Phần mềm Quản lý Công văn

Phần mềm Quản lý công văn, tài liệu cung cấp đầy đủ các tính năng quản lý công văn đến, công văn đi, quản lý công văn nội bộ giúp tiết kiệm tối đa thời gian và công sức xử lý văn bản, công văn cho doanh nghiệp. 

Nhu cầu quản lý công văn và tài liệu tại các doanh nghiệp Việt Nam

Công tác văn thư đối với các tổ chức lớn, các đơn vị có nhiều hoạt động trao đổi với khách hàng, đối tác, cơ quan nhà nước, hội viên,.. có số lượng hàng ngày phát sinh là vấn đề rất quan trọng, ảnh hưởng lớn tới uy tín của đơn vị. Công việc này sẽ rất mất thời gian và dễ nhầm lẫn, thiết sót nếu thực hiện bằng thủ công. Bạn hãy thử hình dung công việc đơn giản nhất mỗi ngày của Văn thư phải Photo văn bản và gửi tới từng phòng ban/ cá nhân đồng thời lấy chữ ký xác nhận sẽ mất bao lâu cho mỗi văn bản và mỗi người nhận, chưa kể tới các trục trặc như máy photo, không gặp được người cần giao, các văn bản cần chuyển gấp,..  Vì vậy, phần mềm Quản lý công văn là một giải pháp cần thiết.

Quy trình Quản lý Công văn, tài liệu trong doanh nghiệp

Bên cạnh việc quản lý các công văn đến và lưu trữ nội bộ, doanh nghiệp cũng cần chú tâm đến quản lý văn bản đi. Quá trình xử lý văn bản đi trải qua các bước như sau:

• Ghi chính xác số và ngày, tháng, năm của văn bản, kiểm tra kỹ thể thức trình bày. 

Số được ghi theo hệ thống số chung. Nếu phát hiện có sai sót trong thể thức cần báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

• Đăng ký văn bản đi

Công văn đi có thể được đăng ký bằng sổ hoặc cơ sở dữ liệu trên máy tính

• Nhân bản công văn, đóng dấu cơ quan và đóng dấu chỉ mức độ khẩn

Nhân bản theo đúng số lượng xác định ở phần nơi nhận. Đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo. 

• Hoàn thiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Làm bì và tiến hành chuyển phát văn bản. Theo dõi để tránh tình trạng văn bản thất lạc.

• Lưu công văn đi

Mỗi văn bản đi cần lưu hai bản: 1 bản tại Văn thư và 1 bản lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.

Lợi ích của phần mềm Quản lý tài liệu, công văn

Phần mềm Quản lý Công văn là một bước Chuyển đổi số của tổ chức dễ thực hiện nhất nhưng đem lại hiệu quả dễ thấy nhất:

• Phân phối Công văn tức thời tới người đọc (tăng hiệu suất làm việc ít nhất gấp 10 lần)
• Tiết kiệm chi phí văn phòng (giấy, mực, máy photo, máy in, sổ sách, tủ và diện tích lưu trữ, điều kiện bảo quản) => giảm thiểu ô nhiễm môi trường, góp phần xây dựng lối sống xanh EcoGreen / EcoLife
• Tra cứu, đọc và phân phối lại Công văn một cách nhanh chóng, bảo mật
• Hỗ trợ cảnh báo nhắc nhở về Hạn trả lời các Công văn đến => giảm thiểu rủi ro và sai sót đối với Công văn cần trả lời

Phần mềm quản lý tài liệu, công văn Vtranet

Vtranet là một phần mềm tiện ích cho việc quản lý các công văn đi và đến, mang đến một loạt tính năng phong phú với mức giá phải chăng, phù hợp với túi tiền của người dùng. Dưới đây là những lý do bạn nên sử dụng phần mềm Vtranet:

• Phần mềm Quản lý công văn đi đến nhiều tính năng với chi phí hợp lý, vừa túi tiền.
• Được phát triển bởi công ty phần mềm Vinno thành lập năm 2004 với kinh nghiệm triển khai phần mềm cho hơn 1000 khách hàng.
• Hoạt động hoàn toàn trên công nghệ web. Cho phép truy cập từ xa mọi lúc, mọi nơi.
• Bảo mật, an toàn, đáp ứng các yêu cầu khắt khe nhất của Tổ chức tài chính, Ngân hàng, Cơ quan nhà nước
• Phần mềm linh hoạt - có thể mở rộng quy mô và thích nghi với sự thay đổi của doanh nghiệp.
• Dịch vụ hỗ trợ và bảo hành chuyên nghiệp 24/7.

