Giao việc, một kỹ năng quan trọng mà nhà quản lý cần phải có. Giao việc mang lại cho nhà quản lý nhiều lợi ích, trong đó có 2 lợi ích quan trọng.
Một là: Mỗi người chúng ta đều có 24 giờ/ ngày. Rõ ràng là thời gian của chúng ta có giới hạn. Việc ôm đồm và kiểm soát mọi việc trong công ty từ nhỏ đến lớn chỉ làm giới hạn sự phát triển của bản thân, cũng như của doanh nghiệp. Do đó, giao việc giúp chúng ta giải phóng bản thân khỏi nhiều việc sự vụ, có thời gian tập trung vào những việc quan trọng hơn. Quan trọng nhất là bạn có thể nhân bản mình ra nhiều hơn.
Hai là: giao việc cũng là trao cơ hội cho nhân viên phát triển hơn trong tương lai. Để nhân viên tự chịu trách nhiệm với những gì họ làm.
Dưới đây là 4 bước giao việc sẽ giúp bạn đạt hiệu quả cao trông thấy:
Bước 1: Lên danh sách và loại bỏ bớt những việc không phù hợp, không cần thiết. Làm sao để biết được việc nào nên loại bỏ bớt? Bạn có thể lập một ma trận kỹ năng gồm 3 cột và 3 dòng. 3 dòng là độ yêu thích (thấp, trung bình, cao) và 3 cột là kỹ năng (thấp, trung bình, cao). Điền tất cả các công việc của bạn đang làm vào 9 ô này. Hãy dừng ngay và giao việc nào cần kỹ năng thấp và trung bình cùng mức độ yêu thích của bạn cũng thấp và trung bình cho nhân viên. Việc này sẽ tốn khá nhiều thời gian để bạn suy nghĩ và đánh giá chọn lọc lại.
Liệt kê ra xong bạn có thể áp dụng theo nguyên lý 80/20. Giữ lại làm 20% công việc mang lại 80% giá trị. Còn 80% công việc kia sẽ lên kế hoạch giao việc từ từ, tránh giao cùng 1 lúc.
Bước 2: Tìm người phù hợp với những công việc mà bạn định giao. Người được giao việc cần lưu ý 3 tiêu chí sau:
- Nhân viên đó kỹ năng có phù hợp hay không. Nếu không thì cần đạo tạo trước khi giao việc hoặc cử đi học các khóa học nào đó
- Nhân viên đó tính cách có phù hợp không. Bạn không thể giao một việc đòi hỏi chi tiết cho một người ghét chi tiết được.
- Nhân viên đó có thật sự yêu thích công việc được giao hay không. Đôi khi nhân viên nhận việc vì bị ép buộc chứ không phải thật lòng.
Bước 3: làm rõ kỳ vọng khi giao việc
- Nói rõ kết quả mà bạn muốn
- Nói rõ deadline mà bạn muốn
- Đề nghị nhân viên lặp lại nội dung công việc được giao
- Check lại công việc bạn giao theo từng giai đoạn để tránh sai sót
- Áp dụng các hệ thống quản lý đơn giản như: google sheet, trello,… để biết nhân viên có hoàn thành công việc chưa, có bị trễ deadline hay không để nhắc nhở kịp thời.
Bước 4: Giao quyền đi kèm với giao việc. Bước này rất quan trọng đôi khi quyết định sự thành công của việc giao việc. Rất nhiều quản lý chỉ giao việc cho nhân viên mà không chịu giao quyền tương ứng với công việc đó, gây ra nhiều ức chế cho người được giao việc.
Vì họ không được quyền chủ động xử lý khi có vấn đề phát sinh mà cứ phải chờ lệnh của cấp trên khiến họ rơi vào tình huống bị động. Quay lại làm việc của mình thì lại sợ trễ việc được giao, mà chờ việc được giao giải quyết xong thì lại trễ việc mình đang phụ trách.
Chia sẻ từ Lê Thanh Duy - Quản trị & Khởi nghiệp
