Câu hỏi rất cơ bản là tại sao lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp [ERP] là bắt buộc, để trả lời hãy xem xét kịch bản kinh doanh điển hình này nhé.
Một khách hàng tiếp cận đội ngũ bán hàng để mua một sản phẩm cụ thể:
- Đội ngũ bán hàng tiếp cận bộ phận kiểm kê để kiểm tra tính sẵn có của sản phẩm.
- Trong trường hợp này sản phẩm hết hàng, đội ngũ bán hàng tiếp cận phòng kế hoạch sản xuất để sản xuất sản phẩm.
- Nhóm lập kế hoạch sản xuất kiểm tra với bộ phận kiểm kê về sự sẵn có của nguyên liệu thô. Nếu nguyên liệu thô không có sẵn trong kho, nhóm lập kế hoạch sản xuất sẽ mua nguyên liệu thô từ các nhà cung cấp
Sau đó, lập kế hoạch sản xuất chuyển tiếp các nguyên liệu thô để phân xưởng thực hiện sản xuất thực tế. Khi đã sẵn sàng:
- Các phân xưởng chuyển tiếp hàng hóa cho nhóm bán hàng - người sẽ lần lượt giao hàng cho khách hàng.
- Nhóm bán hàng cập nhật cho bộ phận tài chính với doanh thu được tạo ra bằng việc bán sản phẩm.
- Nhóm lập kế hoạch sản xuất cập nhật cho bộ phận tài chính với các khoản thanh toán được thực hiện cho các nhà cung cấp khác nhau cho nguyên liệu thô
Tất cả các bộ phận tiếp cận Hr với bất kỳ vấn đề liên quan đến nguồn nhân lực. Đó là quy trình kinh doanh điển hình của bất kỳ công ty sản xuất nào.
Một số suy luận chính người ta có thể rút ra từ kịch bản sẽ là
- Doanh nghiệp tiêu biểu có nhiều phòng ban hoặc đơn vị kinh doanh
- Các bộ phận hoặc đơn vị kinh doanh liên tục liên lạc và trao đổi dữ liệu với nhau
- Sự thành công của bất kỳ tổ chức nào nằm ở giao tiếp và trao đổi dữ liệu hiệu quả trong các bộ phận này cũng như các bên thứ ba liên quan như nhà cung cấp bên ngoài và khách hàng
Dựa trên cách cư xử trong đó giao tiếp và trao đổi dữ liệu được quản lý, hệ thống phần mềm doanh nghiệp có thể được phân loại thành:
- Hệ thống phi tập trung
- Hoặc các hệ thống tập trung được gọi là ERP
Trước tiên hãy xem xét các hệ thống phi tập trung trong một công ty có hệ thống phân cấp dữ liệu, quản lý dữ liệu được duy trì cục bộ tại các bộ phận riêng lẻ.
Các phòng ban không có quyền truy cập vào thông tin hoặc dữ liệu của các bộ phận khác. Để xác định các vấn đề phát sinh từ các hệ thống quản lý doanh nghiệp phi tập trung, hãy xem xét lại cùng một quy trình kinh doanh
Khách hàng tiếp cận đội ngũ bán hàng mua một sản phẩm nhưng lần này anh ta cần sản phẩm khẩn cấp
Đội ngũ bán hàng không có quyền truy cập thông tin theo thời gian thực vào kho sản phẩm
Vì vậy, họ tiếp cận Bộ phận kiểm kê để kiểm tra tính sẵn có của sản phẩm. Quá trình này mất thời gian và khách hàng chọn nhà cung cấp khác dẫn đến mất doanh thu và sự không hài lòng của khách hàng.
Bây giờ, giả sử sản phẩm hết hàng và đội ngũ bán hàng tiếp cận nhóm lập kế hoạch sản xuất để có sản phẩm sử dụng trong tương lai. Nhóm lập kế hoạch sản xuất kiểm tra sự sẵn có của các nguyên liệu thô cần thiết
Thông tin nguyên liệu được lưu trữ riêng biệt bởi kế hoạch sản xuất cũng như bộ phận kiểm kê.
Do đó, chi phí bảo trì dữ liệu tăng lên một nguyên liệu thô cụ thể cần thiết để sản xuất sản phẩm có sẵn trong kho nhưng theo cơ sở dữ liệu của nhóm lập kế hoạch sản xuất, nguyên liệu thô đã hết hàng,
Vì vậy, họ đi trước và mua nguyên liệu thô do đó nguyên liệu cũng như chi phí tồn kho tăng lên. Khi nguyên liệu có sẵn, bộ phận phân xưởng sản xuất đột nhiên nhận ra họ thiếu công nhân.