Chức năng chính của phần mềm quản lý công văn Vtranet:

• Công văn đến:
  • Thêm mới Công văn và đính kèm file
  • Ghi nhận ý kiến chỉ đạo và phân công của Lãnh đạo
  • Phân phối Công văn đến các tài khoản phòng ban, đơn vị, cá nhân
  • Theo dõi được lịch sử truy cập xem, tải Công văn và trả lời
  • Cảnh báo nhắc nhở đối với các Công văn có yêu cầu trả lời
• Công văn đi:
  • Cho phép kết nối với Công văn đến (nếu cần)
  • Theo dõi, ghi nhận và và tự động cấp số Công văn
• Công văn nội bộ
• Danh bạ
• Lịch họp của Lãnh đạo
• Hệ thống Tài liệu sử dụng chung
• Kết nối đồng bộ xác thực Tài khoản với LDAP, Email 
• Chặn tải file Công văn và chỉ cho phép xem trực tuyến

Chức năng chính của phần mềm quản lý tài liệu ISO Vtranet

• Đúng theo tiêu chuẩn Quy trình Ban hành tài liệu ISO

• Tự động chuyển đổi file văn bản (Excel, Word, PowerPoint) thành PDF

• Bảo mật thông tin, hạn chế download tài liệu

• Xem tài liệu online không cần cài đặt thêm bất kỳ phần mềm nào.

• Truy cập phần mềm mọi lúc mọi nơi trên nhiều thiết bị chỉ cần có Internet

• Tách biệt giao diện bộ phận sử dụng tài liệu ISO và bộ phận quản lý tài liệu ISO

• Thống kê số lần xem tài liệu, số lần download tài liệu tức thì

• Phân quyền truy cập tài liệu theo chức vụ, phòng ban

• Phần mềm dễ dàng sử dụng (nhiều trình độ khác nhau)

• Góp ý xây dựng Tài liệu trong quá trình sử dụng

• Báo cáo thống kê Tài liệu, hiệu suất của Nhân viên phòng ISO

Để được tư vấn và nhận báo giá chi tiết, bạn vui lòng truy cập tại đây!

Phần mềm quản lý văn bản Doceye

Đây là một phần mềm miễn phí dành cho việc quản lý tài liệu và hồ sơ, đáp ứng đầy đủ các tính năng từ cơ bản đến nâng cao, đáp ứng nhu cầu của nhiều doanh nghiệp. Sử dụng phần mềm này trong quá trình quản lý hồ sơ sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tăng cường hiệu suất và hiệu quả làm việc.

Các tính năng đáng chú ý:

• Hỗ trợ việc thu thập, phân loại và chỉnh sửa thông tin tài liệu.

• Không có giới hạn về số lượng tài liệu có thể quản lý và chia sẻ.

• Đảm bảo mức độ bảo mật cao đối với dữ liệu.

Phần mềm quản lý tài liệu online CloudOffice

CloudOffice là một phần mềm chuyên nghiệp hàng đầu hiện nay cho việc quản lý văn bản điện tử. CloudOffice được thiết kế một cách khoa học và tích hợp các tính năng như chia sẻ thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý văn bản. Ngoài ra, phần mềm cũng hỗ trợ chức năng theo dõi và xử lý văn bản, cũng như quản lý công việc từ xa thông qua mạng Internet.

Với CloudOffice, người dùng có thể cập nhật và chỉnh sửa tài liệu trực tiếp trên phần mềm mà chỉ cần kết nối internet. Hơn nữa, CloudOffice còn được đánh giá cao với một số tính năng tuyệt vời khác như:

• Giao diện thân thiện và các thao tác xuất - nhập dễ sử dụng.

• Tự động đính kèm tệp tin vào tất cả các tài liệu khi gửi.

