Thế giới Agency rất đa dạng, mỗi loại hình agency khác nhau sẽ có vị trí đặc thù khác nhau, vì vậy trong case study này, SlimCRM.vn sẽ lấy ví dụ về cách một Creative Agency thực hiện công việc dự án khi ứng dụng phần mềm CRM.
Đầu tiên, chúng ta tìm hiểu về các đặc thù trong công việc của các agency
Nội dung bài viết
Đặc thù công việc của Agency.
- Quản lý và chạy dự án cho nhiều khách cùng lúc: Account là đầu mối liên lạc duy nhất của client, mọi luồng thông tin trao đổi giữa Client – Agency như dự án đang chạy tới giai đoạn nào, công việc nào đang quá hạn, content đã đạt yêu cầu chưa, mẫu thiết kế đã ưng chưa… đều thông qua account, account sẽ chuyển tiếp những phản hồi của Client cho bộ phận Creative chỉnh sửa. Bởi khối lượng dự án lớn như vậy, Account có thể là điểm tắc nghẽn trong quy trình, nếu họ không quản lý tốt luồng thông tin trao đổi với Client, và quá trình giao – nhận việc trong nội bộ agency.
- Tính chất công việc linh hoạt, yêu cầu phát sinh bất ngờ: Đặc thù trong mọi dự án của agency là sự phát sinh yêu cầu từ phía Client (yêu cầu có thể nằm trong brief ban đầu hoặc không). Mọi yêu cầu phát sinh của Client khi Account đã chấp thuận thì sẽ chuyển cho Creative team tiến hành thực hiện. Account cũng là người đặt ra deadline cho Creative team. Bởi đặc thù công việc phát sinh như vậy, Account cần quản lý task và deadline ở một nơi tập trung để tránh sai sót, quên việc.
- Cần sự kết hợp của nhiều bộ phận: Mỗi công việc trong dự án đều có mối liên hệ chặt chẽ với các công việc khác. Ví dụ như Copywriter cần được duyệt tagline, slogan thì designer mới có thể tiến hành hoàn thành bản thiết kế poster. Nội dung bài viết cần được client duyệt thì mới có thể chuyển cho bộ phận media booking… Do đó, việc biết ai đang làm gì – khi nào xong rất quan trọng trong dự án của agency
Case Study quản lý dự án của Agency khi áp dụng SlimCRM
Với việc tìm hiểu các đặc thù công việc của agency, cùng với kinh nghiệm đã triển khai cho rất nhiều đơn vị, SlimCRM là công cụ phù hợp hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện dự án nhanh gọn và hiệu quả hơn. Cụ thể:
- Thiết lập mỗi tên dự án là 1 chiến dịch cần hành động, có thể lưu nhanh trên thanh menu phần mềm.
- Trong dự án, thiết lập giai đoạn chiến dịch theo mốc tiến độ thực hiện, hoặc theo các key activities cần làm trong chiến dịch.
Ví dụ: Các giai đoạn ứng với từng mốc tiến đội như Nghiên cứu - Triển khai kênh Digital - Báo cáo với các task tương ứng là công việc thuộc từng giai đoạn. Theo cách khác, nhóm công việc có thể là Viral Clip, Activation Event,… với các task tương ứng là công việc cần làm để hoàn thành các sản phẩm truyền thông lớn của chiến dịch.
- Với mỗi dự án, thiết lập người quản lý dự án là account, thành viên dự án là planner, copywriter, designer phụ trách dự án đó.
- Với mỗi đầu việc mà cá nhân tham gia, dù với tư cách người thực hiện hay người theo dõi, đều có thể góp ý hoặc chia sẻ file tài liệu ngay dưới mục bình luận.
- Thiết lập giao diện mặc định (default view) của dự án hoặc dạng Gantt.
- Thiết lập mục tiêu của dự án theo từng giai đoạn của chiến dịch để cả team theo dõi được các cột mốc quan trọng của dự án.
- Xuất dữ liệu dự án chỉ với 1 click chuột đầy đủ thông tin (ngân sách, thành viên, công việc, thời gian làm việc, việc hoàn thành, chưa hoàn thành..)
- Customers Support: Đảm bảo yêu cầu tiếp nhận 24/7, phân phối tới đúng người phụ trách, tăng chất lượng và sự tin tưởng
- Cho phép khách hàng cùng tham gia để theo dõi tiến độ và nhận báo cáo trực tiếp qua cổng dịch vụ khách hàng
- Theo dõi sát sao dòng tiền thông qua dashboard, biểu đồ trực quan của phần mềm
Mong rằng những thông tin và cách ứng dụng trên đây với phần mềm CRM sẽ cho đơn vị gợi ý hay ho và tìm được giải pháp phù hợp nhằm giải quyết công việc nhanh chóng, hiệu quả hơn.
Các doanh nghiệp quan tâm có thể trải nghiệm công cụ SlimCRM.vn tại đây: https://slimcrm.vn/
SlimCRM.vn - Quản trị doanh nghiệp dễ dàng và tạo ra nhiều doanh thu hơn
Hotline: 0899.172.899
Hòm thư: info@slimsoft.vn
