Quản trị hẳn không phải khái niệm lạ lẫm với nhiều doanh nghiệp. Bất kỳ một công ty, tổ chức, doanh nghiệp hay một quốc gia thì đều cần đến quản trị. Quản trị là yếu tố tạo nên sự thành công của tổ chức. Vậy quản trị là gì và quản trị khác với quản lý ở điểm nào? Cùng Vinno tìm hiểu qua bài viết này nhé.
Nội dung bài viết
Khái niệm về quản trị
Theo James Stoner và Stephen Robbins:
“Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra”.
Bản chất của quản trị là gì?
Đó chính là tạo ra giá trị thặng dư. Chức năng chính của quản trị là việc đưa ra các quyết định.
4 chức năng quản trị:
Hoạch định: mục tiêu, phương hướng, Chương trình hành động; Biện pháp kiểm soát; Cải tiến phát triển tổ chức
Tổ chức: sơ đồ tổ chức, mô tả nhiệm vụ; xây dựng tiêu chuẩn cho từng công việc
Lãnh đạo: lãnh đạo và chỉ huy; thiết lập các mối quan hệ; động viên
- Kiểm soát: để đảm bảo tổ chức đang vận hành đúng theo mục tiêu, phương hướng đề ra; điều chỉnh những sai sót
Sự khác nhau giữa nhà quản trị và nhà quản lý
Nhà quản trị cần có tầm nhìn, có khả năng động viên, thúc đẩy và truyền cảm hứng cho nhân viên; Đặt ra các chiến lược; Do the Right Things
Nhà quản lý cần có khả năng tổ chức, có phẩm chất kiên định, linh hoạt và làm việc hiệu quả; Quản lý quan tâm đến chiến thuật và phương án nhiều hơn. Quản lý là làm mọi thứ được cho phép một cách tối ưu – Do the things right.
Về bản chất: Chức năng của quản trị là đưa ra quyết định. Quản trị thành lập ra mục tiêu, chính sách cho tổ chức. Chức năng của quản lý là thi hành. Quản lý là hành động để thực hành chính sách đã được quyết định bởi quản trị.
Về quá trình: Quản lý quyết định ai, như thế nào? Quản trị quyết định trả lời cho câu hỏi cái gì và bao giờ?
Về cấp bậc: Quản trị là cấp cao nhất Quản lý là hoạt động cấp trung
Về chức năng: Quản lý có chức năng thi hành. Người quản lý hoàn thành công việc của mình dưới sự giám sát nhất định. Chức năng quan trọng nhất của quản lý là thúc đẩy và kiểm soát nhân viên. Quản trị có chức năng tư duy.Các kế hoạch và chính sách được quyết định dựa theo các tư duy. Chức năng quan trọng nhất của quản trị là lập kế hoạch.
Các mô hình quản lý
Quản trị là nghệ thuật đạt được mục đích thông qua người khác.
Trong một tổ chức lãnh đạo cao nhất đóng vai trò là Người Quản tri để Hoạch định, tổ chức; lãnh đạo và kiểm soát tổ chức thông qua thiết lập Mục đích, định hướng chiến lược, bộ máy tổ chức; tạo môi trường kết nối; kiếm soát đảm bảo đạt mục tiêu, phương hướng
Vậy đối với một tổ chức điều quan trọng nhất là xác định được Mục đích và sử dụng nguồn lực để đạt được mục đích – Do the Right things
Nhà quản lý – Do the things right: Là người thực thi/triển khai các ý tưởng của nhà Quản trị (lãnh đạo)
Các hệ thống quản lý và các Cán bộ quản lý hệ thống khi triển khai các Mô hình hệ thống quản lý (chất lượng, an toàn, an ninh…) điều đầu tiên phải kết nối được hệ thống quản lý với Mục đích và định hướng chiến lược của nhà quản trị - trong trường hợp này là lãnh đạo cao nhất) để đảm bảo tính thống nhất và đạt được mục tiêu chung/chiến lược thông qua việc xác định kết quả đầu ra mong đợi của Hệ thống là gì?