• Người dùng có thể dễ dàng xem và để lại nhận xét trong bảng nhận xét hoặc chỉnh sửa.

• Người quản lý có thể phê duyệt trực tiếp từ xa.

• Cho phép người dùng tùy chỉnh các tính năng theo nhu cầu sử dụng và loại tài liệu lưu trữ.

Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ Lạc Việt DMS

Phần mềm quản lý văn bản miễn phí của Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt, gọi là Lạc Việt DMS (Document Management System), là một giải pháp phần mềm nhằm hỗ trợ các tổ chức, đơn vị và doanh nghiệp trong việc quản lý tài liệu hiệu quả, đồng thời tăng cường năng suất làm việc và giảm thiểu rủi ro về bảo mật thông tin. Với Lạc Việt DMS, người dùng có thể quản lý tài liệu một cách thuận tiện, tìm kiếm nhanh chóng, chia sẻ an toàn và đồng bộ dữ liệu trên nhiều thiết bị khác nhau.

Các tính năng nổi bật của Lạc Việt DMS bao gồm:

• Quản lý tài liệu trực tuyến

• Quản lý quyền truy cập

• Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng

• Tương tác thông minh

• Tích hợp với các hệ thống khác

Phần mềm quản lý văn bản EFY

EFY là một phần mềm hỗ trợ công tác điều hành và xử lý văn bản đến, văn bản đi và hồ sơ công việc trong các cơ quan và tổ chức. Đặc biệt, EFY cung cấp khả năng hỗ trợ doanh nghiệp trong việc số hóa công tác quản lý văn bản, quy trình truy xuất và lưu trữ thông tin một cách hiệu quả.

Ngoài ra, EFY còn được trang bị các tính năng đáng chú ý như sau:

• Giao diện thân thiện và chương trình dễ sử dụng.

• Tiết kiệm thời gian, giảm chi phí quản lý hành chính và nâng cao tính chuyên nghiệp.

• Cung cấp khả năng lưu trữ, xử lý, truy xuất và báo cáo các dữ liệu thống kê.

• Hỗ trợ lưu trữ số lượng tài liệu không giới hạn.

Ứng dung phần mềm quản lý văn bản nội bộ Faceworks

Faceworks là một phần mềm quản lý công văn được biết đến rộng rãi trong cộng đồng doanh nghiệp. Với tính năng tiên tiến và khả năng sử dụng dễ dàng, phần mềm này mang lại sự nhanh chóng, chính xác và hiệu quả trong việc quản lý hồ sơ.

Các đặc điểm nổi bật của phần mềm bao gồm:

• Tính linh hoạt: Có khả năng tùy chỉnh để phù hợp với từng loại mô hình, doanh nghiệp cụ thể.

• Quản lý hồ sơ trực tuyến: Cho phép quản lý hồ sơ trực tuyến từ bất cứ đâu, đem lại sự thuận tiện và linh hoạt.

• Tiết kiệm thời gian: Cung cấp các công cụ giúp tổ chức, tìm kiếm và truy cập hồ sơ và tài liệu một cách dễ dàng, giúp tiết kiệm thời gian tối đa.

• Bảo mật thông tin: Đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin, mang lại sự yên tâm khi sử dụng.

• Giao diện dễ sử dụng: Với giao diện trực quan và thân thiện, người dùng có thể nhanh chóng làm quen và sử dụng phần mềm một cách hiệu quả.

Phần mềm quản lý văn bản C-Office

C-Office, một ứng dụng phần mềm được CMCTS phát triển, tập trung vào quản lý văn bản và điều hành bảo mật. Hệ thống này đáp ứng đặc biệt về bảo mật thông tin. C-Office mang lại sự an toàn và tiện lợi trong việc quản lý và lưu trữ văn bản cho doanh nghiệp, đồng thời bảo vệ thông tin quan trọng khỏi các mối đe dọa an ninh mạng và lỗi phát sinh trong quá trình quản lý.

C-Office có những điểm đáng chú ý sau:

• Tạo kho dữ liệu trực tuyến để lưu trữ và quản lý các tài liệu.