Họ tiếp cận phòng nhân sự - người lần lượt thuê nhân viên tạm thời và cao hơn giá thị trường do đó chi phí lao động tăng
Phòng kế hoạch sản xuất không cập nhật cho phòng tài chính về các tài liệu họ đã mua.
Phòng tài chính mặc định thời hạn thanh toán do nhà cung cấp đặt ra khiến công ty mất uy tín và thậm chí phát minh ra một hành động pháp lý có thể
Đây chỉ là một vài trong số nhiều vấn đề với các hệ thống phi tập trung. Một số vấn đề lớn với hệ thống phi tập trung là:
- Nhiều hệ thống thông tin khác nhau được phát triển riêng lẻ theo thời gian và khó bảo trì
- Tích hợp dữ liệu tốn thời gian và tiền bạc, không thống nhất và trùng lặp dữ liệu, thiếu thông tin kịp thời dẫn đến sự không hài lòng của khách hàng về doanh thu và uy tín
- Chi phí vật liệu và nhân lực tồn kho cao
Đây chỉ là một số nhược điểm chính khiến chúng ta cần một giải pháp. Giải pháp nằm trong các hệ thống tập trung ERP trong một công ty có hệ thống quản lý thông tin và dữ liệu tập trung: dữ liệu được duy trì tại một địa điểm trung tâm và được chia sẻ với các bộ phận khác nhau; các phòng ban có quyền truy cập vào thông tin hoặc dữ liệu của các bộ phận khác.
Chúng ta hãy xem xét lại cùng một quy trình kinh doanh để hiểu: Làm thế nào một hệ thống doanh nghiệp tập trung giúp khắc phục các vấn đề do hệ thống doanh nghiệp phi tập trung đặt ra ?
Trong trường hợp này tất cả các phòng ban cập nhật một hệ thống thông tin trung tâm. Khi khách hàng tiếp cận nhóm bán hàng để mua sản phẩm một cách khẩn cấp, nhóm bán hàng có quyền truy cập thông tin theo thời gian thực vào các sản phẩm trong kho mà được cập nhật bởi bộ phận hàng tồn kho trong hệ thống tập trung.
Đội ngũ bán hàng đáp ứng đúng thời gian dẫn đến tăng doanh thu và sự hài lòng của khách hàng, trong trường hợp sản xuất được yêu cầu, đội ngũ bán hàng cập nhật cơ sở dữ liệu tập trung. Phòng kế hoạch sản xuất được tự động cập nhật bởi cơ sở dữ liệu tập trung cho các yêu cầu. Nhóm lập kế hoạch sản xuất kiểm tra sự sẵn có của các nguyên liệu thô được yêu cầu thông qua cơ sở dữ liệu trung tâm mà được cập nhật bởi bộ phận hàng tồn kho
Do đó, tránh được sự trùng lặp dữ liệu và cung cấp chính xác hơn.
Các phân xưởng sản xuất cập nhật trạng thái nhân lực thường xuyên trong cơ sở dữ liệu trung tâm có thể được truy cập bởi phòng HR. Trong trường hợp thiếu lực lượng lao động, nhóm Hr bắt đầu quy trình tuyển dụng với thời gian đáng kể để thuê một ứng viên phù hợp với giá thị trường, do đó chi phí lao động giảm xuống.
Các nhà cung cấp có thể trực tiếp gửi hóa đơn của họ đến hệ thống doanh nghiệp tập trung mà có thể được truy cập bởi bộ tài chính. Do đó, thanh toán được thực hiện đúng hạn và các hành động pháp lý có thể tránh được.
Những lợi ích chính của hệ thống tập trung là:
- Nó loại bỏ sự gián đoạn trùng lặp và dư thừa trong dữ liệu, nó cung cấp thông tin giữa các phòng ban trong thời gian thực
- Nó cung cấp kiểm soát đối với các quy trình kinh doanh khác nhau, nó tăng năng suất cung cấp quản lý hàng tồn kho tốt hơn,
- thúc đẩy chất lượng, giảm chi phí nguyên vật liệu cho phép quản lý nguồn nhân lực hiệu quả và giảm chi phí trong khi tăng lợi nhuận,
- Tương tác khách hàng tốt hơn, tăng thông lượng và cải thiện dịch vụ khách hàng
Do đó cần có một hệ thống quản lý doanh nghiệp tập trung. SAP là một hệ thống quản lý doanh nghiệp tập trung còn được gọi là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)
SAP là gì? Cùng xem video dưới đây để hiểu rõ khái niệm này nhé.