Các mô hình hệ thống quản lý giúp trả lời cho câu hỏi Do the things right
Tại sao lại là Hệ thống? Hệ thống là tập hợp các yếu tố có liên quan và tương tác với nhau: sự liên quan và tương tác là điều quan trọng tạo nên hệ thống từ các yếu tố riêng biệt: Ví dụ như từ các Thanh sắt riêng lẻ có thể kết hợp với nhau tạo nên Tháp Eiffel với một kết cấu/hệ thống đồ sộ
Hệ thống quản lý là tập hợp các yếu tố có liên quan hoặc tương tác lẫn nhau của một tổ chức để thiết lập chính sách, mục tiêu và các quá trình để đạt được mục tiêu đó: Thiết lập chính sách mục tiêu chính là để xác định rõ mục đích cần đạt được (công việc chỉ thực sự có giá trị khi mục đích được xác định và có thể đạt được)
Chính sách là định hướng còn mục tiêu là lộ trình từng bước đạt được chính sách; Mục tiêu xây dựng dựa trên việc xác định các KPI cho từng hoạt động/quá trình ưu tiên và được cụ thể hóa bằng các chỉ tiêu ví dụ như đối với Công ty vận chuyển thì KPI là số lít xăng tiêu thụ/100km vận chuyển, chỉ tiêu là nhỏ hơn 10 lít/100km); Để triển khai Các chiến lược thì nhà Quản trị có thể dụng BSC (Balance Score Card) thống qua 4 khía cạnh: Tài chính; Khách hàng; Nội tại; Nhận thức và đổi mới
Xem thêm: Quản lý kế hoạch chỉ tiêu KPI hiệu quả với giải pháp Vtranet
Khi đã xác định rõ mục đích/định hướng việc tiếp theo xác định các Quá trình cần thiết để đạt được các chính Sách và mục tiêu này (đây là Công đoạn P trong vòng tròn P D C A gồm các định mục tiêu và các quá trình cần thiết để đạt được mục tiêu phù hợp với chính sách)
Quá trình là tập hợp hoạt động có liên quan hoặc tương tác với nhau để biến đầu vào thành đầu ra dự kiến;
Quản lý quá trình: là suy nghĩ tập chung vào quá trình (Công đoạn, hệ thống, phương pháp, công việc..) thay vì kết quả
Để xác định các quá trình cần thiết thì cần căn cứ vào định hướng chiến lược, bối cảnh tổ chức, Mô hình kinh doanh (Nhà máy Toyota khác với Showroom Toyota); sản phẩm/dịch vụ….
Để đạt được mục tiêu tổng thể thì mỗi quá trình phải đạt được kết quả đầu ra mong đợi của chúng thông qua xác định và thiết lập các KPI (cho các quá trình quan trọng, ưu tiên)
Để giảm thiểu rủi ro trong việc đạt được đầu ra mong đợi của từng quá trình cần cân nhắc áp dụng các công cụ như FMEA (xác định sai lỗi và tác động)
Tuy nhiên hiệu lực thực sự của quá trình sẽ được đánh giá dựa trên chỉ số CPk (năng lực quá trình)
Để tối ưu quá trình áp dụng VSM – sơ đồ chuối giá trị để giảm thiểu lãng phí
Trên nền tảng chức năng đã được thiết lập bước tiếp theo là tích hợp các chức năng và Tối ưu tài nguyên thông qua hệ thống ERP (ví dụ SAP) giúp cho kiểm soát toàn bộ và tối ưu nguồn lực, các dữ liệu được tập chung và chia sẻ…
Thông qua các ứng dụng như IOT, Bigdata, AI, điện toán đám mây, Robostic.. giúp tăng năng suất và tối ưu hóa quá trình sản xuất lên một tầm cao mới
Để cải tiến có thể cân nhắc tới Chuẩn đối sánh (Benchmarking): Quá trình đo lường hiệu suất của Sản phẩm/dịch vụ hoặc quá trình của tổ chức với Doanh nghiệp được coi là tốt nhất trong ngành. Áp dụng các quá trình và chính sách đã được áp dụng với hoạt động tốt nhất trong ngành.
Để biêt Mức độ trưởng thành của hệ thống xây dựng bộ tiêu chí chấm điểm về mức độ trường thành đối với chỉ số quan trọng (Ví dụ thang điểm từ 1-5, nhà máy Toyota việt sau khi chấm điểm đạt mức 3,2)
Tổng kết
Thành công có thể đo được bằng chức vị, tiền bạc. Nhưng cái tâm, cái tình do nhà quản trị đặt vào công việc thì ai có thể so? Quản trị là nghệ thuật đạt được mục đích thông qua người khác. Đối với sự phát triển của mọi tổ chức, cộng đồng hay cả quốc gia thì quản trị có vai trò vô cùng quan trọng. Việc tìm hiểu quản trị là gì và phân biệt quản trị với các thuật ngữ khác giúp tổ chức định vị được vai trò, chức năng của quản trị. Từ đó, tổ chức tiến hành quản trị và sắp xếp công việc một cách hiệu quả, tối ưu nhất!
Nguồn: FB Long Dang Thanh - GR ISO VIETNAM
