Đường ống bán hàng là quy trình bán hàng mô tả các giai đoạn của khách hàng tiềm năng để trở thành khách hàng, triển vọng được chuyển tiếp sang cấp độ tiếp theo sau khi mỗi giai đoạn đường ống kết thúc.
Nếu bạn đang đau đầu với việc xác định đường ống bán hàng của mình và thời điểm thích hợp trong đường ống để chuyển hóa họ thành khách hàng tiềm năng. Đồng thời, bạn muốn biết báo cáo điểm chuẩn doanh thu của mình mà không phải vò đầu bứt tai tính toán. Thì hãy thử dùng công cụ số hóa chuẩn đơn giản, chi phí hợp lý với doanh nghiệp vừa và nhỏ giúp bạn vứt tất cả những lo lắng đó ra sau đầu.

Điểm chuẩn của nhóm RevOps 2022

RevOps là nhóm này chịu trách nhiệm liên kết các hoạt động và hỗ trợ các bộ phận bán hàng, tiếp thị và dịch vụ để tất cả đều góp phần vào tăng trưởng doanh thu của doanh nghiệp.
48% các công ty B2B hiện nay có chức năng RevOps. Thực tế, có nhiều bạn hỏi: Số liệu này có nhiều không? Nó có tăng so với năm ngoái không? Tại sao và làm thế nào tất cả các công ty này hoạt động với RevOps? Nó có đáng không?
Để trả lời ít nhất một vài câu hỏi đó, 48% là rất nhiều! Và nó tăng 15% so với năm ngoái. 
Bên trong báo cáo, bạn cũng sẽ tìm thấy câu trả lời cho tất cả các câu hỏi khác (và một số phát hiện thú vị về những gì đang thực sự cản trở sự liên kết giữa các bộ phận - nhưng chúng tôi sẽ để những điều đó là một bất ngờ).

Lời kết

Trên thực tế, có nhiều giải pháp hỗ trợ đường ống bán hàng và thúc đẩy sự liên kết giữa các bộ phận để cùng tăng doanh thu của doanh nghiệp. Khác với việc cần có nhóm chịu trách nhiệm RevOps đông đảo, bạn chỉ cần 1 công cụ duy nhất để làm điều này và bạn có thể làm được điều đó chỉ sau 1-2 lần sử dụng mà không cần tốn nhiều thời gian học các kiến thức, kĩ thuật, công thức tính toán.
Dùng thử ngay SlimCRM - Phần mềm tăng năng lực quản trị và bán hàng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.