• Sử dụng công nghệ mã hóa để bảo vệ thông tin khỏi các cuộc tấn công và xâm nhập trái phép.

• Quản lý quyền truy cập và phân quyền cho người dùng, giúp hạn chế truy cập không hợp lệ vào các tài liệu quan trọng.

• Hỗ trợ tính năng tìm kiếm thuận tiện và nhanh chóng.

• Hỗ trợ tính năng sao lưu dữ liệu định kỳ để đảm bảo an toàn cho dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý tài liệu XaitPorter

XaitPorter là một phần mềm quản lý tài liệu đám mây dành cho doanh nghiệp, với mục tiêu hỗ trợ quản lý dự án và tài liệu. Nó cho phép nhiều người cùng làm việc trên cùng một tài liệu một cách dễ dàng. XaitPorter tích hợp nhiều tính năng như tạo, quản lý, chỉnh sửa, đồng bộ hóa và chia sẻ tài liệu. Ngoài ra, phần mềm này cũng hỗ trợ tùy chỉnh và tích hợp với các công cụ khác như Microsoft Word và Excel.

XaitPorter có những điểm nổi bật sau:

• Tính năng phân chia công việc và đánh giá tiến độ giúp quản lý dự án trở nên thuận tiện hơn.

• Hỗ trợ chức năng kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp để đảm bảo tính chính xác của tài liệu.

• Đi kèm với công cụ đánh dấu, chú thích và phản hồi, giúp thành viên trong nhóm tương tác và giải quyết các vấn đề liên quan đến tài liệu.

• Khả năng lưu trữ tài liệu trên đám mây giúp việc truy cập và chia sẻ giữa các thành viên trong nhóm trở nên thuận tiện hơn.

Phần mềm quản lý văn bản Templafy

Templafy là một phần mềm quản lý văn bản điện tử được thiết kế nhằm hỗ trợ doanh nghiệp tạo, quản lý và phân phối nội dung một cách hiệu quả và thuận tiện. Nó giúp giảm thiểu thời gian tìm kiếm và chỉnh sửa tài liệu, đồng thời nâng cao tính chuyên nghiệp và đồng bộ hóa nội dung của doanh nghiệp.

Templafy có những đặc điểm nổi bật sau:

• Đồng nhất hóa văn bản: cho phép thiết lập và đồng bộ hóa các mẫu văn bản, biểu mẫu và báo cáo, đảm bảo tính nhất quán và sự chính xác trong các tài liệu phát hành.

• Tăng năng suất: cung cấp nhiều tính năng tự động giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc.

• Bảo mật thông tin: kiểm soát quyền truy cập và quản lý dữ liệu, bảo vệ thông tin quan trọng của doanh nghiệp.

• Tích hợp với các ứng dụng khác: tích hợp tốt với các ứng dụng như Microsoft Word, PowerPoint và Excel, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc.

• Dễ sử dụng: giao diện đơn giản, thân thiện người dùng giúp nhân viên dễ dàng tiếp cận và sử dụng phần mềm một cách thuận tiện.

Phần mềm quản lý văn bản giaduynguyen.com

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp để quản lý văn bản và công văn trong doanh nghiệp, giaduynguyen.com có thể là một nguồn tham khảo hữu ích. Phần mềm quản lý văn bản điện tử này không chỉ đơn thuần là một công cụ lưu trữ văn bản, mà còn hỗ trợ hiệu quả trong việc quản lý các loại công văn khác nhau.

Sử dụng giaduynguyen.com, doanh nghiệp có thể tiết kiệm rất nhiều chi phí. Đồng thời, phần mềm cũng cung cấp khả năng trao đổi thông tin nhanh chóng và kịp thời giữa các bộ phận và phòng ban.

Người dùng đánh giá cao giaduynguyen.com vì giao diện được sử dụng bằng tiếng Việt và khả năng thống kê số liệu nhanh chóng. Bên cạnh đó, việc phân loại dữ liệu miễn phí cũng là một điểm cộng giúp các công ty tiết kiệm chi phí.

Liên hệ tư vấn

• Gửi yêu cầu tư vấn online: [ BẤM VÀO ĐÂY ]
• Hotline tư vấn: 0988.140.968 / 091.2608.723